Адресный склад
advertisement
Семинар-тренинг 5-8 октября 2014 года Оптимальный способ поддержания информации о складских остатках в актуальном состоянии Портнов Дмитрий, 1С Ситуация из жизни Пришли к полке взять товар, а его там меньше, чем ожидалось (или вообще нет) Открываем ведомость по товарам Находим документ-вредитель, подправляем количество Чем более «продвинутый» склад, тем это сделать сложнее. А если завтра нашли-таки Пересчитали сомнительные товары Потому что нельзя просто так пропавший товар, то заново ИЛИ Завтра товар нашли на другой взять и исправить, например, пересчитали – если бухгалтер Отразили недостачу ордером полке и поняли, что процесс задание на отбор: нужно и еще не успел оформить исправление, такой большой и ордер, и накладную править складской акт, то никто, кроме интересный нужно повторить склада даже и не заметит заново ((( Изменили данные закрытого периода Сбросили партионный учет Нарушили баланс взаиморасчетов Допустили расхождения с печатными формами Задействовали для оформления операции полфирмы История изменений – только в памяти участников Работали только в текущем периоде Партионный учет не трогали Взаиморасчеты не трогали Печатные формы соответствуют данным программы «Все ходы записаны» Количество товаров в учете сравнялось с количеством на полке 2 Неадресный склад 3 Неадресный склад Две схемы Неордерный склад Ордерный склад Оформление излишков, недостач и порчи без пересчета Оформление излишков, недостач и порчи без пересчета Ордера на недостачи, излишки порчи Свободные остатки товаров Пересчеты товаров Пересчеты товаров Товары к оформлению актов на излишки и недостачи Товары к оформлению актов на излишки и недостачи Складские акты Остатки товаров организаций Складские акты Свободные остатки товаров Остатки товаров организаций 4 Ордерная схема лучше Преимущества использования ордерной схемы при оформлении излишков, недостач и порчи оперативность отражения в складском учете нет лишних движения по фин. учету независимость оформления в складском и фин. учете 5 Этапы пересчета товаров Список товаров для пересчета 6 Этапы пересчета товаров Список товаров для пересчета 7 Этапы пересчета товаров Список товаров для пересчета 8 Этапы пересчета товаров Список товаров для пересчета Можно перевести отгружаемые документы в последний статус и не пересчитывать товары по ним (отложить товары отдельно и всем об этом сказать) – тогда количество по этим накладным не будет участвовать в количестве по учету Можно отгружаемые документы не трогать, но товары по ним пересчитать – тогда количество по этим накладным будет учтено в количестве по факту 9 Этапы пересчета товаров Список товаров для пересчета 10 Этапы пересчета товаров Передача исполнителям Перезаполняется количество «по учету», поэтому проводить задание зарание не нужно 11 Этапы пересчета товаров Передача исполнителям При проведении выполняется контроль, что по товарам, указанным в документе, нет других еще не выполненных пересчетов 12 Этапы пересчета товаров Передача исполнителям Можно не печатать на бланках пересчета «Количество по учету» и проводить «слепой» пересчет 13 Этапы пересчета товаров Внесение результатов 14 Этапы пересчета товаров Внесение результатов 15 Этапы пересчета товаров Внесение результатов 16 Этапы пересчета товаров Внесение результатов 17 Этапы пересчета товаров Отражение в учете На ордерном складе изменяется свободный остаток на величину расхождений учетного и фактического количества 18 Адресный склад 19 Адресный склад Широкие возможности Адресный склад – ордерный Основной принцип работы адресного склада – «Только вперед!!!» Точнее учет – шире возможности групповая (в т.