Download - NPI

Понимание финансового
управления Cоглашения о
сотрудничестве
Киев, Украина
26-29 октября 2009 года
Демистификация финансового жаргона
• Сумма выигранного проекта/Верхний
предел выделенных средств
• Обязательные выплаты
• Планирование бюджета
• Уровень расходов
• Финансовая модификация
• Начисления
Основы финансового управления
Сумма
выигранного
контракта
Общая сумма, которая, как ожидается,
будет потрачена правительством США
за весь период действия проекта
3 000 000 дол. США
Сумма, которую правительство США
Обязательные
уже выделило на затраты по
реализации проекта на данный момент
выплаты
2 000 000 дол. США
Планирование
бюджета
Сумма выделенных, но еще
не потраченных средств
Уровень
расходов
Скорость обязательных выплат. Показывает,
сколько месяцев осталось перед тем, как
понадобится дополнительное выделение средств.
Примечание: Получатель гранта несет
ответственность за отслеживание
обязательных выплат – при расходовании 75%
средств необходимо уведомить USAID в целях
увеличения суммы выделенных средств
Выделенные ср-ва $2 000 000
– Расходы $1 500 000
Коридор/Баланс $500 000
$1 500 000/24 месяца
= $125 000 в месяц
кол-во месяцев перед
обязательными выплатами
= $500 000/$125 000
= 4 месяца
Отслеживание бюджета
• Инструмент, который показывает, что было
выполнено в ходе проекта
• Не только финансовый инструмент, но также
значимый инструмент для технического
персонала
• Уровень расходов будет меняться на
протяжении срока действия проекта
• Точные оценки на перспективу важны и
требуют хорошей коммуникации
Бюджетный мониторинг, сравнивающий
реальные расходы с бюджетом (отчеты
расхождений)
Q – Кто из вас видит/создает отчет расхождений?
1.Отслеживает доходы и расходы, сравнивает данные с
бюджетом
2.Предоставляет детальную картину благосостояния
организации и программы
3.Должен предоставляться всем сотрудникам
ответственным за бюджет
4.Важно периодически собираться всей группой с
целью ознакомления с отчетами
Бюджетный мониторинг, сравнивающий
реальные расходы с бюджетом (отчеты
расхождений)
5. Используйте отчеты в качестве руководства к изменению
целей/поведения организации
– Можно ли использовать долговременные расходы в размерах меньше,
дозволенного бюджетом, с тем, чтобы покрывать долговременные
перерасходы? – Поговорите с USAID (помните о правиле 10%)
– Если бюджет не отображает текущей деятельности, необходимо ли его
пересмотреть? - Поговорите с USAID (помните о правиле 10% rule)
– Можно ли в будущем контролировать или уменьшить области
перерасходов?
– Все решения необходимо обговаривать с менеджерами программы – лица,
ответственные за финансы, сами не могут принимать решения
относительно изменений бюджета.
– Ведите записи, которые бы объясняли расхождения между реальными и
запланированными суммами (все склонны забывать)
Отчет расхождений за июль 2008 г.
1 000 000 000.00
Actual
900 000 000.00
Budget
Variance
800 000 000.00
700 000 000.00
600 000 000.00
500 000 000.00
400 000 000.00
Ре
а
300 000 000.00
200 000 000.00
100 000 000.00
EDUCATION
PROGRAM
AGRICULTURE
PROGRAM
PSYCHOSOCIAL
PROGRAM
LIFE SKILLS &
SMALL GRANTS
PROGRAM
VCT PROGRAM
AB PROGRAM
PROGRAM
COSTS
PLWHA
PROGRAM
Actual
817 841 880.00
365 417 876.00
49 288 150.00
51 574 982.00
235 413 694.00
26 856 200.00
43 546 879.00
-
Budget
883 846 335.00
412 928 590.00
57 890 553.00
212 820 808.00
343 546 496.00
59 152 000.00
45 441 813.00
49 597 459.00
Variance
66 004 455.00
47 510 714.00
8 602 403.00
161 245 826.00
108 132 802.00
32 295 800.00
1 894 934.00
49 597 459.00
Расходы
Стандартная форма (SF)-269
Квартальный отчет о финансовом состоянии –
SF-269
• Подается в течение 30 дней со дня окончания
квартала
• Показывает, как были использованы средства
USAID
• Отслеживает участие в распределении расходов
• Отражает текущее планирование бюджета проекта
SF-269: Стадии заполнения
(Административная информация)
1.
