Семинар 3. Постановка системы внутреннего контроля на

Постановка систем внутреннего
контроля
г. Екатеринбург,
02 ноября 2007 года
Типовое понимание внутреннего
контроля в бизнес-среде
Внутренний контроль в глазах большинства
собственников и менеджмента – это либо
внутренний аудит, либо экономическая
безопасность
Внутренний контроль не создает добавленной
стоимости, являясь затратным подразделением
(как, например, бухгалтерия)
Законодательные требования определены
только для узкого круга компаний, поэтому эта
тема нас не касается
Определение СВК
(модель COSO)
Внутренний контроль – процесс,
осуществляемый Советом директоров,
руководством и другим персоналом
организации, направленный на обеспечение
разумной уверенности в том, что будут
достигнуты цели организации по:
эффективности и экономичности операций;
достоверности финансовой отчетности;
соответствию деятельности действующему
законодательству
Пользователи системы
внутреннего контроля
!
Мажоритарный акционер
Миноритарные акционеры, в том числе
фондовый рынок и портфельные инвесторы
Топ-менеджмент
Фискальные органы
Внутренний и внешний аудит
Контрагенты (для оценки своих рисков), в том
числе предоставляющие финансирование
Разные пользователи предъявляют разные требования к
внутреннему контролю
Требования к компонентам СВК
Миноритарии, аудиторы,
фискальные органы, …
Эффективность
и экономичность
Достоверность
отчетности
Соответствие
деятельности
законодательству
Мажоритарные акционеры, топменеджмент, …
Отсутствие фактов
мошенничества. Не
является ключевым
элементов СВК
«Управленческая» эффективность является
ключевым элементом контроля
Ключевой элемент контроля
Ключевым элементом является
достоверность только управленческой
отчетности. В РФ ключевой собственник
часто не заинтересован в достоверности
фискальной отчетности
Ключевой элемент контроля
Не является ключевым элементом
контроля. В РФ несоответствие
(фискальное, корпоративное
законодательство) часто возникает именно
по требованию мажоритарного акционера
Принципы, используемые
при постановке СВК
Типовые проблемы контроля бизнеса
со стороны собственников
Экономичность и эффективность
Система управления: невозможность контролировать
эффективность принимаемых в бизнес-единицах решений из-за
невозможности осуществления полноценной проверки бизнеспроцессов
Злоупотребления сотрудников, в первую очередь топменеджмента
Достоверность отчетности
Отсутствие информации о деятельности бизнес-единиц, помимо
информации, поступающей от самих бизнес-единиц
Соответствие деятельности законодательству
Налоги
Отсутствие или отзыв разрешительной документации (лицензии,
сертификаты, разрешения и т.д.)
Проблема информационного
обеспечения
Совет директоров
Генеральный директор
Финансовый директор
Главный бухгалтер
Бухгалтер
Начальник ПЭО
Экономист
Совет директоров получает
информацию от
генерального директора.
При этом:
1. могут возникать
затруднения в оценке
экономичности и
эффективности операций;
2. могут возникать
сомнения в достоверности
предоставляемых данных.
Прохождение
информации
Цех/склад/отдел
Принцип «двух потоков»
Совет директоров
Комитет по аудиту
Служба
внутреннего
контроля
Генеральный директор
Финансовый директор
Главный бухгалтер
Бухгалтер
Прохождение
информации
Начальник ПЭО
Экономист
Цех/склад/отдел
При такой схеме
с помощью
подразделений
внутреннего
контроля совет
директоров
может узнать
«из первых рук»
о состоянии
дел.
Примеры использования механизма
«двух потоков» информации
Управленческая отчетность
Информация о рынках сбыта
Стоимость закупаемых работ и услуг
Выбор технологий для модернизации
производства
Движение товарно-материальных ценностей
…
Принцип разделения функций
!
Планирование
Желательно разделить
исполнение и учет
Исполнение
!
