Презентация системы "ЕВФРАТ

 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Среди пользователей системы
«ЕВФРАТ-Документооборот»
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Награды и достижения системы
«ЕВФРАТ-Документооборот»
Система "ЕВФРАТ-Документооборот" — отмечена в
обзоре лучших программных продуктов 2008 г.,
Hard&Soft, 2008 г.
Система "ЕВФРАТ-Документооборот" — лучшая
программа 2008 года в номинации "Автоматизация
СМБ, решения для бизнеса"
PC Magazine, 2008 г.
Cognitive Technologies is the largest Russian
document and content management services provider
in 2007 IDC, 2008 г.
Система "ЕВФРАТ-Документооборот" — самая
функциональная и самая распространенная система
электронного документооборота в России
BISHELP.ru, 2008 г.
Cognitive Technologies as a second largest Document
and Content Management Solutions services provider in
Russia (2005) IDC, 2006 г.
"ЕВФРАТ-Документооборот - оптимальное решение
среди систем электронного документооборота "
Клерк.Ру, 2006 г.
"ЕВФРАТ-Документооборот - одна из самых
распространенных СЭД в России“
PCWeek/RE, №22, 2006 г.
"ИД КомпьютерПресс рекомендует систему ЕВФРАТДокументооборот"
КомпьютерПресс, 2006 г.
"Самая функционально-развитая система электронного
документооборота”
Cio-World (ИД "Компьютерра"), 2005 г.
“Система "ЕВФРАТ-Документооборот" включена в
семерку умных и успешных российских инноваций”
Огонек, 2008 г.
"1 место в рейтинге систем электронного
документооборота и делопроизводства”
РБК, 2004 г.
Cognitive Technologies as a largest Russian document
and content management services provider in 2006
IDC, 2006 г.
"1 место в рейтинге еженедельника”
ЭиЖ, 2003 г.
Cognitive Technologies - лидер по количеству
реализованных проектов по внедрению СЭД в 2006 г.
в России” РБК, 2007 г.
Лидер продаж - "ЕВФРАТ-Документооборот", за год к
армии пользователей этой системы добавилось еще
750 организаций
Мир ПК, май 2007 г.
«Самая известная отечественная система электронного
документооборота и делопроизводства”
МИР ПК, 2003 г.
"Лучшее решение по организации электронного
документооборота и делопроизводства”
Деловые вести, 2003 г.
Задачи, решаемые системой
«ЕВФРАТ-Документооборот»
 Автоматизация службы канцелярии
 Автоматизация делопроизводства (процессов ДОУ)
 Создание электронного архива документов
 Корпоративный электронный документооборот
(workflow)
 Обеспечение информационной безопасности и
управление доступом
 Контроль исполнительской дисциплины
 Частные задачи автоматизации документооборота
Примеры частных задач, решаемых
системой «ЕВФРАТ-Документооборот»
 Автоматизация работы с договорами (создание,
согласование, отслеживание сроков окончания)
 Автоматизация обращений граждан (прием,
регистрация, обработка, контроль исполнения,
списание в архив)
 Автоматизация обработки заявок от клиентов и
партнеров (прием, регистрация, выполнение,
контроль исполнения)
 Управление проектными работами (начало
проекта, коллективная работа, сдача)
 Управление мероприятиями, совещаниями
(подготовка материалов, проведение, обработка
результатов)
 и многое другое
Система «ЕВФРАТ-Документооборот»
обеспечивает
 Регистрацию любых видов документов в соответствии с
утвержденными в организации номенклатурой и регламентом
 Автоматизацию бизнес-процессов организации, поддержку
процедур согласования и утверждения
 Оперативный и всесторонний контроль за ходом исполнения
работ по документу
 Создание оперативного и долговременного архивов
бумажных и электронных документов
 Поиск документов по содержанию и реквизитам
 Формирование журналов по учету документов и отчетов по
исполнительской дисциплине
 Информационную безопасность при работе с документами
Для кого предназначена система?
 Делопроизводитель (персональное рабочее
место)
 Малые и средние компании
 Подразделения крупных государственных или
коммерческих организаций
 Территориально-распределенные организации и
подразделения
 Базовое (прототип) решение для крупных
государственных или коммерческих организаций
Кто внедряет систему
«ЕВФРАТ-Документооборот»?
Юридические,
аудиторские и
Научные и учебные
консалтинговые услуги
учреждения
Органы государственной
власти
Транспортные услуги
Другие государственные
организации
Торговля и реклама
Медиа
Прочее производство
Производство
потребительских товаров
Финансовые и страховые
компании, банки
Высокие технологии
Аграрный сектор
Телекоммуникации
Электро-,
теплоэнергетика и
коммунальное хозяйство
Машиностроение и
строительство Горнодобывающая
Авиационная
промышленность
промышленность
Нефтегазовая и
химическая
промышленность
Особенности системы «ЕВФРАТДокументооборот»
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана в
полном
соответствии
с
рекомендациями
WfMC
(Workflow Management Coalition) и удовлетворяет
требованиям стандарта ISO 9000.
Гибкость
системы
«ЕВФРАТ-Документооборот»
позволяет
автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии
с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями
регламента, положений и инструкций по работе с документами,
разработанными и применяемыми организацией.
АРМ Пользователя —
бизнес-ориентированный интерфейс
Папки, в которые поступают
контролируемые пользователем
поручения, документы на
согласование и др.
Оперативная информация
для пользователя на
сегодня. Предоставляется
в главном окне при
загрузке системы
Поручения, уведомления,
напоминания, сообщения, отчеты
АРМ Пользователя —
бизнес-ориентированный интерфейс
Документы «На контроле»
Регистрационная
карточка выбранного
документа
Управление документооборотом



