Международные стандарты функциональных

Международные стандарты
функциональных требований к системам
электронного документооборота
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
1
Что такое функциональные
требования к СЭД



Перечисляются функциональные возможности,
необходимые для организации юридически
значимого электронного документооборота в
государственной организации
Требования достаточно общие, без излишней
детализации. Требования не определяют
технологию
Отдельные общие нефункциональные требования (к
производительности, удобству работы и т.п.)
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
2
Для чего служат государственные
требования к СЭД



25 ноября 2005
Повышение эффективности расходования
государственных средств
Открытая единая техническая политика
государства в отношении СЭД
Повышение качества продукции и
конкурентоспособности отечественных
производителей как на внутреннем, так и
на внешних рынках
"Автоматизированные технологии работы с документами"
3
Обязательность требований


25 ноября 2005
Ключевой момент – государственные
организации имеют право закупать только
те СЭД, которые соответствуют
требованиям
Желательно иметь государственную
программу сертификации
"Автоматизированные технологии работы с документами"
4
Выгоды для государства


Поставщики ПО за свой счёт разрабатывают
функциональные возможности, необходимые
государственным организациям для управления
электронными и неэлектронными документами
Требования заставляют поставщиков ПО учитывать
в своих продуктах национальные особенности
российского делопроизводства и документооборота.
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
5
Выгоды для государства


Поставщики ПО обеспечивают информационную
совместимость и возможность взаимодействия
закупаемых государством СЭД различных видов и
типов.
Повышается уровень закупаемых государством
программных продуктов
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
6
Выгоды для производителей
программного обеспечения



Производители ПО вынуждены повышать уровень
своих продуктов и приближать его к мировому, что,
в итоге, делает их более конкурентоспособными,
как на внутреннем, так и на мировом рынке
Соответствие СЭД государственным требованиям
даёт ей конкурентное преимущество
Возможность планировать работу по развитию
своих систем на перспективу
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
7
Выгоды для потребителей


25 ноября 2005
Наличие требований значительно упрощает для
многих организаций выбор программного
обеспечения
При составлении собственных требований к СЭД и
при её выборе как государственные, так и
коммерческие организации могут использовать
обязательные государственные требования в
качестве ориентира
"Автоматизированные технологии работы с документами"
8
Значение требований для
учебных заведений

Требования показывают:
– каких специалистов ИТ и
ДОУ нужно готовить
– какие знания нужно дать
этим специалистам
– направления развития ИТ в
государственном секторе

25 ноября 2005
Требования могут быть
использованы в качестве
учебных материалов
"Автоматизированные технологии работы с документами"
9
Текущее состояние дел в мире









США - DoD 5015.2; DOE-STD-4001-2000;
требования ЦРУ 2005; ANSI/ARMA/AIIM TR-48 2004
Евросоюз – MoReq, 2001
Англия - PRO (TNA), 2002
Германия – DOMEA–Konzept 2.0, 2005
Австрия - ELAK 3.0, 2005
Швейцария – GEVER, 2004
Норвегия - NOARK-4, 1999
Голландия – ReMANO, 2004
Австралия – VERS, 2003
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
10
Перспективы и направления
развития стандартов



США – проект версии 3 стандарта DoD 5015.2
опубликован в ноябре 2005 года, принятие
ожидается в 2006 году
Евросоюз - стандарта MoReq2 с программой
сертификации выйдет в 2007 году
Англия - закрытие программы сертификации по
стандарту PRO, и переход на MoReq2

Норвегия – завершается разработка NOARK5

Германия – ежегодное обновление концепции DOMEA
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
11
Перспективы и направления
развития стандартов




Интеграция систем электронного документооборота
(ERMS) и электронно-информационных систем
(EDMS)
Усиление роли специалистов ДОУ («системных
технологов») в администрировании СЭД
Использование языка XML
Модульная структура
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
12
Стандарт MoReq2 (Евросоюз)



Разработка финансируется правительством
Евросоюза
Концепция новой версии одобрена на конференции
DLM-форума в Будапеште в октябре 2005 года
Предполагается, что разработка MoReq2 будет
завершена к 2007 году, при этом появится
отсутствующая сейчас программа сертификации
программных продуктов на соответствие
требованиям стандарта
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
13
Содержание MoReq
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
25 ноября 2005
Введение
Обзор требований к СЭД
Классификационная схема(электронная номенклатура дел)
Средства обеспечения безопасности документов
Хранение в течение установленного срока, передача и
уничтожение документов
Ввод документов в систему
Идентификаторы объектов
Поиск, извлечение и вывод документов
Административные функции
Другие функциональные возможности
Нефункциональные требования
Требования к метаданным
Эталонная модель
"Автоматизированные технологии работы с документами"
14
MoReq2: планы разработки



