Лекция 6-7.Организация и проведение совещаний

Организация и проведение
совещаний.
Вопросы:
1.
2.
3.
4.
Понятие делового совещания
Классификация совещаний
Подготовка совещаний
Обслуживание совещаний.
Литература:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник. –
СПб.: Изд-во Герда , 2005. - С. 169-182.
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ООО Журнал
«Управление персоналом», 2006. - С.231-250.
Кюнг П.А. Подбор помещения для конференции.// Справочник
секретаря и офис-менеджера. 2005. № 3. С. 90-93.
Кюнг П.А. Виртуальные конференции.// Справочник секретаря
и офис-менеджера. 2005. № 4. С. 88-90.
Несмеева А. Взорви совещание!// Connect! Мир Связи, 2004.
№ 8 / www. connect. ru
Санкина Л.В. Обязанности секретаря в подготовке совещаний.
// Справочник секретаря и офис менеджера. 2003. - № 8
Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: Книга-сервис, 2003. С.159-162.
Солякин А.В., Богатырева Н.А. Деловое общение: конспект
лекций. – М.: Приор-издат, 2005. – С. 50-53.
Шубенкова Т. Внимание! Совещание
начинается.//Секретарское дело, № 11. С.77-78.
Эффективность корпоративных совещаний.// www.osher.ru
1. Понятие делового совещания.
В определениях всех форм коллегиальной
деятельности присутствует слово
«совещание», от глагола совещаться, т.е.
сговариваться, советоваться, совместно
обсуждать с кем-либо что-либо.
Синонимы слова «совещание» - пятиминутка,
летучка, оперативка, планерка.
Таким образом, под совещанием понимается
такой вид управленческой деятельности, при
котором определенное количество
участников собирается в заранее
оговоренном месте в обусловленное время
для обсуждения и принятия решений по
заранее поставленным вопросам.
Деловое совещание – наиболее
распространенное форма
группового обсуждения деловых
(служебных) вопросов, основным
элементом которой является
дискуссия.
Цель любого совещания – поиск
объективного решения.




Конференция (от лат.- собирать в одно место) –
собрание, совещание представителей правительств,
общественных, партийных, научных и т.п.
организаций для обсуждения и решения к/л
вопросов. В настоящее время конференции часто
проводятся в информативных целях.
Симпозиум (от лат.– пиршество, пирушка у древних
греков и римлян, часто сопровождающаяся беседой)
– совещание, обычно международное, посвящено к/л
специальному (главным образом научному) вопросу.
Слово «собрание» происходит от слова собирать
(сбирать), созывать в одно место. Сегодня под
собранием понимается заседание членов к/л
организации для обсуждения к/л вопроса или
принятия решения.
Под заседанием также понимается собрание,
совещание членов к/л организации для
коллективного обсуждения вопросов, но это уже
регулярная работа коллективного органа – заседания
коллегии, совета, комитета, правления.
Совещание - процесс сложный и при его
проведении следует учитывать множество
факторов, в том числе психологических.
Обычно на совещании решаются важные
служебные вопросы, принимаются
ответственные для организации решения,
часто требующие материальных и
финансовых затрат, а нередко и налаживания
правовых отношений вне компании.
Как правило, совещания организуются по
инициативе руководителей.
Организация совещаний - это один из
основных видов деятельности
секретарей.
2. Классификация корпоративных
совещаний.
По целям, уровню полномочий и
ответственности, правилам проведения в
организации можно выделить следующие
типы совещаний:
1. Деловые совещания. Цель - принятие решений.
Такие совещания имеют повестку дня, участники
оценивают состояние дел, делятся информацией,
обсуждают вопросы повестки, принимают по ним
решения,
распределяют
обязанности
и
согласовывают свои действия.
2. Производственные (оперативные, диспетчерские)
совещания. Цель - получение информации о
текущей
ситуации,
выяснение
проблем,
заслушивание отчетов о проделанной работе.
3. Проблемные совещания.
Цель - обсуждение возникших проблем, поиск
оптимальных
решений,
рассмотрение
перспективных
вопросов
развития,
обсуждение инновационных проектов.
4. Инструктивные совещания.
Цель - проинструктировать персонал о
предстоящей
работе,
распределить
полномочия и ответственность.
5. Информационные совещания.
Цель - передача информации на нижние уровни
организации.
6. Консультационные совещания.
Цель - выявление потребностей и ожиданий
заинтересованных сторон.
7. Совещания рабочих групп, комитетов,
комиссий.
Цель - детальное планирование.
8. Итоговые совещания.
Цель - оценка итогов или прогресса,
достигнутого организацией, подразделением
или
отдельными
работниками
в
продвижении к поставленным целям.
Совещания могут быть формальными
и неформальными.