Роль «Администратор
документооборота»
(организация процессов ДОУ на
предприятии, реинжиниринг
бизнес-процессов)
Папочная структура
пользовательского места:
 Поддержка иерархии
пользовательских папок
 Общая иерархия папок
документооборота
(настраиваемая
номенклатура дел)
Управление общими папками
документооборота из АРМ
«Пользователь»
администратором
документооборота
Общие папки
документооборота
(номенклатура дел)
Личные папки пользователя
Регистрация документа
 Поддержка принятой в организации
номенклатуры документов и дел, а также
правил их учета (набора реквизитов и
формирования регистрационных номеров
 Контроль полноты заполнения полей РКК
 Автоматизация заполнения полей РКК
 Автоматический контроль дублирования
документов
 Регистрация писем из электронной почты
 Встроенные средства сканирования и
распознавания бумажных документов
 Присоединение любых электронных
документов к РКК
 Встроенные средства просмотра
электронных документов
 Установление перекрестных ссылок между
документами
 Регистрация документов из MS Office 20032007 и проводника
 Работа со словарями разных типов
(пополняемые и обновляемые из вне)
Рассылка документов и сообщений
Встроенная настраиваемая
адресная книга пользователей и
списки рассылки
Постановка документов на контроль
 На основании резолюции руководителя или в соответствии с
установленным регламентом назначаются:
 контролер по документу
 ответственный исполнитель и соисполнители,
согласующие по документу
 сроки исполнения документа и отдельных поручений по
нему
 сроки согласования и утверждения
 Отсроченное выполнение поручений
 Автоматическая рассылка контролирующему и исполнителям
(согласующим) уведомлений о поставленных им задачах
Движение и обработка документов
(Workflow + Collaboration)







Задание маршрут прохождения
документа по исполнителям и
согласующим:
 последовательные задания
 параллельные задания
 подпоручения
Возможность создания маршрутов,
имеющих узлы условного перехода в
зависимости от значения реквизитов
документов
Привязка маршрутов к потокам,
сотрудникам, группам, ролям
Реализация смешанного
документооборота
Возможность переименования
потоков документов
Работа и управление версиями
документов
Работа с проектами документов
Работа с версиями документов
Создание маршрута движения документа
или маршрута согласования
Графический редактор для создания типовых маршрутов
В узлах маршрута задаются:
- исполнители;
- задачи;
- срок выполнения;
- условия дальнейшего движения
документа
Создание маршрута движения документа
или маршрута согласования
Свободное задание маршрута
Задание маршрута осуществляется на рабочем
месте пользователя
Исполнение заданий, контроль
исполнения




Автоматизация приема исполнителем
поручения на исполнение или отказа от
исполнения с отсылкой соответствующего
уведомления контролирующему
Согласование и утверждение с
использованием ЭЦП
Отправка отчета контролирующему
Автоматическое протоколирование хода
исполнения и согласования




Автоматическая отправка контролирующему
и исполнителям (согласующим)
напоминаний о приближении (наступлении)
контрольных сроков
Дублирование сообщений и уведомлений на
Электронную почту
Ведение листа согласования документа
Специальный поиск по контрольным
заданиям и документам
Поиск документов в системе
 Поиск по типовым реквизитам и тексту
документа – общий поиск
 Поиск по форме
 Гибкий расширенный поиск
Возможность гибкого задания
условий для поиска по всему
объему накопленных документов
Общий поиск по всем документам
Отчеты и журналы
Встроенный «Менеджер журналов и
отчетов» - средство разработки
собственных шаблонов статистических
отчетов и справок
Формирование отчетов и журналов как
по всей базе документов, так и по
отдельной выборке
Выгрузка отчетов в MS Word, MS Excel,
Internet Explorer, внутренний редактор
Безопасность и надежность
 Парольная идентификация каждого пользователя
 Распределение прав доступа пользователей
 Гибкие настройки прав доступа: роли, временные права и др.
 Протоколирование действий пользователей
 Передача данных в зашифрованном виде
 Использование сертифицированных средств ЭЦП
 Хранение всех данных на сервере
 Средства резервного копирования и восстановления баз
 Встроенный модуль «Монитор безопасности»
Модуль «Монитор безопасности»
Встроенный модуль «Монитор безопасности» позволяет следить в режиме реального времени
за действиями пользователей, настраивать фильтры на отображение определенных событий в
системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.
АРМ «Архивариус»
 Сопровождение
процессов работы с
архивными
документами:

