КОМПЛЕКСНАЯ ПРОГРАММА СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА Докладчик: АЛЕКСАНДР САФАРОВ, к.э.н. Руководитель группы контроллеров «IntelCont», Директор Управления Планирования и Контроля ООО «ПСК «Ремпуть» 1 www.IntelCont.ru Миссия группы IntelCont: Расширять круг российских компаний, с успехом применяющих инструменты контроллинга для повышения эффективности своего бизнеса Подробности о нас, путях достижения нашей миссии, наших проектах, заказчиках и партнерах можно узнать на сайте: www.intelcont.ru Наш сайт адресован Высшим руководителям компаний, которые заинтересованы в повышении управляемости своего бизнеса, уровня его прозрачности (а значит инвестиционной привлекательности) и, как следствие, росте эффективности вложенного капитала e-mail: [email protected] телефон: 8-926-211-5346 2 www.IntelCont.ru Сценарий презентации 1. 2. 3. 4. 5. О Группе Контроллинг: было/стало (помодульно) Основные результаты Основные препятствия Что предстоит сделать 3 www.IntelCont.ru Производственно-строительная Группа: краткая характеристика Состав Группы: Компания-генподрядчик, Имущественный Комплекс, Торговый Дом, 10 ремонтно-строительных предприятийсубподрядчиков в различных регионах РФ Год основания Компании: 1991 г. Основной вид деятельности: строительство и ремонт магистральных железных дорог и подъездных железнодорожных путей www.IntelCont.ru 4 Производственно-строительная Группа: краткая характеристика География работ: территория РФ и стран ближнего зарубежья Брутто-доход от генподрядных работ в 2004 г. превысил 2,0 млрд. руб. Тенденции и характеристика: Группа динамично растет и развивается, и за годы эффективной деятельности завоевала имидж солидного и надежного партнера 5 www.IntelCont.ru Производственно-строительная Группа: история развития 2003 2004 Выход на рынок СНГ 1991 1996 Учреждение Торгового Дома Основание ПТБ Организация Управления ПиК Взятие планки оборота 2 млрд. руб. Взятие планки оборота 1 млрд. руб. Основание первого предприятия Основание Компании Ремпуть События 6 www.IntelCont.ru Производственно-строительная Группа: география региональной сети 7 www.IntelCont.ru Производственно-строительная Группа: заказчики и партнеры Портфель заказов Компании формируют договора с ОАО «РЖД» и крупными промышленными предприятиями различных отраслей, среди которых: • ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат» и ОАО «Оскольский электрометаллургический комбинат» • Центральное Управления Военных сообщений Министерства обороны РФ • АО «Газпром-Авиа» (РАО «Газпром») • ОАО «Роснефть», ОАО «Славнефть», ОАО «Калуганефтепродукт» (ОАО «ТНК») • ОАО «Мосэнерго», Канаковская ГРЭС, Рязанская ГРЭС • Михайловский ГОК, Раменский ГОК, ЗАО «Концерн Росснедра» • ОАО «ЭКЗ «Лебедянский», АФО «Ферейн» ИЧП «Брынцалов» • ЗАО «Клинский Пивокомбинат» и ЗАО «Курсив» – «Экстра-М» и др. 8 www.IntelCont.ru Состояние системы управления бизнесом. БЫЛО (март 2003 г.) • • • • • Неадекватная уровню развития Компании и неформализованная организационная структура. Отсутствие положений о структурных подразделениях Отсутствие корпоративных стандартов управления. Неопределенные формы хозяйственно-экономических отношений между бизнес-единицами Неадекватный качественный уровень руководителей бизнес-единиц Отставание уровня развития информационной системы от уровня развития бизнеса. Низкий уровень компьютерной грамотности персонала Неудовлетворительная прозрачность информации 9 www.IntelCont.ru Состояние «контроллинга». БЫЛО (март 2003 г.) • • • • • • Нулевой