Организация обращения денежных средств Поскольку аптека является не только учреждением здравоохранения, но и торговым предприятием, организация денежного обращения и учета движения денежных средств занимает значительное место в ее деятельности. Учет движения наличных денежных средств К основным задачам учета денежных средств относятся: Ежедневный контроль за наличием, хранением и движением средств в кассе; Соблюдение правил ведения кассовых операций; Правильное и современное оформление кассовых и финансовых документов; Соблюдение лимита денег в кассе; Своевременная сдача выручки на счет; Соблюдение кассовой и финансовой дисциплины; Ревизия кассы. Ответственность и обязанности кассира Кассир подчиняется главному бухгалтеру. Назначается и освобождается кассир по письменному приказу руководителя предприятия в соответствии с действующим законодательством о труде. Все операции, которые проводятся с наличностью в аптеках, называются кассовыми и делятся на приходные и расходные. Касса аптеки Приходные кассовые операции - выручка аптеки за реализацию ЛС и других товаров аптечного ассортимента; - выручка мелкорозничной сети; поступление средств на выплату аванса, зарплаты и других видов выплат; - возвращение неиспользованных подотчетных сумм; - прокат предметов медицинского назначения Расходные кассовые операции - сдача выручки для занесения на текущий счет; - оплата закупленного у населения ЛРС; - оплата закупленной у населения аптечной посуды; - выплата аванса, зарплаты и других видов выплат работникам аптеки; - оплата закупленного товара для хозяйственных и других нужд; выдача наличности под отчет Приходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер Журнал регистрации кассовых ордеров Регистратор расчетных операций (РРО) Х-отчет, Z-отчет, Кассовая книга Отчет кассира Реестр движения денежных средств и инкассации выручки Бухгалтерский учет, финансовая отчетность Формы расчетных документов В соответствии со ст. 2 Закона расчетный документ – это документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и др.), которое удостоверяет факты продажи (возвращения) товаров, предоставление услуг, получения (возвращение) денежных средств, купли-продажи иностранной валюты. Расчетный документ в случаях, предусмотренных Законом, может быть напечатан РРО или заполненный от руки. Перечень форм расчетных документов включает: Фискальный кассовый чек на товары (услуги), который должен печататься РРО при расчетах за проданные товары (предоставленные услуги); Фискальный кассовый чек выдачи средств , который также печатается РРО при расчетах в случае , когда покупателю выдаются деньги при возвращении товара, рекомпенсируются услуги, принимаются под залог ценности, выплачиваются выигрыши в государственные лотереи и в других случаях; Расчетную квитанцию, бланк которой изготовлено типографическим способом а отдельные реквизиты могут заполнятся вручную или путем вменения соответствующего штампа при регистрации расчетов за проданные товары (предоставление услуг), при выдаче средств покупателю и др. Порядок регистрации и применения РРО К регистрации принимаются РРО, модификации которых включены в Государственный реестр РРО, с учетом сфер их применения и при условии, что срок службы, установленный в технической документации на РРО, не закончился. Регистрация РРО осуществляется на основании письменного заявления СПД в производственной форме, в которой указаны сфера примененияи реквизиты РРО (модификация, заводсткой номер, версия программного обеспечения, производитель или поставщик, дата изготовления), а также предоставления им таких документов и их копий, засвидетельствованных подписью руководителя и печатью СПД – юридического лица или личной подписью СПД – физического лица: Копии свидетельства государственной регистрации СПД; Документа, который подтверждает факт покупки или бесплатного получения РРО в собственность, другого документа, который подтверждает право собственности или использования РРО; Разрешение местно органа исполнительной власти на размещение хозяйственной единицы (договор аренды и др.); В случаи регистрации РРО, который был ранее зарегистрирован другим СПД – справки об отмене регистрации не позднее двох дней с момента представления СПД документов принимает решение о возможности регистрации РРО. В случае позитивного решения выписывается справка о резервировании фискального номера РРО в двох экземплярах; один экземпляр справки предоставляется СПД, второй – остается в органе ГНС. Фискальный номер РРО состоит из кода области (две цифры), кода района или города (две цифры)согласно с местом нахождением СПД и порядкового номера записи (6 цифр). Порядок применения регистраторов расчетных операций. Порядок применения распространяется на РРО, которые зарегистрированы в установленном порядке: РРО может применятся только в той хозяйственной единице, название и адрес которой указано в регистрационном удостоверении, и в сфере применения, определенной Государственным реестром РРО; Контрольная лента должна печататься в едином рабочем цикле с кассовыми чеками без повторного ее использования; Регистрация продажи товара через РРО проводится одновременно с расчетной операцией. Расчетный документ должен выдаваться покупателю не позже завершения расчетной операции; Внесение и выдача наличности с места проведения расчета должны регистрироваться через РРО с использованием операции «Служебное внесение» и «Служебное возвращение», если внесение или выдача не связаны с проведение расчетных операций. Проблемы кодировки фармацевтических товаров. В Украине порядок кодировки фармацевтических товаров регламентируется Законом Украины от 1.06 2000 года № 1776 – ІІІ «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (ст. 11). Учитывая специфику организацию реализации ЛС в аптеках (фармацевтических фирмах), ГНАУ рекомендует кодировку тех аптечных товаров, которые постоянно находятся в ассортименте и имеет сравнительно стабильную цену. Аптечные товары, часто изменяющиеся в ассортименте и по ценам, а также препараты, изготавливаемые в аптеке по индивидуальным заказам (по рецептам), целесообразно программировать по группам соблюдениям таким требований: группы по наименованиям и составу должны быть утверждены распоряжением по предприятию, в котором каждая группа должна быть расшифрована по названиям стоимости аптечных товаров, вошедших в ее состав, а при продаже конкретного товара следует регистрировать расчетную операцию по той группе, которой он отнесен. В аптеках предусмотрено около 35 основных групп кодировки: 001 002 003 004 005 012 014 035 036 – – – – – – – – – анальгетические противоспалительные; перевязка; лекарственные растения; другие товары; сердечно-сосудистые средства; химиотерапия; протигистамины; эфирные масла; мокулитические противокашлевые и т.п.; Бухгалтерский учет наличных денежных средств. Движение наличности аптеки обобщается на активном счете 30 «Касса», которая имеет такие субсчета: 301 – «касса в национальной валюте»; 302 – «касса в иностранной валюте». По дебету этих счетов отображает поступление наличности в кассу а по кредиту – ее расходы.