Раздел 1. Документирование Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение
управления
Раздел 1.
Документирование
Преподаватель
Бескровная Н.В.
Лекция № 3
1. Формуляр-образец документа.
2. Реквизиты и бланки.
3. Правила оформления реквизитов.
Формуляр-документа1 – совокупность
реквизитов, расположенных в установленной
последовательности.
Формуляр-образец документа – модель
построения документа, устанавливающая
область применения, форматы, размеры
полей, требования к построению
конструкционной сетки и основные
реквизиты.
_________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации,
библиотечному делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. П.37
Форматы бумаги1
Размеры,
Формат
мм
Назначение
А3
Для больших таблиц, схем,
297 х 420
диаграмм, приложений
А4
А5
Приказы, служебные
210 х 297 письма и другие
организационно148 х 210 распорядительные
документы
А6
А7
105 х 148 Разного рода справки,
74 х 105 карточки, этикетки
_________________________
1
ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы.
Левое поле
предназначено для
подшивки
документов.
Правое поле не
заполняется какимилибо реквизитами.
Верхнее и нижнее
поля для размещения
реквизитов.
Конструкционная сетка эта сетка, состоящая из
горизонтальных и вертикальных
линий, нанесенных на лист бумаги
стандартного размера.
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка
Расположение реквизитов и границы зон на формате А5
углового бланка
Бланк – стандартный лист бумаги с
воспроизведенной на нем
типографским способом постоянной
информацией.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к
оформлению документов»
предусматривает при подготовке и
оформлении документов использовать
30 реквизитов.
Реквизит – обязательный элемент
любого официального документа,
отсутствие которого лишает документ
юридической силы.
01 — Государственный герб Российской
Федерации;
02 — герб субъекта Российской
Федерации;
03 — эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный
регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 — ИНН/ КПП налогоплательщика;
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер
документа;
13 — ссылка на регистрационный
номер и дату документа;
14 — место составления или издания
документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
21
22
23
24
25
26
27
28
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф согласования документа;
— визы согласования документа;
— печать;
— отметка о заверении копии;
— отметка об исполнителе;
— отметка об исполнении документа
и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа
в организацию.
30 — Идентификатор электронной
копии документа
Реквизит 01-03
01. Государственный герб РФ помещают на бланках
документов в соответствии с Федеральным
конституционным законом «О Государственном гербе
Российской Федерации».
02. Герб субъекта РФ помещают на бланках
документов в соответствии с правовыми актами
субъектов РФ.
03. Эмблему организации или товарный знак
помещают на бланках организаций в соответствии с
уставом (положением об организации).
Реквизит 01-03 изображается на верхнем поле
документа.
Реквизит 04-07
04. Код организации проставляется по
Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).
05. Основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии
с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 . Идентификационный номер налогоплательщика /
код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
проставляют в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа проставляют по
Общероссийскому классификатору управленческой
документации (ОКУД).
Реквизит 08-09
08. Наименование организации,
являющейся автором документа,
должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее
учредительных документах.
09.Справочные данные об организации
включают почтовый адрес; номера
телефонов и другие сведения по
усмотрению организации (номер
факса, адрес электронной почты и др.)
Образец
оформления
углового
бланка письма
организации
Образец
оформления
продольного
бланка письма
организации
Реквизит 10-12
10. Наименование вида документа организации
регламентируется уставом (положением) и
должно соответствовать видам документов,
предусмотренным УСОРД (приказ, устав,
положение и др.).
11. Датой документа является дата его
подписания или утверждения, для протокола –
дата заседания, для акта – дата события.
12. Регистрационный номер документа состоит
из его порядкового номера, который можно
дополнить индексом дела по номенклатуре дел,
исполнителях и др.
Реквизит 13-14
13. Ссылка на регистрационный номер и дату
документа включает регистрационный номер и
дату документа, на который должен быть дан
ответ.
14. Место составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено его
определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные об
организации».
Реквизит 15 - Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их
структурные подразделения, должностные или
физические лица. При адресовании документа
должностному лицу инициалы указываются перед
фамилией. Наименование организации и ее
структурного подразделения указываются в
именительном падеже.
Должность получателя и его фамилия указываются в
том случае, если известно, кто занимается данным
вопросом.
В состав реквизита «Адресат» при необходимости
может входить почтовый адрес.
Документ не должен содержать более четырех
адресатов.
Минусинский филиал краевого
государственного бюджетного
профессионального
образовательного учреждения
«Красноярский юридический
техникум»
ул. Крупской, д. 100, г. Минусинск,
Красноярский край, 662606,
тел./факс (39132) 4-04-96
E-mail: [email protected]
20.11.2014 г. № б/н
На № 24/ТО/69/4-6987 от
31.10.2014
Управление социальной
защиты населения
администрации
г. Минусинска
Руководителю управления
Н.А.Хаметшиной
ул. Октябрьская, 86 «а»
г. Минусинск, 662610
Реквизит 16 – Гриф
утверждения
При утверждении
документа
постановлением,
решением, приказом,
протоколом гриф
утверждения состоит из
слова
УТВЕРЖДЕН
УТВЕРЖДЕНА
УТВЕРЖДЕНЫ
УТВЕРЖДЕНО
УТВЕРЖДАЮ
Директор Красноярского
юридического техникума
Личная подпись Е.В.Левицкая
12.10.2014
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
Совета техникума
от 12.10.2014 № 10
Реквизит 17 - Резолюция
Резолюция содержит указание
относительно решения (подготовки
решения) вопроса, изложенного в
документе. Допускается оформление
резолюции на отдельном листе.