Контроль исполнения
функции не может
осуществляться
подразделением, которое
эту функцию исполняет
Учет и
отчетность
Контроль и анализ
Принцип документирования
«Аудитопригодность» процессов и работы
Отсутствие зависимости от конкретных
сотрудников, в том числе минимизация
риска разрушения подсистем управления
при увольнении сотрудников
Минимизация злоупотреблений
Возможность привлечь к ответственности
сотрудников, допустивших злоупотребления
Качественный документ
Четкие формулировки, исключающие двойное
толкование
Конкретные должности сотрудников
Конкретные права и обязанности
Отсутствие «дыр» в системе внутреннего
контроля
Указание сроков исполнения каждой операции
Порядок действий для большинства
нестандартных случаев («что делать, если…»)
Ключевые документы
Положение об общем собрании акционеров
Положение о совете директоров
Положение о комитете по аудиту совета
директоров
Положение о комитете по кадрам и
вознаграждениям совета директоров
Положение о службе внутреннего контроля
Положение о проведении проверок
Ключевые регламенты
Приказ о распределении полномочий
Положение о договорной и претензионной работе
Регламент проведения расчетов
Регламент продаж и отгрузок
Регламент материально-технического снабжения
и внутрипроизводственного перемещения ТМЦ
Регламент бюджетирования
Регламент управления ремонтом и капитальными
вложениями
Стандарты и методики управленческого,
бухгалтерского и налогового учета
Вероятность, %
Экономичность внутреннего
контроля
40
37
30
37’
20
10
?
Нужно ли реализовывать
мероприятия по снижению
риска, если стоимость
мероприятий 600 тысяч
рублей в год?
Текущее значение риска
Возможное значение риска
!
0,5
1
1,5
2
Ущерб, млн. руб.
Внутренний контроль должен быть экономичным
Типовые ошибки
Неиспользование двух потоков при
принятии ключевых решений для бизнеса
Совмещение функций контроля
и исполнения на всех уровнях
организационной структуры
Отсутствие положений и регламентов,
«понятийные» договоренности
Стоимость внутреннего контроля превышает
возможную экономию от его внедрения
Внутренний контроль
на уровне бизнеса:
отдельные аспекты
Выручка
На этапе роста бизнеса
внутренний контроль
может быть «условно
ослаблен»
Дивиденды
Соответствие СВК
стратегическим целям
На этапе «стагнации»
бизнеса внутренний
контроль должен быть
усилен
T1 T2
T3
T4
Типовые проблемы юридической
структуры и схемы ФХД
Несоответствие юридической структуры
и схемы ФХД стратегии развития
Инвестиционно-привлекательные структура и
схема в «семейном» бизнесе
Непрозрачность бизнеса, которому необходима
инвестиционная привлекательность
Отсутствие защиты от поглощения
Отсутствие налогового планирования
Компромисс при построении
юридической структуры и схемы ФХД
Защита
ликвидных
активов
Минимальная
инвестиционная
привлекательность
Риск
обращения
взыскания на
ликвидное
имущество
Безопасность
Максимальная
инвестиционная
привлекательность
Инвестиционная
привлекательность
Формирование юридической
структуры
Обеспечение максимальной безопасности:
неаффилированная структура собственности
разделение активов и операционной деятельности
введение дополнительных юридических лиц на всех
этапах
Обеспечение инвестиционной привлекательности
консолидация, в том числе путем объединения
выделение непрофильных активов
!
Для повышения эффективности отдельных бизнес-линий их
юридическое обособление необязательно
«Безопасная» юридическая структура:
пример
Головная
компания 1
Головная
компания 3
Головная
компания 5
Головная
компания 7
Головная
компания 2
Головная
компания 4
Головная
компания 6
Владелец
товарного
знака
BVI
Кипр
РФ
Номинальный
учредитель
Владелец
активов
Завод
Торговый
дом
Проектное
юридическое
лицо
Инвестиционно привлекательная
юридическая структура: пример
Головная
компания
АТП
РМЦ
Головная
компания бизнеснаправления
…
База отдыха
Кипр
Столовая
РФ
Владелец
НМА
…
Владелец
активов
Завод
Торговый
дом
Единое
юридическое
лицо
Формирование схемы финансовохозяйственной деятельности
Обеспечение максимальной безопасности:
возможно применение схем налоговой оптимизации, в
том числе «агрессивных»
использование займов для вывода прибыли
Обеспечение инвестиционной привлекательности
!
полное отражение выручки
переоценка активов
соответствие системы управления юридической
структуре
как правило, существенное увеличение налоговых
платежей
Для многих инвесторов является допустимым
использование схем налогового планирования
Формирование схемы ФХД:
законодательство
«Общедоступные критерии самостоятельной
оценки рисков для налогоплательщиков,
используемые налоговыми органами в процессе
отбора объектов для проведения выездных
налоговых проверок от 25.06.2007». Критерии:
!
налоговая нагрузка/выручка
рентабельность проданных товаров и услуг
рентабельность активов
возмещение НДС>89%
…
1. Риск проведения проверок остается.
2. Риск проверок не означает доначисления налогов.
3. Критерии не всегда исполнимы.
