Документная лингвистика 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управлением 080505.65 Управление персоналом

Документная лингвистика
032001.65 Документоведение и документационное
обеспечение управлением
080505.65 Управление персоналом
ИСМД, кафедра культурологии
Чулкова Светлана Борисовна
Тема 10. Композиционные
особенности
[
служебных документов
СОДЕРЖАНИЕ
1. Ключевые понятия
2. Учебный материал
1) Структура текста
2) Методы составления текста
3) Правила дефиниции
4) Рубрикация текстов
1. Вопросы для самопроверки
2. Рекомендуемая литература
2
КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ
•
•
•
•
•
3
Структура текста
Заголовок
Аргументы
Техника
Рубрикация
Структура текста
Под композицией понимаются особенности
пространственной соотнесенности частей документа,
построение документа с точки зрения
взаиморасположения тематически завершенных
микротекстов в пределах документов, их физическое и
смысловое позиционирование.
Оптимизированная композиция становится довольно
эффективным средством речевого воздействия,
повышает прагматическую ценность документа.
4
Структура текста
В любом документе решается 2 задачи:
1) Что нужно и можно сказать в этом документе
(определение смысла документа)
2) Как это можно сказать, чтобы документ имел
соответствующий вид
Обе задачи связаны с определением единиц,
формирующим заданный текст. Сюда входят:
• Предложения (наличие большого количества
устойчивых словосочетаний как опорных
конструкций).
• Группы предложений, выполнящие законченную
функционально-смысловую роль.
Варианты композиции делового письма
Текст должен содержать целесообразное
количество информации. Не следует
повторять общеизвестное, загромождать
документ деталями.
Особенно существенно выделять и
подчеркивать главное. Этой цели могут
служить подзаголовки, абзацные отступы,
увеличенные пробелы между строками,
подчеркивание, смена шрифта. Современные
компьютерные редакторские программы дают
большой простор для выразительного
оформления текста.
Варианты композиции делового письма
Следует структурировать текст в соответствии с
содержанием.
Если используется нумерация, надо помнить,
что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.
В сегодняшнем делопроизводстве принят
определенный порядок нумерации частей
документа: номер каждой части включает
номера соответствующих составных частей
более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.
Виды аргументов
Совокупность аргументов - положений, истинность
которых проверена и доказана практикой называется аргументацией.
Аргументы делят на 2 вида:
1.Аргументы к существу дела. Это факты,
устанавливаемые путем наблюдения, опыта,
цифровой или статистический материал, документы,
доказанные положения и т. д.
2.Аргументы к человеку. Это ссылка на высказывания,
мнения авторитетных людей: ученых, писателей,
общественных деятелей, специалистов; расточение
похвал, привлечение внимания к достоинствам и
недостаткам, вкусам оппонента; возбуждение в
другой стороне жалости и сочувствия.
Рубрикация текста
• Рубрикация – выделение в тексте документа
составных частей.
• Наличие абзацев подчеркивает структуру и
внутреннюю логику документа.
• Нумерация, использование буквенной символики
разбивает текст на фрагменты, упорядочивает,
придает более строгую структуру.
• Внутренние заголовки и подзаголовки – эффективная
форма рубрикации текста.
• Главы, параграфы, разделы, части, блоки логически
упорядочивают текст.
Методы составления текста
• Текст – главный реквизит, ради которого
составляется и оформляется весь документ.
Правила составления текста:
1. Определяется целесообразность, цель
документа и круг вопросов, подлежащих
разрешению.
2. Изучаются законодательные акты, решения
правительства, ведомственные нормативные
акты регулирующие порядок решения
вопросов такого типа.
3. Собирается информация по существу
поставленного в документе конкретного
вопроса.
Методы составления текста
4. Составляется проект документа,
используя трафаретные тексты, наборы
стандартных фраз и выражений.
5. Проект документа редактируется и
согласовывается.
6. Окончательное оформление и
подписание документа.
Композиция текста
Композиция (лат. compositio «составление, сочинение») - это
закономерное, мотивированное
содержанием и замыслом
расположение всех частей текста.
Наиболее распространенной
классической структурой текста
считается трехчастная, включающая в
себя элементы: вступление, главную
(основную) часть, заключение.
Композиция текста
Задача вступления - подготовить слушателей к
восприятию темы. По мнению опытных
ораторов, следует сразу привлечь внимание
аудитории. «Зацепляющих крючков» (А. Ф.
Кони) существует множество: интересный или
даже неожиданный пример; пословица,
поговорка, крылатое выражение, цитата;
рассказ о каких - либо событиях, имеющих
отношение к теме выступления; вопросы,
позволяющие втянуть слушателей в активную
умственную деятельность.