уровень корпоративной нормативнометодической базы контроллинга Непонимание необходимости разработки годовых и более долгосрочных бизнес-планов Полное отсутствие производственного планирования Недоразвитая система бюджетирования Отсутствие адекватного производственного и управленческого учета Качественное и количественное несоответствие персонала экономистов и IT-специалистов сложности и объемам требующих решения проблем 10 www.IntelCont.ru Необходимость изменений • • • • • Динамичный рост, региональное развитие и увеличение количества операций требовали качественно нового уровня управления бизнесом Объем информации превысил возможности менеджмента «держать все в голове» Потери информации вследствие увольнения ключевых фигур приводили к непоправимым последствиям Непрозрачность информации снижала эффективность управления Существовали риски потери контроля над бизнесом 11 www.IntelCont.ru Цель и задачи проекта Цель: • Создать систему своевременного обеспечения менеджмента Компании полной и достоверной информацией, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений Задачи: • Повысить эффективность управления Компанией • Повысить управляемость бизнес-единиц и усилить контроль за их деятельностью • Усилить контроль над активами Компании и повысить эффективность их использования • Перейти к управлению затратами • Сократить время на принятие управленческих решений 12 www.IntelCont.ru Основные модули проекта • • • • • • • • • • • Внедрение новой организационной структуры Компании Формирование аппарата и организационной структуры контроллинга IT – решения Разработка и внедрение системы пятилетнего бизнес-планирования Создание системы экономических взаимоотношений между бизнесединицами Оптимизация модели проектного анализа прибыльности генподрядных работ с применением принципа EVA и внедрение постпроектного аудита Организация автоматизированного планирования и процентования работ по субподрядным соглашениям Разработка и внедрение бюджетного управления деятельностью компании Организация системы вертикально-интегрированного учета и отчетности Организация внутреннего аудита и контрольно-ревизионных проверок Создание мотивационной модели, инициирующей руководителей бизнес-единиц на «правдивое» бюджетирование и достижение целевых установок 13 www.IntelCont.ru Организационная структура УПиК (февраль 2003 г.) Дирекция Управления Планирования и Контроля Отдел системных разработок (ОСР) Отдел планирования и контроля (ОПиК) Отдел внутреннего аудита (ОВА) Отдел анализа и расчетов (ОАиР) Отдел информационных технологий (ОИТ) 14 www.IntelCont.ru План-график подпроекта 15 www.IntelCont.ru Организационная структура УПиК (декабрь 2004 г.) Дирекция Управления Контроллинга Отдел планирования и бюджетирования (ОПБ) Сектор бизнеспланирования (СБП) Сектор оперативного бюджетирования (СОБ) Отдел отчетности и аудита (ООА) Сектор отчетности (СО) Контрольноревизионный сектор (КРС) Отдел анализа и расчетов (ОАиР) Отдел информационных технологий (ОИТ) Сектор системных разработок (ССР) Сектор сетевых решений и обслуживания ИТ (ССРО) 16 www.IntelCont.ru Особенности построения системы • Система построена на базе платформы «1С: Предприятие 7.7» • При разработке не использовались типовые конфигурации • В настоящий момент в системе работает более 100 пользователей 17 www.IntelCont.ru Преимущества единой базы данных • Единая база данных находится в центральном офисе • Информационная система позволяет работать пользователям в удаленном режиме on-line • Потребность в обмене данных