Внутренний контроль схемы ФХД
Минимизация налоговых рисков:
статья 40 НК РФ
налог на прибыль
соответствие критериям (по возможности)
Эффективность схемы
отсутствие переплаты налогов (налог
на прибыль)
потеря ликвидности
Типовые проблемы управляемости
сложных структур
Дочерние и зависимые общества (ДЗО) не
встроены в общую систему управления
Избыточные полномочия менеджеров (как
ДЗО, так и в рамках одного юридического
лица)
осознанные
неосознанные
Совмещение исполнения и контроля при
заключении сделок
Механизмы ограничения полномочий
наемных менеджеров
Генеральный директор
прямое указание в уставе дополнительных
ограничений (по видам, по объему,
по контрагентам)
передача функций единоличного
исполнительного органа управляющей
компании
Другие менеджеры
приказ о разграничении полномочий
выдача грамотно оформленных доверенностей
Типовые проблемы организационнофункциональной структуры
Отсутствие в организационно-функциональной
структуре отдельных элементов:
коллегиальные органы управления
развитие
инвестиции
маркетинг
управление товарными запасами
Неверное подчинение
Дублирование функций, в том числе между
управляющей компанией и бизнес-единицами
Где нужно обеспечить
коллегиальность
Стратегия развития компании
Утверждение бюджета и рассмотрение его
исполнения
Инвестиционная программа
Техническая политика
Ключевые менеджеры
…
Пример неконтролируемой
структуры филиала
Директор филиала
Отдел
маркетинга
!
Коммерческий
отдел
Бухгалтерия
ПЭО
Любые действия в данной структуре непрозрачны для
управляющей компании (центрального аппарата)
Финансовый
директор
Директор по
маркетингу
Главный
бухгалтер
Начальник
ПЭО
Бухгалтерия
Экономист
Центральны
й офис
Пример контролируемой
структура филиала
Отдел
маркетинга
!
Коммерческий
отдел
Филиал
Директор
филиала
В данной структуре все действия директора филиала
прозрачны
Централизация либо
децентрализация: аргументы «За»
Централизация
возможный синергетический эффект
унификация
повышение управляемости бизнеса
отсутствие персонала необходимой квалификации
на местах
Децентрализация
оперативность исполнения
стоимость исполнения ниже
требование «компактности» управляющей компании
Организационная
структура служб
внутреннего контроля
Масштаб бизнеса и
внутренний контроль
Предпринимательская
модель управления
Создание
бизнеса
Регулярный
менеджмент, возможны
некоторые
функциональные
пробелы
«Порог 1»
(выручка
превышает
0,5-2 млрд. руб.)
Функции внутреннего
контроля исполняет
владелец бизнеса
Регулярный
менеджмент,
полнофункциональная
организационная
структура
«Порог 2»
(выручка
превышает
1-5 млрд. руб.)
Функции внутреннего
контроля исполняет топменеджмент, появление
подразделения внутреннего
контроля в подчинении
финансового директора
Возникновение
полнофункционального внутреннего
контроля
Подразделения внутреннего контроля
на этапе роста
Собственник
Подразделение
внутреннего
аудита
Генеральный
директор
Директор по
безопасности
Финансовый
директор
Подразделение
внутреннего
контроля
Финансовый
контролер
Масштаб бизнеса
«Порог 1»
«Порог 2»
Наиболее современная структура
подразделений внутреннего контроля и
риск-менеджмента (публичная компания)
Совет директоров
Комитет по аудиту
Генеральный директор
Служба
внутреннего
аудита
Служба
внутреннего
контроля
Служба рискменеджмента
Служба
экономической
безопасности
Служба
физической
охраны
«Рабочая» российская структура
подразделений внутреннего контроля
(непубличные компании)
Ключевой собственник
(совет директоров)
Директор по
внутреннему
контролю и
аудиту
Служба
внутреннего
контроля и рискменеджмента
Служба
внутреннего
аудита
Директор по
безопасности
Служба
экономической
безопасности
Служба
физической
охраны
Генеральный
директор
Функции подразделений
внутреннего контроля
Служба внутреннего аудита: осуществление аудита
(проверок, ревизий) всех аспектов деятельности
в интересах совета директоров/собственника
Служба внутреннего контроля: постановка и
поддержание в актуальном состоянии системы
внутреннего контроля
Служба риск-менеджмента: организация работы по
управлению рисками
Служба экономической безопасности: проверка
контрагентов, мониторинг цен, решение текущих
проблем, связанных с деятельностью предприятия
Служба физической охраны: охрана периметра,
осуществление контрольно-пропускного режима
Другие подразделения внутреннего
контроля и их функции
Финансово-экономические подразделения:
контроль исполнения бюджетов, нормативов
и т.д.
