Как перейти на электронный документооборот со своими

КАК ПЕРЕЙТИ
НА ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Павел Коптелов
Руководитель отраслевого направления
Проект компании
ОСОБЕННОСТИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФАКТОРИНГЕ
Типовой документооборот в факторинге
• По факту поставки, Поставщик дожидается возврата от Покупателя и
отправляет один экземпляр Торг-12 Фактору (5 дней)
• Фактор проверяет по формальным признакам и вводит Торг-12 в
информационную систему (1 день)
• Фактор принимает решение об уступке задолженности и выплате
финансирования Поставщику, формирует Реестр уступки прав
требования, содержащий список уступленных Торг-12 (1 день)
• Поставщик, Покупатель и Фактор подписывают Реестр уступки прав
требования (8 дней)
• Фактор оплачивает существенную часть стоимости поставки Поставщику
(2 дня)
Типовой документооборот в факторинге
Итого 17 дней
из них 14 дней –
обмен бумажными документами
Существующие проблемы
Между фактом поставки и выплатой финансирования
Фактором проходит 17 дней, как следствие:
• Сокращается период финансирования и доход Фактора
• Сдвигаются сроки получения денег Поставщиком
Подпись сторонами трехстороннего Реестра уступки прав
требования требует администрирования со стороны Фактора
Отправка документов почтой приводит к существенным
затратам сторон и не гарантирует документы от потери и
компрометации
ЭДО как способ решения проблемы
Электронные Торг-12 и Счета фактуры имеют
юридическую силу, так как они подписаны
КЭП и отправлены через Оператора ЭДО
Доставка документа
получателю происходит
в течение 3-7 секунд
Стоимость формализованного
электронного документа 7 руб*
* Для постоплатного тарифного плана Диадока
РЕАЛИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ФК ЛАЙФ
Система Лайф.doc
Лайф.doc это система:
• реализующая юридически значимый документооборот
между Поставщиком, Покупателем и Фактором на базе вебсервиса Диадок и адаптированная под специфику
факторинга
• интегрирована с веб-сервисом ФК Лайф по учету
факторинговых сделок
• брендирована и продвигается ФК Лайф самостоятельно
• размещена на отдельном домене
• находится в едином информационном пространстве с
системой Диадок
Специализированный
документооборот
• Передача Фактору Торг-12, подписанных Поставщиком и
Покупателем
• Подпись Реестров накладных Поставщиком, Покупателем и
Фактором
• Выставление Фактором УПД за оказанные услуги
Схема пересылки первичных
документов
ПОСТАВЩИК
СФ + Торг-12
СФ + Торг-12
ПОКУПАТЕЛЬ
ЭДО через
Диадок
Торг-12
Торг-12
ФАКТОРИНГОВАЯ
КОМПАНИЯ
Интерфейс пересылки документов
Фиксация факта
пересылки
в протоколе
ЭДО
Взаимодействие систем для доставки
Торг-12 Фактору
Разработаны:
• пересылка документа в ящик третьей стороны
• уведомление внешней системы о поступлении
нового документа
Схема подписи Реестра уступки
прав требования
Фактор может отказать в
подписи документа, в этом
случае документ считается
неподписанным
Фактор
подписывает
документ и
завершает
документооборот
Поставщик
подписывает и
отправляет документ
Дебитору и Фактору
Дебитор получает
документ и может
подписать его или
отказать в подписи
После того как Дебитор
подписал документ, он
автоматически
направляется к Фактору
Взаимодействие систем при подписи
Реестра уступки права требования
Разработан механизм 3-х сторонней подписи документа
Прозрачная аутентификация
При переходе из внешней системы в Диадок
Прозрачная аутентификация
При переходе из Диадока во внешнюю систему
Демонстрация бренда Лайф
•
Система ЭДО под брендом
Лайф.док
•
Замена логотипов, названий,
ссылок, уведомлений
•
Публикация на домене
edo-life.ru
Фавиконка
Логотип
Фон
+
Контакты
Уведомления на e-mail
Аутентификация
Интеграция ЭДО
в бизнес-процессы
ООО «ФК «Лайф»
Магжанов Антон
Директор по развитию
Лайф Факторинг — первая факторинговая компания в России, которая взяла
курс на развитие малого и среднего бизнеса.
Мы являемся членом правления Ассоциации Факторинговых компаний России.
www.profactoring.ru
Схема работы бизнеса
2 300 клиентов; 4 000 дебиторов;
1 200 000 профинансированных накладных
www.profactoring.ru
Цели и требования бизнеса
Ключевые цели:
•
•
•
•
ускорение бизнес-процессов;
повышение прозрачности бизнеса;
увеличение удобства работы Клиентов и сотрудников Лайф Факторинг;
получение конкурентного преимущества.
