(конкретные) функции

Тема 4. ИНТЕГРАЦИОННЫЕ
ПРОЦЕССЫ В МЕНЕДЖМЕНТА ,
МОДЕЛИРОВАНИЕ СИТУАЦИЙ
И РАЗРАБОТКА РЕШЕНИЙ
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ ФУНКЦИИ
УПРАВЛЕНИЯ
Функции управления — это относительно самостоятельные, специализированные и
обособленные виды деятельности, с помощью которых субъект управления
(руководитель, аппарат по руководству предприятием) воздействует на управляемый
объект (трудовой коллектив).
Содержание функций отвечает на вопрос, какие действия (набор действий) осуществляются в рамках данной функции. Так, например, функция планирования
предполагает, что в организации осуществляются следующие действия:
• на основе изучения внешней среды и интересов основных групп влияния
формулируется миссия организации;
• исходя из требований рынка и возможностей организации устанавливаются ее цели ;
• исходя из, установленных целей организации и состояния внешней и внутренней среды
определяются альтернативные стратегии;
• для реализации стратегий в организации разрабатываются политика и процедуры,
устанавливающие стандарты и нормы в действиях членов организации;
• практическая работа в подразделениях строится на основе оперативных планов;
• планы организации и ее частей обеспечиваются системой показателей и финансовыми
ресурсами для их реализации.
•
Процесс реализации функции отвечает на вопрос, какова логическая последовательность
осуществляемых в рамках функции действий, что за чем должно следовать, чтобы функция
выполнялась. Функция планирования может иметь следующий порядок действий
Порядок действий при осуществлении планирования (фрагмент)
Месяцы
предпланового
года
Действия и события, сопровождающие процесс планирования
Март-июнь
Отдел планирования изучает рынок и конкурентную среду, делает оценки деловой
активности, уточняет стратегию в отношении рынков, продукции, финансов и т.п. В
июне предпланового года плановые цели, показатели и приоритеты
устанавливаются и утверждаются высшим руководством
Июль
Проводится конференция по планированию для актива руководящих работников
организации. Высшее руководство организации представляет участникам свои
планы и стратегию. Участники обсуждают предложения и решают, что необходимо
сделать на нижних уровнях организации
Август
Участники конференции (руководители частей и подразделений организации,
главные специалисты и т.п.) возвращаются на места и интерпретируют
предлагаемые плановые задачи применительно к своим участкам работы.
Разрабатывается календарь процесса оперативного планирования и т.д.
Структура функции отвечает на вопрос, как или каким образом формально связаны между
собой действия, составляющие данную функцию.
УПРАВЛЕНИЕ КАК СОВОКУПНОСТЬ
ВЗАИМОСВЯЗАННЫХ ФУНКЦИЙ
Функции управления имеют специфический характер , особое содержание и могут
осуществляться неразрывно связанными между собой. Если менеджер желает обеспечить
«безоблачное» будущее своей организации, он постоянно должен осуществлять все
управленческие функции. И начинать нужно с планирования. Если работа спланирована, то
она должна быть и организована, а работники подготовлены для ее выполнения. Качество
труда в большой степени зависит от побуждающих мотивов, предложенных менеджером.
Наконец, чтобы определить точность выполнения планов, нужно проконтролировать
процесс труда.
Процесс управления — совокупность и непрерывная последовательность
взаимосвязанных вий управленческих работников по реализации функций менеджмента,
осуществляемых по т технологии и направленных на достижение целей социальноэкономической системой на :ве применения управленческих принципов, методов и средств.
ЦИКЛ УПРАВЛЕНИЯ
Управленческий цикл — это определенная и последовательная выполняемость одних
и тех же видов деятельности по управлению каким-либо объектом.