Юридическая служба: соблюдение процедур
договорной работы, контроль соответствия
деятельности действующему законодательству
Технологическая служба: разработка
нормативов, анализ технологических решений
и т.д.
Служба персонала: контроль персонала при
подборе
…
Кадровый состав
подразделений внутреннего
контроля
Служба внутреннего аудита
Обязательный состав
Аудитор (финансовая
отчетность, compliance)
Аудитор (процедурный аудит)
Дополнительный состав
Аудитор (технологический
аудит)
Юрист (соответствие
деятельности действующему
законодательству)
Служба внутреннего контроля
Обязательный состав
Специалист по
организационному развитию
и риск-менеджменту
Методолог учета
Дополнительный состав
«Технолог» (экономичность
и эффективность
производственных процессов)
Типовые ошибки при формировании
служб внутреннего контроля
Организационные
неверное подчинение
отсутствие подразделений
отсутствие централизации
Функциональные
дублирование функций
неисполнение отдельных функций
Кадровые
узкая специализация
избыточная численность
СВК на уровне бизнеспроцессов: подходы
и принципы
Анализ внутреннего контроля в
процессах
Директор
завода
Начальник
склада
комплектующих
Предоставление
информации
Процедура
«Учет потерь»
Суточный
план
производства
Расчет
выданного.
Оформление
накладной на
внутреннее
перемещение
Приготовление
комплектующих к
отпуску в
производство
Нет
Расчет
потерь
Финансовый директор
Передача
комплектующих
Пересчет
комплектующих
Розлив
Нормы потерь
соблюдены
Окончание
процедуры
Да
Накладная на
внутреннее
перемещение
Рапорт
Мастер смены
Документы на
перерасход
Сдача остатков.
Расчет
выданного.
Формирование
рапорта
Экономист
отдела учета
Риск неверной
формализации,
исполнения или
отсутствия всего
бизнес-процесса
Отражение
операций
Первичная документация
Отражение
операций
Бухгалтерия
За 1 день до начала
производства
Риск неправильного
распределения
полномочий
Рабочая смена
По окончании смены
Риск неправильного
или ошибочного
выполнения работы
Риск неправильного
движения информации
или ее потери
Возможные формы описания
бизнес-процессов
Предоставление
информации
Начальник
склада
комплектующих
Процедура
«Учет потерь»
Суточный
план
производства
Пересчет
комплектующих
Розлив
Нормы потерь
соблюдены
Окончание
процедуры
Да
Накладная на
внутреннее
перемещение
Сдача остатков.
Расчет
выданного.
Формирование
рапорта
Экономист
отдела учета
Отражение
операций
Первичная документация
Отражение
операций
Бухгалтерия
За 1 день до начала
производства
Рабочая смена
Время
(периодичность или
условия)
выполнения работы
Исполнитель работы
и используемый
механизм (ресурс)
1.
Определение политики
закупок, параметров закупок
на очередной период,
внесение изменений в
положение о закупках
Ежегодно
Генеральный директор
ЗАО, Финансовый
директор, ФЭС, Директор
по закупкам
2.
Формирование заявок на
приобретение услуг и прочих
материалов
Ежегодно
Ответственные
исполнители
№
Расчет
потерь
Рапорт
Передача
комплектующих
Документы на
перерасход
Нет
Расчет
выданного.
Оформление
накладной на
внутреннее
перемещение
Приготовление
комплектующих к
отпуску в
производство
Мастер смены
Финансовый директор
Графическая
(нотации IDEF, DFD,
органограмма и др.)
Текстовая (регламент,
положение, набор
инструкций, приказы
и т.д.)
Табличная
Директор
завода
Наименование работ
(процесса)
По окончании смены
Вход работы (данные,
изменяемые в процессе
работы)
Выход работы,
решения (измененный
продукт, документ)
Цель (адресат)
результатов
работы
Действующее положение о закупках
Утвержденное положение
о закупках
Директор по закупкам
Данные прошлого периода,
выявленные потребности в
приобретении услуг сторонних
организаций и прочих материалов
Заявки на приобретение
услуг и прочих материалов
ФЭС
План закупки услуг; План
закупки сырья и
материалов(без цен);
План закупки
оборудования (без цен)
1.План закупки услуг
- Генеральный
директор ЗАО,
Финансовый
директор, ФЭС,
Директор по
закупкам;
2.План закупки сырья
и материалов (без
цен) и План закупки
оборудования(без цен)
– Директор по
закупкам
План закупки сырья и
материалов, План закупки
оборудования
Генеральный
директор ЗАО,
Финансовый
директор, ФЭС,
Директор по закупкам
3.
