Лекция 9. Подготовка деловых поездок сотрудников и

Подготовка деловых поездок
сотрудников и руководителя.
Крупный успех составляется из
множества продуманных мелочей.
В. Ключевский.
Вопросы:
1. Организация служебных командировок:

Документальное оформление служебных
командировок.

Информационное обеспечение деловых
поездок сотрудников.

Памятка командируемому сотруднику.

Хранение документов по командировкам.
2. Подготовка командировок руководителя:

Информационное обеспечение деловых
поездок руководителя.

Подготовка программы командировки.

Обработка материалов командировки и
оформление отчета.
Литература:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М.: ЗАО Бизнесшкола «Интел–Синтез», 2002. С.275 -284.
Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря.
Справочник.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005.
С.183-185.
Ловягина Е., Морозов И. Командировка: готовим к
ней работника и бумаги. // Кадры предприятия.
2002. № 6 // www.dis.ru
Ловягина Е., Морозов И. Командировки:
оформляем, провожаем, встречаем. // Кадры
предприятия. 2002. № 7 // www.dis.ru
Стенюков М.В. Секретарское дело.- М.: Книга
сервис, 2003. С. 170-172.
Труханович Л.В. Командировки: кто и за что
отвечает? // Кадры предприятия. 2003. № 8 //
www.dis.ru
Шейнов В.П. Секретарь: практическое пособие.Мн.: Харвест, 2003. С.48-50.
1. Организация служебных командировок.

Документальное
командировок.
оформление
служебных
- Согласно Квалификационному справочнику
должностей руководителей, специалистов и других
служащих (утвержден постановлением Минтруда
России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.04.2001),
оформлением командировочных документов
занимаются работники канцелярии.
- Весь пакет документов, необходимых для оформления
командировки, представлен новыми
унифицированными формами, утвержденными
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004. № 1.
"Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты".
Форма № Т-10а


Первым документом является форма № Т-10а
– служебное задание для направления в
командировку и отчет о его выполнении. На
основании этого документа будет издаваться
приказ (распоряжение) о направлении
работника в командировку. Служебное
задание подписывается руководителем
подразделения, в котором работает
командируемый работник и утверждается
руководителем организации или
уполномоченным лицом.
Этот же документ – форма №Т-10а содержит отчет о выполнении задания, что
удобно и сокращает количество создаваемых
документов.
Форма № Т-9


После оформления задания готовится проект
приказа о направлении сотрудника в
командировку. Если командируется 1
человек, приказ готовится по
унифицированной форме № Т-9, если
несколько человек, используется форма № Т9а.
Приказ о командировке оформляется в 2-х
экземплярах: один оправляется в дело,
другой – в бухгалтерию.
Форма № Т-10


После подписания приказа
выписывается командировочное
удостоверение по форме № Т-10.
Секретарь вносит в нее необходимые
данные, беря их из приказа.
Командировочное удостоверение
выписывается в одном экземпляре и
регистрируется в журнале.
Журнал учета командировочных
удостоверений.
Начат «_____» _______________ 200 __ г.
Окончен «_____» ______________ 200 __ г.
Дата
Должно Место
выдачи сть,
команд
ФИО
ировки
06.07.
2001
Менед
жер
Сорокин
А.А.
г.
Спасск,
фирма
«Аякс»
Цель
Срок
команд
ировки
Дата,
номер
приказа
Заключ
ение
договора
с 09.07. 05.07.
2001 по 2001 №
13.07.
84к
2001
ЖУРНАЛ
учета работников, выбывающих в командировки
в _______________________________________
(наименование организации)
Начат «_____» _______________ 200 __ г.
Окончен «_____» ______________ 200 __ г.
№
п/
п
1
Фамилия
, имя,
отчество
команди
рованног
о
работни
ка
Заним
аемая
должн
ость
Номер
команди
ровочног
о
удостове
рения
Ф.И.О.,
должнос
ть
работни
ка,
подписа
вшего
команди
ровочно
е
удостове
рение
Дата
факти
ческог
о
выбыт
ия
Дата
факти
ческог
о
прибы
тия
Расписка
команди
рованног
о
работни
ка в
получен
ии
команди
ровочног
о
удостове
рения
2
3
4
5
6
7
8
ЖУРНАЛ
учета работников, прибывающих в командировки
в _______________________________________
(наименование организации)
Начат «_____» _______________ 200 __ г.
Окончен «_____» ______________ 200 __ г.
№ Фамилия, имя, Занима Наименование Дата Дата
п/п
отчество
емая
организации,
приб выб
командированн должно
выдавшей
ытия ытия
ого работника
сть
командировочно
е удостоверение
1
2
3
4
5
6
Информационное обеспечение
деловых поездок сотрудников.
Подготовка к командировке начинается
со сбора информации о пункте
назначения:
-
климатические особенности местности
инфраструктура
виды и качество связи
цены на услуги и товары
санитарно-эпидемиологическая обстановка
криминальная ситуация
Памятка командируемому сотруднику.





