СМК

«Внедрение обязательных
документированных процедур»
Руководители подразделений несут ответственность за:
ведение и актуализацию перечня документации СМК
подразделения;
организацию управления документацией СМК в
подразделении;
организацию внедрения документированных процедур для
управления процессами выполнения работ и предоставления
услуг персоналом подразделений.
своевременную актуализацию документации СМК
подразделения, внесение изменений, с отметкой в листе
регистрации изменений, во все документы, поступившие в
подразделение и своевременное ознакомление с ними
специалистов подразделения.
Перечень документов системы менеджмента качества
кафедры
№
п/п
Наименование
документа
Содержание документа
Область
применения
Рассылка
1.
Документирова
нные процедуры
системы
менеджмента
качества
Порядок выполнения процессов СМК
Все
подразделения в
отдельности
Внутри ФГОУ ВПО
«Ульяновская ГСХА» в
соответствии с установленной
рассылкой, Вне, в соответствии с
распоряжениями руководства
2.
Положения о
подразделениях
-Цели и задачи по СМК конкретных подразделений;
- организационная структура и взаимосвязи внутри
подразделения;
- ответственность и полномочия;
Конкретные
подразделения
академии
Только внутри ФГОУ ВПО
«Ульяновская ГСХА» в
соответствии с установленной
рассылкой
3.
Стандартизиров
анные формы
записей о
качестве
-Сведения о достигнутых результатах;
- свидетельства осуществленной деятельности
В соответствии
с порядком
использования
записей о
качестве
В соответствии с порядком
использования записей о качестве
4.
Должностные
инструкции
Задачи, права, обязанности, ответственность и
полномочия персонала
Конкретные
специалисты
академии
Только внутри ФГОУ ВПО
«Ульяновская ГСХА» в
соответствии с рассылкой
5.
Внешняя
документация
Нормативно-техническая информация,
законодательные обязательные требования
Конкретные
области
применения в
академии
Только внутри ФГОУ ВПО
«Ульяновская ГСХА» в
соответствии с рассылкой
Под управлением документацией
СМК понимается комплекс действий,
направленных на создание документации,
необходимой для достижения требуемого
качества предоставляемой услуги
(выполняемой работы) и оценки системы
менеджмента качества, а также
обеспечение данной документацией всех
заинтересованных подразделений
организации.
Документация внутреннего происхождения
включает следующие уровни документов:
высший уровень – Политика в области качества;
первый уровень – Руководство по качеству;
второй уровень – Документированные процедуры системы менеджмента
качества, инструкции;
третий уровень – Положения о подразделениях;
четвертый уровень – Должностные инструкции.
пятый уровень – Стандартизированные формы записей о качестве
(Приказы, Протоколы, Планы, Отчеты, Программы, Графики,
Распоряжения, Журналы)
Организация разработки документов
Ответственным за разработку проекта документа СМК является
руководитель подразделения (владелец процесса) к сфере деятельности
которого относится документируемый процесс.
Руководитель подразделения либо сам является разработчиком
документа СМК, либо назначает лицо, ответственное за разработку
(далее – разработчик).
Основанием для разработки документа СМК являются указания
руководства, планы мероприятий, графики пересмотра и т.п.
Объем и степень подробности документов определяются
разработчиком в зависимости от специфики и сложности работ,
используемых методов, подготовки персонала.
Документы должны содержать ссылки на другие нормативные,
законодательные документы и документы СМК.
Присвоение обозначений
При разработке документам СМК разработчик присваивает
регистрационный номер, состоящий из индекса СМК, группы документов,
регистрационного порядкового номера и года утверждения документа,
например (СМК ZZ-XX-УУУУ), где:
-СМК – индекс, обозначающий принадлежность документа к системе
менеджмента качества академии;
- ZZ – код труппы документа, который подразделяется следующий образом:
- 01 – Руководство по качеству;
- 02 – документированные процедуры, методики СМК, рабочие инструкции,
стандарты вуза и т.д.;
- 03 – положения о подразделениях;
- 04 – положение о деятельности;
- 05 – должностные инструкции;
- ХХ – регистрационный порядковый номер документа (01.02. и т.д.);
- УУУУ – четыре цифры – год утверждения документа.
