Что ожидать от внедрения системы документооборота. Анализ рынка спроса и предложения. Что продают производители и что покупают заказчики. Возможно ли взаимопонимание. Андреев Владимир Директор компании DocsVision План Анализ потребностей заказчиков Что предлагают производители Ошибки выбора систем Что делать www.docsvision.com Слайд: 2 План Анализ потребностей заказчиков Что предлагают производители Ошибки выбора систем Что делать www.docsvision.com Слайд: 3 Автоматизация документооборота Внедрить систему автоматизации документооборота – создать среду для простой автоматизации широкой номенклатуры процессов, не охваченных другими информационными системами, закрепленных в административных управленческих регламентах или доселе неформализованных www.docsvision.com Слайд: 4 З типа потребностей Перенести в область автоматизации то, что работает «в бумаге» Автоматизировать (понять) то, что работает неизвестно как Перейти на новую систему менеджмента электронное государство, электронная Москва… www.docsvision.com Слайд: 5 Покупатели Традиционалисты Прагматики Наивные Системные www.docsvision.com Слайд: 6 Покупатели Традиционалисты • Перенос традиционных задач директивного управления в область автоматизации • Бумажный документ неискореним • Автоматизация регистрации документов, учет местоположения, поручений, отметки об исполнении • Эффект – упрощение поиска, отчетность по состоянию исполнения • + электронный архив, поиск документов Электронная канцелярия, + архив www.docsvision.com Слайд: 7 Покупатели Прагматики • Имеется бизнес-процесс или группа процессов: • Сбой которого критичен • Сопровождение которого дорого • Руководство требует прослеживаемости • Нет задачи развития • Изменение процесса • Расширение номенклатуры процессов • Интеграция системы • Примеры: заявки клиентов на обслуживание, договорной процесс, аудит СМК Прикладной АРМ www.docsvision.com Слайд: 8 Покупатели Наивные • Не имеют четких задач и плана внедрения • Преувеличивают роль программного обеспечения • Хотят автоматизировать весь документооборот компании в рамках проекта внедрения системы DOCUMENTUM www.docsvision.com Слайд: 9 Покупатели Системные • Имеется последовательность процессов, которые необходимо автоматизировать • Понимание необходимости интеграции информационной системы • Понимание внедрения как итерационного процесса Платформа автоматизации управления документами и процессами www.docsvision.com Слайд: 10 Покупатели Различные типы проектов для различных типов потребителей В одной организации могут иметься различные типы потребителей Покупатели развиваются Неплавный переход между типами внедрения Не будьте наивным покупателями www.docsvision.com Слайд: 11 План Анализ потребностей заказчиков Что предлагают производители Ошибки выбора систем Что делать www.docsvision.com Слайд: 12 Базовые технологии DMS (Document Management Systems) Хранения, обеспечение доступа к файлам Documentum, Hummingbird DM, … GroupWare E-Mail, календарное планирование, обсуждения, быстрая разработка форм Lotus Notes … WorkFlow Моделирование и управление процессами Altris… Системы автоматизации канцелярии и АСКИД Традиционные АРМ’ы учета документов Дело, LanDocs… www.docsvision.com … Слайд: 13 Базовые технологии DMS АСКИД Groupware Workflow www.docsvision.com Слайд: 14 Базовые технологии DMS АСКИД Groupware Workflow www.docsvision.com Слайд: 15 Базовые технологии DMS АСКИД Groupware Workflow www.docsvision.com Слайд: 16 Базовые технологии DMS АСКИД www.docsvision.com Groupware Workflow Слайд: 17 Базовые технологии DMS АСКИД www.docsvision.com Groupware Workflow Слайд: 18 Базовые технологии DMS АСКИД Groupware Workflow Система требующаяся клиентам www.docsvision.com Слайд: 19 Попытка Сегментации Плохая сегментация – все предлагают все • Канцелярии • Дело, Кодекс, LanDocs, Евфрат? • Наборы приложений • PayDocs, NauDoc • Архивы • Саперион, LanDocs, Эффектофисс • Lotus Notes + • Company Media, БОСС-референт • WorkFlow • Ultimus • Платформы • Documentum, Hummingbird • Платформы с Российской спецификой (готовое решение) • DocsVision, Директум, Оптима, Евфрат? www.docsvision.com Слайд: 20 Типы внедрения Готовое решение (коробка) • Дело, Кодекс, Эффектофисс Проект по внедрению без доработок Простой Upgrade Низкая стоимость www.docsvision.com Слайд: 21 Типы внедрения Возможность адаптации готового приложения • PayDocs, NauDoc, LanDocs, Евфрат? Company Media, БОСС-референт, Директум Услуги производителя Учет потребностей клиента Средняя стоимость Проблемы Upgrade www.docsvision.com Слайд: 22 Типы внедрения Внедрение платформы + разработка • Documentum, Hummingbird Услуги партнера Учет потребностей клиента, в рамках возможностей платформы Высокая стоимость При правильном использовании платформы возможен Upgrade www.docsvision.com Слайд: 23 Типы внедрения Готовое решение + интерактивные инструменты разработки • DocsVision, Optima, Директум? Услуги партнера Возможность дальнейших самостоятельных доработок Учет потребностей клиента, в рамках возможностей платформы Низкая начальная стоимость Возможен Upgrade www.docsvision.com Слайд: 24 Типы внедрения Workflow автоматизация • Ultimus, DocsVision Возможность самостоятельной настройки и разработки в рамках предоставляемых инструментов Учет потребностей клиента Средняя стоимость Возможен Upgrade www.docsvision.com Слайд: 25 План Анализ потребностей заказчиков Что предлагают производители Ошибки выбора систем Что делать www.docsvision.com Слайд: 26 Ошибки Не приступайте к выбору системы без: • Определения типа внедрения • Определения номенклатуры автоматизируемых процессов • Определения масштаба проекта • Финансового плана проекта • Определений системных требований • Команды проекта Не будьте наивными www.docsvision.com Слайд: 27 Ошибки Не приступайте к внедрению системы без: • Наличия демо-версии или тестового внедрения • Информации о внедрении системы для схожих задач в компаниях схожего масштаба Желательно • Ознакомится с опытом внедрения • Заказать пилотный проект Не верьте продавцам www.docsvision.com Слайд: 28 План Анализ потребностей заказчиков Что предлагают производители Ошибки выбора систем Что делать www.docsvision.com Слайд: 29 Идеального продукта нет DMS АСКИД Groupware Workflow Система требующаяся клиентам www.docsvision.com Слайд: 30 Что выбрать Традиционалисты • Систем автоматизации канцелярии • Платформу автоматизации документооборота с готовой канцелярией Прагматики • Заказать проект с нуля или на платформе Наивные • Documentum Системные • Одна из отечественных платформ www.docsvision.com Слайд: 31 Что делать Этапы: • • • • • • • • • Формирование команды проекта Анализ ситуации и задач Выбор платформы интеграции Разработка (покупка) приложения-пилота Внедрение платформы и пилотного приложения Доработка недостающих компонент Внедрение (обучение) Сопровождение системы Анализ ситуации www.docsvision.com Слайд: 32 Спасибо за внимание! ВОПРОСЫ? Андреев Владимир Директор DocsVision Andreev@docsvision.com www.docsvision.com Слайд: 33