Делопроизводственные функции секретаря

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ
ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ
От чего зависит обработка конкретного
входящего документа?
•
•
•
•
способ доставки корреспонденции;
содержание документа;
автор документа;
установленные сроки исполнения
документа.
Способ доставки корреспонденции
• Курьерская служба
• Почтовое отправление через ФГУП «Почта
России»
• По электронной почте
• По факсу
Доставка корреспонденции из
почтового отделения
• Документы могут сопровождаться почтовым
реестром, в котором указывается общее
количество почтовых отправлений, доставленных
в ваш адрес.
• Если обнаружили расхождения между реестром и
фактическим наличием документов, то об этом
нужно немедленно сообщить в организацию,
доставившую корреспонденцию, и составить
соответствующий акт.
Доставка корреспонденции из
почтового отделения
• Ошибочно доставленные почтовые
отправления немедленно возвращаются в
почтовое отделение или доставившему их
курьеру, о чем также делается
соответствующая запись в реестре.
• «Заказное письмо № 120320113516
доставлено ошибочно».
Содержание документа
• письма-запросы, требующие совершения
каких-либо действий или принятия
решений;
• письма-ответы на направленные вами
инициативные документы;
• справочно-информационные письма.
Этапы процесса работы с
входящей корреспонденцией
•
•
•
•
•
•
•
•
прием;
сортировка;
регистрация корреспонденции;
направление документов адресатам для принятия
управленческого решения;
направление документов на исполнение;
исполнение документов;
организация контроля исполнения документов;
формирование исполненных документов в дела.
Первичная обработка входящих
документов
• Проверяется правильность доставки писем.
• Вскрываются все конверты, за
исключением с пометкой «лично».
• Проверяется правильность адресования
вложенного в конверт документа,
количество листов документа, наличие
приложений к ним.
Сортировка …
• … проводится с целью распределения
документов на регистрируемые и
нерегистрируемые документы.
• Допускается передавать напрямую письма,
адресованные конкретному сотруднику.
Сортировка
• Выделите документы, которые подлежат
немедленному докладу руководству. Их вы
будете регистрировать в первую очередь.
• Затем выберите документы, срок
исполнения которых установлен какимлибо нормативным правовым актом и
очень краток, например, 3 рабочих дня.
Необязательно регистрировать …
• ГОСТы, ОСТы, ТУ.
• Графики, наряды, заявки, разнарядки.
• Документы по материально-техническому
обеспечению, статистическая и бухгалтерская
отчетная документация.
• Корреспонденция с пометкой «Лично».
• Научные работы.
• Нормы и нормативы расхода материалов.
• Печатные издания (журналы, книги, бюллетени).
Необязательно регистрировать …
•
•
•
•
•
Поздравительные письма, телеграммы.
Пригласительные билеты.
Прейскуранты.
Программы конференций, совещаний.
Рекламные материалы (программы,
проспекты, листовки, извещения).
• Учебные планы, программы.
• Формы и бланки (кроме строгой
отчетности).
При регистрации все документы
делятся на …
•
•
•
•
•
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
коммерческие контракты;
документы, имеющие гриф
«Конфиденциально».
Существуют три основных вида
регистрации документов:
1) карточная система регистрации документа;
2) журнальная система регистрации
документа;
3) компьютерная система регистрации
документа.
Карточная система
регистрации документов
Журнальная система
регистрации документа
• Журнальная система регистрации
используется в том случае, если
документооборот предприятия менее 500–
600 документов в год.
Журнал регистрации входящих
документов
Журналы оформляются следующим
образом:
• в правом верхнем углу указывают название
журнала, организации, регистрационный номер
по номенклатуре;
• в нижнем правом углу – начало и окончание
ведение журнала.
• все листы журнала нумеруются в правом верхнем
углу, начиная со второго, и прошиваются прочной
ниткой.
Регистрация документов на
компьютере позволяет:
• одновременно регистрировать документы на
нескольких рабочих местах;
• организовывать децентрализованную
регистрацию документов в структурных
подразделениях с объединением сведений о всех
документах в одной базе данных;
• организовать автоматизированный контроль за
исполнением документов.