отсутствует • Обновление осуществляется централизованно в одном месте • Нет необходимости в синхронизации единых справочников. Общие элементы доступны всем из единой базы данных • Оперативность получения отчетов в режиме on-line • Достигнута необходимая масштабируемость системы. Для добавления новой удаленной точки доступа необходимо наличие выделенного канала Интернет 18 www.IntelCont.ru Администрирование системы • Протоколирование работы пользователей • Отслеживание авторов и редакторов документов системы • Разделение прав пользователей по подразделениям, оперативной и бухгалтерской информации, печати отчетов, на статусы документов, на заработную плату. У каждого пользователя системы можно задавать индивидуальный набор прав • Администрирование доступа к базе данных происходит в центральном офисе 19 www.IntelCont.ru Схема построения системы Центральный офис Рабочая станция 1С: Предпри ятие 7.7 SQL-Server MS SQL Server 2000 База данных в формате SQL Локальная сеть Ремпути сервер 20 www.IntelCont.ru Оптимизация модели проектного анализа прибыльности генподрядных работ Расчет плановой рентабельности. БЫЛО Расчет плановой EVA. СТАЛО Цена генподряда Доход Цена субподряда Прямая себестоимость, в т.ч.: Накладные генподрядчика расходы Расходы субподрядчика Расходы генподрядчика Операционная прибыль Маржинальная прибыль, в т.ч.: Операционная рентабельность Прибыль субподрядчика Прибыль генподрядчика Стоимость прямого рабочего капитала,в т.ч. В незавершенном производстве В дебиторской задолженности EVA 21 www.IntelCont.ru Бизнес-процессы по субподряду Планы субподряда УтвСоглОЦене База по расчету EVA Утверждение Соглашения о субподряде Расчет EVA ПланСуб Наступил срок утверждения плана по субподряду Утверждение плана субподряда ПодпПланаСуб Подписание плана субподряда ПодпСоглОЦене Подписание Соглашения о субподряде зуется по у приезда авителей ка в офис ка. После ашения в й системе ется флаг дписан». Архив Соглашений о субподряде Соглашения о субподряде Архив Планов субподряда УтвАктаПроц Наступил срок утверждения акта процентовки Утверждение акта процентовки Акты процентовки ПодпАктаПроц Архив Актов процентовки Подписание акта пороцентовки После подписания акта процентовки в информационной системе проставляется флаг «Подписан» 22 www.IntelCont.ru Ценообразование и заключение соглашения о субподряде ПУ ТД ОАиР УПиК УтвСоглОЦене.01 Произведен окончательный расчет EVA Утвердить соглашение о субподряде в ТД и ПУ УтвСоглОЦене.04 Сдать подписанное Соглашение о субподряде в архив УтвСоглОЦене.05 Отправить Соглашение о субподряде субподрядчику на утверждение УтвСоглОЦене.13 Передать список разногласий в ПУ Произвести перерасчет EVA Да Требуются корректировки в Соглашении о субподряде? УтвСоглОЦене.11 Нет Передать в УПиК утвержденное Соглашение о субподряде Соглашение о субподряде отправляется по электронной почте с почтового ящика [email protected] в формате программы Acrobat Reader Архив Соглашений о субподряде УтвСоглОЦене.02 Подписать Соглашение о субподряде (в части внутренних поставок материалов) УтвСоглОЦене.03 УтвСоглОЦене.10 Подписать Соглашение о субподряде Согласовать, принять и сообщить в ОАиР решение по разногласиям УтвСоглОЦене.06 Субподрядчик УтвСоглОЦене.09 Изучить соглашение о субподряде Субподрядчик согласен на условия Соглашения о субподряде? Нет УтвСоглОЦене.08 Отправить ответное письмо с отрицательным ответом с переченем разногласий по субподряду Да УтвСоглОЦене.07 Отправить ответное письмо с утвердительным ответом ОВА УПиК УтвСоглОЦене.12 