2.
3.
4.
USAID/GH/OHA
Номер соглашения о сотрудничестве
Организационная информация
EIN (регистрационный номер фирмы, выплачивающей налог
в фонд социального страхования), выданный Налоговым
управлением США
5. Индекс внутренней ссылки
6. Итоговый отчет – Да, или Отчет о ходе выполнения - Нет
7. Рекомендуемая сумма
SF-269: Стадии заполнения
(Административная информация)
8. Даты начала и завершения соглашения о
сотрудничестве
9. Текущий отчетный квартал
10. Практическое занятие с реальными ситуациями
11. Ссылка на соглашение о сотрудничестве, если
необходимо
12. Засвидетельствование уполномоченного лица,
подписавшего документ
1 декабря 2006 г.
30 ноября 2009 г.
4 варианта:
1. 1 октября
2. 1 января
3. 1 апреля
4. 1 июля
4 варианта:
1. 31 декабря
2. 30 марта
3. 30 июня
4. 30 сентября
Здесь необходимо
отобразить потраченную
сумму (как пр-вa США, так
и партнера по несению
расходов), накопленную на
начало отчетного квартала.
Данное поле должно
отображать сумму двух
колонок, расположенных
выше.
Данное поле
отображает сумму
средств пр-ва США в
долларах,
потраченную на
начало отчетного
квартала.
Данное поле отображает
долю расходов,
потраченных на начало
отчетного квартала.
Здесь необходимо
отобразить сумму, (как прва США, так и партнера по
несению расходов),
потраченную за квартал в
п. 9 (Данное поле должно
отображать сумму двух
колонок, расположенных
выше.)
Данное поле
отображает сумму
средств пр-ва США в
долларах,
потраченную в
квартале,
отображенном в п.9.
Данное поле отображает
долю расходов,
потраченных в квартале,
отображенном в п.9.
Это полная сумма
финансирования пр-м
США, потраченная к
данному моменту
(включая квартал,
отображенный в п.9).
Оба поля одинаковые
(IIIc и IIIg).
Это полная сумма
финансирования пр-м
США, выделенная на
данный момент
(включая квартал,
отображенный в п.9).
Это остаток по
сумме
финансирования прм США, выделенной
на данный момент
(включая квартал,
отображенный в п.9)
– Ваш коридор.
Упражнение: Форма SF- 269
• «Ваша НПО» понесла следующие расходы. Заполните форму SF
269 за период с января по март 2009 года:
С первого дня действия
Соглашения по декабрь 2009
года
Янв. - март
2010
Общие расходы по проекту
$2 500 000
$500 000
Из общей суммы по проекту та
часть расходов, финансируемая
USAID
$2 000 000
$400 000
Из общей суммы по проекту та
часть расходов, финансируемая
партнером по несению расходов
$500 000
$100 000
•
Сумма выигранного проекта для «Вашей НПО» составляет 4 000 000 дол.
США, а сумма обязательных выплат на данный момент составила
3 000 000 дол. США.
Стандартная форма 1034


SF 1034 является подтверждением расходов
по государственной программе на
приобретение товаров и услуг не в личных
целях
Эта форма используется для запросов на
выделение либо погашение средств USAID
SF-1034
 Непрерывное авансирование в течении трех месяцев
 В первом месяце Вы подаете форму SF 1034 за первый
квартал, отображая второй, третий и четвертый месяцы
 Это разработано для того, чтобы Ваша организация
поддерживала равномерный поток денежных средств
 В конце квартала Вы подаете еще одну форму SF 1034 для
погашения аванса
 В платежное учреждение, указанное в письме о
предоставлении гранта, Вы должны подать оригинал и три
копии формы SF-1034.