Регистрация документов
• На документах, подлежащих регистрации,
проставляется отметка о поступлении.
• Отметка должна содержать наименование
организации, дату поступления и учетный
номер.
Регистрация документов
• Нумеруют входящие документы валовой
нумерацией в пределах календарного года.
• В случае необходимости входящий номер
может быть дополнен опознавательным
индексом.
• вх. № А-225 – обращение гражданина, чья фамилия
начинается с буквы А;
Регистрация документов
• Регистрационный номер также можно дополнить
информацией о способе поступления документа.
Например,
• вх. № 123-Ф – документ поступил по факсу;
• вх. № 124-ЭП – документ поступил по
электронной почте;
Если на письме нет исходящего
номера …
• Отсутствие регистрационного номера или даты
документа, несоответствие расположения
реквизитов, а также рукописное изложение текста
не дают оснований для отказа в регистрации.
• В случае отсутствия регистрационного номера
документа в графе «Индекс входящего
документа» проставляют отметку «б/н» – без
номера.
Регистрация документов
• Если в организации принята децентрализованная
система регистрации поступающей
корреспонденции, входящий номер следует
дополнить индексом подразделения,
осуществлявшего регистрацию.
• вх. № 2-125 – документ зарегистрирован в
подразделении, имеющем индекс 2 по
номенклатуре дел.
Регистрация документов
• Документы, поступившие в организацию,
регистрируются один раз в день
поступления.
• Регистрацию документов можно вести в
журнале учета, на специальных
регистрационных карточках или в
электронном виде (используя Excel или
СЭД).
Основная информация, вносимая в
регистрационную форму:
• дата поступления документа;
• индекс и дата, указанные на документе
отправителем;
• наименование корреспондента;
• вид документа (приказ, инструкция,
требование, запрос и т.п.);
• краткое содержание.
Передача на рассмотрение
• Зарегистрированную документацию вновь
сортируют по тематике.
• Раскладываются по папкам, которые передают на
рассмотрение первому лицу компании, его
заместителям или главному бухгалтеру.
Передача на рассмотрение
• Если на предприятии внедрена СЭД,
документ сканируют, прикрепляют к
учетной карточке и в таком виде
направляют уполномоченным лицам на
рассмотрение.
Передача на рассмотрение
• Руководителю предприятия передаются на
рассмотрение наиболее важные и срочные,
из поступивших, документы.
• При предварительном рассмотрении
выясняется также, не нуждаются ли
документы, передаваемые руководителю, в
подборе дополнительных материалов.
Результатом рассмотрения является …
• … резолюция, которую
руководитель
накладывает на
документ.
• В ней указывается, что,
кому и в какие сроки
поручает сделать
руководитель в
отношении указанных в
документе вопросов.
Оформление резолюции
• Руководитель может
изложить поручение
на документе (или в
электронной карточке,
если на предприятии
принят электронный
документооборот).
• Допускается
оформление
резолюции на
отдельном листе
(обычно формата А5) с
указанием
регистрационного
номера и даты
документа, к которому
резолюция относится.
Оформление резолюции на отдельном
листе
ОАО «РОМАШКА»
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА
ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову
Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить
ответ.
Семенов
Е.Е. Семенов
К вх. № 159 от 30.03.2012
Передача на исполнение
• После рассмотрения руководителем
документ вновь возвращается к секретарю.
• Содержание резолюции вносится в учетную
форму (если это не было сделано
автоматически в СЭД).
Передача на исполнение
• Документ тиражируют по числу
исполнителей и
незамедлительно передают в
подразделения.
• Факт передачи подтверждают
личной подписью исполнителя в
журнале учета или в резолюции
(напротив соответствующей
фамилии).
Передача на исполнение
• Документы, поступившие в электронном виде,
перенаправляются исполнителям по электронной
почте с указанием, кто распорядился направить
документ данному сотруднику и с какой целью.
• Содержание резолюции излагается дословно, без
искажения.
• Например: Направляется по поручению главного
бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.