Ввести утвержденное Соглашение о субподряде с признаком "Утвержден" Соглашение утверждено Соглашения о субподряде www.IntelCont.ru Проставить флаг «Утвержден» в состояние Истина 23 Субподрядчик Планирование субподряда Наступил срок утверждения плана по субподряду ПланСуб.01 Проверить наличие Акта процентовки по Соглашению за отчетный период Есть Акт процентовки по Соглашению? ПланСуб.03 Ввести новый документ План субподряда на основании Соглашения Да ПланСуб.04 ПланСуб.05 Заполнить плановые данные на следующий отчетный период Заполнить документ работами ПланСуб.02 Если дата начала работ по Соглашению находится в текущем периоде, то Акт процентовки не требуется Нет Автоматическое заполнение на основании данных введенных Соглашений и Актов процентовки Наступил срок утверждения акта процентовки Ввести Акт процентовки ПланСуб.06 Записать документ 1) физ.объем для работ ВСП, 2) стоимостной объем для работ не ВСП, 3) стоимость материалов ТД, 4) план погашения дебиторки/ авансирования. Планы субподряда Нет ПланСуб.13 ПланСуб.10 Есть утвержденный Акт процентовки за отчетный период? ПУ Утвердить Акт процентовки ПланСуб.09 Сообщить субподрядчику о разногласиях ПланСуб.08 Ввести корректировки в План субподряда Да Есть разногласия по Плану субподряда? ПланСуб.07 Изучить план субподряда Если дата начала работ по Соглашению находится в текущем периоде, то Акт процентовки не требуется Да ПланСуб.11 Утвердить План субподряда Проставить флаг «Утвержден» в состояние Истина Согласовать План субподряда Нет План субподряда утвержден Планы субподряда 24 www.IntelCont.ru Процентование субподряда Субподрядчик УтвАктаПроц.01 Наступил срок утверждения акта процентовки УтвАктаПроц.02 Соглашение о субподряде найдено? Найти соглашение о субподряда Да УтвАктаПроц.04 Проанилизировать плановые данные по Соглашению о субподряде Ввести новый документ Акт процентовки на основании Соглашения УтвАктаПроц.05 Заполнить фактические данные в Акт процентовки Соглашения о субподряда УтвАктаПроц.12 Отложить утверждение Акта процентовки до личной встречи Нет Удалось разрешить разногласия? Планы субподряда УтвАктаПроц.11 УтвАктаПроц.10 УтвАктаПроц.08 Согласовать Акт процентовки с субподрядчиком Сообщить субподрядчику о разногласиях Внести корректировки в Акт процентовки Записать документ Необходимо заполнить следующие поля: 1) Физ. объем по работам ВСП, 2) Опроцентовано в руб. по работам не ВСП и материалам ТД, 3) комментарии к видам работам. Нет УтвАктаПроц.03 Сообщить Генподрядчику об отсутствии электронного варианта Соглашения УтвАктаПроц.06 Да Есть разногласия по Акту процентовки? Акты процентовки УтвАктаПроц.07 Изучить Акт процентовки субподрядчика ПУ Нет УтвАктаПроц.09 Да Утвердить Акт процентовки ОАиР УПиК Акты процентовки Проставить флаг «Утвержден» в состояние Истина Акт процентовки утвержден УтвАктаПроц.13 Произвести расчет EVA Произведен окончательный расчет EVA 25 www.IntelCont.ru Примеры документов из системы 26 www.IntelCont.ru Стлб.8 +стлб.9=0+180=180 Стлб.3хСтл.6/Стлб.5= 720х1/4=180 ВЫПИСКА ИЗ пообъектного плана выполнения и оплаты субподрядных работ ООО «Ремпуть-27» на январь 2004г.1 № Код субпо дряда 1 1/1 Наименование работ 2 ВСЕГО ПО ст. Лосиноостровская, Цена субподря да Ед. изм 3 1722 Физ. объем Субпод ряда, в т.