Учебный центр, 2013 1

Учебный центр, 2013
1
Тема:
«Эффективное
управление временем»
Учебный центр, 2013
2
Если человек не умеет
определить приоритеты,
постоянно отвлекается
на второстепенные дела,
зависит от событий дня, то он,
как правило, не имеет
времени на отдых,
на общение,
на самообразование…
Необходимо научиться управлять своим рабочим
временем и рассматривать экономию времени
как главный резерв повышения эффективности труда
Учебный центр, 2013
3
Время - ?
• Физическое явление, ключевыми свойствами
которого является необратимость и измеримость.
• Личный ресурс человека, позволяющий достичь
персональной эффективности.
Учебный центр, 2013
4
Тайм-менеджмент –
(в переводе с английского – управление временем)
система эффективного достижения личных целей
Сущность ТМ –
повышение эффективности
деятельности и удовлетворенности организацией
личной работы
Учебный центр, 2013
5
Любая работа должна начинаться
с постановки целей
SMART-цели
(в переводе с английского «smart» означает «умный»
с оттенком «хитрый», «смекалистый»; в нашем случае это слово является
аббревиатурой, которую ввел Питер Друкер в 1954 г.)
SMART содержит в себе 5 критериев постановки целей:
Specific - конкретная
Measurable - измеримая
Achievable - достижимая
Realistiс - реалистичная
Timed - определенная по времени
Учебный центр, 2013
6
ВОПРОС:
как пользоваться SMART-технологией постановки целей?
ОТВЕТ: проверить ее по пяти описанным критериям
Конкретная
Должна быть четкая формулировка цели, в противном
случае результат может кардинально отличаться от того,
каким он был запланирован. Т.е. цели должны быть
сформулированы в виде конкретных шагов, конкретных
результатов, конкретных конечных состояний,
а не расплывчатых желаний. При этом необходимо
представлять не только то состояние, к которому надо
прийти, но и то, из которого надо выйти
Учебный центр, 2013
7
Это
не цель!
Учебный центр, 2013
8
Измеримая
Учебный центр, 2013
9
Достижимая
Необходимо обладать ресурсами (внешними и внутренними)
для ее достижения, либо быть способными эти ресурсы обрести
Учебный центр, 2013
10
Реалистичная
Необходимо реально оценивать свои ресурсы
по достижению цели. Если цель не является реалистичной,
ее надо разбить на несколько реалистичных целей
Учебный центр, 2013
11
Определенная по времени:
должны быть четко поставлены сроки достижения цели
Учебный центр, 2013
12
Резюме: при постановке целей рекомендуется
давать ответы на вопросы:
• Что конкретно я хочу?
• Как я узнаю, что достиг цели?
• Можно ли вообще достичь
этой цели?
• Что надо, чтобы достичь
цели?
• Когда я хочу достичь своей
ВАЖНО:
долгосрочное планирование по SMART не имеет
смысла при быстро меняющейся ситуации,
когда цели становятся не актуальными раньше срока
достижения, или когда у Вас «семь пятниц на неделе»
Учебный центр, 2013
13
Планирование –
разработка схемы деятельности
для достижения заданных результатов,
при определенных ресурсах
Кто регулярно в течение
10 минут подготавливает
свой рабочий день,
тот сможет ежедневно
сэкономить 2 часа,
вернее и лучше справиться
с важными делами
Учебный центр, 2013
14
На схеме планирование времени представлено как закрытая система,
в которой обозначены взаимосвязи между отдельными видами планов
Учебный центр, 2013
15
Внутренние факторы,
влияющие на планы:
Структура
компании
Рабочая сила
(мотивация)
ПЛАНЫ
Трудовые
ресурсы
Технологии
(профессионализм)
Стиль
управления
Здания и
сооружения
Капитал
Учебный центр, 2013
16
Внешние факторы, влияющие на планы:
Отраслевые
факторы
Экономические факторы
(цены, рынок,…)
(инфляция, …)
ПЛАНЫ
Социальные
факторы
Политические
факторы
(рождаемость,…)
Ценности
потребителя
Ресурсы
Законодательство
(инвесторы,…)
Учебный центр, 2013
17
Условно каждый вид своей деятельности
можно разделить на группы
(матрица Эйзенхауэра)
ВАЖНО
:
НЕ
ВАЖНО
СРОЧНО
НЕ СРОЧНО
Группа «А»:
приоритетные дела, требующие
немедленного решения
(которые нужно сделать
немедленно, чтобы избежать
необратимых процессов; могут
повлиять на здоровье; отбросят
назад в достижении цели и т.п.)