Передача на исполнение
• Если в резолюции указано несколько
исполнителей, то документ передается
первому в списке, который считается
ответственным исполнителем.
Исполнение документа
• Как правило, итогом исполнения документа
является ответ.
• Если ни в тексте документа, ни в резолюции
руководителя нет указания сроков, современный
деловой этикет предписывает дать ответ в
течение 10–14 дней.
Сроки исполнения документов …
• … могут быть типовыми и
индивидуальными.
• Типовые сроки устанавливаются
законодательными или иными
нормативными правовыми актами.
• Типовой срок исполнения документа не
может быть изменен.
«Перечень типовых сроков исполнения
документов»
• для писем-поручений и писем-запросов
вышестоящих учреждений и организаций – к
указанному в них сроку или в течение 10 дней;
• для писем предприятий (объединений),
учреждений, организаций – 10 дней.
Индивидуальные сроки …
• … указываются в тексте документа или
резолюции руководителя.
• Изменить индивидуальный срок
исполнения документа может только
руководитель, установивший его.
Сроки исполнения документов …
… исчисляются в календарных днях:
• внутренних – с даты подписания
(утверждения) документа;
• поступивших из других организаций – с
даты их поступления;
• обращений граждан – с даты регистрации
обращения.
Сроки исполнения документов
• Если последний день срока исполнения
документа приходится на нерабочий день,
то документ подлежит исполнению не
позднее рабочего дня, предшествующего
нерабочему дню.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 …
• … выделяет два вида контроля: контроль
действий и контроль местонахождения
документа.
Контроль за исполнением
документа
• … относится к контролю действий,
поскольку основывается на отслеживании
сроков исполнения.
Регламентация контроля
исполнения документов
• Основным нормативным документом,
регламентирующим организацию контроля
исполнения документов в организации,
является инструкция по
документационному обеспечению
управления (ДОУ).
Отметка об исполнении
документа
• Информацию об исполнении вносят в
журнал учета входящих документов.
• Если в процессе прохождения документа
возникли осложнения, фиксируйте эти
факты в журнале учета.
Внесение в журнал учета входящих
документов дополнительной информации
№
п/п
Дата
поступления
№ и дата
документа
Корреспондент
10
01.03.2012
54-12/4 от
25.02.2012
ОАО «Ромашка»
О нарушениях
сроков поставки
ОАО «Гвоздика»
О ремонте
арендованного
автомобиля
11
02.03.2012
б/н от
20.02.2012
12-ф
02.03.2012
125 от
22.02.2012
Краткое
содержание
Администрация
Об участии в
г. Москвы
субботнике
Исполнитель
А.А.Петров
Отметка об
исполнении
Примечание
Акт проверки 44 от
03.03.2012. Дан ответ
12-2/71 от 05.03.2012
Ответ передан на
почту 10.03.2012
В.В.Сидоров
Ответ 12-3/77 от
04.03.2012
П.П.Кузнецов
Издан приказ 34 от
05.03.2012
См. также вх. 35 от
10.04.2012
Исполнение документа
• Секретарь получает от исполнителя
инициативное письмо и помещает его в
соответствующее дело для дальнейшего
хранения и использования, а ответ
направляет адресату.
Обработка исходящих документов
состоит из следующих операций:
• составление проекта исходящего документа;
• согласование проекта документа;
• проверка правильности оформления проекта
документа секретарем;
• регистрация документа;
• проверка правильности адресования;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа
в дело.
Проект исходящего документа …
• … составляется и оформляется
исполнителем, а секретарь проверяет
правильность его оформления.
• Исходящие документы оформляются в двух
экземплярах, за исключением факсов,
составляемых в одном экземпляре.
Подготовленный проект исходящего
документа …
• … передается на подпись руководителю.
• После подписания руководителем двух
экземпляров документ регистрируется
секретарем.
• Отправляемые документы регистрируются
в «Журнале регистрации исходящих
документов».
Для регистрации исходящих документов
необходимы следующие данные:
• индекс документа, включающий номер
дела;
• дата документа;
• адресат;
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении
вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.
Журнал регистрации исходящих
и внутренних документов