ч. автоматическая) генерация заданий на пересчет пересчет части от общего количества по одному товару контроль, что за время пересчета не изменится учетное количество (блокировка пересчитываемых товаров) пересчет «сомнительных» товаров периодический пересчет отражение излишков и недостач по результатам проверки расходного ордера 20 Адресный склад Пересчитываем ячейки целиком Ячейку нужно пересчитывать целиком, в противном случае велика вероятность, что инвентаризатор что-то пропустит. Иными словами лучше дать задание: «пойди к ячейке и пересчитай все, что там найдешь». Именно такой сценарий поддерживается во всех механизмах при генерации заданий отбор по товарам работает так: ищутся все ячейки, в которых есть нужный товар, но в документ добавляются все товары, которые числятся в этой ячейке «сомнительной» отмечается ячейка целиком, несмотря на то, что в каждом конкретном случае «сомнения» вызывает конкретный товар (о «сомнительном» подробнее еще поговорим) в мобильном рабочем месте поддержан пересчет только ячейки целиком (по всем товарам, которые числятся в ячейке, но при пересчете не отсканированы автоматически регистрируется недостача) при пересчете, независимо от того, какие товары указаны в документе, для проведения складских операций блокируется ячейка целиком 21 Адресный склад Периодический пересчет 22 Адресный склад Периодический пересчет 23 Адресный склад Сомнительные ячейки 24 Адресный склад Сомнительные ячейки 25 Адресный склад Сомнительные ячейки Если чего-то принесли больше или меньше – то все просто, нужно пересчитать ячейки, откуда эти товары должны были брать по данным заданий на пересчет 26 Адресный склад Сомнительные ячейки Если же принесли вообще не те товары, то программа смотрит в каких ячейках, числится принесенный зря товар, если такие находит – то их нужно пересчитать 27 Адресный склад Сомнительные ячейки Возможность, которую еще планируем реализовать (в мобильном рабочем месте и на декстопе): непосредственная отметка, что ячейку нужно пересчитать идем по складу, видим бардак в какой-то ячейке (ну, или рядом с ней на полу что-то лежит) – вручную вносим ее в список сомнительных. Ее нужно пересчитать. После проведения пересчета ячейки, она удаляется из списка сомнительных (в регистре сведений отмечается, что пересчет выполнен) 28 Адресный склад Генерация заданий на пересчет Можно «пересчитать» пустые ячейки «Сомнительные» ячейки Периодический пересчет Отрицательные остатки Отбор по частям адреса Отбор конкретных ячеек или групп ячеек Отбор ячеек по хранимым в них товарам Чем меньше в задании ячеек, тем меньшее каждая Лучшевремя разбивать поиз них заблокирована участкам 29 Адресный склад Генерация заданий на пересчет Раз в день генерация заданий по пересчету Разпериодическому в 15 минут генерация заданий Раз в час генерация заданий на пересчета ячеек с пересчет «сомнительных» ячеекна с Раз в 4 часа генерация заданий отрицательными остатками ходовыми товарамиячеек с пересчет «сомнительных» неходовыми товарами 30 Адресный склад Генерация заданий на пересчет Задания генерируются в предварительном статусе Можно настроить, что выявленные излишки нужно переместить в отдельную ячейку… …а брак – в изолятор брака 31 Адресный склад Взятие в работу При взятии в работу программа: • проверяет, что нет невыполненных заданий (на отбор, размещение, пересчет) • блокирует ячейки для проведения любых операций 32 Адресный склад Внесение результатов Внесение результатов пересчета как отдельная операция есть только при бланковой технологии Можно оставить ячейки заблокированными на время внесения результатов, но по умолчанию это не требуется, т.к. остатки на начало пересчета закешированы в документе 33 Адресный склад Отражение в учете Отражение расхождений в учете, проведение в статусе «Выполнено» изменяется остаток товаров в ячейках изменяются свободные остатки ячейка перестает быть «сомнительной» 34 Отражение излишков и недостач в финансовом учете 35 Источники для оформления излишков и недостач Адресный склад Ордерный склад Ордера на излишки, недостачи и порчи Корректировки реализаций и поступлений Отражение расхождений при отгрузке клиентам Отражение расхождений при приемке от поставщиков Неордерный склад Все как в жизни: • сначала регистрируем недостачи и излишки, а потом решаем Отражение результатов Пересчеты товаров как это лучше оформить проверки ордера • не торопимся оформлять в фин. учете – расходного авось чего-то найдут и оформлять не нужно будет Товары к оформлению актов на излишки и недостачи Складские акты 36 Напоминания о том, что нужно оформить излишки и недостачи 37 Помощник поможет Акты не нужно оформлять вручную. Есть мощный