Управленческий учет в медицинской организации на базе конфигурации «1С:Медицина. Финансово- хозяйственная деятельность»
advertisement
Управленческий учет в медицинской организации на базе конфигурации «1С:Медицина. Финансовохозяйственная деятельность» ckm@1c.ru Контуры управления медицинской организацией Управление финансовохозяйственной деятельностью Управление лечебнодиагностическим процессом Упр. учет (УУ МО) Производственный учет: • Движение и учет пациентов • Персонифицированный учет медицинских услуг и медикаментов • Автоматизация ведения клинической документации Управление медицинским оборудованием Интеграция со специализированным медицинским оборудованием и системами. Протоколы DICOM, HL7, ASTM, другие Модель автоматизации МО Управленческий учет МО Рапорт руководителю Инженерная служба Эконом. служба Инф.-аналит. служба Бухгалтерия Кадровая служба Деперсонификация данных Управление лечебно-диагностическим процессом ЦСО Аптека Хоз. склады Врач стационара Пост отделения Врач поликлиники Персональные данные пациентов Регистратура, приемное отделение Необходимость управленческого учета в бюджетных учреждениях здравоохранения Инструкция по бюджетному учету и бюджетной отчетности (Приказ Минфина России от 30 декабря 2008 года № 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету», Приказ Минфина РФ от 13.11.2008 № 128н «Об утверждении инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации") ориентированы на МСФОГС. Управленческий учет должен быть тесно взаимосвязан с бюджетным учетом, а бюджетная отчетность информационной базой для финансового менеджмента. В соответствии с федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» информационные системы персональных данных должны быть приведены в соответствие с требованиями настоящего Федерального закона не позднее 1 января 2010 года. Управленческий учет в МО Управленческий учет в МО — это процесс в рамках медицинской организации, который обеспечивает управленческий аппарат МО информацией, используемой для планирования, собственно управления и контроля за деятельностью МО. Цель управленческого учета в МО - организация планирования деятельности и оптимизация использования ресурсов МО Вопросы, стоящие перед руководством МО Эффективность использования финансовых ресурсов и выполнение запланированных объемов медицинской помощи • Как классифицировать затраты в МО? • В какой степени детализировать места возникновения затрат? • Каким образом вести учет фактических либо плановых затрат? • Какие единицы расчета с контрагентами в МО? • Какие единицы внутреннего учета и планирования медицинской помощи? • Как организовать внутреннюю управленческую отчетность и контроль в МО? Решаемые задачи ● управление деятельностью МО: формирование планов работы клинических подразделений формирование потребностей в материальных ресурсах для реализации планов бюджетирование и анализ безубыточности МО ● обеспечение управления деятельностью клинических подразделений МО: обеспечение управлением потоками пациентов обеспечение управлением оптимальной занятостью мощностей клинических подразделений Последовательность организации управленческого учета в МО Формирование регламента управленческого учета Формирование нормативно-справочной информации Получение данных о деятельности МО в предыдущих периодах Формирование системы нормирования затрат (спецификации медицинских услуг для управленческого учета) Планирование деятельности подразделений, оказывающих медицинскую помощь Планирование материально-ресурсного обеспечения Последовательность организации управленческого учета в МО Планирование реализации медицинской помощи и ценообразование Расчет плановой себестоимости (стоимости) медицинских услуг Бюджетирование подразделений и МО в целом Получение фактических данных о деятельности МО из оперативного учета за текущий период Анализ и контроль: анализ использования мощностей, анализ безубыточности, планфактный анализ Стимулирование персонала Регламент управленческого учета Концепция планирования. Сначала определяется концепция и подходы к планированию («сверху вниз», «снизу вверх»), определяются единицы планирования. Форматы предоставления плановых данных. Определение формата требуемых бюджетов, планов работы подразделений. Процедуры и порядок согласования. Регламентирование последовательности мероприятий и применения технологий планирования, распределение