Композиция текста
Заключение должно быть кратким, сжатым. В
нем, как правило, подводятся итоги сказанному, делаются обобщения; кратко повторяются основные тезисы, подчеркивается
главная идея и важность для аудитории
разобранной темы; намечаются пути
развития выраженных мыслей; ставятся
новые задачи, очерчиваются перспективы,
звучит приглашение высказать свое мнение,
поспорить.
Композиция текста
методы изложения материала главной части
1)Индуктивный метод - анализ материала от частного к
общему, от конкретных фактов к выводам.
2)Дедуктивный метод - рассуждение от общего к
частному, выдвижение каких - то положений, а затем
разъяснение их смысла на примерах.
3)Ступенчатый метод - последовательное изложение
одного вопроса за другим. Рассмотрев проблему,
автор текста уже больше к ней не возвращается.
4)Исторический метод - подача материала в
хронологической последовательности, например, на
исторические или биографические темы.
Композиция текста
5)Концентрический метод - расположение сообщаемого
вокруг главной проблемы, единого центра.
Говорящий анализирует предмет со всех сторон, при
помощи разных определений (примеров, объяснений
и т. п.), переходя от общего рассмотрения к более
глубокому.
6)Метод аналогии - сопоставление различных явлений,
событий, фактов, сходных между собой.
7)Метод контраста построен на основе сравнения
полярных, оттеняющих друг друга предметов,
проблем, явлений, их противопоставления.
Правила дефиниции
Дефиниция (лат. Definitio – предел, граница,
проведение границ, ограничение).
Раскрывает содержание понятия, позволяет
отличать предмет, отражаемый понятием, от
сходных с ним предметов, устанавливать
значение того или иного термина.
Термин, над которым проводится операция
дефиниции, называется дефидентом.
Правила дефиниции
1. Соразмерность дефидента и дефиниции.
Пример ошибок:
Широкое определение: «Лошадь –
млекопитающее и позвоночное животное»
Узкое определение: «Совесть – это осознание
ответственности перед самим собой за
совершенные поступки»
2. Определение не должно содержать круга.
Пример ошибки:
Халатность заключается в том, что человек
халатно относится к своим обязанностям».
Правила дефиниции
3. Четкость и ясность – определения не должны
быть двусмысленными, не допускаются
метафоры и сравнения. Пример ошибки:
«Лев – царь зверей».
4. Родовой признак должен указывать на
ближайшее понятие, не перескакивая через
него.
5. Видовым различием должен быть признак
или группа признаков, присущих лишь
данному понятию и отсутствующих у других
понятий этого рода.
6. По возможности определение не должно
быть негативным и вообще предвзятым.
Разработка типовых и трафаретных
текстов
Наименее трудоёмким способом составления
официального письма является
использование типовых текстов и текстов
трафаретов.
• Типовой текст - текст стереотип,
используемый в качестве примера или
основы для создания нового документа (т.е.
типовой текст- образец).
Способ создания документов по образцу
стереотипу называется типизацией
документов.
Разработка типовых и трафаретных
текстов
• Унифицированный текст документа может быть
представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.
• Под трафаретом понимают заранее отпечатанный
текст с унифицированной постоянной информацией
и пропусками для заполнения переменной
информацией, которая характеризует конкретную
информацию, отражаемую данным документом.
• Трафаретные тексты очень удобно использовать при
рассылке однотипных писем широкому кругу
адресатов (приглашение на конференцию,
предложение услуг, поздравление постоянных
клиентов фирмы, напоминание об оплате и т.п.
Разработка типовых и трафаретных
текстов
Пример: Уважаемый господин …
В ответ на Ваше письмо от… направляем
дополнительный информационный материал
об интересующих Вас продуктах.
Срок поставки заказанного количества – две
недели. Партии объемом до … шт. могут
поступить в Ваше распоряжение немедленно.
Если полученные продукты будут Вами
одобрены, мы с удовольствием выполним
более крупный заказ.
Старший менеджер …
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
1. Что такое текст?
2. Какие методы составления текста вы знаете?
3. Назовите виды аргументов.
4. Объясните правила дефиниции.
5. Для чего нужна типизация и трафатеризация текстов?
23
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
1. Представьте в виде схемы или таблицы соотношение
речевых жанров делового общения (приветственная
речь, переговоры, доверенность и т. д.) и
функциональных стилей.
2. Подберите «аргументы к человеку», чтобы доказать
утверждение: «Смешение стилей, неуместное
использование книжных либо разговорных языковых
средств ведет к речевой ошибке».
24
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА
•
•
•
•
•
•
•
•
25
Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В.
Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2004.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – Киев, 2001.
Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А.
Кудряева. – М., 2001.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное
обеспечение управления. - М.-Новосибирск. 2004.
Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование
управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и
корреспонденция.- Ростов н/Д., 2002.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство:
Учебное пособие. - Ростов н/Д., 2004.
Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.,
2003.
Использование материалов презентации
Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ
об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления.
Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для
личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с
любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование
любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также
использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается
только после получения письменного согласия авторов.
26