Технологии Microsoft для работы с документами

Технологии Microsoft для работы с
документами и управления бизнеспроцессами
Михаил Козлов
Консультант по бизнес решениям
Microsoft
[email protected]
(095)967-8585
Содержание
• Проблема: запутанная предметная область
• Платформа Microsoft
• Технологии Microsoft и ее партнеров для
– Делопроизводства
– Для управления содержанием
– Для управления бизнес-процессами
• Видение Microsoft:
– Управление содержанием в Office 12
– Новые технологии для управления бизнеспроцессами
2
Проблема: запутанная терминология
в предметной области
Документооборот
DocFlow 
EDMS
Делопроизводство
СЭД
EAI
Управление документами (DM) Workflow
Управление бизнес-процессами (BPM)
Управление жизненным
циклом документов (DLCM)
Управление
записями
(RM)
Управление электронным
содержанием (ECM)
Электронный архив
3
Российское делопроизводство
1. Документирование
2. Работа с документами
–
–
–
–
–
Движение
(документооборот)
Учет (регистрация)
Оперативное хранение
Поиск
Ограничение
использования
• В Office 12 Microsoft
предлагает похожую
парадигму:
– Управление жизненным
циклом документов (DLM)
• Создание
• Использование
• Хранение
3. Систематизация
архивного хранения
4
Проблемы
• Российское делопроизводство как метод
было создано в 19 веке в условиях
иерархической системы управления
государством и плохих коммуникаций .
• Охватывает, в основном ОРД и управление
кадрами
• Управление современным предприятием
обеспечивается не только документоориентированными бизнес-процессами.
5
Определения
•
•
Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ
предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является
основной функцией делопроизводства.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает
вопросы документирования, организации работы с документами в
процессе осуществления управления и систематизацию их архивного
хранения.
– Документирование представляет собой создание документов, т. е. их
составление, оформление, согласование и изготовление.
– Организация работы с документами - обеспечение движения, учета,
поиска, оперативного хранения и использования документов.
• Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.
– Систематизация архивного хранения документов - определение
правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и
использования для поддержки принятия управленческих решений и
деловых процедур.
• Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения
электронных документов в рамках ДОУ.
Источник: Особенности национального делопроизводства, Михаил Козлов, 1997
http://www.devbusiness.ru/startup/docman/national_dm.htm
6
Западный подход: управление
электронным содержанием (ECM)
•
•
•
•
•
•
Управление документами (DM)
Web Content Management (WCM)
Records Management (RM)
Document Imaging (DI)
Digital Asset Management (DAM)
Workflow
Source: Forrester, 2005
7
Управление бизнес-процессами
• Управление бизнес-процессами (BPM) =
Workflow
• Процесс (бизнес-процесс)
– Связанный набор повторяющихся действий
(функций), которые преобразуют исходный
материал и/или информацию в конечный продукт
(услугу) в соответствии с предварительно
установленными правилами
– Шеер, «Бизнес-процессы»
8
Платформа Microsoft
Microsoft Office System – среда
для совместной работы и автоматизации БП
Асинхронная СР, adhoc БП
Работа в реальном
времени
СР в рамках
формальных
бизнес-процессов
Инфраструктура
Windows SharePoint
Services
Windows Media
Services
Windows Rights
Management Services
10
Существующие технологии
Microsoft для
делопроизводства
Делопроизводство
•
•
•
•
Документирование
Движение (документооборот)
Поиск и использование
Хранение
12
Документирование
•
•
•
•
•
Word
Excel
PowerPoint
Visio
Office Imaging
13
Движение документов
14
Персональный поиск
15
Корпоративный поиск
Поиск при помощи
веб сервиса из
Office
SharePoint Portal
корпоративный
поиск
16
Ограничение использования
Передача
конфиденциальной
информации в Office 2003
ограничивается при
помощи технологии
Information Rights
Management
• Управление