ролей между центрами ответственности медицинской организации . Сроки. Установление сроков реализации мероприятий, получения и дальнейшего использования полученных результатов. Принципы сбора фактических данных. Определение принципов и правил учета фактических показателей бюджетов, планов и программ деятельности. Контроль достигнутых показателей. Формирование нормативно-справочной информации управленческого учета (часть1) План счетов управленческого учета Подразделения: центры финансовой ответственности (ЦФО) Источники финансирования Единицы планирования, учета медицинской помощи, единицы взаиморасчетов Спецификации медицинских услуг и формирование стандартов Формирование нормативно-справочной информации управленческого учета (часть2) Сценарии планирования Номенклатура: лекарственных средств и изделий медицинского назначения, мягкого инвентаря, медицинского оборудования и инструментария, прочих основных средств. Классификатор зарегистрированных в России лекарственных средств, БАДов и других товаров аптечного ассортимента Контрагенты: поставщики, покупатели (включая договорной блок) План счетов управленческого учета • • Разработан в соответствии со спецификой учета в медицинской организации Аналитические разрезы соответствуют управленческим функциям • Служит для отражения бюджетных (плановых и фактических) операций Подразделения Источники финансирования Простая единица производственного учета Простая единица производственного учета (ППЕ) представляет собой неделимую с точки зрения планирования, использования ресурсов (мощностей МО, персонала, финансовых средств) медицинскую услугу со следующими обязательными параметрами: ППЕ для профилактики, диагностики или лечения ППЕ для диагностики Пациент Биоматериал Место выполнения Место выполнения Временные затраты Временные затраты Расходуемые материальные ресурсы Расходуемые материальные ресурсы ППЕ включает в себя состав набор услуг «Номенклатуры работ и услуг» в здравоохранении. Места выполнения услуг Место выполнения услуги • стационарное подразделение МО • в амбулаторно-поликлинических условиях: • рабочее место • группа рабочих мест • место выполнения не указано Рабочее место - объект, который является основным ресурсом для выполнения медицинских услуг. Понятие рабочего места включает кабинет, медицинские оборудование, врача, средний медицинский персонал. При этом рабочее место рассматривается как единица расчета мощностей амбулаторно-поликлинических и параклинических подразделений МО для планирования объемов медицинских услуг и выступает показателем доступности медицинских услуг для пациентов. Группы рабочих мест – несколько рабочих мест, где выполняются однотипные медицинские услуги. Сложная и комплексная единицы производственного учета Сложная единица производственного учета (СПЕ) - единица производственного учета, состоящая из ППЕ и выполняемая по формуле: Этап 1 • Перечень ППЕ, выполняемых на этапе • Место выполнения • Временные затраты на этап выполнения … Этап N • Перечень ППЕ, выполняемых на этапе • Место выполнения • Временные затраты на этап выполнения Комплексная единица производственного учета (КПЕ) - единица производственного учета, выполняемая по формуле, аналогичной формуле СПЕ, но имеющая более одного начального этапа (несколько визитов). КПЕ – единица управленческого учета, которая выполняется в несколько этапов и требует нескольких визитов пациента к различным специалистам, технологически неразрывно связанных между собой. Единицы управленческого учета Единицы учета Регламентирова нная услуга номенклатуры работ и услуг в здравоохранени и (утвержденная 12.07.2004 г.) ППЕ Единицы планирования Единицы взаиморасчетов ППЕ, СПЕ, КПЕ Профильный койко-день Стандарты для управленческого учета стационарной помощи Посещение Услуги МЭС Стандарты для управленческого учета амбулаторнополиклинической помощи Вид высокотехнологично й помощи (ВМП) Номенклатурные группы Подушевой норматив и т.д. Спецификации для услуг управленческого учета ППЕ • перечень материальных ресурсов, потребность в которых возникает при выполнении услуги ППЕ • обязательный состав из регламентированных услуг • дополнительный состав из регламентированных услуг • временные затраты на выполнение ППЕ (в минутах) • рабочее место выполнения услуги • исполнители (должности мед.