Лекция 5. Ведение деловой беседы

Лекция. Ведение деловой беседы.
"Самое плодотворное и
естественное упражнение
ума - беседа.
Живое слово и учит и
упражняет.
Противные моим взглядам
суждения не оскорбляют
меня,
а только возбуждают и дают
толчок умственным силам"
Монтень.
"Хочешь быть умным,
научись разумно спрашивать,
внимательно слушать,
спокойно отвечать и переставать говорить,
когда нечего больше сказать"
И. Лафатер,
швейцарский мыслитель XVIII в.
Вопросы:
1. Понятие «беседа». Виды и функции
беседы. Подготовка к беседе.
2. Структура деловой беседы: начало
беседы, информирование
присутствующих, аргументирование
выдвигаемых положений,
нейтрализация доводов собеседника,
принятия решений и завершения
беседы.
3. Речевой этикет в деловой беседе.
4. Анализ проведенной беседы.
Литература:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Безменова И.К. Деловая беседа.// Справочник секретаря и
офис менеджера. 2003. № 6-7.
Емышева Е.М., Мосягина О.В. Как провести деловую беседу.//
Секретарское дело. 2001. № 3
Емышева Е.М., Мосягина О.В.Особенности ведения деловых
бесед.// Секретарское дело. 2005. № 1. С. 70-73.
Кирьянова Е.Н. Эффективное деловое общение.//
Секретарское дело. 2004. № 1. С. 45-49.
Минтусова Е. Искусство маленькой беседы.
Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: справочник.
СПб, 2005. С. 68-79.
Прокопенко Г. И. Разработка стратегии деловой беседы. //
http://www.ippnou.ru
Солякин А.В., Богатырева Н.А. Деловое общение: Конспект
лекций.- М., 2005. С.37-41
Фионова Л.Р. Умение вести беседу – важная составная часть
авторитета делового человека.// Секретарское дело. 2005. №
9. С. 52-58.
1. Понятие «беседа». Виды и функции
беседы. Подготовка к беседе.
Беседа - 1. разговор, обмен мнениями;
2. Общедоступный доклад, обычно с
участием слушателей в обмене
мнениями. (Ожегов)
Цель деловой беседы – достижение
практических результатов в виде
решений каких либо проблем
служебного или личного характера,
получения деловой информации.
Виды беседы:




форсированная беседа - это беседа, в
которой мы хотим ускорить принятие каких то
решений;
информативная беседа - основной целью
беседы будет передача информации
собеседнику для пробуждения у него
интереса к новой проблеме;
элиминирующая беседа- речь идет об
устранении чужих вариантов и проведении
нашего решения;
беседа-лекция - это беседа, где мы
знакомим собеседника с новой темой.
Функции беседы

Информационная - обмен информацией по
данному вопросу.

Результативная - совместный поиск, выдвижение
и оперативная разработка новых идей и замыслов;
- стимулирование деловой активности, движения
человеческой мысли в новых направлениях
- начало инновационных мероприятий и процессов;
- контроль и координирование уже начатых
мероприятий, акций; деловых контактов;

Коммуникативная
- взаимное общение сотрудников из одной деловой
среды; межличностные и деловые контакты;
- поддержание деловых контактов с партнерами во
внешней среде.
Подготовка беседы.
Программа подготовки к деловой беседе обычно
включает:
 анализ проблемы и диагноз ситуации;
 формулирование целей, задач и позиций при
деловом общении;
 подготовку предложений и аргументации в их
пользу;
 составление и обоснование проектов,
необходимых для принятия этих предложений;
 составление плана беседы
 выбор времени для проведения беседы
 определение состава участников беседы
 выбор места для проведения беседы
2. Структура деловой беседы.
Деловая беседа состоит из фаз:
 начало беседы;
 передача информации;
информирование присутствующих
 аргументирование выдвигаемых
положений
 нейтрализация доводов собеседника;
 фаза принятия решений и завершения
беседы
Запись беседы
Запись беседы - важный документ, в котором
соблюдаются все необходимые формальности и
указываются:
 фамилии, имена и отчества присутствующих, их
должности (уровень, ранг, постоянное место
работы);
 дата и место проведения беседы; продолжительность
беседы;
 по чьей инициативе она состоялась.
Запись беседы должна быть лаконична, но обязательно
фиксируется её цель, обсуждаемые вопросы, позиции
сторон,
их
возражения
и
достигнутые
договорённости. Если во время беседы произошел
обмен материалами или документами, то это
обстоятельство обязательно отражается в записи.
Отмечаются также факты получения памятных
подарков и сувениров.
Продолжительность беседы.
Продолжительность беседы лучше
планировать заранее и затем оповестить
участников о времени её начала и
окончания.
Целесообразно распределять время между
вопросами, исходя из того, что на
обсуждение одного вопроса должно
планироваться не более 20-30 минут.
Нельзя резко убыстрять темп беседы;
возможно повышение ритма
интенсивности беседы по мере
приближения ее к концу.
3. Речевой этикет в деловой беседе.