Формальное совещание характеризуется
наличием правил и процедур,
предсказуемостью, наличием председателя и
секретаря, повестки дня, как правило,
проводится предварительная рассылка
участникам документов совещания,
оформляется письменное решение или
протокол совещания.
Неформальное совещание проводится, не
придерживаясь каких-либо правил, без
повестки, председателя и секретаря.
Стиль совещания.
Выделяют состязательный и
согласительный стили совещаний.


Состязательный стиль предполагает
открытую дискуссию по всем спорным
вопросам.
Согласительный стиль предполагает
подчинение личных интересов
участников интересам организации,
доминирующую роль руководителя
совещания.
Еще совещания классифицируют:





По периодичности проведения – разовые,
регулярные, периодические;
По количеству участников – узкий состав (до
5 человек); расширенные (до 20 человек);
представительные (свыше 20 человек).
От состава участников – международные,
всероссийские, областные, городские и т.д.
По сфере применения: в науке – семинары,
конференции, симпозиумы, заседания ученых
советов; в политике - митинги, пленумы,
съезды партий.
По тематике: кадровые, административные,
финансовые, технические.
3. Подготовка совещаний.
При подготовке совещаний секретарю полезно знать
ряд рекомендаций по менеджменту:
 на служебные совещания тратится от 25 до 30%
рабочего времени руководителя, поэтому проведение
совещания должно быть действительно
необходимым;
 на совещания выносятся только те вопросы, которые
не могут быть решены в рабочем порядке;
 за решение определенных вопросов должен отвечать
только один человек, если работа поручена
нескольким лицам, необходимо назначить
ответственного.
 Совещание заканчивается принятием решения. В
решении должны быть указаны исполнители,
конкретизированы работы и сроки их исполнения.
 Необходимо проконтролировать и огласить
выполнение решений, принятых на предыдущем
совещании.
Организация и проведение небольшого
оперативного совещания
Совещание проводится обычно в определенный
день недели или ежедневно в начале
рабочего дня, в кабинете руководителя.
В обязанности секретаря входит:
 оповещение участников
 контроль за своевременной явкой участников
совещания
 выяснение и доклад руководителю о
причинах отсутствия не пришедших
сотрудников
 вызов работников на совещание по
требованию руководителя.




Во время работы совещания секретарь
принимает все телефонные вызовы и
посетителей.
Во время совещания секретарь ни в коем
случае не должен отлучаться из приемной.
Секретарь должен позаботиться о
достаточном количестве стульев, бумаги для
записей и канцелярских принадлежностей.
На небольших совещаниях в обязанности
секретаря может входить сервировка
рабочего стола прохладительными напитками
и стаканами.
Подготовка и проведение совещания с
большим количеством участников
Подготовка к большим совещаниям или
заседаниям начинается за 1,5 - 2 недели до
проведения.
Секретарь совместно с руководителем:
1.
Определяют тему, цель совещания и состав
участников.
2.
Уточняют дату, время и место проведения
совещания.
3.
Составляют
повестку
дня,
списки
участников и докладчиков.
Повестка дня
Первый документ, который составляют при
подготовке совещания.
 Повестка дня - перечень вопросов для обсуждения,
необходимый для того, чтобы совещание "протекало
в нужном русле".
 При составлении повестки дня рекомендуется
первыми ставить вопросы, по которым больше всего
приглашенных участников. Остальные вопросы
располагаются по степени сложности (от сложных к
простым).
 В повестке дня указывают вопросы, выносимые на
обсуждение, фамилии, инициалы и должности лиц,
докладывающих каждый вопрос.
 Вопросы нумеруются.
 Их формулировка начинается с предлога «О», «Об»,
например:
1. Об итогах деятельности……
2. О подготовке к соревнованиям…..

Список участников
Это второй документ, который
подготавливается секретарем.
Список участников лучше составлять в
определенной форме:
 фамилия, имя, отчество
 организация, должность
 дата и способ направления приглашения
 подтверждение получения приглашения
(дата)
 согласие принять участие (да/нет)
 тема выступления
 нуждается ли в гостинице
 нуждается ли в билетах на обратный путь
 прибыл на заседание.