Требования бизнеса:
• автоматизировать предоставление документов и обмена сообщениями
между факторинговой компанией и Клиентами;
• частично отказаться от использования бумажного документооборота;
• ускорить процедуру финансирования Клиентов за счет упрощения
операционных процедур;
• предоставить Клиентам максимальную прозрачность за счет создания
гибкой системы отчетности.
www.profactoring.ru
Внутренние цели создания системы
ЦЕЛИ
ЗАДАЧИ
1. Разработать уникальный продукт на
рынке факторинга
Создать собственную электронную
площадку с учетом требований бизнеса
2. Обеспечить высокую
отказоустойчивость новой системы
3. Обеспечить качественное
сопровождение системы
Перейти на сопровождение системы
собственными силами,
4. Наращивать функционал системы по
требованиям бизнеса
Перейти к заранее планируемым
итерационным обновлениям функционала
системы
5. Получить возможность
самостоятельной доработки системы
Получить необходимый опыт и знания для
начала самостоятельных «точечных»
доработок системы
6. Обеспечить юридическую значимость
электронного документооборота
Построить систему совместно с крупным
оператором ЭДО
www.profactoring.ru
Выбор исполнителей
Основные сложности выбора:
• Большое количество вендоров и операторов ЭДО на рынке;
• Отсутствие опыта создания аналогичных систем на базе ЮЗДО в ФК;
• Ограничения бюджета.
Основные критерии выбора:
•
•
•
•
Функциональная зрелость, юзабилити и стоимость решения;
Широкая известность вендора и оператора ЭДО на рынке;
Опыт реализации аналогичных продуктов;
Готовность решить задачи до конца 2014 года.
Наш выбор:
+
www.profactoring.ru
InterBank RS
Комплексное обследование.
Февраль – май 2014
ЗАО «Эр-Стайл Софтлаб» проведено комплексное обследование
бизнес-процессов ФК, детализированы основные задачи:
• Выбор схемы интеграции с системой ЭДО Диадок
• Определение необходимых объектов (Актов, ТОРГ-12, счетов-фактур)
и соответствующего документооборота.
• Выбор схемы интеграции интеграции Интернет-факторинга и мастер
системы Лайф Фактор (репликация клиентов, генеральных договоров,
договоров поставки и т.д., получения данных для отчетов).
• Описание механизма печати необходимых документов из Интернетфакторинга.
Комплексное
обследование
Подготовка
и согласование ТЗ
www.profactoring.ru
Реализация
проекта
Схема обмена данными
Вход в
личный кабинет
Вход в
личный кабинет
Клиент
1С
Бухгалтерия
Лайф Факторинг
1
Лайф.doc
34
ИнтернетФакторинг
Вход в
АРМ Клиента
2
5
7
Вход в
АРМ Сотрудника
www.profactoring.ru
1С
Бухгалтерия
6
Лайф Фактор
Схема обмена данными (продолжение)
№ п/п
1
2
3
4
5
6
7
Объект
Накладные; УПД
УПД по комиссиям.
Открытые ключи клиентов; данные текущей сессии;
Подписанные накладные; Подписанные УПД;
Подписанные УПД по комиссиям.
Открытые ключи клиентов; Данные текущей сессии
УПД (в формате 1С)
Оплата
Подписанные реестры; Справочник клиентов;
Справочник договоров; Отчеты; Статусы документов
Основные интеграционные решения
Синхронный вызов
методов API Диадок по
протоколу https:
Асинхронный вызов
методов веб сервиса на
стороне ИФ по протоколу
https:
Вызов методов веб
сервисов на стороне Лайф
Фактор, развернутых на
базе СУБД Sybase ASE 12.7:
-передача реестра
накладных;
-уведомление о пересылке в
ящик ФК новых Торг-12 и СФ;
новый инструментарий
создания Web-сервисов
обеспечил быстрое и легкое
создание
полнофункциональных Webсервисов класса Enterprise.
-загрузка Торг-12 и
счетов-фактур.
-уведомление о смене статуса
пересланных документов, а
также документов полученных
из Интернет факторинга.
www.profactoring.ru
Результаты
2014
Все технические задачи
выполнены
Опытная эксплуатация
завершена
2015
Все клиенты Лайф Факторинг
переведены на ЭДО
Результат на одного клиента в год
по результатам опытной эксплуатации за 2014г.
Показатель
Бумажный
документооборот
ЭДО
Экономия
Прямые затраты сторон
на генерацию и доставку
документов, руб.
35 000**
1 200***
33 800
3-7 дней
курьерская доставка
3-7 секунд
Существенная
100%
20%
80% времени
Сроки доставки
документов
Время сотрудников на
обработку документов*
** при 140 сделках на клиента в год, обмене документами раз в неделю и средней стоимости доставки 750 руб.
*** стоимость внедрения и эксплуатации ЭДО, включая трудозатраты со стороны ФК Лайф
Спасибо за внимание!
Коптелов Павел
Магжанов Антон
+7 904 38 21 888
+7 343 344 11 50 доб. 4768
+7 916 351 47 90
[email protected]
diadoc.ru
[email protected]
www.profatoring.ru
Руководитель отраслевого
направления
Проект компании
Директор по развитию
+7(495)645-10-05