Contractual obligations Обязательства по контракту Estonia-Latvia-Russia ENPI CBC Programme Программа ЕИСП ПГС Эстония-Латвия-Россия Project Management and Implementation training Практический семинар по управлению и осуществлению проектов Overview of ENPI CBC legal framework Обзор правовых рамок ЕИСП ПГС RF Law on ratification Your contract outline (1) • Special conditions – Article 1 – Purpose – Article 2 - Implementation period of the Action – Article 3 - Financing the Action – Article 4 - Narrative and financial reporting and payment arrangements – Article 5 - Contact addresses – Article 6 – Annexes – Article 7 - Other specific conditions applying to the Action Содержание вашего контракта (1) • Специальные условия – Статья 1 – Цель – Статья 2 – Период осуществления проекта – Статья 3 – Финансирование проекта – Статья 4 – Подробная финансовая отчётность и организация платежей – Статья 5 – Контактные адреса – Статья 6 – Приложения – Статья 7 – Другие специфические условия, применимые к проекту Your contract outline (2) • Annexes: – Annex I: Grant Application Form – Annex II: General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts for external Actions – Annex III: Budget for the Action – Annex IV: Contract-award procedures … Содержание вашего контракта (2) • Приложения: – Приложение I: Форма заявки проекта – Приложение II: Общие условия, применимые к контрактам о грантах Европейского Сообщества для внешних проектов – Приложение III: Бюджет проекта – Приложение IV: Процедуры присуждения контрактов … Your contract outline (3) … – Annex V: Standard request for payment and financial identification form – Annex VI: Model narrative and financial report – Annex VII: Model report of factual findings and terms of reference for an expenditure verification of an EC financed grant contract for external actions – Annex VIII: Model financial guarantee Содержание вашего контракта (3) … – Приложение V: Стандартное платёжное требование и форма финансовой идентификации – Приложение VI: Образец описательного и финансового отчёта – Приложение VII: Образец отчёта о фактических выводах и техническое задание для подтверждения расходов грантового контракта ЕС для внешних действий – Приложение VIII: Модель финансовой гарантии What comes first? • The provisions of the Special Conditions take precedence over ALL the Annexes: check art. 7 for additions/derogations! • Annex II (General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts for external Actions) takes precedence over the other annexes Read first those 2 documents carefully! Что вначале? • Нормы Специальных условий имеют высшую силу по сравнению со ВСЕМИ приложениями: проверьте ст.7 касательно дополнений/ внесенных изменений! • Приложение II (Общие условия, применяемые к контрактам на гранты, финансируемым Европейским Союзом для внешний действий) имеет высшую юридическую силу по сравнению с другим приложениями Вначале внимательно прочитайте эти два документа! General conditions: contents Общие условия: содержание 11 Start of implementation • Distinguish between: – When the contract takes effect = date of last signature – When the Action starts = as specified in art. 2.2 of the special conditions: • The day following that on which the last of the two Parties signs OR • A later date but not later than 60 days following the signature of the grant contract • Costs are eligible only after Action start date! – Procedures to award sub-contracts for goods, services or works may be initiated before but subcontracts may NOT be concluded by the Beneficiary or its partners before Action start date Начало осуществления • Обратите внимание: – Когда контракт вступает в силу = дата последней подписи – Когда проект начинается = как указано в статье 2.2 специальных условий: • День, следующий за днём, в котором последняя из двух сторон подписывает ИЛИ • Более поздняя дата, но не более 60 дней после подписания грантового контракта • Затраты считаются приемлемыми только после даты начала проекта! – Процедуры присуждения субподрядов на поставки товаров, услуг и работ могут быть начаты раньше, но договоры субподряда НЕ МОГУТ заключаться Бенефициаром или партнёрами до дня начала проекта Implementation period • Distinguish between: – When the implementation period ends: XX months after Action start date (art. 2.3 Special conditions) – When the execution period of the contract ends: • When final payment is paid by JMA OR • In any case at the latest 18 months after the end of implementation period • Costs are eligible only during implementation period – Except costs relating to final reports, expenditure verification and evaluation of the Action Период осуществления • Обратите внимание: – Когда заканчивается период осуществления: XX месяцев после дня начала проекта (ст. 2.3 Специальных условий) – Когда заканчивается контракта: период действия • Когда окончательный платеж осуществлен СОУ ИЛИ • В любом случае не позже 18 месяцев после окончания периода осуществления • Затраты являются приемлемыми только в период осуществления проекта – Кроме затрат на окончательные подтверждения расходов и оценку проекта отчёты, Eligibility time-line График приемлемости Financing the Action • Budget includes all eligible project costs, not just the ENPI CBC programme contribution • Double ceiling for JMA financing (art. 3.2 Special Conditions), examples: Project budget 277,778 € Project actual costs (example 1) 321,436 € Project actual costs (example 2) 242,371 € Grant amount (90%) 250,000 € Actual grant amount 250,000 € Actual grant amount 218,134 € (=242,371*90%) Финансирование проекта • Бюджет включает все приемлемые затраты по проекту, а не только вклад Программы • Двойное ограничение финансирования СОУ (ст. 3.2 Специальных условий), примеры: Бюджет проекта 277,778 € Затраты по проекту (пример 1) 321,436 € Затраты по проекту (пример 2) 242,371 € Сумма гранта (90%) 250,000 € Сумма гранта 250,000 € Сумма гранта 218,134 € (=242,371*90%) Reporting on the Action (1) • Interim report (consisting of both narrative and financial section) conforming to the model in Annex VI must – Accompany every request for payment – Be submitted no later than 1 month after the end of each six month period even in the absence of request for payment if project >18 months or grant >300.000 EUR • Final report shall be forwarded no later than 3 months after the implementation period Отчёты по проекту (1) • Промежуточный отчёт (состоящий из описательной и финансовой частей), отвечающий модели из приложения VI должен – Сопровождать каждое платёжное требование – Быть поданным не позже 1 месяца после окончания каждых шести месяцев, даже при отсутствии платежного требования, если проект >18 месяцев или грант >300.000 евро • Окончательный отчёт должен быть отправлен не позже 3 месяцев после периода осуществления Reporting on the Action (2) • Reports are submitted in English, but supporting documents may be in original languages • Report covers the Action as a whole, regardless which part is covered by the grant • The JMA and the JTS may request additional information at any time and that information must be supplied within 30 days of the request Отчёты по проекту (2) • Отчёты подаются на английском языке, но подтверждающие документы могут быть на языке оригинала • Отчёт охватывает проект в целом, вне зависимости от того, какую часть бюджета покрывает грант • СОУ и СТС могут затребовать дополнительную информацию в любое время и эта информация должна быть предоставлена в пределах 30 дней после запроса