Плескачевская Анжелика Консультант по управлению и организационному развитию Бизнес-тренер Основные характеристики и показатели предприятия Виды деятельности: три основных вида деятельности, относящиеся к сфере услуг сдача в аренду площадей под офисы оптовая и розничная торговля товарами, сопутствующими основным видам деятельности Основные характеристики и показатели предприятия Структура предприятия представляет собой сеть из 45 подразделений, оказывающих услуги населению Основные характеристики и показатели предприятия Общее количество персонала на предприятии составляет 300 человек, в том числе: производственный персонал – 200 человек Основные характеристики и показатели предприятия Основные финансовые показатели деятельности: среднегодовой объем выручки 8 000 млн. руб. среднегодовой объем чистой прибыли - 400 млн. руб. Простые вопросы «наивного» маркетолога: Какова миссия предприятия? Какова стратегия развития предприятия? Каковы конкурентные преимущества предприятия? Кто является нашим целевым сегментом? Типичные проблемы типичного предприятия Сфера планирования и контроля: Наибольшее внимание при планировании деятельности подразделений уделяется планированию его будущих доходов (выручки). В результате, внимание смещено на выполнении плана по выручке подразделений, без учета итоговой (по прибыли) эффективности подразделения. Планирование выручки подразделений не «привязано» к критерию «максимальная выработка на одного работника» В результате, фактический показатель выработки на одного работника в разных подразделениях существенно различается. Типичные проблемы типичного предприятия Сфера планирования и контроля: Анализ «план-факт» осуществляется только в разрезе доходной части планов подразделений. В результате, выручка подразделений растет, но их эффективность не повышается. Получение подразделениями материалов в течение месяца осуществляется по заборным листам. Оформление накладных на отпуск материалов со склада производится в конце месяца. В результате, контроль фактического получения в подразделениях зависит от того, насколько четко и систематизировано ведется учет материалов руководителями подразделений «на местах». Возникает возможность злоупотреблений и подтасовок в управлении материальными запасами. Типичные проблемы типичного предприятия Сфера планирования и контроля: Механизмы непрямого контроля деятельности подразделений не достаточно эффективны (ключевые индикаторы деятельности, премирование и депримирование и т.д.) Контроль деятельности подразделений осуществляется преимущественно путем усиления прямого контроля (ревизий). Типичные проблемы типичного предприятия Сфера учета и анализа: Распределение общепроизводственных и общехозяйственных расходов осуществляется «по выручке». Это приводит к «несправедливому» завышению доли косвенных затрат на те подразделения, которые получают большую выручку и выполняют план. Прибыль подразделения определяется с учетом распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов. Это приводит к зависимости результатов деятельности подразделений от методов распределения косвенных затрат Типичные проблемы типичного предприятия Сфера учета и анализа: В подразделениях отсутствует автоматизация оформления заказов, ведения первичной документации и отчетности. Это приводит к недостоверности оперативной отчетности, особенно учитывая большой объем оказываемых услуг и практику составления отчетов в конце месяца. Недостоверность первичной информации подразделений. существенные отклонения от фактических данных по видам и количествам ремонтов, что в свою очередь приводит к завышению списания материалов на затраты. Выручка в сопоставимых и фактических ценах (2007 года) В ценах на 01.01.2007 года 25,000,000 20,000,000 15,000,000 10,000,000 5,000,000 0 Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Выручка в сопоставимых ценах, руб. Июль Август Сентябрь Октябрь Выручка в действующих ценах, руб. Ноябрь Декабрь Типичные проблемы типичного предприятия Сфера управления и мотивации персонала: Критерием премирования персонала является выполнение подразделением плана по выручке Отсутствует мотивация персонала на выполнение внутренних стандартов, снижение затрат и прибыльность работы, экономии материалов, улучшение качества работы. Отсутствует мотивация руководителей подразделений на снижение затрат и увеличение прибыльности подразделения, организацию оптимальной структуры и численности персонала, эффективное управление подразделением. Типичные проблемы типичного предприятия Сфера управления и мотивации персонала: Механизм депримирования «работает» в случае получения подразделением прибыли. Работники подразделения не несут наказания за плохое качество работы, невыполнение плана по выручке, нарушения, выявленные в ходе ревизионных проверок (нет плана, можно работать как попало). Статус и заработная плата руководителей подразделений не соответствует статусу руководителей среднего звена. Руководители подразделения не всегда заинтересованы оказывать влияние на