Ваучер SF- 1034
 Вы подаете три формы SF-1034, отображающие запросы по
трем отдельным выплатам аванса за квартал (одна форма
по каждому месяцу).
 Каждый ваучер должен идентифицироваться номером
соглашения и должен указывать суммарные издержки, для
которых запрашивается аванс.
 Формы SF 1034 должны содержать пометку в верхней части
листа «Запрос на аванс».
 Для погашения авансов форма должна содержать пометку в
верхней части листа «Погашение авансовых выплат».
SF-1034
Сроки авансирования и погашения
Первоначальный аванс Авансовые выплаты в первом квартале Второй квартал
Авансовые выплаты
(3 SF-1034 на 30 дней каждая)
(3 SF-1034 на 30 дней каждая)
1й месяц
2й месяц
3й месяц
Период погашения в первом квартале
(3-х месячный аванс в 1 ваучере)
4й месяц
5й месяц
6й месяц
Период погашения во втором квартале
(3-х месячный аванс в 1 ваучере)
7й месяц
Оставьте
незаполненным
VOUCHER NO.
PUBLIC VOUCHER FOR PURCHASES AND
SERVICES OTHER THAN PERSONAL
U.S. DEPARTMENT, BUREAU, OR
DATE VOUCHER PREPARED
SCHEDULE NO.
ESTABLISHMENT AND LOCATION
CONTRACT NUMBER AND DATE PAID BY
REQUISITION NUMBER AND
DATE
PAYEE'S NAME AND ADDRESS
DATE INVOICE RECEIVED
DISCOUNT TERMS
PAYEE'S ACCOUNT NUMBER
SHIPPED FROM:
NUMBER
AND DATE
OF ORDER
TO:
DATE OF
DELIVERY
OR
SERVICE
WEIGHT:
ARTICLES OR SERVICES
(Enter description, item # of contract or Federal supply
schedule, and other information deemed necessary)
GOVERNMENT B/L NUMBER
QUANTITY
UNIT PRICE
COST
AMOUNT(1)
PER
$0.00
$0.00
$0.00
Укажите название и
почтовый адрес
Вашей организации,
(Use continuation sheet(s) if necessary)
как указано
в
PAYMENT:
APPROVED FOR
соглашении о
PROVISIONAL BY:
PARTIAL
сотрудничестве
FINAL
P
A
I
D
B
Y
PROGRESS
ADVANCE
$0.00
$0.00
(Payee must NOT use the space below)
TOTAL
EXCHANGE RATE
DIFFERENCES
$0.00
AMOUNT VERIFIED;
CORRECT FOR
TITLE:
(SIGNATURE OR INITIALS)
PURSUANT TO AUTHORITY VESTED IN ME, I CERTIFY THIS VOUCHER IS CORRECT AND PROPER FOR PAYMENT .
(DATE) (AUTHORIZED CERTIFYING OFFICER)
(TITLE)
ACCOUNTING CLASSIFICATION
DOC NO
EARMARK
CHECK NUMBER
CURRCODE
ON ACCOUNT OF U.S.
TREASURY
DATE
CURRENCY
CHECK NUMBER
FUNDING
ON (Name of Bank)
Номер графика; кем
оплачено; поле даты
When stated in foreign currency, insert name of currency.
PER
If the ability to certify and authority to approve are combined in one person, one signature only is necessary.
получения счета
Otherwise the approving officer will sign in the space provided, over his official title.
When a voucher is receipted in the name of a company or corporation, the name of the person writing the company or
corporate name, as well as the capacity in which he signs, must appear. For example: "John Doe Company, per John TITLEдолжно оставаться
Smith, Secretary", or "Treasurer", as the case may be.
ПУСТЫМ
Previous edition usable
NSN 7540-00-900-2234
CASH
PAYEE
1
2
3
PRIVACY ACT STATEMENT
The information requested on this form is required under the provisions of 31 U.S.C. 82b and 82c, for the purpose of disbursing Federal money. the information
requested is to identify the particular creditor and the amounts to be paid. Failure to furnish this information will hinder discharge of the payment obligation.