персонала) СПЕ • КПЕ этапы выполнения СПЕ или КПЕ: • ППЕ выполняемые на этапе, из обязательного состава • ППЕ выполняемые на этапе, из дополнительного состава • временные затраты на этап выполнения СПЕ или КПЕ (только для начального этапа) • рабочие места, на которых выполняется услуги этапа задается последовательность выполнения этапов с указанием этапа, который является начальным задается последовательность выполнения этапов с указанием списка этапов, которые являются начальными Спецификации ППЕ Спецификации СПЕ и КПЕ Стандарты для управленческого учета (СУУ) стационарной помощи Управленческие стандарты стационарной медицинской помощи состоят из: • профиль койки • нозологическая модель пациента (ГОСТ Р 52600-2006 "Протоколы ведения больных. Общие положения"): • возрастные группы пациентов • нозологическая форма • стадии заболевания • фазы заболевания • осложнения • длительность (в днях) • перечень ППЕ, СПЕ, КПЕ с указанием количества и частоты назначения • лекарственные средства и изделия медицинского назначения с указанием количества и частоты назначения Стандарты для управленческого учета (СУУ) амбулаторно-поликлинической помощи Управленческие стандарты амбулаторно-поликлинической помощи состоят из: • посещения (по профилю) • нозологическая модель пациента • перечня ППЕ, СПЕ, КПЕ, которые врач назначает пациенту во время посещения пациентам указанной модели с указанием частоты и количества назначения Формирование СУУ стационарной помощи Сценарии планирования Номенклатура Классификатор аптечных товаров Классификатор АТ ИТС.Медицина Аналитические разрезы управленческого учета Подразделение МО (ЦО и ЦФО) • служит для задания структуры МО Источник финансирования • предназначен для хранения бюджетов по разным источникам финансирования Контрагент • предназначен для хранения планов в разрезе поставщиков или страховых компаний Номенклатура (номенклатурная группа) • служит для детализации в разрезе медицинских услуг или закупок в разрезе номенклатурных единиц Статьи бюджетов (обороты) • финансово-хозяйственная деятельность МО планируются и анализируются в разрезе статей оборотов Сценарий планирования • предназначен для хранения нескольких версий планов в системе Получение фактических данных о деятельности МО из оперативного учета за текущий период Данные систем персонифицированного учета: • расходование материальных ресурсов на выполнение медицинских услуг для управленческого учета • данные о взаиморасчетах за медицинскую помощь Стационарные условия • медицинские услуги для управленческого учета (с аналитикой) • расходование материальных ресурсов на выполнение управленческих стандартов Амбулаторно-поликлинические условия • медицинские услуги для управленческого учета (с аналитикой) Данные по затратам подразделений (общие) и общехозяйственные Автоматическая загрузка данных из ББУ 7.7 Планирование в МО как составная часть управленческого учета Основные элементы планирования • Подготовка альтернативных планов по видам деятельности для последующего обоснования и выбора оптимального варианта плана деятельности МО как в разрезе подразделений, так и в целом • Финансовое планирование (бюджетирование) основано на системе бюджетов и предназначено для координации, оценки и адресности затрат. Посредством поэтапного бюджетирования формируется годовой план доходов и расходов МО в разрезе подразделений, а также ежеквартальный и ежемесячный планы оперативной деятельности Горизонты планирования • • • Стратегическое (1 год – 3 года) Долгосрочное (3 месяца – 1 год) Краткосрочное (1 -3 месяца) Алгоритм планирования деятельности подразделений, оказывающих медицинские услуги Оценка выполнимости планов по имеющимся ресурсам и мощностям Да Сохранить планы по некоторому сценарию Формирование потребностей в материальных ресурсах и мощностях План выполним? Нет Формирование планов работы подразделений, оказывающих мед.