Списание

Хранение

Сопровождение

Уничтожение
 Поддержка
принятой в
организации
номенклатуры дел
 Связь с
оперативными
документами
Администрирование системы
 Модуль АРМ «Администратор»
 Обеспечение хранения пользовательских настроек на сервере
системы (Управление профилями пользователей)
 Функции экспорта/импорта маршрутов в файл на диске
 Экспорт/Импорт адресной книги в CSV (в формате
ActiveDirectory) и внутреннем формате
 Встроенные механизмы централизованного обновления
клиентских АРМ
Дизайнер форм регистрационных
карточек документов
Создание новых
потоков документов
со своими
регистрационными
карточками
Редактирование
заложенных в
базовой поставке
регистрационных
карточек
Логическое описание
типов и свойств
реквизитов
Поддержка территориально
распределенных организаций
 Организация взаимодействия
удаленных серверов «ЕВФРАТДокументооборот»:
 обмен адресными книгами
пользователей между серверами
 автоматическая установка соединения
между серверами
 Единое пространство управления
территориально-распределенной
организацией:
 отправка сообщений и документов в
филиалы
 выдача заданий филиалам и сквозной
контроль за исполнением заданий
 получение отчетов от филиалов
 Полнофункциональный Web-клиент
Возможности интеграции
 Новый API (Application Programming Interface) на платформе
.NET
 Механизмы интеграции с внешними приложениями (ERP,
бухгалтерия) и встроенные средства интеграции с системами
бухгалтерского учета 1С
 Дополнительные средства взаимодействия модуля АРМ
«Пользователь» со сторонними приложениями
Встроенная интеграция с приложениями «1С-Предприятие»
(версии 7 и 8). Теперь пользователи из системы 1С могут получить
необходимую информацию из системы документооборота.
Конфигурация системы
«ЕВФРАТ-Документооборот»
Базовая конфигурация «ЕВФРАТ-Документооборот» включает:
 шаблоны регистрационно-контрольных форм для учета
наиболее распространенных типов документов – 9 шт.
 шаблоны журналов регистрации документов – 3 шт.
 шаблоны справок по исполнительской дисциплине
сотрудников:
 по работе с документами – 4 шт.
 по работе с поручениями – 4 шт.
 лист согласования
Конфигурация «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет
автоматизировать типовой для большинства организаций контур
документооборота
Разработана на основе тысяч внедрений
Развитие конфигурации системы
В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом
особенностей документооборота и структуры организации
посредством:
 перевода работы с другими документами в СЭД (документы по
СМК, другая специфика организации)
 тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия
удаленных подразделений)
Внедрение системы «ЕВФРАТ-Документооборот»
осуществляется как самостоятельно заказчиками, так и с
привлечением специалистов Cognitive Technologies и ее
партнеров
Новые виды услуг по настройке и
внедрению системы
 Настройка рабочего места пользователя (состав
меню, панели инструментов, заставки, заголовка
главного окна)
 Возможность создания специализированных
пользовательских АРМов, ориентированных на
решение определенных задач
 Управление работой с конфигурациями системы
Для получения дополнительной информации обращайтесь в
Cognitive Technologies или к нашим партнерам
Новые возможности версии 14.5
 Работа с MS SQL Server 2005 и 2008
 Web-доступ через HTTP и HTTPS
 Тонкий клиент для мобильных устройств
 Интеграция с MS Exchange
 Интеграция с OpenOffice
 Визуализатор маршрутов
 Работа на 64-разрядных серверах
 Модуль «Работа с шаблонами документов»
 Подсистема «Понимание документов»
Пользователи системы
«ЕВФРАТ-Документооборот»
Сегодня система
успешно
работает более чем в
3000 организациях
Количество пользователей
системы достигло
500000 человек
Каждый месяц нашими
клиентами становится более
70 новых организаций
Среди пользователей системы
 Аппарат Президента и Правительства Чеченской республики;
 Федеральное агентство по делам молодежи;
 Федеральная служба по оборонному заказу;
 МУП «Расчетно-кассовый центр г. Новосибирска»;
 ГУ «Объединение ветеринарии города Москвы»;
 Российский союз промышленников и предпринимателей;
 ФГУП «ГосНИИАС»;
 ФГУ «Дороги России»;
 Курская АЭС;
 ЗАО АКБ «Центрокредит»;
 ЗАО «Дикая Орхидея»
 ОАО «Автодом»
 ОАО «Лебединский горно-обогатительный комбинат»
 ОАО «Новгородэнерго»
 ОАО «Объединенная промышленная корпорация
«ОБОРОНПРОМ»
 ОАО «Объединенная энергетическая компания»
 ОАО «Северо-Кавказcкая железная дорога»
 ОАО «Центрсибнефтепровод»
 ООО «Управляющая компания «Экоофис»
 OOO «Черноголовский завод алкогольной продукции»
 ВМП Недвижимость
 НП «Росмедиаком» (Телеканал Спорт)
 Телерадиокомпания «Мир»
 и многие другие…
Место системы «ЕВФРАТДокументооборот» на рынке СЭД
"ЕВФРАТ-Документооборот" — лидер по
количеству внедрений
34%
36%
ЕВФРАТДокументооборот
Дело
DocsVision
Directum
3% 5%
Западные СЭД
6%
16%
Источник: ИА Bishelp.ru, 2008
Остальные СЭД
Преимущества системы:
Простота внедрения
«ЕВФРАТ-Документооборот»
 Наличие развитого инструментария
позволяет осуществлять настройку и
внедрение системы без привлечения
специалистов разработчика:

Дизайнер форм

Генератор отчетов

Дизайнер маршрутов
ЕВФРАТ-Документооборот
API

Иные системы электронного
документооборота
 Настройки и внедрение чаще всего
осуществляются разработчиком
систем
Преимущества системы:
Независимость
«ЕВФРАТ-Документооборот»
 Независимость от программных
продуктов других разработчиков.
Все, что необходимо для работы и
внедрения системы, включая
СУБД, входит в комплект поставки
Иные системы электронного
документооборота
 Практически всегда требуется
какой-либо сторонний
программный продукт, например,
MS SQL, MS Exchange, Oracle,
Lotus Notes, OCR и др.
Преимущества системы:
Использование собственных разработок
«ЕВФРАТ-Документооборот»
 Все технологические и
функциональные компоненты
собственной разработки:
 СУБД НИКА
 Сканирование и распознавание
 Drag&Recog
Иные системы электронного
 Полнотекстовая индексация
документооборота
 Морфологический анализ текста
 Поиск
 Встроенный вьюер
 Ограничены возможностями
 Встроенная почтовая служба
базового ПО разработки или
 Средства разработки и анализа
 Средства администрирования
дополнительных модулей,
 Работа с шаблонами документов
поставляемых сторонними
 Понимание документов
разработчиками
Преимущества системы:
Полнота базовой поставки
«ЕВФРАТ-Документооборот»
 Все основные компоненты
системы для автоматизации
документооборота входят в
комплект поставки
Иные системы электронного
документооборота
 Практически всегда базовая
поставка систем имеет ограничения
по функциональным возможностям.
Для их расширения необходимо
приобрести дополнительные модули
Преимущества системы:
Привлекательная стоимость внедрения
«ЕВФРАТ-Документооборот»
 Использование только
собственных технологий
позволило существенно сократить
стоимость конечного продукта при
обеспечении высокого качества
Иные системы электронного
документооборота
 Стоимость складывается из
стоимости базовых модулей,
дополнительных модулей, ПО
сторонних разработчиков, услуг по
внедрению
Преимущества системы:
Коробочное решение
 Полнота и достаточность комплекта поставки
 Отлаженность и стабильность работы
 Готовность к внедрению «по клику» (установка
занимает менее 10 минут)
 Отсутствие дорогостоящего консалтинга
 Проработанные методики обучения работе в
системе и ее сопровождения
 Низкая стоимость владения системой
Преимущества системы:
Проектное решение
 Масштабируемость
 Широкие возможности интеграции СЭД в
инфраструктуру предприятия
 Создание индивидуальных конфигураций
системы и специализированных рабочих мест
 Работа на промышленной СУБД MS SQL Server
Если у Вас есть вопросы по системе:
 Заказать демонстрационную версию
michael@cognitive.ru
 Заказать бесплатную презентацию в Москве
vera_ch@cognitive.ru
 Уточнить стоимость проекта по внедрению
michael@cognitive.ru
 Обновить старую версию системы
support@cognitive.ru
 Задать технические вопросы в процессе тестирования
support@cognitive.ru
Или по телефонам (495) 956-9006, (499) 135-5510
Дополнительная информация
Cognitive Technologies
Офис компании
Cognitive Technologies
Москва, проспект 60-летия Октября, 9
тел. (495) 956-9006, (499) 135-5510
www.cognitive.ru
www.evfrat.ru