Standard Form 1034
Revised October 1987
1987Department of the Treasury
1 TFM 4-2000 1034-121
VOUCHER NO.
PUBLIC VOUCHER FOR PURCHASES AND
SERVICES OTHER THAN PERSONAL
U.S. DEPARTMENT, BUREAU, OR
DATE VOUCHER PREPARED
SCHEDULE NO.
ESTABLISHMENT AND LOCATION
CONTRACT NUMBER AND DATE PAID BY
REQUISITION NUMBER AND
DATE
PAYEE'S NAME AND ADDRESS
SHIPPED FROM:
NUMBER
AND DATE
OF ORDER
TO:
DATE OF
DELIVERY
OR
SERVICE
WEIGHT:
ARTICLES OR SERVICES
(Enter description, item # of contract or Federal supply
schedule, and other information deemed necessary)
Необходимо
указывать номер
DATE INVOICE RECEIVED
запроса на
DISCOUNT TERMS
авансирование.
PAYEE'S ACCOUNT NUMBER
Важно менять
GOVERNMENT B/L NUMBER
номер каждый раз,
QUANUNIT PRICE
AMOUNT
когда
заполняете
TITY
COST
PER
форму!
$0.00
(1)
Укажите
$0.00
название и
$0.00
адрес
$0.00
соответствую
$0.00
щей
Don’t forgetchange
to include the date!
(Use continuation sheet(s) if necessary)
(Payee must NOT use the space below)
TOTAL
$0.00
финансовой
PAYMENT:
APPROVED FOR
EXCHANGE RATE
DIFFERENCES
структуры. PROVISIONAL BY:
AMOUNT VERIFIED;
CORRECT FOR
Подробности в PARTIAL
FINAL
PROGRESS
TITLE:
(SIGNATURE OR INITIALS)
Вашем
ADVANCE
PURSUANT TO AUTHORITY VESTED IN ME, I CERTIFY THIS VOUCHER IS CORRECT AND PROPER FOR PAYMENT .
соглашении.
P
A
I
D
B
Y
(DATE) (AUTHORIZED CERTIFYING OFFICER)
(TITLE)
Не забудьте
внести дату!
ACCOUNTING CLASSIFICATION
DOC NO
EARMARK
CHECK NUMBER
CASH
CURRCODE
ON ACCOUNT OF U.S.
TREASURY
DATE
1
CURRENCY
CHECK NUMBER
Previous edition usable
ON (Name of Bank)
PAYEE
When stated in foreign currency, insert name of currency.
If the ability to certify and authority to approve are combined in one person, one signature only is necessary.
Otherwise the approving officer will sign in the space provided, over his official title.
3
When a voucher is receipted in the name of a company or corporation, the name of the person writing the company or
corporate name, as well as the capacity in which he signs, must appear. For example: "John Doe Company, per John
Smith, Secretary", or "Treasurer", as the case may be.
2
FUNDING
PER
TITLE
NSN 7540-00-900-2234
PRIVACY ACT STATEMENT
The information requested on this form is required under the provisions of 31 U.S.C. 82b and 82c, for the purpose of disbursing Federal money. the information
requested is to identify the particular creditor and the amounts to be paid. Failure to furnish this information will hinder discharge of the payment obligation.
Standard Form 1034
Revised October 1987
1987Department of the Treasury
1 TFM 4-2000 1034-121
VOUCHER NO.
PUBLIC VOUCHER FOR PURCHASES AND
SERVICES OTHER THAN PERSONAL
U.S. DEPARTMENT, BUREAU, OR
DATE VOUCHER PREPARED
SCHEDULE NO.