Группа «С»:
«Чужие» дела, текучка –
самые вредные
(то, что никак не приближает тебя
к достижению целей; то, что
можно делегировать)
Группа «В»:
Работа на перспективу –
самые полезные
(анализ ситуации,
планирование, обучение…)
Учебный центр, 2013
Группа «D»:
Праздное
времяпровождение
(ненужные и неважные
разговоры, общение не на
рабочие темы…)
18
При составлении плана на день/неделю
можно использовать следующий алгоритм:
1) составить перечень задач с пометками о приоритетности;
2) оценить длительность выполнения каждой задачи;
3) соотнести требуемое количество времени на решение планируемых задач и
фактическое рабочее время;
4) если времени не хватает, то:
•
•
•
•
перенести часть дел на следующий день;
делегировать часть дел;
сократить время на выполнение задач;
отменить минимально значимые дела.
5) внести дела:
• внести самое срочное и важное дело на сегодня и успокоиться
• внести промежуточные этапы плановых дел, которые должны быть сделаны
к определенному сроку и\или требующие участия других людей
• внести индивидуальную работу, требующую по максимуму Вашего
профессионального участия;
• внести несделанные вчера дела и «внезапно» добавившиеся сегодня;
• внести плановые «окна»
• в отдельную страницу внести задачи без жесткого срока
Учебный центр, 2013
19
Принцип Парето
«20% усилий
дают 80% результата,
а остальные 80% усилий —
лишь 20% результата»
Учебный центр, 2013
20
Принцип Парето
в экономике и бизнесе:
• 20% товарного ассортимента дают 80%
объема продаж (топ-товары, лидеры
продаж – наиболее покупаемые товары);
• 20% покупателей дают 80% прибыли;
• 20% менеджеров по продажам
обеспечивают 80% продаж;
• за 20% времени, которое затрачивается на
управление своим бизнесом, выполняется
80% своих дел.
Учебный центр, 2013
21
Последователи Парето
убедительно доказывали,
что, например:
• 20% прочитанных книг дали нам 80% знаний;
• 20% войн унесли 80% жизней людей, вообще
убитых на войне;
• 20% сайтов имеют 80% всего интернет-трафика;
• 20% человек владеют 80% всех денег и ресурсов;
• 20% своей одежды Вы носите 80% всего времени.
Учебный центр, 2013
22
В соответствии с законом Парето
из 15-18 часов в сутки (без учета 6-9 часов на сон)
всего лишь 3 - 3,5 часа
приносят главные результаты того, что мы имеем!
ПОЭТОМУ ПОМНИТЕ:
все срочные дела направлены на поддержание
сегодня и относятся к 80%, которые приносят
20% результатов, а важные дела, направленные
на создание будущего, относятся к 20%, которые
дадут 80% результата в будущем.
Учебный центр, 2013
23
Практический вывод
из закона Парето очень прост:
«Концентрируйтесь на тех действиях,
которые приносят результат,
и без жалости отбрасывайте малоэффективные»
или
«Делайте то, что приводит к успеху»
Учебный центр, 2013
24
Чувство времени
Чувство времени есть у любого человека,
но степень его развитости у всех различна:
каждый из нас знает, как быстро отведет
ребенка в детский сад, сколько времени
займет дорога на работу,…
Но при этом не всегда наши внутренние
часы работают безупречно,
иногда они дают сбой.
Иметь хорошо развитое чувство времени значит
не просто успевать сделать то, что запланировано,
а делать это без нервозности и суеты,
то есть более качественно.
Учебный центр, 2013
25
Упражнения по развитию чувства времени
Упражнение «калибровка»
Правила выполнения:
Перед началом события смотрим на часы
и говорим себе: «Я выполню его за N минут»
(указывается реальное время).
Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем
запланированное время с реально потраченным. Оцениваем,
насколько наше предсказание отличается от реальности.
Если в 60-минутном деле ошибка ±3 и менее минуты – чувство
времени хорошее. Если ошибка составила ±5 и более минут –
то степень развития чувства времени низкая.
Учебный центр, 2013
26
Как упражнение калибровку можно
практиковать в любое время в любом месте.
Для этого нужны только две вещи: часы и
какое-либо занятие. Первые результаты
калибровки появляются уже на 3–4-й день.
Самое большое достоинство упражнения –
свободная форма выполнения: не нужно
ничего писать, и главное, что нужно
запомнить, – это расхождение
предполагаемого и реально потраченного
времени. А далее задача – отслеживать
изменение этого показателя: растет он,
понижается или стоит на месте.
А может, скачет?
Все это дает понимание того, где именно
кроются ресурсы управления временем.
