ВЫБОР АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ Вопросы: 1. 2. 3. 4. Факторы выбора АСУД. Порядок выбора АСУД. Критерии выбора АСУД. Предварительная оценка эффективности АСУД. Факторы выбора АСУД 1. Управленческая структура, масштаб и сфера деятельности организации. 2. Задачи, которые решаются или будут решаться. 3. Организация процессов работы с документами. 4. Технические, финансовые и иные ресурсы, каким располагает организация. 5. Готовность персонала и руководства к внедрению системы. 6. Опыт фирмы-разработчика программного продукта. Порядок выбора АСУД 1. Определение основных задач проекта. 2. Формулировка требований и определение вида АСУД. 3. Согласование требований со специалистами организации и экспертами. 4. Анализ рынка и составление списка программных продуктов на основе выработанных требований. 5. Проведение оценки характеристик ПП на основе выработанных критериев. 6. Отбор ПП, соответствующих критериям выбора. 7. Сравнение стоимостных показателей и предварительная оценка эффективности. 8. Выбор ПП. Критерии выбора АСУД 1. 2. 3. 4. 5. Функциональные возможности. Требования к аппаратному и программному обеспечению. Эксплуатация и развитие системы. Репутация фирмы-разработчика. Стоимость системы. Критерии выбора АСУД Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications – Требования к программным приложениям для управления электронными документами США). Public Records Office. Requirements for Electronic Records Management Systems. 1: Functional Requirements – Требования к системам управления электронными документами. 1: Функциональные требования (Великобритания). Functional Specifications for ERMS Software (Австралия). Electronic Recordkeeping Systems Standard (Новая Зеландия). Критерии выбора АСУД Model Requirements for the Management of Electronic Records – Типовые требования по управлению электронными документами (Европейский Союз). Критерии выбора АСУД Методические рекомендации по организации работы с электронной документацией в структурных подразделениях организаций Республики Беларусь (БелНИЦЭД). СТБ ISO/IEC 25000-2009. Разработка ПО. Требования к качеству и оценка программного продукта (SQuaRE). Руководство по SQuaRE. СТБ ISO/IEC 25001-2009 Разработка программного обеспечения. Требования к качеству и оценка программного продукта. Планирование и управление. Инструкция о порядке взаимодействия ведомственных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов. http://nces.by/service/smdo Критерии выбора АСУД Application Programming Interface, API. Интерфейс программирования приложений, интерфейс прикладного программирования. Набор готовых классов, процедур, функций, структур , предоставляемых приложением для использования во внешних программных продуктах. Open Document Management API, ODMA. Открытый отраслевой стандарт, позволяющий настольным приложениям взаимодействовать с системой управления документами. Упрощает взаимодействие файлов между разными платформами и приложениями путем стандартизации доступа к управлению документами посредством API. Позволяет приложениям получать доступ к одной системе управления документами без жестко заданных ссылок. Критерии 1. Функциональные возможности Создание документа Поддержка технологии ICR Регистрация документов по e-mail Контекстный поиск 2. Требования к АО и ПО На основе Windows Выгрузка данных в MS Excel АСУД1 АСУД2 АСУД3 + + + - + + + 3 1 +/+ 3,5 + + - - + +/- 1 2 0,5 - + + 0 1 1 3. Эксплуатация и развитие системы Наличие мультимедиа учебника Предварительная оценка эффективности АСУД Поиск документов: 1 день – 10 операций t одного документа = 2 минуты В 10% случаях – повторный поиск 22 мин *365 - х Средняя годовая зарплата = 3600, в месяц = 300 480 мин * 365- 7200 Расходы на 1 сотрудника = 100% (3600) Рабочий день = 8 часов = 8*60 минут = 480 минут (10*2+10*10%*2)*7200 /(480) =330 экономия на 1 сотрудника АСУД на 100 рабочих мест =140 Предварительная оценка