переадресацией
• Защита от копирования и
печати
• Использование до
указанной даты…
17
Организация хранения документов
• Платформа
– Windows Storage
Server 2003
– Microsoft SQL
Server 2000/2005
– SharePoint Portal
Server 2003
18
Решения партнеров
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Гарант Эффект-Офис
Ланит LanDocs
НТЦ ИРМ DIS:class
СофтИнтегро ДокМенеджер
ЭОС Дело
Directum
DocsVision
PayDocs
TopS Exchange Docflow
…
19
Существующие технологии
Microsoft для управления
содержанием
Управление содержанием
•
•
•
•
•
•
Управление документами (DM)
Web Content Management (WCM)
Records Management (RM)
Document Imaging (DI)
Digital Asset Management (DAM)
Workflow
21
Управление документами (DM)
• Windows SharePoint Services
– Библиотеки документов
– Реляционное хранилище
– Настраиваемые свойства
– Check-in/check-out
– Управление версиями
22
Web Content Management (WCM)
• Microsoft Content Management Server
2002:
– Создание и управление динамическими
веб-сайтами
– Содержание отделено от шаблонов
– Настраиваемая модель безопасности
• Права авторов
• Утверждение содержания перед публикацией
(workflow)
23
Records Management (RM)
• Решение Microsoft для Sarbanes-Oxley
• Решения партнеров
– Merido
– Tower Software
– MDY Advanced Technologies
– Interwoven
24
Document Imaging (DI)
• Только клиентские средства Microsoft
Office Imaging
• Решения партнеров:
– ScanSoft
– Hewlett-Packard
25
Digital Asset Management (DAM)
• Технологии Microsoft
– Windows Media Services
– Windows Media Rights Manager
– Microsoft SharePoint
– Microsoft SQL Server
• Решения партнеров
– Extensis
– Canto
26
Сценарии workflow
Решения
партнеров
SharePoint
Exchange
Формальный
Управляемый
Ad hoc
“Процессы по дизайну”
Разработка модели
“Процессы из групп операций”
Составление потоков
“Процессы из операций”
Мониторинг деятельности
BizTalk Server
WWF*
B2B
EAI
Управляемая
Совместная работа
Ad-hoc
Совместная работа
*) Windows Workflow Foundation – технологии для разработки workflow приложений
27
BizTalk Server 2004
• Объединение
– информационных систем,
– людей и
– организаций
• …при помощи Управляемых Бизнес
Процессов:
– S2S (внутренние и межкорпоративные)
– S2H
– H2H
28
Схемы процессов для BizTalk в Visio
29
Workflow
• Решения партнеров
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Бизнес-процессор ГАЛС для SharePoint
Captaris Teamplay
DocsVision
IBS Monitoring
K2.Net
Nintex Smart Workflow
Optima Workflow
Skelta
TopS DocHouse
…
30
Куда мы идем?
Работа с информацией
Управление бизнес-процессами
Видение Microsoft
• Переход к работе с информацией (information
working) и совместной работе в рамках
бизнес процессов при помощи технологий:
– Workflow и Business Process Automation (S2S, S2H,
H2H)
– Office как «умный клиент» для ERP, CRM…
– Управление жизненным циклом документов
• Предоставление платформы для реализации
партнерских решений
– В рамках концепции Service Oriented Architecture
32
Эволюция Microsoft Office – задачи по
работе с информацией
Поиск и чтение
информации
30%
Перерывы
10%
Встречи
20%
Создание и
обмен
информацией
40%
33
Эволюция Microsoft Office – задачи по
работе с информацией Office 97
Поиск и чтение
информации
30%
Перерывы
10%
Встречи
20%
Создание и
обмен
информацией
40%
34
Эволюция Microsoft Office – задачи по
работе с информацией Office 2000
Поиск и чтение
информации
30%
Перерывы
10%
Встречи
20%
Создание и
обмен
информацией Office 2000
40%
Office 97
35
Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с
информацией Office XP
Поиск и чтение
информации
30%
Перерывы
10%
Встречи
20%
Создание и
Office 97
обмен
информациейOffice XP Office 2000
40%
36
Эволюция Microsoft Office – задачи по
работе с информацией Office 2003
Поиск и чтение
информации
30%
Перерывы
10%
Встречи
20%
Создание и
обмен
информацией
40%
37
Преимущества Office System
2003
• Бизнес
– 11-16% прирост личной и командной
эффективности по сравнению с Office ХР
• ИТ
– 25-65% уменьшение затрат на внедрение и
повышение эффективности работы ИТ
38
Кто пользователи?