Формирование плана закупок,
расчет потребности в закупах
Ежемесячно
ФЭС
Нормативы хранения сырья, ПФ и
остатков НЗП. План по сырью (год,
месяц). Проект плана закупки
оборудования. Справка об
ожидаемых запасах сырья и
материалов. Заявки на приобретение
услуг
4.
Определение прогнозных цен
закупок
Ежегодно, по мере
необходимости
Директор по закупкам
План закупки сырья и материалов
(без цен) и План закупки
оборудования (без цен)
Юридическое оформление
регламентации процессов
Хранение контрольного экземпляра
Согласование с подразделением
внутреннего контроля
Утверждение генеральным директором
(введение в действие приказом)
Доведение до сотрудников под подпись
Критерии достоверности
отчетности
Полнота
Наличие
Периодизация
Санкционирование
Права и
обязательства
Оценка
Классификация
Учет
Раскрытие
!
Обеспечение
выполнения почти всех
критериев
достоверности
отчетности связано с
контролем процессов
Достижение максимального эффекта:
горизонты планирования
Пример типовой
ситуации
отгрузки
закупки
производство
Типовая ситуация, не
позволяющая построить
эффективную систему
управления
!
Требуемое изменение
в типовую ситуацию
отгрузки
закупки
производство
Требуемое увеличение
горизонтов планирования для
достижения эффективности
планирования
Для достижения максимального эффекта от внедрения системы
внутреннего контроля часто требуется увеличение горизонтов
планирования
Достижение максимального эффекта:
необходимость нормирования
Нормативы расхода сырья и материалов
Нормативы задолженности
Нормативы запасов и оптимальные партии
закупок
Ремонтные нормативы
Сроки службы
Численность
…
Порядок разработки нормативов
Планирование
Оперативный учет
!
Плановые
показатели
Фактические
показатели
Сопоставление плана с
фактом, анализ причин
отклонений, корректировка нормативов
Нормативы
В первую очередь нормируются показатели, которые
в наибольшей степени влияют на объем финансовых
и материальных потоков
Договорная работа
Положение о договорной работе
– ключевой регламент
Положение о
договорной
работе
Перечень типовых договоров
Порядок формирования и
согласования проекта договора
Порядок согласования крупных
сделок и сделок с
заинтересованностью
Подписание договора
Регистрация и хранение
договора
Типовые проблемы договорной
работы
Неэффективность:
отсутствие классификации договоров
бюрократизация процедуры
отсутствие регламента претензионно-исковой работы
Злоупотребления и потери:
отсутствие механизма передачи на рассмотрение совета
директоров (ОСА) крупных сделок и сделок
с заинтересованностью
отсутствие контроля подписанных со стороны общества
экземпляров
отсутствие сквозной нумерации
Виды договоров
Типовой
договор
Нетиповой
договор
• Продажа готовой продукции
• Аренда
• Закупка сырья и материалов
• Лизинг
• Строительство
• Закупка и монтаж оборудования
Согласование проекта договора
Технические специалисты
Планово-экономические службы:
цены, объемы, условия оплаты
лимиты на закупку и продажу
соответствие правилам исполнения отдельных
процессов и процедур
Бухгалтерия
Юридический отдел
Подписание, регистрация и хранение
договора
Первым подписывается
со стороны Общества
Нежелательно
Первым подписывается со
стороны контрагента
Желательно
Сплошная нумерация при регистрации
Регистрация подписанных со стороны общества,
но не подписанных со стороны контрагента
Централизованное хранение
Положение о претензионноисковой работе
Положение о
претензионноисковой работе
Регистрация претензий
Информирование контрагента/
рассмотрение претензии
Порядок определения позиции
компании
Информирование контрагента
Досудебное рассмотрение
Порядок регистрации исков
Выдача доверенностей
Продажи и маркетинг
Типовые проблемы маркетинга
и продаж
Неэффективность
отсутствие оценки эффективности маркетинговых мероприятий
заниженные планы продаж
скидки для клиентов не формализованы в прайс-листах и не зависят от
объемов и условий оплаты
процедура получения продукции непосредственно от предприятия
усложнена
Злоупотребления и потери
необоснованные скидки либо предоставление отсрочек
хищения путем отгрузки без предоплаты
вывод прибыли через продажи дружественным менеджерам компаниям
«освоение» рекламного бюджета
Пример неэффективности системы
стимулирования
Постоянные затраты – 100 рублей
Переменные – 0.1 руб./единицу продукции
Отдел продаж – центр
доходов, мотивация
Мотивация – за объем
продаж
Цена – 0.15 руб.
Продажа – 2000 шт.
Выручка – 300 руб.
ПРИБЫЛЬ – 0 руб.