Соловьеву А.А.
Петровой Н.Е.
_______________
Прошу подготовить проект
договора о взаимодействии со
службой занятости к 10.11.2014 г.
Личная подпись
05.10.2014
Реквизит 18 – Заголовок
к тексту
Заголовок к тексту включает краткое
содержание документа, должен быть
согласован с наименованием вида
документа.
Заголовок может отвечать на
вопросы:
- о чём (о ком)?
- чего (кого)?
К тексту документов, оформленных на
формате А5 заголовок допускается не
указывать
Реквизит 19 – Отметка о
контроле
Отметку о контроле за исполнением
документа оформляют буквой «К»,
словом или штампом «Контроль»
Реквизит 20 – Текст
Тексты документов оформляются в
виде связного текста, анкеты, таблицы
или в виде соединения этих структур
Реквизит 21 – Отметка о наличии
приложения
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Приложение: 1. Положение о филиале на 5 л. в 1 экз.
2. Правила приема в техникум на 10 л. в 1
экз.
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному
документу на первом его листе в правом
верхнем углу пишут «Приложение» без
кавычек с указанием распорядительного
документа. Допускается выражение
«ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными
буквами, а также центрировать относительно
самой длинной строки
Приложение 1
к приказу директора
техникума
от 20.02.2014 № 135
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к приказу директора
техникума
от 20.02.2014 № 135
Реквизит 22 - Подпись
Реквизит располагается после текста и
отметки о наличии приложений, отступив 34 межстрочных интервала. Реквизит
печатают от левого поля документа
(наименование должности, личная подпись,
расшифровка подписи)
Директор техникума
Личная подпись
Н.И.Иванов
Реквизит 23 – Гриф согласования
документа
Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласовывается
документ, личной подписи, расшифровки
подписи и даты согласования.
Реквизит размещается ниже реквизита
«Подпись» через 3 интервала
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора по
учебно-воспитательной работе
Личная подпись А.А.Иванова
23.10.2014
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания методического
Совета техникума
от 23.10.2014 № 20
Реквизит 24 –
Визы согласования документа
Визирование документа является формой его
внутреннего в пределах одной организации
согласования.
Согласование документа оформляется визой
согласования документа, включающей подпись и
должность визирующего документ, расшифровку
подписи и дату подписания
Главный бухгалтер техникума
Личная подпись В.В.Петров
23.10.2014
Замечания прилагаются
Главный бухгалтер техникума
Личная подпись В.В.Петров
23.10.2014
Реквизит 25 – Оттиск
печати
-Оттиск печати заверяет подлинность подписи
должностного лица на документах, удостоверяющих
права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами, а также на иных
документах, предусматривающих заверение
подлинной подписи.
Печати бывают двух видов:
гербовая печать;
простая печать.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить
часть наименования должности лица, подписавшего
документ
Директор техникума
Печать
Личная подпись
Н.И.Иванов
Реквизит 26 –
Отметка о заверении
копии
При заверении копии
ниже реквизита
«Подпись» проставляется надпись «Верно» без
кавычек от нулевого положения табулятора,
должность лица, заверившего копию, личная
подпись, расшифровка подписи, дата
заверения.
Допускается заверение копии документа
печатью, определяемой по усмотрению
организации.
Верно
Секретарь учебной части
10.11.2014
Личная подпись
Н.И.Иванова
Реквизит 27 –
Отметка об исполнителе
Реквизит включает в себя инициалы, фамилию
исполнителя документа и номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой
или оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу.
При отправке документа в другой город
указывают междугородний код.
Н.И.Иванова
265-72-14
Н.И.Иванова
(391) 265-72-14
Реквизит 28 – Отметка об
исполнении документа и
направлении его в дело
-Реквизит включает в себя следующие данные:
ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или, при
отсутствии такого документа, краткие сведения об
исполнении;
слова «В дело»;
номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка проставляется на первом листе документа
слева внизу, ниже отметки об исполнителе
В дело 01-02. Запрос направлен
05.01.2014 исх. № 12
Личная подпись 10.03.2014
Реквизит 29 – Отметка о
поступлении документа в
организацию
Реквизит содержит очередной порядковый
номер и дату поступления документа (при
необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа
в организацию проставлять в виде штампа.
Реквизит помещают в нижней части первого
листа документа.
Организация
Вх. № 342
10.03.2014
15 ч. 30 мин
Идентификатор
электронной копии
документа
Идентификатором
электронной копии
документа является отметка (колонтитул),
проставляемая в правом нижнем углу каждой
страницы документа и содержащая
наименование файла на машинном носителе,
дату и другие поисковые данные,
устанавливаемые в организации
Tehnikum/Prikaz/Ivanov.doc
12 20 2014
Вопросы для самопроверки
знаний:
1.Что включает в себя понятие
формуляр-образец документа?
2.Какие форматы бумаги используются
для построения формуляра-образца
ОРД?
3.Что понимается под реквизитом
документа?
4.Какой максимальный состав
реквизитов установлен формуляромобразцом?