Далее в работу секретаря входит:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Составление текста приглашения.
Оповещение
участников
и
рассылка
приглашений.
Уточнение списка участников
Подготовка материалов для рассмотрения
на совещании
Организация рабочей группы совещания и
распределение обязанностей
Определение финансовых расходов
Проведение организационных мероприятий
1. Текст приглашения
Типовой текст приглашения включает:
 ФИО приглашаемого,
 название организации,
 характер совещания,
 время,
 дату и место его проведения,
 рассматриваемые вопросы.
Подписывает приглашение руководитель.
В тексте приглашения следует указать
продолжительность совещания.
2. Оповещение участников и рассылка
приглашений
 Секретарь составляет список рассылки
приглашений
 Рассылка приглашений может быть
осуществлена курьером, письмом, факсом,
телефонограммой, электронной почтой
(автоматическая рассылка) и т.д.
 Распространенным способом приглашения на
совещание являются телефонограммы. Текст
телефонограммы составляется в одном
экземпляре и согласовывается с
руководителем.
При передаче телефонограммы попросите
записавшего повторно прочитать текст,
чтобы убедиться в правильности записи,
особенно места и времени совещания.
3. Уточнение списка участников.
За 5-6 дней до начала совещания секретарь проверяет
список участников.
4. Подготовка материалов для рассмотрения на
совещании: основного сообщения, справочноинформационных материалов, проекта решения.
Большое значение имеет своевременная подготовка,
размножение и рассылка участникам документов,
намечаемых для коллегиального обсуждения
На этом этапе необходимо уточнить с руководителем
регламент проведения совещания: начало,
окончание, максимальное время для доклада и
выступлений.
Важнейшее место в подготовке совещания занимает
составление проекта решения по обсуждаемому
вопросу или проектов итоговых документов.
Все предполагаемые к совещанию документы должны
быть собраны не менее чем за 48 часов и
разосланы за 24 часа до совещания.
5. Организация рабочей группы
совещания и распределение
обязанностей
Секретарь продумывает перечень работ,
которые должны быть выполнены службами
организации при подготовке совещания.
По перечню работ создается рабочая группа,
распределяется, кто из сотрудников какую
работу выполняет, и на каком этапе.
При подготовке крупных совещаний с большим
количеством участников следует закрепить
ответственных за его проведение
приказом руководства.
6. Определение финансовых
расходов:






аренда помещения и демонстрационных
средств,
покупка канцелярских принадлежностей,
цветов,
воды,
организация кофе-паузы,
размножение информационных материалов
и т.д.
7. Проведение организационных
мероприятий:







Размещение участников. Заказ гостиницы.
Заказ транспорта
Встреча, регистрация участников.
Организация кофе-паузы.
Организация культурно-массовых
мероприятий.
Закупка канцелярских принадлежностей,
воды, цветов.
Техническое обслуживание совещания.
4. Обслуживание совещаний.
В обслуживание совещания входит:

Встреча участников совещания.

Регистрация участников совещания.

Контроль
за
временем
ведения
совещания.

Документирование совещания.

Принятие решения.
Встреча участников совещания.



При проведении совещания с ограниченным числом
участников секретарь встречает их перед входом в
помещение, где будет проходить совещание,
приветствует каждого и приглашает пройти на
совещание.
При проведении совещания с большим числом
участников один сотрудник встречает участников при
входе в здание, приветствует, указывает, где
раздеться, куда пройти, а другой из организаторов
встречает участников при входе в зал совещания.
Часто организация встречи бывает сложной. Кого-то
надо встретить в аэропорту, другого на ж/д вокзале
или автовокзале, в день совещания заехать за
участником в гостиницу и т.д. Поэтому процедура
встречи должна быть продумана до мелочей и
детально расписана между членами рабочей группы:
кто, кого, когда и где встречает.
Регистрация участников совещания.



Регистрацию участников начинают за 30
минут до начала совещания, ее проводят, как
правило, перед помещением.
В тех случаях, когда состав участников
известен, рекомендуется проводить
регистрацию по заранее отпечатанным
спискам. Этот список используется и для
рассылки материалов и пригласительных
билетов.
Регистрация позволяет к моменту открытия
совещания знать количество и состав
присутствующих.
Примерная форма списка:
№
п/п
ФИО
участника
Должнос Организ Адрес,
ть
ация
телефон
• Очень удобно одновременно с
регистрацией проставлять отметки на
командировочных удостоверениях.
• Во время регистрации следует сразу же
собрать сведения о потребности в
обратных билетах.
• В ходе регистрации следует выяснить
желание принять участие в культурной
программе.



При регистрации участникам выдаются, если
не были разосланы ранее, необходимые для
совещания документы: тезисы, проекты
решений и др. Попутно могут выдаваться
подготовленные канцелярские
принадлежности: папки, блокноты, авторучки
и т.п.
За 5 минут до начала секретарь объявляет о
том, что совещание начинается.
Если на совещании присутствуют гости, их
следует проводить в зал и усадить на первых
рядах. Остальные участники размещаются
произвольно.
Контроль за временем ведения
совещания.