Отдел продаж – центр
маржинальных доходов
Мотивация – за
маржинальный доход
Цена – 0.20 руб.
Продажи – 1200 шт.
Выручка – 240 руб.
ПРИБЫЛЬ – 20 руб.
Положение о продажах
Положение о
продажах
Классификация
Планирование продаж
Формирование прайс-листа
Предоставление скидок и
отсрочек платежа
Заключение договоров*
Резервирование продукции
и авторизация отгрузок
* - часть положения о договорной работе
Планирование маркетинговой
деятельности и продаж
При планировании маркетинговой
деятельности должны
приниматься во внимание мнения
как маркетингового
подразделения, так и отдела
продаж
При планировании продаж
рассматриваются два
альтернативных плана продаж,
представленные отделом сбыта и
маркетинговым подразделением
Бюджетный
комитет
Директор по
маркетингу
Формирование
проекта плана
маркетинговых
мероприятий
Рассмотрение проектов плана и
аналитической записки.
Ранжирование маркетинговых
проектов
Проект плана
маркетинговых
мероприятий и расчет
эффективности
Анализ проекта плана
маркетинговых
мероприятий
Директор по
продажам
Аналитическая
записка
Рассмотрение
проектов планов.
Утверждение целевых
показателей
Бюджетный
комитет
Директор по
маркетингу
Формирование
проекта плана
продаж
Директор по
продажам
Формирование
проекта плана
продаж
Проект
плана
продаж
Проект
плана
продаж
Прайс-лист, скидки,
условия оплаты
Плановый пересмотр (желательно – ежеквартально)
Внеплановый пересмотр:
рост загрузки производства
рост цен на ресурсы производства
рост запасов
Индивидуальные скидки
для каждого контрагента
Нежелательно
Скидки в зависимости от
объемов покупки и условий
оплаты
Желательно
Порядок авторизации отгрузок
Руководитель
Планово-экономический отдел
соответствие цен условиям договора либо правилам
установления скидок и условий оплаты
отсутствие просроченной дебиторской
задолженности по клиенту
Руководство при выявлении нарушения правил
(коммерческий отдел, генеральный директор)
Отдел логистики (дата отгрузки)
Дополнительный контроль в продажах
и маркетинге
Продажи
мониторинг потребителей
наличные деньги на стимулирование
менеджеров по закупкам
Маркетинг
планирование конкретных показателей
и измерение их достижения
тендерные процедуры при выборе
контрагентов (см. далее)
Закупки
Типовые проблемы в закупках
Неэффективность
неэффективное планирование
избыточные закупки либо отсутствие страхового запаса
аварийные закупки
отсутствие полноценных тендеров при наличии возможности
их проведения
отсутствие входного контроля
претензии поставщикам не выставляются либо выставляются с
опозданием
Злоупотребления и потери
завышенные цены
фиктивные закупки
вывод денег
избыточные закупки
Проблемы тендерных процедур
Непрозрачность формирования перечня
участников
Искусственные ограничения доступа к участию
в тендере, создаваемые непосредственно
менеджерами по снабжению
Непрозрачная система выбора поставщика
(«балльная» оценка)
Неисполнение решений тендерной комиссией
«Балльная оценка»: побеждает
старый поставщик
Критерий
Поставщик 1
Поставщик 2
Цена
120
100
Условия
оплаты
Отсрочка
платежа 10
дней
Отсрочка
платежа 21
день
Срок работы
с компанией
3 года
Сумма баллов
Победитель
новый
Шкала оценки
Поставщик 1 Поставщик 2
3 балла - самая низкая цена
2 балла - вторая цена
1 балл - третья цена
0 баллов - четвертая и
последующие цены.
2
3
0 баллов - предоплата
1 балл - отсрочка платежа
1
1
0 баллов - новый поставщик
1 балл - менее 1 года
2 балла - от 1 до 2 лет
3 балла - от 2 до 3 лет
4 балла - свыше 3 лет
4
0
7
4
Поставщик 1
«Балльная оценка»: побеждает
новый поставщик
Критерий
Поставщик 1 Поставщик 2
Шкала оценки
Поставщик 1
3 балла - самая низкая цена
2 балла - вторая цена
1 балл - третья цена
Цена
100
120
3
0 баллов - четвертая и
последующие цены.