ч. План на месяц Оплачено на начало месяца (факт) 4 Х 5 Х 6 Х 7 8 9 10 13 14 70 0 425 425 (70) 355 245 110 Х Х Х 50 245 180 245 180 195 145 50 1 0 0 (50) Х Х 0 0 0 0 65 100 100 80 65 100 100 80 0 100 0 100 (20) 60 100 (40) Выполнение На начало месяца (факт) За месяц (план) На конец месяца (ожидание) Кредиторская задолженность УК На На конец начало месяца до месяца погашения (факт) задолженности (ожидание) 11 12 Погашение задолженн ости/аванс ирование (план) Задолженн ость на конец месяца (ожидание) в т.ч. РАБОТЫ ВСП Средний ремонт пути Нарез. кюветов РАБОТЫ НЕ ВСП Рекон. коллект МАТЕРИАЛЫ ТД 882 720 162 240 240 600 Км 4 Км 5 2 Х Х Х 0 Х Х Х Х 20 Стлб.8-стлб.7=0-50= -50 1 Все стоимостные показатели приводятся в тыс. руб. с учетом НДС Стлб.9+стлб.11=245+(-50)=195 Стлб.12-стлб.13= 195-145=5027 www.IntelCont.ru От Субподрядчика: Генеральный директор ……………………………. «……..»…………………200..г. ………………………………… От Генерального подрядчика: Генеральный директор ООО «ПСК»Ремпуть» «…..»………………..200..г. ……………………………… АКТ ПРОЦЕНТОВКИ ЗА ЯНВАРЬ 2004г.1 (месяц) № 1 от 26 ЯНВАРЯ 2004г. Код субподряда Наименование работы Наименование заказчика 1/1 Ед. изм. Субподряд а Наименование объекта ПЧ Московской дороги Физ. Объем Выполнено Цена Всего нарастающ им итогом, в т.ч. На начало отчетног о месяца За отчет ный месяц субподряда 9 10 11 12 1722 882 720 162 240 240 600 710 360 0 0 710 360 360 0 150 150 200 0 0 0 0 0 360 0 150 150 200 1 3 4 5 6 7 8 Х Х Км. Км. Х Х Х Х Х 4 5 Х Х Х Х Х 2 0 Х Х Х Х Х 0 0 Х Х Х Х Х 2 0 Х Х Х Х Х РАБОТЫ НЕ ВСП Реконстр. коллектора МАТЕРИАЛЫ ТД Стлб.11+стлб.12=0+360=360 1 Все стоимостные показатели приводятся с учетом НДС Опроцентовано, руб. Всего На начало За нарастающ отчетного отчетный им итогом, месяца месяц в т.ч. Комментарии (при необходимости) ВСЕГО по объекту, в т.ч. РАБОТЫ ВСП Средний ремонт пути Нарезание кюветов Ст. Лосиноостровская Х (Стлб.9-стлб.11)хстлб.7/(стлб.4стлб.6)=(720-0)х2/(4-0)=360 www.IntelCont.ru 28 Бизнес-процессы БДДС Банки Контрагенты Банковские выписки ФБ Формирование бюджета Утвержденный план БДДС Платежные поручения НСИ Ведение НСИ ПКО, РКО ИБ УИБ Исполнение бюджета Выписки, оплатные документы, РКО, ПКО Учет исполнения бюджета Факт ДДС АИБ Платежный календарь Утвержденный план ДДС Анализ исполнения бюджета 29 www.IntelCont.ru Бизнес-процесс: формирование бюджета НСИ Банки Контрагенты Ведение НСИ ФБ: Формирование бюджета ФБ.01 Планирование потребностей ЦО в ТМЦ/ОС План потребности в нат величинах ФБ.02 Планирование выбытия денежных средств для обеспечения потребностей ФБ.03 Формирование плана ДДС бюджетораспоря дителя ФБ.03.00а Наступил срок формирования плана ДДС бюджетораспорядителя План выбытия ДС для обеспечения потребностей План ДДС бюджетораспорядителя ФБ.07 Консолидация заявок. Формирование проекта БДДС. План выбытия ДС по ЦО ФБ.06 Планирование поступлений от заказчиков и оплаты по работам субподряда План поступлений по генподряду, план ДДС по субподряду Консолидированный план ДДС ФБ.09 Утверждение бюджетов ПП ФБ.04 Планирование выбытия денежных средств по расходам ЦО Утвержденные бюджеты ПП ФБ.08 Утверждение бюджетов УК и консолидирован ного БДДС Утвержденный план БДДС ИБ Исполнение бюджета УИБ Учет исполнения бюджета www.IntelCont.ru Утвержденный план БДДС АИБ Анализ исполнения бюджета 30 Бизнес-процесс: исполнение бюджета НСИ Контрагенты Банки Ведение НСИ ИБ: Исполнение бюджета Плат. поручения ИБ.01 ИБ.01 Появилась необходимость в выплате ДС Формирование заявки на платеж Счета, накладные, акты, счета-фактуры Заявка на выплату ДС ИБ.02 Утвержденный план БДДС Согласование заявки на платеж Согласованная заявка на выплату ДС РКО, ПКО ИБ.03 Утверждение заявки на платеж Утвержденная заявка на выплату ДС ИБ.04 Детализация графика платежей, определение формы оплаты Платежный календарь ИБ.05 Исполнение графика платежей Выписки, оплатные документы, РКО, ПКО ФБ УИБ Формирование бюджета Учет исполнения бюджета АИБ Анализ исполнения бюджета 31 www.IntelCont.ru Примеры документов из системы 32 www.IntelCont.ru Xарактеристики системы бюджетного управления • Бюджетирование в разрезе МВЗ (бюджетораспорядители, структурные подразделения, ремонтно-строительные объекты, машины и механизмы и т.