Пример
Положение о подразделении СМК 03-01-2009,
Должностная инструкция СМК 05-01-2009
Положение о деятельности СМК 04-03-2009
Документированная
процедура
Системы менеджмента
качества
Управление записями
СМК 02-02-2009
Настоящая Документированная
процедура устанавливает
требования к средствам управления
для идентификации, хранения,
защиты, восстановления,
определения сроков хранения и
изъятия записей о качестве
образования в ФГОУ ВПО
«Ульяновская ГСХА»
В настоящей документированной процедуре
применяются следующие определения:
Процедура – установленный способ осуществления
деятельности или процесса (одного или нескольких
подразделений, включая порядок, ответственность и
взаимодействие).
Нормативная и техническая документация –
документы, устанавливающие требования.
Информация – значимые данные.
Документ – информация и соответствующий
носитель.
Запись – документ, содержащий достигнутые
результаты или свидетельства осуществленной деятельности.
Результативность - степень реализации
запланированной деятельности и достижения
запланированных результатов.
Руководитель подразделения осуществляет:
выявление всех процедур и видов деятельности, выполняемых подразделением, в
результате которых необходимы записи о качестве;
разработку процедуры управления записями о качестве;
разработку маршрутов движения записей о качестве;
проведение периодического контроля за правильностью осуществления записей о
качестве;
разработку документированных процедур осуществления записей о качестве.
Руководитель подразделения назначает
исполнителей, непосредственно выполняющих
записи о качестве
К записям о качестве в академии относятся:
Регистрационные документы (журналы, ведомости, протоколы, акты, отчеты и т.д.) и
данные о результатах оценивания подготовки студентов, условий производительной
среды;
учетно-регистрационная документация по образовательным услугам (заявления,
программы, журналы учета и т.д.);
Сбор и анализ информации по оценке качества образовательной услуги, данные о
персонале подразделений, в том числе по повышению квалификации, подготовке и
аттестации персонала;
 договора, заявки на проведение НИД и НМД и других работ;
документы и данные о проведении внутренних проверок системы менеджмента
(план внутренних проверок; отчет о проведении внутренних проверок; план
корректирующих мероприятий; отчет о выполнении корректирующих мероприятий)
качества и проверок внешними организациями;
Зарегистрированные данные о несоответствующих услугах и устранения
несоответствий;
 прочие виды учетно-регистрационной документации и данных, используемых для
анализа эффективности СМК, при планировании улучшений и составлении отчетов
высшему руководству.
 анализ системы менеджмента качества со стороны руководства за год, при
необходимости за полугодие.
Документированная
процедура
Системы менеджмента
качества
Внутренний аудит
СМК 02-03-2009
Настоящая Документированная
процедура устанавливает требования к:
порядку планирования, проведению внутренних
проверок (аудитов) системы менеджмента качества,
ведение записей и составления отчётов;
разработке и утверждению годовой Программы
внутренних проверок СМК академии;
персоналу, организующему и осуществляющему
внутренние проверки;
отчету о результатах внутренних проверок системы
менеджмента качества
Основными этапами процесса внутренних
проверок являются:
а) процесс подготовки «Годового план- графика внутренних
проверок…»
• планирование проверок;
• разработка и утверждение «Годового план- графика
внутренних проверок…».
б) процесс подготовки «Программы проверки структурного
подразделения»
• подготовка и выделение персонала с соответствующей
квалификацией для проведения проверок;
• регистрация данных, полученных в процессе проверок
• анализ результатов и подготовка отчета;
• доведение результатов до руководителей и персонала
проверяемого подразделения;
в) процесс подготовки «Плана корректирующих
мероприятий»
• разработка корректирующих мероприятий;
• оценка достижения запланированных результатов.
По решению ректора могут проводиться внеочередные
внутренние проверки системы менеджмента качества или
комплексные проверки деятельности подразделений,
объективной предпосылкой к проведению которых может
служить:
• претензии потребителей;
• планирование существенных изменений в структуре или
кадровом составе.
Документированная
процедура
Системы менеджмента
качества
Управление
несоответствующей
продукцией
СМК 02-05-2009
Ответственность за идентификацию и
регистрацию несоответствий
предоставляемых образовательных услуг, за
организацию и проведение анализа причин
несоответствия предоставляемой услуги,
разработку и
реализацию мер по их устранению и
предупреждению повторного появления
несут руководители процессов, в которых
выявлены несоответствия.