0 баллов - предоплата
1 балл - отсрочка платежа от 1
до 5 дней
2 балла - отсрочка платежа от
Отсрочка
Отсрочка 6 до 10 дней
Условия
платежа 10
платежа 21 3 балла - отсрочка платежа от
2
оплаты
11
до
15
дней
дней
день
4 балла - отсрочка платежа от
16 до 20 дней
5 баллов - отсрочка платежа
свыше 20 дней
0 баллов - новый поставщик,
Срок
1 балл - есть
работы с
3 года
новый
1
удовлетворительный опыт
компанией
работы
Сумма баллов
6
Победитель
Поставщик 2
Поставщик 2
2
5
0
7
Положение о закупках
Положение о
закупках
Классификация
Планирование закупок
Описание процедуры выбора
поставщика
тендерные процедуры
предельные цены
закупка без конкурса
Заключение договоров*
Аварийные закупки
* - часть положения о договорной работе
Тендерные процедуры
Формирование лота
Рассылка приглашений к участию в тендере
и получение коммерческих предложений
Анализ предложений, формирование листа
альтернатив
Методика выбора поставщика
Контроль исполнения решений
Порядок замены поставщика в случае
невыполнения условий договора (аварийные
закупки)
Хранение документации
Отдельные особенности
Закупка услуг
увеличение сроков процедуры
бенчмаркинг
Закупка оборудования
техническая политика
стоимость жизненного цикла
контроль технических характеристик
оборудования
Закупки у монопольных поставщиков
Инвестиционная
деятельность
Типовые проблемы в инвестициях
Неэффективность
отсутствие долгосрочных планов
принятие неверных решений
неверный расчет основных параметров инвестиционных проектов
недостаточные инвестиции
избыточные инвестиции
«удовлетворение собственного любопытства»
отсутствие корректирующих воздействий
отсутствие коллегиальности
непрозрачность расходов
Злоупотребления и потери
заключение договоров с невыгодными ценами и условиями оплаты
увеличение объемов работ
Непрозрачность расходов: проблема
в организационной структуре
Начальник ОКС
Сметнодоговорный
отдел
Ремонтностроительный
участок
Отдел
технического
надзора
Планирование
Исполнение и
учет
Контроль
Строительно-монтажные работы
Инвестиционный регламент
Инвестиционный
регламент
Классификация
Планирование проектов
в разрезе классов
Сводное планирование
Заключение договоров*
Учет и отчетность
Корректировка
инвестиционных планов
* - часть положения о договорной работе
Планирование проектов
«Большие» проекты
пул инвестиционных идей
предварительный расчет эффективности и подготовка
аналитической записки
разработка бизнес-плана, ТЭО
«Средние» проекты
перечень потенциальных проектов вместе с расчетом
основных параметров
принятие решения на основании основных параметров
«Малые» проекты
заявочная компания
«Правильная» организационная структура
капитального строительства
Финансовый
директор
Исполнительный
директор
Начальник ПЭО
Начальник РСУ
Начальник ОКС
Сметнодоговорный
отдел
Ремонтностроительный
участок
Отдел
технического
надзора
Планирование
Исполнение и
учет
Контроль
Строительно-монтажные работы
Формирование инвестиционной
программы для предприятия с
высоким износом основных фондов
Все проекты с маленьким сроком окупаемости
(от 1 до 6 мес.)
Остальные проекты
для каждой единицы оборудования, нуждающейся
в замене (вероятность критического выхода из строя
более 80%), определяется возможный ущерб в случае
ее выхода из строя
в инвестиционную программу включается
оборудование, ущерб от «незамены» которого
максимален
Инвестиции в КИПиА
Склад сырья
и материалов
Оборудование
2
…
Оборудование
1
Участок брака
и отходов
Оборудование
N
Оборудование
N-1
Склад готовой
продукции
Цех
Движение ТМЦ
КИПиА (весы, расходомеры и пр.)
КИПиА необходимы
(входы, выходы из
цеха, выход из
установки)
КИПиА необходимы в
случае, если какойлибо полуфабрикат
представляет
существенную
ценность
КИПиА необходимы
только для
технологии
Управление товарными
запасами
Типовые проблемы в управлении
товарными запасами
Неэффективность
утрата лояльности клиентов
простои производства
«замораживание» оборотных средств
штрафы транспортным компаниям
планирование поставок на период, а не к конкретной
дате
Злоупотребления и потери
потери выручки
закупка ТМЦ в избыточном количестве
потери по количеству и качеству при хранении
Совершенствование логистической
деятельности
Формирование логистического подразделения (исполнение
функций управления товарными запасами в рамках коммерческой
либо экономической служб)
Разработка механизмов оперативного внесения изменений
в планы производства и закупок при изменении плана продаж
Совершенствование информационного обмена
Управление товарными запасами продукции у контрагентов
Разработка натуральных и стоимостных нормативов
Основные параметры модели
управления товарными запасами
Удовлетворенность клиентов
Стоимость хранения в зависимости от времени
Срок исполнения заказа
Стоимость доставки в зависимости от партии
Страховые запасы
Ограничения по складам
…
Управление неликвидами
Периодичность проведения
Порядок выборочной инвентаризации
Выявление неликвидов
Коллегиальное принятие решения о дальнейшем
движении неликвидов
!