помощь Оценка выполнимости планов работы подразделений, оказывающих медицинские услуги Оценка выполнимости планов работы подразделений МО, оказывающие медицинские услуги, осуществляется путем сравнения показателей использования мощностей, базирующихся на нормативных величинах, с планируемыми показателями. Стационарное подразделение Коечная мощность, в койкоднях Амбулаторно-поликлинические и параклинические подразделения Потребность по плану в койко-днях Фонд рабочего времени, в часах Потребность в рабочем времени по плану, в часах Формирования планов работы подразделений, оказывающих медицинские услуги, и планов потребностей в материальных ресурсах Декомпозиция осуществляется для планирования и оценки выполнимости планов работы подразделений, оказывающих медицинские услуги. Декомпозиция осуществляется автоматически. Декомпозиция стандартов для управленческого учета - преобразование стандартов медицинской помощи в перечень ППЕ и перечень материальных ресурсов. Декомпозиция единиц производственного учета на этапы выполнения – преобразование спецификации единицы производственного учета в список этапов выполнения. Считается, что ППЕ всегда состоит из одного этапа выполнения, на котором и выполняется ППЕ. Декомпозиция этапа выполнения на ППЕ – получение списка ППЕ, выполняемых на этапе. План работы медицинского подразделения Формирование формуляров подразделений и формуляра МО Формуляр подразделения – список наименований лекарственных средств и изделий медицинского назначения, которые используются подразделением для оказания медицинских услуг и являющиеся прямыми расходами на медицинские услуги для управленческого учета или управленческого стандарта. Формуляр медицинской организации – список наименований лекарственных средств и изделий медицинского назначения, которые используются медицинской организацией для оказания медицинской помощи. Включает в себя все формуляры подразделений, а также список расходуемых на медицинскую помощь материальных ресурсов, не входящих ни в один из формуляров подразделений – материальные ресурсы, которые ложатся косвенными расходами на медицинские услуги для управленческого учета. VEN-классификация материальных ресурсов МО В зависимости от степени важности для подразделения, оказывающего медицинские услуги: • группа Vital - жизненно важные • группа Essencial - необходимые • группа Nonessencial – второстепенные Материалы спецификаций ППЕ Формуляр подразделения 1 Материалы, включенные в СУУ стационарной помощи Формуляр МО Формуляр подразделения N Расходуемые на мед. помощь мат. ресурсы, не включенные в формуляры подразделений Материалы, включенные в СУУ стационарной помощи Материалы спецификаций ППЕ Организация лекарственного обеспечения МО Основные задачи контура • • • • • • • Обеспечение оптимизированной, эффективной и обоснованной комплексной системы лекарственного обеспечения отделений МО с использованием стандартных операционных процедур: АВС/VEN – анализ. Обеспечение контроля движения аптечных товаров, том числе лекарственных средств, на всех уровнях их обращения: поставщик - аптека – отделение. Обеспечение сплошного предметно-количественного учета в аптеке. Обеспечение регулярного оперативного информационного взаимодействие аптеки с врачебным и средним медицинским персоналом. Обеспечение необходимой систематизации и качества оформления первичных учетных бухгалтерских документов и оперативности их получения. Обеспечение учета изготовления лекарственных средств по рецептурным прописям. Обеспечение оперативного получения необходимой регламентной отчетности. Дополнительные функциональные возможности • Формирование формуляра МО – сокращение ассортимента, оптимизация • • • • расходов на приобретение Формирование потребности в АТ – оптимизация финансовых расходов Контроль уровня неснижаемого запаса – сокращение доли необоснованных отказов Контроль забракованных серий АТ –обеспечение качества АТ, сокращение ручных операций Формирование персонифицированных документов «Накладная» –создание условий для адресного и эффективного использования финансовых и материальных ресурсов Бюджетирование Бюджетирование представляет собой единую систему планирования, контроля и анализа денежных потоков, а также финансовых результатов. Важнейшим элементом бюджетирования является финансовое планирование — управление процессом создания, распределения и использования финансовых ресурсов медицинской организации. Бюджет — это финансовый план, план деятельности МО на определенный период, выраженный в денежной форме. Бюджетирование выполняет следующие функции: • составление финансового плана на период • контроль результатов деятельности медицинской организации • средство координации деятельности подразделений • экономический прогноз и оптимизация финансово-хозяйственной деятельности • формирование и обоснование сметы • расчет тарифов утвержденной методикой и расчет плановой себестоимости методом пошагового распределения