• Руководители
– Высшее руководство
– Среднее руководство
– Руководители проектов
• “Knowledge workers”
– Создание и работа с документами
– Бизнес анализ и моделирование
– Управление проектами и работами
• “Information workers”
– Участвуют в информационном обмене
39
Mendocino 1.0 – Office как «умный
клиент» для SAP
Управление временем
Учет и утверждение отработанных часов
Мониторинг бюджетов
Поддержка ежегодного планирования бюджетов,
мониторинг исполнения, анализ затрат и
корректировки
Управление отпусками, болезнями
и командировками
Поддержка запросов на отсутствие на рабочем
месте и получения подтверждений
Организационное управление
Помогает руководителям быстрее и проще
выполнять задачи из области управления
персоналом: планирование, отчетность и т.д.
40
Windows Workflow Foundation
• Платформа для разработки
приложений с поддержкой Workflow
• Дизайнер workflow в Visual Studio 2005
• Поддерживаемые типы workflow:
–
–
–
–
–
между бизнес-приложениями,
ролевые задачи для пользователей (АРМы),
документооборот,
между людьми,
составное workflow для приложений поддерживающих
сервисную архитектуру (service oriented applications),
– на основании бизнес-правил и
– для управления информационными системами.
http://www.msdn.microsoft.com/windowsvista/building/workflow/
41
Office “12” Content Management
• Управление документами
• Политики и соответствие
требованиям регулирующих органов
• Workflow
• Управление веб-представлением
42
Электронные архив документов
(записей)
«Загрузка»
Сотрудник
архива
Нецифровые
записи
Менеджер архива
Систематизация, обслуживание
и уничтожение
Сканирование
Личные
артефакты
SharePoint
Документы
Exchange
Архив
Политики Регламенты
Выписка
Send To
Регистрация
Knowledge
Worker
Поиск и
извлечение
Юристы
Windows SharePoint
Services
Почта
43
Единая поисковая технология
Клиент
Сервер
• Одно ядро для
клиентов и серверов
• Встраивается в WSS,
SQL, Exchange, Office
Servers
• Компонент
платформы в
Windows XP &
Windows Vista
• Общие способы
расширения для всех
продуктов
Единый полнотекстовый индекс
44
Технологии Microsoft для работы с
документами и управления БП
Управление
бизнеспроцессами
(workflow)
Хранение, поиск, интеграция
Решения
партнеров
Архивирование
Документооборот
Совместная работа и
информационный обмен
Управление
электронным
содержанием
(ECM)
Делопроизводство
45
Решения Партнеров
•
•
•
•
•
Гарант Эффект-Офис
Дело
Ланит LanDocs
НТЦ ИРМ DIS:class
СофтИнтегро
ДокМенеджер
• Directum
• PayDocs
• TopS Exchange Docflow
• Бизнес-процессор ГАЛС
для SharePoint
• Captaris Teamplay
• DocsVision
• IBS Monitoring
• K2.Net
• Optima Workflow
• Skelta
• TopS DocHouse
• …
http://www.microsoft.com/Rus/IsvSolutions/Default.mspx
46
Преимущества
“Управление бизнес процессами дает сразу
три преимущества:
– экономия средств,
– экономия времени и
– добавление ценности.
Оно также закрывает разрыв между бизнесом
и информационными технологиями с
доказанными результатами.”
Gartner, “The Business Process Management Scenario” June 2003
47
Ссылки
• Михаил Козлов – блог
– http://spaces.msn.com/members/mkozloff/
• Microsoft Office
– http://www.microsoft.com/rus/office/Default.mspx
• Windows Workflow
– http://www.windowsworkflow.net/
• BizTalk
– http://www.microsoft.com/biztalk/
• Решения партнеров для документооборота
– http://www.microsoft.com/Rus/IsvSolutions/Default.ms
px
48
Спасибо!
Вопросы?
© 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved.
This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
49