Не забудьте взять в командировку командировочное
удостоверение и иные необходимые документы.
Не забудьте взять с собой страховое свидетельство
обязательного медицинского страхования.
Если Вы постоянно принимаете какие-либо лекарственные
средства, не забудьте взять их с собой в дорогу в
необходимом количестве.
Проявляйте заботу о своем здоровье, не питайтесь в
сомнительных местах, на рынках. Не приобретайте
незнакомые продукты питания. Используйте только
бутылированную питьевую воду или кипятите воду перед
употреблением. При серьезном недомогании обратитесь в
лечебные учреждения за медицинской помощью и
немедленно сообщите об этом своему непосредственному
руководителю.
Старайтесь приобретать товары (работы, услуги) в
организациях, использующих контрольно-кассовые машины с
детализацией счета (печатающие в кассовых чеках
наименования товаров (работ, услуг).
Памятка командируемому сотруднику





Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме,
требуйте кассовые чеки и иные документы, подтверждающие
Ваши затраты.
Приобретайте проездные билеты заблаговременно или в
день, когда сможете окончательно определиться со сроками
выполнения служебного задания. Приобретайте их
самостоятельно, не передавайте для этого никому свой
паспорт.
При возникновении споров с администрацией гостиниц,
помните, что в каждой гостинице должны на доступном для
постояльцев месте находиться Правила предоставления
гостиничных услуг в Российской Федерации. Воспользуйтесь
предоставленными Вам правами.
Находясь в месте командирования, особо ценные вещи (в т.ч.
документы) сдавайте в камеру хранения гостиницы.
Если выполнение служебного поручения связано с работой со
сведениями, относящимися к коммерческой тайне, обеспечьте
сохранность материальных носителей такой информации.
Памятка командируемому сотруднику