Речевой этикет определяет правила
обращения к собеседнику
В деловой обстановке не желательно обращение к
собеседнику
на
“ты”.
Обращение
“вы”
свидетельствует о высокой культуре собеседников.
Весьма полезно обращаться к собеседникам по имени
и отчеству. Это всегда производит хорошее
впечатление.

Многое в процессе поиска коллективного
решения зависит от тональности
обсуждения
Категоричный тон выступления может нанести ущерб
дискуссии. Поэтому нужно следить за корректностью
выступающих, пресекать резкие, бестактные
высказывания одних участников по поводу других.
Речевой этикет





Правильность речи является непременным
требованием к деловому разговору. Надо
научиться пользоваться своей речью, чтобы
повлиять на собеседника, заинтересовать его,
завоевать на свою сторону. Следует помнить о
технике говорения: громкости, тембре, скорости
речи.
Необходимо следить за правильным
употреблением слов, их произношением,
ударениями.
Избегайте многословия.
Не используйте оборотов, содержащих лишние
слова, не употребляйте без необходимости
иностранную лексику.
Старайтесь избавляться от слов-паразитов: “так
сказать”, “вот”, “значит”, и т.п. - они раздражают
слушателей.
Основные правила этикета







Представьтесь
Внимательно слушайте, о чём идёт речь
Задавайте вопросы
Высказывайте свои соображения по поводу
дискуссии кратко и выразительно
После окончания беседы соберите все свои
бумаги, а мусор выбросите в корзину
Уходя, поблагодарите всех
Собираясь на деловую беседу одевайтесь так,
чтобы выказать уважение к себе, к своей
профессии, своему положению в компании
В беседе нельзя:






перебивать речь собеседника;
негативно оценивать его высказывания;
подчеркивать разницу между собой и
партнером;
вторгаться в личную зону партнера;
пытаться обсуждать вопрос, не обращая
внимания на то, что партнер возбужден;
не желать понять психическое состояние
партнера в момент собеседования.
4. Анализ беседы
При любом исходе результаты беседы необходимо
проанализировать. Схема анализа может быть
такой:
1. Не забыли ли вы о цели разговора?
2. Каков конкретный результат встречи?
3. Мог ли результат быть лучше для вас и для дела?
4. Все ли аргументы были использованы и что еще
можно было добавить?
5. Все ли было выяснено у партнера, что хотелось?
6. Удачно ли вы отвечали на вопросы?
7. Удачно ли вы парировали возражения оппонента?
8. Какова была атмосфера встречи?
9. Удовлетворен ли встречей ваш партнер?
10. Какое впечатление вы на него произвели?
11. Есть ли необходимость и возможность повторной
встречи?
В заключении следует отметить, что сейчас
любой деловой человек не может обойтись
без знания делового протокола, соблюдения
этикета, умения построить беседу,
организовать деловое общение для
достижения профессионального успеха.
Неуверенность, неловкость мешают деловым
отношениям, портят общую атмосферу
встречи. Важно понимать общие
закономерности делового общения,
позволяющие анализировать
складывающуюся ситуацию, найти
оптимальное решение проблем, учитывать
баланс интересов и говорить с партнёром на
общем языке.
Вопросы для самоконтроля:
1. Назовите цель и раскройте сущность понятия
«беседа».
2. Перечислите виды беседы и раскройте их суть.
3. Охарактеризуйте функции деловой беседы.
4. Какова последовательность и взаимосвязь
действий, направленных на реализацию
подготовки и проведения деловой беседы?
5. Опишите структуру деловой беседы и
раскройте ее основные этапы.
6. Каковы главные задачи начального этапа
деловой беседы?
7. Какие документы оформляются во время
проведения деловой беседы?
8. Объясните правила речевого этикета в деловой
беседе.