правильное восприятие и выполнение работниками подразделений большинства решений руководства предприятия. Типичные проблемы типичного предприятия Сфера управления и мотивации персонала: Предприятие испытывает дефицит квалифицированных кадров рабочих специальностей и специалистов, Это неблагоприятно влияет на «пропускную» способность подразделений и ограничение в выполнении некоторых видов услуг повышенной сложности. Процесс подготовки, повышения квалификации и профессиональной аттестации работников рабочих специальностей не достаточно эффективен В условиях , когда средний возраст работников предприятия составляет более 35 лет, на предприятии существует угроза качественного восполнения кадрового потенциала. Типичные проблемы типичного предприятия Сфера снабжения: На предприятии отсутствует система управление закупками и запасами материалов. В результате, предприятие испытывает периодической дефицит материалов и проблемы с качеством услуг. В подразделениях отсутствует статистическая информация по количеству оказываемых каждым подразделением услуг и количеству использованных за прошедшие периоды материалов. Потребность в материалах определяется руководителями подразделений. Это приводит к снабжению предприятия материалами по принципу «минимально необходимого набора позиций» и отсутствию широкого ассортимента материалов, которое сказывается, в свою очередь на конкурентоспособности предприятия. Критерии страховых запасов материалов определены в денежных единицах. При выполнении показателя по страховым запасам, на предприятии отсутствуют материалы в необходимом ассортименте и количестве. Типичные проблемы типичного предприятия Управление оперативной деятельностью: На предприятии существуют коммуникационные «провалы» в доведении решений руководства предприятия до работников подразделений, а также проблемы позитивного восприятия работниками полученной информации Не всегда решения администрации предприятия в достаточной мере согласованы с мнением руководителей подразделений, которые отвечают за выполнение этих решений «на местах». На предприятии отсутствует четкий механизм комплексного и качественного принятия управленческих решений. В результате проблемные вопросы бесконечно обсуждаются, возникает эффект «затягивания» и несвоевременного их решения. Типичные проблемы типичного предприятия Управление оперативной деятельностью: Часто управленческие решения на предприятии принимаются без детального предварительного расчета возможного экономического эффекта от выполнения этих решений. На предприятии существует формальный подход к выполнению утвержденных внутренних стандартов. Отсутствует механизм мотивации персонала на выполнение стандартов. Управление издержками как повод для реорганизации предприятия Анализ внутренних факторов роста/снижения доходов и затрат предприятия: цепочка ценностей предприятия; затраты по МВЗ; стандарты обслуживания клиентов; клиентов; ассортимент и качество услуг; потребность в персонале и уровень квалификации и т.д. Анализ внешних факторов роста/снижения доходов и затрат предприятия: потребности клиентов уровень конкуренции и доля рынка; государственное регулирование; уровень цен сезонность услуг и т.д. Анализ существующей на предприятии системы мотивации персонала с точки зрения создания необходимых стимулов для увеличения доходов и снижения затрат предприятия Создание цикла управления издержками (системы управления издержками) Определение финансовых целей Составление финансовых планов Принятие решений по издержкам Выработка механизмов и процедур управления издержками Несение издержек (осуществление предприятием деятельности ) Учет, контроль и анализ издержек Формирование управленческого воздействия (обратная связь) на факторы издержек Анализ существующей на предприятии системы управления: качество и полнота выполнения управленческого цикла; качество коммуникаций качество и комплексность процедуры принятия решений и т.д. «Каждой сестре по своей серьге» или о чем говорят результаты анализа подразделений (сети?) Показатель Материалы З/пл сдельная Норма расхода материалов Норматив по з/пл сдельщиков Удельный вес в выручке без оборотных налогов (за 28 мес. 2007,2008 и 4 мес. 2009 г.) Удельный вес в выручке без оборотных налогов (за 4 мес. 2009 г.) 25,3% 21,6% 23,4% 19,7% 21,2% 18,8% «Каждой сестре по своей серьге» или о чем говорят результаты анализа подразделений (сети?) Показатель Материалы З/п сдельная Норма расхода материалов Норма з/пл сдельщиков Удельный вес в выручке без оборотных налогов (за 30 мес. 2007,2008 и 6 мес. 2009 г.) Удельный вес в выручке без оборотных налогов (за 6 мес. 2009 г.) 21,3% 20,6% 16,4% 18,3% 19,2% 18,0% «Каждой сестре по своей серьге» или о чем говорят результаты анализа подразделений (сети?) Показатель Материалы З/п сдельная Норма расхода материалов Норма з/пл сдельщиков Удельный вес в выручке без оборотных налогов (за 32 мес. 2007,2008 и 8 мес. 2009 г.) Удельный вес в выручке без оборотных налогов (за 8 мес. 2009 г.) 24,7% 20,1% 14,8% 17,9% 18,7% 18,5%