Учебный центр, 2013
27
Упражнение «хронометраж»
Правила выполнения:
Вписывается вид деятельности, объединяющий группу
однотипных действий ("работа с электронной почтой", "составление
письменных ответов клиентам", "подготовка отчетов", "обед", "отдых",
"перекур", "посещение туалетной комнаты", "совещание",
"телефонные переговоры" и т.п.)
Общее время проведения — рабочая неделя.
После проведения первого хронометража надо сделать анализ
полученных данных, принять решения о внесении изменений
в стиль работы и реализовать их.
Учебный центр, 2013
28
Правила проведения
ПЕРВОЕ: Не забывайте делать
записи. Делайте запись сразу
же при смене деятельности.
ВТОРОЕ: Записывайте
абсолютно все: от
телефонного звонка до
краткого разговора с коллегой
о погоде (все это в дальнейшем
окажет влияние на результат).
И чем точнее будет проведен
хронометраж, тем более
эффективные меры Вы
сможете принять при оценке
результата.
Учебный центр, 2013
29
Упражнение «оценка периодов»
Правила выполнения:
каждый раз, перед тем, как поглядеть на часы,
попробуйте угадать, сколько времени они покажут.
Научившись «угадывать» время с большой точностью,
усложните упражнение: ложась спать, приказывайте себе
проснуться в определённый час без будильника и, не сразу,
а через 1-2 недели тренировки это будет получаться.
Учебный центр, 2013
30
Эффективные приемы в тайм-менеджменте
«Лягушка на завтрак»
(дела/задачи, вызывающие неприязнь
и отторжение: позвонить неприятному
клиенту, попросить директора о
повышении зарплаты и т.п.)
«Если первым делом поутру вы
должны съесть живую лягушку,
утешением может служить то, что это
самое плохое, что может случиться с
вами за весь день», — гласит старая
испанская притча
Учебный центр, 2013
31
Метод «швейцарского сыра»
Дело/задача выполняется не в логическом порядке, а в
произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие
кусочки — наиболее простые, приятные, и т.д.
Например, при подготовке доклада/выступления
сначала подобрать иллюстрации, потом написать несколько
наиболее простых и понятных абзацев и т.п.
Через некоторое время в «сыре» образуется столько дырок,
что «доесть» его будет совсем несложно.
Учебный центр, 2013
32
«Съесть слона»
Хороший слон весит…ОГО-ГО сколько!..
Делите «слона» на небольшие кусочки (такие, чтоб не
подавиться): худеть на полкило в неделю, писать по две
страницы в день, учить по 500 новых слов в месяц,…
Учебный центр, 2013
33
«Промежуточная радость»
Разбейте работу на несколько этапов и за
выполнение каждого этапа назначьте
себе небольшую награду.
Например, «за каждые 2 написанных
страницы съесть конфетку» и т.п.
Как правило, «маленькие радости» за
каждый сделанный шаг мотивируют на
работу лучше, чем осознание туманных
будущих долгосрочных результатов.
Такие маленькие награды самому себе
позволят сделать более приятной самую
сложную работу, и выполнить ее в более
сжатые сроки.
Учебный центр, 2013
34
Борьба с «поглотителями» времени
Учебный центр, 2013
35
Вот они - «поглотители» времени!
— нечеткая постановка цели;
— отсутствие приоритетов в делах;
— попытка слишком много сделать за один раз;
— отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их
решения;
— плохое планирование трудового дня;
— личная неорганизованность;
— открытый доступ в интернет;
— плохая система личных записей;
— индифферентное отношение к работе;
— недостатки кооперации или разделения труда;
— отрывающие от дел телефонные звонки;
— незапланированные посетители;
— неспособность сказать «нет»;
— неполная, запоздалая информация;
— отсутствие самодисциплины;
— неумение довести дело до конца;
Учебный центр, 2013
36
Вот они - «поглотители» времени!
— отвлекающая обстановка;
— затяжные совещания;
— проблемы с коммуникациями;
— болтовня на частные темы;
— излишняя коммуникабельность;
— желание знать все;
— длительные ожидания;
— недостаточный контроль за перепорученным;
— распорядок дня, не увязанный с ритмом продуктивности;
— частое откладывание дел;
— отсутствие приемов работы с корреспонденцией;
— отвлекающие личные дела;
— отсутствие современных вспомогательных средств,…
Проанализируйте : есть ли среди представленных
«поглотители» вашего времени? А может у Вас другие?
В любом случае, знайте о них и боритесь!
Учебный центр, 2013
37
Тайм-менеджмент –
это волшебный ключ, ведущий
к овладению самым ценным:
временем
Время – деньги!
Ваше время –
в ваших руках!
Успехов и…эффективного
управления временем!
Учебный центр, 2013
38