затрат Цели бюджетирования Система бюджетов медицинской организации Основные бюджеты медицинской организации Функциональные бюджеты • Финансовые бюджеты – БДДС, БДР, ББЛ • Инвестиционный бюджет (бюджет капитальных вложений) • Бюджет реализации медицинской помощи • Бюджет закупок по основной и неосновной деятельности • Бюджет капитальных вложений в основные средства • Бюджет затрат : по основной и неосновной деятельности • Бюджет затрат на оплату труда • Бюджет общеучрежденческих расходов • Бюджет амортизации Система бюджетов медицинской организации Бюджеты операционной деятельности подразделений, статистические бюджеты • Бюджет подразделения, оказывающего мед.помощь • Бюджет вспомогательного подразделения • Бюджет административного подразделения и т.д. Бюджеты по видам деятельности • Бюджет по источнику финансирования Бюджет • Бюджет по предпринимательской деятельности • Бюджет по источнику финансирования ОМС • Бюджет по целевой программе и т.д. БДР в разрезе источников финансирования и подразделений Анализ безубыточности анализ, основанный на нахождении величины объемов реализации медицинской помощи и плана работы подразделений, оказывающих медицинские услуги, при которых расходы МО (сумма постоянных и переменных затрат) равны доходам (включая субсидии и субвенции на покрытие расходов). - Доход от реализации Субсидии, субвенции на покрытие расходов Расходы на оказание медицинско й помощи Общехозяйс твенные расходы Контроль и план-факт анализ. Анализ исполнения бюджетов. Анализ исполнения бюджетов является заключительной стадией бюджетного периода. На этой стадии производится сопоставление плановых и фактических данных. В процессе план-факт анализа выявляются отклонения фактических данных от плановых (бюджетных). Выявленные отклонения подвергаются анализу. Расчет стоимости медицинских услуг Расчет стоимости на основе утвержденной методики («Номенклатура работ и услуг в здравоохранении» утверждена Минздравсоцразвития от 12 июля 2004 г.) • Методика допускает расчет затрат по нормам использования материальных ресурсов на медицинскую помощь. При расчете стоимости медицинских услуг для управленческого учета будут использоваться спецификации ППЕ. Расчет стоимости по прямым затратам • Калькуляция стоимости по прямым затратам (Директ-костинг, Direct Costing) – метод расчета себестоимости базирующийся на выделении из всех затрат медицинской организации затрат на оказание медицинской помощи, то есть прямо связанные с количеством оказанных услуг. Только эти затраты включаются в себестоимость. Затраты подразделений (общие) на оказание медицинской помощи и общехозяйственные затраты не учитываются. Расчет стоимости на основе пошагового распределения затрат • Использование метода подразумевает планирование и учет всех затрат в стоимости медицинских услуг для управленческого учета. Включение общехозяйственных расходов в стоимость достигается путем распределения этих расходов одним из принятых методов. Расчет стоимости на основе утвержденной методики Расчет стоимости медицинских услуг по прямым затратам и на основе пошагового распределения затрат Анализ деятельности и расчет экономических коэффициентов ABC-анализ – метод анализа, группирующий номенклатурные единицы материальных ресурсов в соответствии с удельным весом затрат на закупку номенклатурной единицы в общей потребности на три группы: А, В и С. Сформированные потребности в материальных ресурсах распределяются в порядке уменьшения стоимости закупок, рассчитывается удельный вес затрат на закупку каждого лекарственного средства. При этом, например, класс А включает 10–20% лекарственных средств, на которые затрачено 70– 80% денежных средств, класс В — соответственно 20–30% и 5–10%, класс С — 50–70% и 10–15%. Подразделение Класс А-класс Расходуемый материал Кавинтон 5мг Таб. Х50 (R) Предуктал Таб. Х60 B-класс Ноотропил 400мг Капс Моноприл 20мг Таб. Х28 С-класс Но-шпа 40мг Таб. Х100 (R) Мовалис 7.5мг Таб. Х20 (R) Актовегин 2мл Амп. Х25 Б V-класс Сумма, руб % E-класс Сумма, руб % N-класс Сумма, руб % Анализ деятельности Контроль и план-факт анализ. Анализ исполнения бюджетов. Анализ безубыточности МО Сравнение плановой и фактической стоимости управленческих единиц Анализ использования мощностей Анализ выполнения спецификаций и стандартов для управленческого учета стационарной и амбулаторно-поликлинической помощи 54 Спасибо за внимание!