помощник. Он поможет зачесть недостачи излишками по пересортице и порче выбрать организации на которые приходовать и с которых списывать сгенерировать разом все акты по все организациям распечатать все необходимые печатные формы все это можно делать итерационно, разбираясь отдельно с разными списками товаров 38 Помощник поможет 39 Помощник оформления складских актов Настройки По каждому складу отдельно Если пересчеты еще выполняются, наверное, нужно повременить с оформлением актов Удобнее оформлять акты по группам товаров Можно сразу определить на какую дату нужно оформлять акты – на начало месяца, квартала, года, на текущую дату и т.д.. 40 Помощник оформления складских актов Зачет по порче и пересортице 41 Помощник оформления складских актов Зачет по порче и пересортице По этой номенклатуре есть позиции и в списке списываемых и в списке приходуемых товаров. Номенклатура одинаковая, но могут быть разными • характеристики • серии • назначения 42 Помощник оформления складских актов Зачет по порче и пересортице 43 Помощник оформления складских актов Зачет по порче и пересортице Полная автоматика 44 Помощник оформления складских актов Зачет по порче и пересортице 45 Помощник оформления складских актов Распределение по организациям Сначала списываем (приходуем) с «черного учета» Затем с УСН-щиков (ни НДС, ни с налогом на прибыль проблем не будет) И только потом с ОСН Оприходование: организации перебираются по порядку, на первую организацию, у которой есть остатки товаров относится все количество Списание: организации тоже перебираются по порядку, списывается товары, если на этой организации они есть. Если есть еще товары к списанию – берется следующая организация Пересортица и порча: распределяются по списываемому товару 46 Помощник оформления складских актов Распределение по организациям После нажатие на «Далее» будут сгенерированы все акты Программа попытается акты провести 47 Помощник оформления складских актов Проведение складских актов Если какие-то поля не заполнились автоматически, программа об этом сообщит Часть полей со временем начнут заполнятся автоматически по статистике В идеале, через какое-то время проводится будут все акты (ну, если, конечно, по всем товарам будут установлены цены по учетному виду цен) 48 Помощник оформления складских актов Печать регл. форм 49 Помощник оформления складских актов Печать регл. форм Документ не хранит данные для печати: все рассчитывается в момент формирования печатной форме по «Пересчетам товаров» и складским актам, оформленным за указанный период 50 Помощник оформления складских актов Печать регл. форм Список товаров Цена берется по виду из пересчетов цен или по данным и актов Остатки «Фактическое расчета товаров указанной наличие»,организации скорректированное на дату данными оформленных себестоимости за указанный (настраивается период в документе) окончания периода складских инвентаризации актов 51 Помощник оформления складских актов Печать регл. форм Данные выводимые в сличительной ведомости ИНВ-19 повторяют логику формирования ИНВ-3 Почему складские акты влияют на количество «По данным бух. учета», а не на колонку «Фактическое наличие»? Разберем на примере приходит налоговая и требует показать ИНВ-3 в ИНВ-3 указано «Фактическое наличие» - 3 шт, количество «По данным бух. учета» - 5 шт, в сличительной ведомости – недостача 2 шт показываем акт на списание, в котором указано, что списано 2 шт «Нарушений нет» – говорит налоговая и уходит 52 Заключение 53 Заключение Механизмы проведения инвентаризации и отражения в программе информации об излишках, недостачах и порчах реализованы таким образом, чтобы их можно было использовать не только для проведения глобальной сверки раз в год, но и для поддержки рутинной, каждодневной борьбы за актуальную информацию об остатках товаров Мы старались сделать так, чтобы реализованные методики как можно меньше расходились с каждодневной практикой и удовлетворяли наибольшему количеству запросов Мы старались сделать так, чтобы программа была дружелюбной к пользователю: подсказывала, наталкивала, по максимуму избавляла от рутины 54 Семинар-тренинг 5-8 октября 2014 года Спасибо за внимание !