Регулярное проведение данной процедуры позволяет
высвободить значительный оборотный капитал
Особенности торговых компаний:
закупочная деятельность
Маркетинговая стратегия
определение количества позиций в каждой категории
определение цен позиций в каждой категории
предложение лотов по продвижению
Закупки
конкурсные предложения от поставщиков
расчет эффективности для каждого из предложений
Периодическая обязательная ротация
Материальный учет
Типовые проблемы СВК для
материального учета
Неэффективность
отсутствие материальной ответственности
несовершенство документооборота
поздняя передача документов в бухгалтерию
нерегулярное оформление документов на внутренние перемещения
неэффективная система нормативов
Злоупотребления и потери
хищения ТМЦ
фиктивные поставки
Виды материальной ответственности
«Психологическая»
материальная
ответственность
(средний заработок)
Полная
материальная
ответственность
• Кассиры
• Кладовщики
•…
Нежелательно
Желательно
Материальная ответственность
Создание условий для
назначения материально
ответственных лиц
(исполнение Трудового
Кодекса РФ)
Заключение договоров на
полную или коллективную
материальную
ответственность
Периодическое проведение
полноценных
инвентаризаций
Склад сырья и
материалов
Технологическое
оборудование
Склад
готовой
продукции
«Принцип двух потоков» для
материального учета
Приход сырья
и материалов
Расход сырья
и материалов
Выпуск готовой
продукции
Отгрузка
готовой
продукции
КПП 3
Склад сырья и
материалов
Договоры
Склад готовой
продукции
КПП1
Разрешение
на въезд
КПП2
Цех N
Цех 1
Разрешение
на выезд
Движение ТМЦ
Движение документов
Нормативы
Договоры
Регламент материального учета
Обязательно:
пропуск через КПП
приемка сырья по количеству и качеству
внутризаводские перемещения
учет выпуска готовой продукции
порядок отгрузки готовой продукции
Дополнительно
управление на уровне диспетчерской службы
описание порядка размещения на складах
контроль сроков хранения
…
Управление неликвидами
Периодичность проведения
Порядок выборочной инвентаризации
Выявление неликвидов
Коллегиальное принятие решения о дальнейшем
движении неликвидов
!
Регулярное проведение данной процедуры
позволяет
высвободить
значительный
оборотный капитал
Особенности внедрения
и функционирования
Факторы, определяющие требования
к СВК
Масштаб бизнеса
Необходимость повышения инвестиционной
привлекательности/наличие требований
регулятора
Стратегия развития
Основной пользователь
!
Без учета этих факторов существует вероятность того,
что СВК будет обузой для бизнеса
Типовые мероприятия по
постановке системы внутреннего
контроля
Изменение системы управления в части юридической
структуры, схемы ФХД, распределения полномочий
и ответственности между менеджерами
Постановка системы риск-менеджмента
Изменение организационно-функциональной структуры,
в том числе формирование подразделений внутреннего
контроля
Регламентация или внесение изменений в регламенты
отдельных процессов
Совершенствование системы бюджетирования
…
План работы подразделений
внутреннего контроля
Регулярные комплексные проверки
отчетность в целом
ревизии отдельных операций и счетов
подразделения
процессы
Совершенствование методологии
отчетность
процессы
…
Внеплановые проверки
Типовые препятствий
при постановке СВК
«Говорильня»
мы так работали всегда
отрасль сильно специфична
невозможность исполнения
Саботаж
Требования дополнительных ресурсов
материальных
трудовых
Низкая квалификация
Преодоление препятствий на пути
внедрения СВК: советы
Стиль совещаний
Выявление активистов
Материальное вознаграждение
Личный пример
Обучение
Увольнение особо активных противников
!
Не верьте рапортам о внедрении !!!
Рассмотрение результатов
Выявленные системные нарушения 
изменения в существующих процедурах  план
действий по изменению
Выявленные несистемные нарушения (в т.ч.
злоупотребления)  выявление виновных 
наказание
!
Без выстраивания данных цепочек внутренний контроль
теряет свою эффективность
Удачи!
Роман Макеев
Руководитель направления
Департамента управленческого консалтинга
makeev@russaudit.ru
Александр Волков
Старший менеджер
Департамента управленческого консалтинга
volkov@russaudit.ru
www.russaudit.ru
+7 (495) 788-09-06