Проявляйте разумную осмотрительность при разговорах с
попутчиками, случайными знакомыми, соседями по гостинице.
Избегайте мест с неблагоприятной криминальной
обстановкой.
Прежде чем посетить организацию, в которую Вас
командировали, убедитесь, что Вы не забыли взять
командировочное удостоверение, документы,
удостоверяющие личность и документы, подтверждающие
Ваши особые полномочия, визитные карточки, другие
материалы и документы, необходимые для выполнения
поручения.
Если Вы выезжаете в составе группы, помните, что указания,
обязательные для исполнения, Вам вправе давать только
старший группы. Старший группы обязан представить Вас
должностным лицам организации, в которую Вы
командированы и координировать все ваши контакты.
Находясь в организации, в которую Вы командированы,
подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте
для себя каких-либо исключений.
При возникновении проблем с выполнением служебного
поручения свяжитесь со своим непосредственным
руководителем для выработки способа решения задания.
Отчет о командировке.
Краткий отчет о выполненной работе за
период командировки согласовывается
с руководителем структурного
подразделения и предоставляется в
бухгалтерию (финансовый отдел)
вместе с командировочным
удостоверением (форма N Т-10) и
авансовым отчетом (форма N АО-1).
Общие требования к отчету о
командировке.
Цель командировки.
Сроки пребывания в командировке (в случае
посещения нескольких населенных пунктов
или объектов указывается срок пребывания
в (на) каждом из них).
Конкретный перечень вопросов, изученных
(решенных) в ходе командировки.
Перечень должностных лиц, с которыми
командируемый вступал в контакт при
обсуждении тех или иных вопросов.
Реализация целей поездки (подробная
информация о вопросах, изученных
(решенных) в ходе командировки с
приложением соответствующих
документов).
Оценка состояния дел в той или иной области
деятельности посещенной организации,
сопоставление форм и методов работы,
принятых в ней с аналогами своей компании
(по изученному перечню вопросов).
Выводы, предложения, рекомендации по путям
использования изученного в ходе
командировки положительного опыта.
Другие вопросы, которые командированный
полагает необходимым отразить в отчете по
итогам поездки.
Хранение документов.
№
п/
п
Наименование документа
Срок хранения
1
Приказы, распоряжения; документы (справки,
сводки, информации, доклады и др.) к ним по
личному составу
75 лет (о
предоставлении
краткосрочных
внутрироссийских
командировок — 5 лет)
2
Документы (программы, задания, отчеты,
доклады, переписка) о командировках
5 лет ЭПК
3
Документы (справки, докладные и объяснительные
записки, копии приказов, выписки из приказов,
заявления, командировочные удостоверения и др.),
не вошедшие в состав личных дел
5 лет
4
Переписка об оформлении командировок
5 лет
5
Журналы учета работников, направленных в
командировки
5 лет
6
Журналы учета выдачи командировочных
удостоверений
5 лет
Подготовка командировок руководителя:
Для секретаря руководителя подготовка
руководителя к командировке является
обязательной функцией.
Подготовка поездок руководителя
осуществляется по однотипной схеме, с
учетом специфики конкретной командировки.
Секретарь готовит:
 Приказ о командировке (оформляется в 2-х
экз.)
 Командировочное удостоверение,
 Составляет и печатает подробную
предварительную программу командировки.
При подготовке программы следует:





Узнать цель поездки, предполагаемые
вопросы, встречи и места посещения.
Разработать проект программы пребывания
руководителя, согласовать его с
руководителем.
Определить время (даты отправления,
прибытия) и способ передвижения (машина,
самолет, поезд и т.д.)
Помните, что существует понятие часовых
поясов и местного времени.
Продумать все деловые встречи и
мероприятия, на которых будет
присутствовать руководитель.




Согласовать программу с принимающей
стороной, оговорить сроки пребывания,
внести коррективы, если они будут.
Название организации должно быть точно
выверено, указываются ее адрес и телефоны.
Составить список должностных лиц или
компаний, с которыми нужно установить
связь: организации, отделы, лица (с
указанием должности, ФИО) и время встречи
с ними руководителя. Должны быть указаны
телефоны должностных лиц, с которыми
предстоит встреча.
Составить список необходимых для поездки
личных и служебных документов и
материалов.
Обработка материалов командировки и
оформление отчета.
Секретарь обрабатывает материалы
командировки: перепечатывает документы,
размножает их, передает соответствующим
сотрудникам и структурным подразделениям.
В обязанности секретаря входит оформление
отчета о командировке. Как правило, отчет
содержит следующие разделы:
 Обоснование необходимости командировки;
 Вопросы и их решения
 Выводы и предложения.
Вопросы для самоконтроля:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Как осуществляется подготовка и организация
деловых поездок руководителя?
Каковы обязанности секретаря во время отсутствия
руководителя?
Назовите документы которые готовит секретарь
для служебных командировок сотрудников и
руководителя.
В скольких экземплярах оформляется приказ о
командировке и командировочное удостоверение?
Какая необходимая информация собирается на
этапе подготовки работника к командировке?
Какими советами можно дополнить Памятку
командируемому сотруднику?
Сформулируйте общие требования к отчету о
результатах командировки.