д.) • Многоуровневая иерархия центров ответственности • Полная автоматизация процесса разработки, возвращения на доработку и электронного согласования бюджетов всех уровней иерархии • Прозрачность бюджетного процесса: каждый нижестоящий менеджер может видеть в системе текущий статус согласования своей бюджетной заявки вышестоящими менеджерами • Полностью автоматизированный маршрут планирования: от формирования заявки на потребность в натуральном выражении до определения суммы необходимого денежного платежа • Автоматическая консолидация вспомогательных бюджетов в БДДС 33 www.IntelCont.ru Характеристики системы бюджетного управления • Полная автоматизация процесса формирования, электронного согласования и утверждения платежных заявок на исполнение бюджетных платежей • Практически полная ликвидация бумажного документооборота (за исключением первичных документов, получаемых от предприятий-контрагентов и пр.) • Обеспечение необходимого для инициатора платежа уровня прозрачности прохождения платежных заявок • Автоматическое формирование платежного календаря • On-line план-факт анализ • Уникальные корпоративные формы бюджетов и отчетов об их исполнении • Регламентация бизнес-процессов бюджетного управления корпоративными стандартами 34 www.IntelCont.ru Модель «правдивое бюджетирование» Вознаграждение за «правдивое бюджетирование» рассчитывается по специальному алгоритму, который: – на стадии планирования инициирует менеджеров на принятие максимально напряженных, но при этом достижимых планов продаж – на стадии реализации планов продаж в большей степени поощряет менеджеров за выполнение плановых объемов, чем перевыполнение, а тем более недовыполнение планового задания 35 www.IntelCont.ru Основные препятствия • • • • • • • Общее состояние системы управления компанией на момент начала работ по проекту Влияние отраслевой специфики на ментальность работников производственного блока и корпоративную культуру компании в целом Неадекватное восприятие топ-менеджментом компании задач и функций контроллинга как инструмента управления Не готовность менеджмента компании к применению современных систем управления Неприятие и/или прямое противодействие внедрению и эксплуатации системы контроллинга менеджментом производственного блока Недостаточный уровень спонсорства проекту топменеджментом компании Периодические изменения политики компании в области хозяйственно-экономических отношений между бизнесединицами группы 36 www.IntelCont.ru Дальнейшее развитие системы: что предстоит сделать • Внедрить мотивационную модель «Правдивое бюджетирование» • Перевести расчет строительных смет в 1С • Перевести расчет EVA в 1С • Внедрить модуль CRM на типовой конфигурации 1С • Усовершенствовать уникальный модуль управление договорными отношениями • Разработать и внедрить в 1С уникальный модуль «мониторинг и анализ показателей деятельности» 37 www.IntelCont.ru СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ Все вопросы, которые Вы не успеете задать нам на симпозиуме, направляйте на e-mail: [email protected] или звоните: (495)- 980-7325 38 www.IntelCont.ru