Перечень несоответствий услуг (продукции)
Оформление документации по образовательному процессу
с нарушением требований положения по оформлению
зачетно-экзаменационной документации;
Отсутствие в журналах регистрации полной информации;
Некачественное оформление регистрационных документов
(журналов, ведомостей, протоколов, актов, отчетов и т.д.)
образовательного процесса и др. проводимых работ и
оказываемых услуг;
Некачественное оформление данных о персонале
подразделений, в том числе по повышению квалификации,
подготовке и аттестации персонала и несвоевременное
внесение регистрационных данных в документы персонала
(трудовые книжки, личные карточки работников и другие);
Не представление руководителями подразделений (ректору, представителю
руководства и ответственному за СМК) данных об оценке удовлетворенности
потребителей услуг оказываемых академией по заполненным анкетам в
подразделениях;
Несвоевременное предоставление учебных планов, программ
подразделениям и изменений к ним;
Несвоевременное доведение до студентов, учащихся, аспирантов расписания
занятий и изменений к ним, расписания экзаменов и зачетов;
Несвоевременное предоставление руководителями подразделений отчетов
ректору, представителю руководства по СМК, вышестоящей организации;
Не обеспечение сохранности документов, материалов, работ обучающимися
в академии (студентов, аспирантов, слушателей и др. лиц), сдавших их на
проверку и рецензирование;
Нарушение правил эксплуатации оборудования, транспорта, низкое качество
проведения планово-профилактических работ с оборудованием;
Не обеспечение содержания помещений и зданий в надлежащем состоянии.
Не обеспечение подразделений академии материалами, канцелярскими
товарами и комплектующими изделиями и повлекшее невыполнение в срок
производственных заданий.
Документированная
процедура
Системы менеджмента
качества
Корректирующие и
предупреждающие действия
СМК 02-04-2009
Настоящая
Документированная
процедура распространяется на
деятельность всех подразделений и
сотрудников
ФГОУ
ВПО
«УЛЬЯНОВСКАЯ
ГСХА»,
распространяется
на любые
услуги
(работы)
проводимые
академией.
Ответственность за разработку и
внедрение корректирующих
(предупреждающих) действий несут
руководители подразделений, в которых
выявлены несоответствия. Ответственность
других подразделений, задействованных при
проведении корректирующих
(предупреждающих) действий, определяется
при разработке и утверждении
соответствующих мероприятий
Целью проведения
корректирующих и предупреждающих
действий является устранение или
снижение влияния реальных и
потенциальных причин
несоответствий на степень
удовлетворения потребителей и
качество образовательных услуг,
научно-исследовательских и
редакционно-издательских работ
Документированная
процедура
Системы менеджмента
качества
Анализ со стороны
руководства
СМК 02-06-2009
Анализ СМК вуза со стороны
руководства базируется на сборе,
анализе и использовании
необходимой информации, для
осуществления результативного и
эффективного
управления рабочими процессами
СМК УГСХА, программами
обучения и СМК в целом
Оперативному анализу со стороны
руководства подлежат данные о
реализации процессов СМК, а
также оперативная информация о
проведении внутренних аудитов
Входные данные для анализа СМК со стороны
руководства должны отражать:
- результаты аудитов (проверок) и самооценки УГСХА;
- обратную связь от потребителей;
- функционирование процессов и соответствие
продукции;
- данные о статусе корректирующих и
предупреждающих действий (уведомление,
малозначительные, значительные нарушения);
- последующие действия, вытекающие из предыдущих
анализов со стороны руководства;
- изменения, которые могли бы повлиять на СМК;
- рекомендации по улучшению.
Выходные данные анализа со стороны
руководства должны включать в себя все
решения и действия, относящиеся:
- к повышению результативности системы
менеджмента качества и ее процессов
(постоянное улучшение всех видов деятельности
организации);
- к улучшению продукции по отношению к
требованиям потребителей (повышение качества
образования, расширение спектра доп.
образования и др.);
- к потребности в ресурсах (обновление МТБ,
повышение квалификации ППС и др.)
Предложения по улучшению своей
деятельности руководители структурных
подразделений и ответственные за СМК
обязаны предоставить на заседании
Совета по качеству, на котором
происходит анализ СМК со стороны
высшего руководства.
Благодарю за внимание!