эффективности АСУД Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя: где Zп - среднегодовая заработная плата пользователя. где Fj - время, которое планировалось пользователем для выполнения работы j-вида до внедрения программы (час.); ∆Tj – экономия времени для выполнения работы j-вида . Э=∆Р-0,15*К К – капитальные затраты Таблица – Виды работ и время выполнения № п/п Вид работ До автоматизации, мин Fj Экономия Повышение провремени, мин. изводительности труда Рi ∆T (в %) 1. Ввод информации 40 20 100 2. Проведение расчетов 5 4 400 3. Подготовка и печать отчетов 30 15 100 4. Анализ и выборка данных 44 10 300 Итого 900 Предварительная оценка эффективности АСУД Рабочее место – 1. Стоимость 1С:Документооборот – 10800 Стоимость услуг сторонней организации по ее внедрению составляют 10000. Капитальные затраты на внедрение составят: К = 10800 + 10000 = 20800 Расходы на содержание персонала, исходя из условия, что оклад сотрудника составляет 50000. Z = 1 * 50000 * (1 + 34% / 100) = 67000. Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя: P= 67000 * 9 = 603000. Предварительная экономическая эффективность: Э = 603000 – 20800 * 0,15 = 599880. Предварительная оценка эффективности АСУД ROI - http://www.its.dn.ua/web/its3.nsf/0/calc Сотрудники на предприятии Количество сотрудников, которые работают с документами 100 чел. Среднемесячная заработная плата одного сотрудника 500 USD Разовые расходы на приобретение и внедрение СЭД Стоимость лицензий 100000 USD Стоимость внедрения 100000 USD Примерный срок внедрения 3 Мес. Регулярные расходы на сопровождение СЭД Стоимость годового лицензионного сопровождения (от стоимости лицензий) 24 % Стоимость месячного сопровождения (от стоимости лицензий) 2000.00USD/Мес. Платное лицензионное сопровождение наступает (с момента приобретения) через 12Мес. Предварительная оценка эффективности АСУД Типовые операции Если один человек затрачивает на одну операцию 10 минут, а второй 30 минут, то в таблице нужно указать средний показатель (10 мин. + 30 мин.) / 2 = 20 мин. 30 5 60 20 1 120 10 Операции выполняемые сотрудником Время затрачиваемое на одну операцию Количество операций по одному сотруднику Поиск документа, контактной информации и пр. 20Мин. 20Опер./Мес. Создание документа (служебка, приказ, заявка, договор и пр.) 20Мин. 10Опер./Мес. Хождение по кабинетам, поездки (согласование, утверждение и пр.) 60Мин. 5Опер./Мес. Контроль обработки документа (согласован? у кого сейчас? оплачен?) 30Мин. 10Опер./Мес. Формирование отчетчности по документам 120Мин. 1Опер./Мес. Предварительная оценка эффективности АСУД Типовые процессы Если процесс занимает 3 дня, то его длительность составит 3 дн. * 8 час. = 24 час. Процессы на предприятии Время затрачиваемое на один процесс Количество процессов, общее по предприятию Согласование документа, заявки, договора и пр. Час. 24 Проц./Мес.50 Ознакомление с документом и получение обратной связи Час. 5 Проц./Мес.20 Рассмотрение документа и формирование резолюций Час. 1 Проц./Мес.30 Исполнение поручения, контроль качества и сроков Час. 16 Проц./Мес.30 Предварительная оценка эффективности АСУД Финансовые потери - утеря документов или их несвоевременная обработка Прямые финансовые потери - штрафы, неустойки, пеня и пр. 0 USD/Год. Упущенная финансовая выгода, потерянные возможности 0 USD/Год. Ежемесячные показатели по предприятию в целом Затраты на бумажный документооборот Затраты времени сотрудников 12.50%/Мес. Затраты фонда оплаты труда 6250.00USD/Мес. Затраты на электронный документооборот Затраты времени сотрудников 0.99%/Мес Затраты фонда оплаты труда 495.00USD/Мес. Экономия при работе в СЭД Экономия времени сотрудников Экономия средств 11.51%/Мес 5753.13USD/Мес. Предварительная оценка эффективности АСУД Экономическая эффективность использования СЭД Время, затрачиваемое на типовые операции, часов в месяц Предварительная оценка эффективности АСУД Предварительная оценка эффективности АСУД