Усилить ключевыми разделы MoReq и добавить
четко сформулированные требования в отношении
новых аспектов разработки и применения СЭД
Обеспечить проверяемость требований,
разработать документы, позволяющие проводить
тестирование ПО на соответствие требованиям
Разбить требования на модули, с тем, чтобы
облегчить их использование в различных условиях.
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
15
Новые опциональные модули
требований в MoReq2








25 ноября 2005
Интеграция с системой управления контентом
Работа с тематическими делами
Распределенные системы
Удаленная/автономная работа
Процессы хранения документов
Сканирование
Интеграция с факс-системой
Расширенные средства поиска
"Автоматизированные технологии работы с документами"
16
Приоритеты при разработке




25 ноября 2005
Доработка базовых требований, включая оценку
соответствия стандарту ISO 15489
Интеграция с системами управления контентом, в
т.ч. управление размещёнными на веб-сайтах
материалами
Управление неэлектронными (физическими)
документами и гибридными делами
Workflow, работа с тематическими делами
"Автоматизированные технологии работы с документами"
17
Национальное введение в MoReq2
(«нулевая» глава)
Каждая страна сама будет решать, что войдёт в
«нулевую» главу. Скорее всего, эта глава будет
содержать:
– Влияние национального законодательства
– Влияние национальных традиций в области
делопроизводства и документооборота (например, в
отношении документирования транзакций, регистрации
и т.п.)
– Перевод терминов и т.п.
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
18
Новая версия стандарта DoD 5015.2



25 ноября 2005
Разрабатывается
Министерством обороны США
Имеет программу
сертификации (с 1999 года).
Ряд сертифицированных
продуктов представлен на
российском рынке.
Неофициальный национальный
стандарт США
"Автоматизированные технологии работы с документами"
19
Сравнение версий
Версия 2
Версия 3
Число глав
4
6
Число страниц
57
132
Терминов
96
138
Аббревиатур
49
60
XML-схемы
нет
13
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
20
2. Обязательные требования
2.2. Детальные требования












2.2.1. Разработка плана размещения документов (т.е. электронной
номенклатуры дел)
2.2.2. Управление сроками хранения и решением судьбы документов по
истечении срока хранения
2.2.3. Регистрация документов в системе
2.2.4. Регистрация сообщений электронной почты
2.2.5. Регистрация документов, которые впоследствии будут передаваться на
архивное хранение в NARA.
2.2.6. Хранение документов в системе
2.2.7. Управление процессом хранения и важнейшими документами
2.2.8. Управление доступом
2.2.9. Аудит системы
2.2.10. Требования к составным системам (у которых модуль управления
документами – отдельный).
2.2.11. Требования к управлению системой
2.2.12. Дополнительные базовые требования
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
21
Новые главы стандарта


Глава 3 – Управление секретными документами
Глава 4 – Закон о защите персональных данных
(Privacy Act) и закон о свободе доступа к
государственной информации (FOIA)
– 4.1. Управление документами, возникающими при исполнении
требований закона о защите персональных данных (обязательны
только для систем управления SOR-документами)
– 4.2. Управление документами, возникающими при исполнении
требований закона о свободе доступа к государственной
информации (обязательны только для СЭД, поддерживающих
исполнение требований FOIA)

Глава 5 – Передача документов
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
22
Ситуация в России



Собственные требования к СЭД отсутствуют, хотя
регулярно выделяются бюджетные средства на их
разработку
Важнейшие мировые стандарты требований на
русский язык не переведены, и известны только
узкому кругу лиц
Пора осваивать мировой опыт, обогащая его
собственными идеями, отражающими особенности
делопроизводства и документооборота в России
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
23
Кто должен принять участие в
разработке требований



Представители государственных организаций
(службы ДОУ, ИТ, ИБ)
Представители производителей и поставщиков СЭД
Специалисты в области делопроизводства,
архивного дела, информационных технологий

Юристы

Кто-то ещё?
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
24
Как грамотно использовать
требования к СЭД

Введение обязательных государственных требований:
– не должно остановить нормально хода закупок ПО
государственными организациями,
– не должно привести к снижению конкуренции на
«государственной» части рынка СЭД и её монополизации


Все новые СЭД должны быть способны
экспортировать документы и их метаданные в
установленном государством стандартном формате
(форматах)
Требования должны ужесточаться постепенно
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
25
Вывод:
Пора приниматься за дело!
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
26
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ
WWW.EOS.RU
E-mail: hram@eos.ru
107023 г. Москва, ул. Электрозаводская, 52
Телефон/факс: 580-75-15
Электронная почта:
Отдел консультационных услуг:
antoshechkina@EOS.RU
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
27
Вопросы?
25 ноября 2005
"Автоматизированные технологии работы с документами"
28