Учет СБО. Планирование и отчетность

Учет работы
библиографической
службы библиотеки.
Планирование и
отчетность
Обеспечить
высокий
уровень
качества СБО возможно только с
помощью постоянного изучения его
состояния и анализа его результатов.
Без
полноценного
унифицированного
учета
такой
анализ не возможен.
Главная цель учета СБО
Получение информации о его
состоянии:
где, кто, когда обращается за
справочно-библиографической
помощью,
с какими запросами (типы, тематика),
используемые источники,
исполнители.
Материалы первичного
учета СБО являются
основой для любого
анализа и оценки этой
деятельности.
Ведение унифицированного,
единообразного учета способствует
правильному и обоснованному
планированию работы, изучению
потока запросов,
совершенствованию справочнобиблиографического аппарата,
повышению квалификации
работников.
Учету подлежат:
• Справки (библиографические и
фактографические)
• Рекомендации по методике поиска по
традиционным и электронным источникам
информации, использованию СБА,
методике библиографирования;
• Методические консультации;
• Вспомогательно-технические
консультации
• Отказы
Учетные формы
• Тетрадь учета
библиографических справок
• Бланк учета справок
• Статистический учет справок
и консультаций
В практике некоторых библиотек
сложилась более рациональная система
учета показателей СБО. В книге учета
фиксируются
только
тематические
справки, как наиболее трудоемкие и при
выполнений
которых
необходимы
сведения об абоненте и цели запроса.
Остальные типы справок учитываются
суммарно, без привязки их к читательским
группам, тематике, а тем более к цели
обращения.
Преимущества
такого
способа
учета трех указанных типов справок
очевидны, поскольку он не требует
больших затрат труда и времени и
позволяет легко подсчитать число
справок каждого типа
их общее
количество
для
последующего
анализа.
Учет
других
видов
библиографических
работ
ведется в произвольной форме,
но с обязательным указанием
тех единиц учета, которые нашли
отражение
в
плановых
документах.
Планирование СБО
План – документ, фиксирующий
цели, задачи, условия развития и
уровень достижения системы за
определенный период.
Это программа развития
библиографической службы.
Годовой план библиографического отдела
рекомендуется составлять в 3 частях. В
первой текстовой части излагаются задачи
отдела на текущий год, во второй части в
табличной форме представлены
основные контрольные показатели,
последняя часть включает перечень
процессов по всем направлениям СБО. Во
второй части должны быть отражены
основные контрольные показатели плана
за предшествующий год и его
выполнения, а также планируемые
показатели на следующий год.
№ п/п
Основные контрольные
показатели
План на
1999 г.
Выполне
но в 1999
г.
План на
2000 г.
1
Число читателей
400
416
420
2
Число посещений
1212
1200
1200
34
Количество
библиографических справок
4800
4790
4810
5
и т. д.
15
Обзоры библиографических
пособий
24
24
24
Такой способ представления
плановых показателей, т.е.
совмещение плана-отчета позволяет
наглядно видеть рост или снижение
основных количественных
показателей в пределах двух лет и
принимать соответствующие
решения.
В общих планах библиотек
библиографическая
деятельность
отражается неоднозначно.
Набор показателей, подлежащих
включению
в
годовой
план,
определяется
с
учетом
типа
библиотек.
Аспекты планирования СБО
•
•
•
•
количественный,
содержательный,
качественный,
организационный
Количественные показатели объема СБО
в плане обычно определяют в сравнении
с результатами предшествующего года.
Устанавливая плановые показатели,
библиографы должны выяснить причины
наблюдающихся тенденции увеличения
или уменьшения объема СБО, характер
этих изменений.
Показатели СБО в годовом плане
распределяют поквартально, с учетом
сезонных колебаний поступления
запросов.
Содержательное планирование СБО не
ограничивается рамками годового плана.
Искусство управления СБО заключается
прежде всего в умении предвидеть
поступление запросов. Такие темы могут
быть предусмотрены в квартальных и
месячных планах библиографического и
других отделов, в индивидуальных
планах библиографов. Этому помогает
изучение информационной ситуации в
зоне обслуживания библиотеки, ЦБС, в
особенности выявление причин,
генерирующих тематику и формирующих
преобладающие цели запросов.
Планирование содержания СБО
заключается в решениях по
изменению справочнобиблиографического аппарата:
образовании тематических картотек,
выделении рубрик в
каталогах/картотеках, составлении
библиографических пособий.
Планирование повышения
качества СБО
* совершенствование СБА,
* повышение библиографической
квалификации сотрудников.
Планирование и совершенствование
организационно-управленческих форм
и факторов СБО
*изменение структуры справочнобиблиографической службы,
*информирование потенциальных
абонентов о системе СБО,
*устранение недостатков учета справок,
*совершенствование норм на выполнение
устных и письменных справок
*обеспечение доступности справочнобиблиографической помощи абонентам
Содержание плана отдела
• Задачи отдела
• Основные показатели
• Содержание деятельности
Содержание деятельности
• Организация СБА
• Справочно-библиографическое
обслуживание
• Информационное обслуживание
• Формирование информационной
культуры пользователей
• Работа с фондом
• Издательская деятельность
• Методическое обеспечение деятельности
• Управление и организация труда
Отчетность
Отчетность по СБО осуществляется на всех
уровнях управления.
В общем отчете библиотеки выделяется
раздел «Библиографическое
обслуживание».
Цель отчета – обобщение и анализ данных,
полученных в процессе учета, для
предоставления вышестоящему уровню
управленческой иерархии.
Отчет содержит анализ
количественных показателей
и качества СБО.
Отчет должен содержать в той
же последовательности, что и
в плане, сведения о
планировавшейся работе,
анализ аспектов выполнения
планов.
На основе анализа в отчете выявляют
как определенные достижения, так и
недостатки работы за год.
При характеристике
библиографического информирования
приводят конкретные примеры наиболее
удачных мероприятий (Дней специалиста,
выставки-просмотры), отмечают их
эффективность (число присутствующих
специалистов, число выданных им
источников или копий и т.д.).
В заключении формулируются
выводы и предложения по
дальнейшему
совершенствованию
библиографической работы
библиотеки, системы в целом.