Лекция5. Слияние документов.

Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Слияние документов
На этом занятии мы подготовим серийное
письмо с изменяющимися данными
получателя
1
Обработка текста (3-5)
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Введение
Обработка текста (3-5)

2

Наиболее простой способ организовать
рассылку документов, одинаковых во всем,
кроме фамилии и адреса получателя –
воспользоваться процедурой слияния
документов
Вы можете использовать мастер слияний или
панель инструментов Слияние, чтобы
объединить основной документ (серийное
письмо или почтовую наклейку) с источником
данных (базой данных, адресным списком и
т.д.)
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Вы узнаете:
Обработка текста (3-5)






3
что такое слияние документов, главный
документ и источник данных;
как отбирать данные для серийного письма;
создавать источник данных для серийного
письма;
создавать серийное письмо;
выполнять слияние данных с письмом;
создавать и печатать наклейки.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Обработка текста (3-5)
Слияние документов (Mail Merge)
4
Для слияния документов нужны:
 Главный документ
 Источник данных

Главный документ (документ-форма)
содержит текст, который должен быть
одинаковым во всех экземплярах документа и
поля слияния, которые указывают Word, куда
вставлять адресную информацию.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Обработка текста (3-5)
Источник данных
5
содержит сведения, уникальные для каждого
экземпляра составного документа.
Информация в источнике данных состоит из
записей, каждая из которых состоит из набора
полей.
Источником данных могут быть:
 рабочий лист Excel;
 база данных Access, Visual FoxPro;
 список контактов MS Outlook или Outlook
Express;
 файл Word с разделителями.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Результат слияния
Обработка текста (3-5)
составной документ, содержащий персонифицированные экземпляры основного документа
6
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Два способа создания главного документа
Обработка текста (3-5)
I.
7
II.

Использовать уже существующий документ и
вставить в него поля слияния
Создать главный документ в процессе
слияния, вводя в него основной текст и
включая необходимые поля слияния
Вы можете просмотреть и отредактировать
документ, полученный в результате слияния,
чтобы персонифицировать экземпляры
письма для некоторых получателей.
Обработка текста (3-5)
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
8
Создание серийного письма
1. Откройте файл письма
Письмо.doc.
2. В меню Сервис выберите
команду Письма и рассылки и
щелкните на Слияние, чтобы
открыть область задач
Слияние, на которой
последовательно откроются
шесть шагов мастера.
3. Выберите Письма и щелкните
на связи Далее. Открытие
документа для перехода к
следующему шагу.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание серийного письма
На области задач Слияние щелкните на
варианте Текущий документ, а затем на
связи Далее. Выбор получателя внизу
области задач.
5. Щелкните на варианте
Использование списка и нажмите
кнопку Обзор. В открывшемся
окне Выбор источника данных
выберите документ Word, лист
Excel или базу данных Access в качестве
источника для процедуры слияния. (Список.doc)
Обработка текста (3-5)
4.
9
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание серийного письма
Обработка текста (3-5)
6.
10
Откроется список Получатели слияния
Данные из списка можно сортировать и
фильтровать. Отобрав нужные контакты из
источника данных, нажать ОК.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Отбор и фильтрация записей
Обработка текста (3-5)

11

Сортировка записей в источнике данных
задает порядок печати экземпляров серийного
документа.
Фильтрация (отбор) данных позволяет
ограничить список получателей в соответствии
с запросом (заданным критерием)
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Отбор и фильтрация записей
Щелкните на стрелке любого поля и выберите
Дополнительно.
Обработка текста (3-5)

12
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание серийного письма
Обработка текста (3-5)
7.
13
8.
В области задач Слияние щелкнуть на связи
Далее. Создание письма внизу области.
Установите курсор в документе в место ввода
адреса и щелкните на Блок адреса. Появится
диалоговое окно настройки адресного блока.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Обработка текста (3-5)
Создание серийного письма
14
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание серийного письма
Обработка текста (3-5)
9.
15
10.
Щелкните на ОК (установки по умолчанию).
Щелкните на Далее. Просмотр писем. При
слиянии главного документа с источником
данных в поле слияния Блок адреса будут
вставлены реальные имена и адреса. На
этом шаге можно изменить список или найти
получателя.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание серийного письма
Обработка текста (3-5)

16
Последний шаг – Далее. Завершение
слияния. Сохраните главный документ.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание и печать почтовых наклеек
Обработка текста (3-5)

17

Создание почтовых наклеек аналогично
созданию серийного письма, с той лишь
разницей, что основной документ имеет
формат стандартной наклейки (например,
Avery 5159).
Разметка составного документа соответствует
разметке стандартного листа бумаги, на
котором печатаются наклейки.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание и печать почтовых наклеек
Создайте новый документ.
2. В меню Сервис укажите команду Письма и
рассылки и щелкните на Слияние.
Запустится мастер Слияния.
3. Выберите тип документа Наклейки и
щелкните на связи Далее. Открытие
документа, чтобы перейти ко второму шагу.
4. Щелкните на Изменить макет
документа, затем на Параметры
наклейки.
Обработка текста (3-5)
1.
18
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание и печать почтовых наклеек
Обработка текста (3-5)
5.
6.
19
Выберите сорт Avery
(стандартный) и прокрутите список Тип,
выделив 5159-Адрес,
нажмите Ок.
С помощью области задач Слияние
перейдите к третьему шагу Мастера – выбору
получателей. Далее щелкните на
Использование списка, кнопка Обзор для
выбора файла источника данных.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание и печать почтовых наклеек
Обработка текста (3-5)
7.
20
8.
В окне Получатели слияния щелкните по Ок.
Во всех наклейках появится поле слияния
<<Next>>.
На следующем шаге Разработка наклеек,
с курсором, расположенным в верхней левой
наклейке щелкните на Блоке адреса, чтобы
открылось диалоговое окно Вставка блока
адреса.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание и печать почтовых наклеек
Обработка текста (3-5)
9.
21
10.
Принять установки по умолчанию, нажать Ок.
В левой верхней наклейке появится поле
слияния <<Address Block>>.
В области задач Слияние щелкните по кнопке
Обновить все наклейки. Поле <<Address
Block>> появится во всех наклейках.
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Создание и печать почтовых наклеек
Щелкните на Далее. Просмотр наклеек,
чтобы перейти к пятому шагу мастера
Далее. Завершение слияния.
12. Щелкните на
кнопке Print
в области
задач Слияние
для распечатывания
составных документов.
Обработка текста (3-5)
11.
22
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Ключевые слова
Обработка текста (3-5)







23
Слияние документов
Главный документ (документ-форма)
Источник данных
Мастер слияний
Поля слияния
Получатели слияния
Отбор и фильтрация записей
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Практические задания
Обработка текста (3-5)

24
На практической работе мы создадим 3
разных документа воспользовавшись
механизмом слияния:
1.
2.
С помощью мастера слияния
С помощью панели инструментов “Слияние”
Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators”
Источники дополнительных сведений
Обработка текста (3-5)

25

Microsoft Word 2003. Русская версия.
Практическое пособие. Серия «Шаг за шагом»/
Пер. с англ. – М.: СП ЭКОМ, 2005. -384 с.: илл.
Сайт Microsoft Office Online, страничка
Обучение http://office.microsoft.com/ruru/training/FX100565001049.aspx