Бизнес-процессы управления проектами Ловыгин Василий

Бизнес-процессы
управления
проектами
Ловыгин Василий
ведущий эксперт
Центра информационных технологий и консалтинга
ПАРУС
[email protected]
Комплексная система управления
Основные бизнес-процессы управления проектами
Проект
– договор (заказ) на разработку новой или модернизацию продукции, включающий
следующие основные этапы: проектирование, технологическая подготовка производства,
изготовление опытных образцов изделий или узлов изделий, испытание опытных образцов,
доработка конструкторской и технологической документации.
Управление проектами
– балансирование между объемом работ, ресурсами
(финансовыми, трудовыми, материальными), временем, качеством и рисками в рамках всех
проектов выполняемых предприятием. Балансирование путем планирования работ и затрат,
учета фактического финансирования проектов, фактического исполнения работ и
фактических затрат и перепланирования при отклонении факта от плана.
Бизнес-процессы управления проектами обсуждаемые на семинаре
Планирование трудоемкости проектов и загрузки подразделений
 Планирование затрат проектов
 Управление договорами с заказчиками
 Управление договорами с соисполнителями и поставщиками
 Управление затратами проектов
 Управление подразделениями исполнителями проектов

Комплексная система управления
Взаимосвязь бизнес-процессов управления проектами
Управление договорами с
заказчиками
Договор
с заказчиком
Планирование проектов
Проект
Трудоемкость
Управление договорами с
соисполнителями и
поставщиками
Договоры
Этапы договора
Этапы
проекта
Трудоемкость
Этапы договоров
График
платежей
Счета
Фактические
платежи
Ведомость
исполнения
Акты
Графики
работ
этапов
Ресурсы
работ
Планы и отчеты
подразделений
Плановые
затраты
по статьям
Фактические
затраты
по статьям
Плановые
платежи
Фактические
платежи
Штатные расписания
подразделений
Управление подразделениями
Бухгалтерский учет
Акты,
Накладные
Комплексная система управления
Планирование трудоемкости и загрузки подразделений
Перспективное планирование - прогноз загрузки подразделений и оценка обеспеченности
проектов собственными трудовыми ресурсами. Реализуется следующими функциями
информационной системы:





Регистрация проектов
Определение сроков выполнения и общей трудоемкости проектов
Определение состава подразделений исполнителей и процента участия подразделений в проектах
Ведение данных о фонде рабочего времени подразделений по годам
Расчет и анализ общей загрузки подразделений
Годовое планирование – расчет и распределение плановой загрузки подразделений предприятия
по кварталам (месяцам) и оценка равномерности загрузки подразделений, с учетом штатного
расписания подразделений и рабочего календаря. Реализуется следующими функциями
информационной системы:







Изменение состояния проектов (Зарегистрирован, Открыт, Приостановлен, Закрыт)
Регистрация этапов проектов
Определение сроков выполнения и трудоемкости этапов проектов
Определение состава подразделений исполнителей и процента участия подразделений в этапах
проектов
Ведение штатного расписания подразделений
Расчет плановой трудоемкости подразделений во всех этапах проектов, выполняемых в планируемом
периоде, равномерное распределение плановой трудоемкости по кварталам (месяцам)
Расчет фонда рабочего времени подразделений и анализ загрузки подразделений по кварталам
(месяцам)
Комплексная система управления
Текущее планирование трудоемкости
Текущее планирование – формирование планов подразделений на квартал (месяц) с
учетом фактической трудоемкости предыдущих периодов или фактического
выполнения работ проектов. Реализация в информационной системе зависит от
вовлеченности в процесс планирования подразделений исполнителей и обеспечивается
следующими функциями:







Изменение состояния этапов проектов (Зарегистрирован, Открыт, Приостановлен,
Закрыт)
Ведение графика работ этапов проектов
Определение трудовых ресурсов, необходимых для выполнения работ
Формирования планов работ подразделений или плановой загрузки подразделений
Анализ загрузки подразделений на основании штатного расписания и рабочего календаря
Ведение данных о фактической трудоемкости работ подразделений по этапам проектов
или по работам этапов проектов
План/факт анализ трудоемкости этапов проектов в разрезе подразделений
Текущее планирование, в зависимости от участия подразделений исполнителей в
процессе планирования, может осуществляться с детализацией до этапов проектов, до
работ этапов проектов.
Комплексная система управления
Текущее планирование трудоемкости
Планирование с детализацией до этапов проектов
Плановая трудоемкость работ
подразделений
на этапе проекта
Этапы
проектов
Фактическая трудоемкость работ
подразделений
на этапе проекта
Отчеты подразделений –
фактическая
трудоемкость по этапам
проектов
Расчет плановой
трудоемкости
на период
Планы
подразделений
Анализ плановой
загрузки
подразделений
на период
Анализ фактической
загрузки
подразделений
за период
Кол-во
рабочих дней
(часов) в периоде
Рабочие
календари
подразделений
Штатные
расписания
Табели
Комплексная система управления
Текущее планирование трудоемкости и работ
Планирование с детализацией до работ этапов проектов
График работ этапов проекта
Этапы
проектов
Расчет плановой
трудоемкости работ
на период
Кол-во
рабочих дней
(часов) в периоде
Плановая потребность в
трудовых ресурсах
Планы
подразделений
Фактически использовано
трудовых ресурсов
Отчеты подразделений –
фактическое исполнение
и трудоемкость работ
Анализ плановой
загрузки
подразделений
на период
Анализ фактической
загрузки
подразделений
на период
Рабочие
календари
подразделений
Штатные
расписания
Табели
Комплексная система управления
Планирование затрат проектов
Планирование затрат проектов может вестись в информационной системе с
детализацией:
1. Проект – Этап – Статья затрат – Подразделение
2. Проект – Этап – Работа – Ресурс - Статья затрат – Подразделение
Для реализации первого варианта достаточно автоматизировать работу ПЭО, в части
ведения плановой калькуляции затрат этапов проекта в разрезе статей затрат и
подразделений. Плановая калькуляция затрат проекта рассчитывается на основании
плановых калькуляций этапов проекта. Текущее планирование затрат (на
квартал/месяц) выполняется в системе путем расчета суммы плановых затрат по статье,
как части суммы затрат этапа.
Для реализации второго варианта требуется автоматизация работы плановиков
подразделений исполнителей проектов. В системе планируются ресурсы (трудовые,
материальные, оборудования), необходимые для выполнения работ этапов проекта, и
система выполняет расчет плановой калькуляции затрат работ и этапов проекта.
Планирование затрат подразделениями выполняется с использованием документа
«Смета». Плановая калькуляция затрат проекта рассчитывается на основании плановых
калькуляций этапов проекта. Плановая калькуляция затрат проекта рассчитывается на
основании плановых калькуляций этапов проекта. Текущее планирование затрат (на
квартал/месяц) выполняется в системе при формировании планов подразделений на
период с привязкой к работам выполняемым подразделением.
Комплексная система управления
Взаимосвязь приложений или интеграция систем
Планирование и учет
в проектах
•Планирование проектов, этапов, работ,
ресурсов. Сметы проектов.
•Экономика проекта – затраты, стоимость
•Формирование договоров с заказчиками
•Формирование договоров с
субподрядчиками
•Контроль фактического исполнения
•Формирование отчетных форм
•Электронный архив документов
MS Project
•Сетевое планирование и моделирование работ
Управление
персоналом
•Штатное расписание
•Кадровые приказы
•Табельный учет
Управление закупками,
складом и реализацией
Бухгалтерский
учет
•Согласование и исполнение договоров с
заказчиками и внешними исполнителями
•Обеспечение материальными ресурсами
•Мониторинг исполнения
•Управление платежами
•Оперативный контроль задолженности
•Фактический учет затрат в
разрезе научной тематики,
центров затрат и др.
•Позаказный учет
•Бухгалтерский учет
согласно действующего
законодательства
Планирование и
учет в производстве
•Спецификация изделия
•Производственное
планирование
•Оперативный учет в
производстве
Расчет
заработной платы
•Учет затрат на оплату
труда сотрудников научных
подразделений,
сотрудников
обеспечивающих
подразделений
Комплексная система управления
Выводы
Автоматизация бизнес-процессов управления проектами может выполняться
на предприятии поэтапно. От планирования загрузки подразделений и затрат, до
управления исполнением работ проектов.


Для автоматизации функций:
планирование загрузки подразделений
планирования затрат
формирование графиков работ этапов проектов
определение ресурсов работ
формирование планов и отчетов подразделений
учет фактических затрат проектов
план/факт анализ затрат проектов
контроль исполнения работ проектов
в ПП «ПАРУС-Предприятие» предназначен модуль «Планирование и учет в
проектах».