Совещание должно начинаться точно в
назначенное время.
Желательно сразу согласовать с
участниками правила совместной
работы:



Регламент выступлений
Перерывы
Время окончания совещания
Если секретарь не принимает участия в
совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до
минимума персональные вызовы. Если необходимо
срочно вызвать кого-либо из участников совещания,
то секретарь передает ему записку – это позволит
участнику покинуть зал потихоньку, не мешая
остальным.
Если секретарь принимает участие в
совещании, то в его обязанности входит:





Раздача материалов участникам совещания
Подборка документов для руководителя
Сообщение руководителю об опоздавших.
Сообщение об участниках совещания, которые просят
слова
Предупреждение о наступлении времени перерыва
Документирование совещания.
Ход совещания можно и нужно
стенографировать, вести фонограмму,
видеозапись или протоколировать.
 Стенограмма и фонограмма – это дословная
запись всего, что говорилось на совещании,
т.е. всех выступлений, вопросов, ответов,
реплик.
 Для ведения стенограмм и расшифровки
фонограмм требуются специальные
работники: стенографистки, диктофонистки
 Это достаточно дорогостоящий вид
документирования совещаний. Его
целесообразно вести лишь для наиболее
важных мероприятий или в том, случае, когда
заранее предусматривается публикация
материалов совещания.
Ведение протокола.
В протоколе должно быть зафиксировано:
 название совещания;
 дата, время и место проведения;
 ФИО присутствующих и тех, кто не смог
присутствовать;
 вопросы повестки дня;
 высказанные мнения, предложения и идеи по
каждому вопросу;
 принятые согласованные решения;
 намеченные мероприятия, фамилии
ответственных исполнителей.
По итогам совещания секретарь оформляет и
подписывает у председателя протокол.







Протоколы делятся на краткие и полные.
В ходе заседания можно составить лишь черновик
протокола.
В 3-5-дневный срок протокол уточняется,
редактируется и оформляется.
Если к протоколу прилагается стенограмма, об этом
делается запись после первой части протокола:
«Заседание стенографировалось. Стенограмма
прилагается».
Полностью подготовленный протокол подписывается
председателем и секретарем совещания.
При составлении протокола важно, чтобы
обеспечивалась его юридическая полноценность,
которая определяется наличием всех необходимых
реквизитов, их правильным оформлением и строгой
достоверностью информации.
Протокол считается окончательно оформленным
после того, как к нему будут приложены все
относящиеся к совещанию документы и материалы.
Протоколы формируются в дела вместе с
документами, созданными в процессе
подготовки заседания:







повесткой дня
приглашением
списками участников заседания
списком приглашенных
докладами или тезисами выступлений
справочными материалами по обсуждаемым
вопросам
проектами решений и итоговых документов
(все по одному экземпляру).
Принятие решения
Решения могут вырабатываться двумя путями:
 Специально выбранная комиссия по
подготовке решения заранее составляет его
проект и зачитывает, а участники совещания
вносят свои коррективы и принимают проект
решения по результатам голосования.
 Председатель собрания подводит итоги
обсуждения и формулирует решение; после
принятия решения голосованием
определяется лицо (группа лиц),
осуществляющих контроль за исполнением
принятого решения.
После окончания совещания секретарь:






перепечатывает исправленный и дополненный текст
решения совещания;
контролирует сроки и качество перепечатки
стенограмм или магнитофонной записи;
устанавливает контакты и поддерживает связь с теми
участниками совещания, которые должны
отредактировать тексты своих выступлений или
принять участие в исполнении некоторых решений
совещания;
организует заказ на размножение материалов в
множительном бюро или типографии;
согласовывает с руководителем и составляет список
лиц или организаций, которым необходимо
направить материалы совещания;
организует вместе с работниками экспедиции
рассылку материалов совещания.
Вопросы для самопроверки:
1. Какова роль секретаря в процессе
подготовки и проведения оперативных
совещаний?
2. Выделите типы совещаний и назовите их
цели.
3. В чем отличие формальных и
неформальных совещаний?
4. Что должно быть зафиксировано в
протоколе совещания?
5. Каковы обязанности секретаря после
окончания совещания?
6. Перечислите и раскройте этапы подготовки
совещания с большим количеством
участников.
7. Перечислите и раскройте этапы
обслуживания совещания.
Практические задания:
1.
2.
Составьте и оформите текст
приглашения на совещание.
Составьте и оформите протокол
совещания.