ESTABLISHMENT AND LOCATION
CONTRACT NUMBER AND DATE PAID BY
REQUISITION NUMBER AND
DATE
PAYEE'S NAME AND ADDRESS
DATE INVOICE RECEIVED
DISCOUNT TERMS
PAYEE'S ACCOUNT NUMBER
SHIPPED FROM:
NUMBER
AND DATE
OF ORDER
TO:
DATE OF
DELIVERY
OR
SERVICE
WEIGHT:
ARTICLES OR SERVICES
(Enter description, item # of contract or Federal supply
schedule, and other information deemed necessary)
GOVERNMENT B/L NUMBER
QUANTITY
UNIT PRICE
COST
AMOUNT(1)
PER
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
(Use continuation sheet(s) if necessary)
PAYMENT:
APPROVED FOR
P
A
I
D
B
Y
PROVISIONAL
PARTIAL
FINAL
PROGRESS
ADVANCE
(Payee must NOT use the space below)
TOTAL
EXCHANGE RATE
DIFFERENCES
BY:
AMOUNT VERIFIED;
CORRECT FOR
TITLE:
(SIGNATURE OR INITIALS)
$0.00
Укажите месяц,
PURSUANT TO AUTHORITY VESTED IN ME, I CERTIFY THIS VOUCHER IS CORRECT AND PROPER FOR PAYMENT .
день и (DATE)
год,(AUTHORIZED
а
CERTIFYING OFFICER)
(TITLE)
ACCOUNTING CLASSIFICATION
также даты
NO
EARMARK
CURRCODE
CURRENCY
FUNDING
начала иDOC
конца
CHECK NUMBER
ON ACCOUNT OF U.S.
CHECK NUMBER
ON (Name of Bank)
периода расходов,
TREASURY
CASH
DATE
PAYEE
возмещения
When stated in foreign currency, insert name of currency.
PER
которых
Выto certify and authority to approve are combined in one person, one signature only is necessary.
If the ability
Otherwise the approving officer will sign in the space provided, over his official title.
When a voucher is receipted in the name of a company or corporation, the name of the person writing the company or
требуете.
corporate name, as well as the capacity in which he signs, must appear. For example: "John Doe Company, per John TITLE
1
2
3
Smith, Secretary", or "Treasurer", as the case may be.
Previous edition usable
NSN 7540-00-900-2234
PRIVACY ACT STATEMENT
The information requested on this form is required under the provisions of 31 U.S.C. 82b and 82c, for the purpose of disbursing Federal money. the information
requested is to identify the particular creditor and the amounts to be paid. Failure to furnish this information will hinder discharge of the payment obligation.
Standard Form 1034
Revised October 1987
1987Department of the Treasury
1 TFM 4-2000 1034-121
Упражнение с формой SF-1034
 «Ваша НПО» в Эквадоре посылает запрос на выделение
средств на октябрь–декабрь 2009 года. Утвержденный
бюджет составляет 1 000 000 дол. США, совокупные
авансовые выплаты за сентябрь – 500 000 дол. США,
совокупные затраты до конца мая – 420 000 дол. США,
прогнозируемые расходы на сентябрь – 20 000 дол. США;
организации необходим аванс на сумму 20 000 дол. США
ежемесячно. Квартальные расходы составили 18 000 дол.
США за июнь, 21 000 дол. США – за июль и 19 000 дол.
США – за август.
 Заполните форму SF-1034, а также отчетную форму
контроля расходов и авансовых выплат
Внутренний контроль – For-Ex
 Существуют разные методы сообщения о финансовой ситуации в
долларах США
 С точки зрения финансового управления наиболее приемлемым
является применение метода средней стоимости капитала (WACC)
– пример
$
Запланированный
обменный курс
Курс обмена
($1=R)
Нац. валюта
4
Прибыль – январь
$100 000
6
R600 000
Прибыль – март
$100 000
10
R1 000 000
ВСЕГО ПОЛУЧЕНО
$200 000
R1 600 000
РАСХОДЫ (янв-март)
R1 600 000
ОСТАТОК
R0,00
Внутренний контроль –
ситуация 1
Конвертация расходов при
запланированном курсе
$
Запланированный
обменный курс
Курс обмена
($1=R)
Нац. валюта
R4
Прибыль – январь
$100 000
R6
R600 000
Прибыль – март
$100 000
R10
R1 000 000
ВСЕГО ПОЛУЧЕНО
$200 000
РАСХОДЫ (янв-март)
($400,00)
ОСТАТОК
($200 000)
R1 600 000
R4
(R1 600 000)
R0,00
Внутренний контроль –
ситуация 2
Конвертация расходов при
недавнем обменном курсе
$
Запланированный
обменный курс
Курс обмена
($1=R)
Нац. валюта
R4
Прибыль – январь
$100 000
R6
R600 000
Прибыль – март
$100 000
R10
R1 000 000
ВСЕГО ПОЛУЧЕНО
$200 000
РАСХОДЫ (янв-март)
($160,00)
ОСТАТОК
$40 000
R1 600 000
R10
(R1 600 000)
R0,00
Внутренний контроль – ситуация 3
Конвертация расходов по методу
средней стоимости капитала (WACC)
$
Запланированный
обменный курс
Курс обмена
($1=R)
Нац. валюта
R4
Прибыль – январь
$100 000
R6
R600 000
Прибыль – март
$100 000
R10
R1 000 000
ВСЕГО ПОЛУЧЕНО
$200 000
=R1 600 000/
$200 000
R1 600 000
РАСХОДЫ (янв-март)
($200,00)
R8
(R1 600 000)
ОСТАТОК
$0
R0,00
ДОКЛАДНАЯ ДЛЯ РУКОВОДСТВА
ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ
 Ведомости отработанного времени не соответствуют
требованиям USAID. (Зарплата не выплачивается на
основании времени, реально затраченного на проект)
– Проблема распределения затрат по зарплатам
 Неадекватный мониторинг со-получателей
 Средства в рамках распределения затрат не
соответствуют бюджету.
ДОКЛАДНАЯ ДЛЯ РУКОВОДСТВА
ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ
 Администрирование не финансируется
– Важно сравнивать с бюджетом – бывает, что много доноров
оплачивают разные мероприятия, но не платят за
администрирование и не выплачивают зарплаты
 Задержки в выплатах по уставных взносах
– Запомните: штрафы и пеня – недопустимые затраты
 Не унифицированная система учета всей организации
– Некоторые центры одной и той же организации использовали
программу Еxcel, тогда как другие работали с бухгалтерскими
программами Quickbooks; отсутствие унифицированных
таблиц учета
ДОКЛАДНАЯ ДЛЯ РУКОВОДСТВА
ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ
 Неадекватный учет командировочных расходов
– Как в бухгалтерской, так и во вспомогательной документации
 Организации должны придерживаться закупочных
пределов в отношении предоставления прав подписи и
распределении уровней полномочий
 Inconsistence use of bid comparison for procurements above
US$500
– It is your procurement policy that is important and it is important
that it is followed
ДОКЛАДНАЯ ДЛЯ РУКОВОДСТВА
ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ
 Сверхзанятость в некоторых центрах приводит к
нежелательным отхождениям по зарплатам,
запланированным бюджетом
– При отсутствии тщательного учета реальных расходов по
сравнению с запланированными некоторым организациям
пришлось уволить слишком много сотрудников
 Слабый бюджетный контроль в большинстве центров
 Неопытные сотрудники бухгалтерии управляют
финансами правительствами США
 Недостаток внутреннего контроля в некоторых центрах
Разделение обязанностей
 Никто не должен контролировать более 2
стадий мероприятия или операции
 Это важно для обеспечения внутреннего
контроля
 Существенно, так как:
– В таком случае сложнее обмануть, поскольку в
заговоре придется участвовать как менее двум
лицам
– В таком случае более вероятно обнаружение
невинных ошибок
Разделение обязанностей
Одна голова хорошо, две – лучше
• Право подписи
Уполномочивание • Одобрение действий
• Чек
• Оплаты – мелкие
суммы
Подготовка
Согласование
• Регулярное сравнение
• В случае расхождений
применяются действия
Рассмотрение
Разделение обязанностей
Одна голова хорошо, две – лучше
Уполномочивание
• Физическое владение
• Физический контроль
Защита
• Право подписи
• Одобрение действий
Согласование
• Регулярное сравнение
• В случае расхождений
применяются действия
Учет
• Control of Record Keeping/Posting
• Control of computer processing
Вопросы?