Планировани
е
Входная
информация
Организация
Мотивация
Контроль
Постановка целей
Управленческий цикл
процесса выработки и
реализации решения
Анализ проблем
Поиск
альтернативы
Прогноз
Принятие решения
Реализация решений
Измерение результатов
Контроль
Анализ отклонений
Оценка
ОБЩИЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОГНОЗИРОВАНИЕ И
ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ, МОТИВАЦИЯ
(СТИМУЛИРОВАНИЕ), УЧЕТ, АНАЛИЗ И КОНТРОЛЬ
Большинство более поздних исследователей согласны с А. Файолем, но их перечень
отличается функций по Файолю. Несмотря на это, можно отметить следующие особенности
общих функций управления:
• всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческих действий. В связи с этим
нельзя подчеркивать большую или меньшую важность тех или иных функций управления, так как
в разных ситуациях различные функции управления могут приобретать доминирующий характер;
• не зависят от объекта управления, так как
во-первых, они применимы к любым социально-экономическим процессам или системам,
поэтому, правомерно говорить о контроле эксперимента, регулировании уличного движения,
учете денежного обращения и т.д.;
во-вторых, применимы и к самим функциям управления как специализированным видам
деятельности.
в-третьих, применимы и к системе управления.
• между ними нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой
деятельности может обнаруживать признаки двух или нескольких функций управления, их тесное
взаимопереплетение.
• имеют различный удельный вес (определяется экспертным путем) в структуре деятельности
руководителей различных уровней.
Четыре функции управления — планирование, организация, мотивация и контроль — имеют
две общие характеристики: они требуют принятия решений и для всех необходима
коммуникация.
Взаимосвязь задач управления, функций и результатов их действия
Общие задачи управления
Общие
функции
Результаты
Предвидение хода экономического развития.
Обоснование
темпов
планомерного
развития организации
Прогнозиров
ание
и
планиров
ание
Планы-прогнозы, стратегический план, план
экономического,
научно-технического,
социального развития
Образование структурных подразделений
системы производства и установление
взаимосвязей между ними. Образование
структурных подразделений системы
управления, установление связей между
объектом и субъектом управления
Организация
Утверждение структур производства и
управления взаимосвязями. Утверждение
штатов, положений, инструкций и т.п.
Создание
условий
для
эффективной
творческой работы и поддержание
постоянной
заинтересованности
в
результатах труда
Мотивация
Утверждение материальных
стимулов труда
Количественная и качественная оценка, а
также учет результатов деятельности.
Проверка
решений
по
развитию
производства
Контроль,
учет,
анализ
Решения по результатам ревизий, проверок,
учета,
анализа
хозяйственной
деятельности
и
моральных
СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ФУНКЦИИ. ТИПОВОЙ СОСТАВ
ФУНКЦИЙ ДЕЙСТВУЮЩЕГО ПРЕДПРИЯТИЯ. ВЗАИМОСВЯЗЬ
ОБЩИХ И СПЕЦИАЛЬНЫХ ФУНКЦИЙ
Специализированные (конкретные) функции управления связаны со спецификой объекта
управления.
Функции управления ресурсами. Организации в процессе своей деятельности используют
материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические и другие
ресурсы. Соответственно выделяют (специализированные) конкретные функции:
• управление запасами;
• управление финансами;
• управление персоналом и т.д.
Функции управления процессами. В любой организации протекает множество процессов,
начиная от общего процесса управления и до более конкретных процессов: реализации
общих функций управления, коммуникаций, принятия решений, производственного
процесса. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение,
производство и сбыт продукции. В соответствии с этим выделяются конкретные функции:
• управление материально-техническим снабжением;
• управление основным производством;
• управление вспомогательным производством;
• управление обслуживающим производством;
• управление сбытом;
• управление маркетингом;
• совершенствование управления и т.д.
Функции управления результатами. К результатам (выходам системы) относят: прибыль,
рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и т.д.
Соответственно выделяют (специализированные) конкретные функции:
• управление качеством;
• управление производительностью;
• управление затратами и т.д.
По признаку воздействия на все сферы деятельности организации в целом:
перспективное и текущее экономическое и социальное планирование; организация работы но
стандартизации; учет и отчетность, экономический анализ.
По признаку воздействия на отдельные стадии производственно процесса: управление
технической
подготовкой
производства;
организация
производства
(основного,
обеспечивающего и обслуживающего); управление технологическими процессами; оперативное
управление производством; организация метрологического обеспечения; технический контроль
и испытания; маркетинг.
По признаку воздействия на отдельные факторы производства: управление персоналом;
управление организацией труда и заработной платы; организация творческой деятельности
трудового коллектива, материально-техническое снабжение; капитальное строительство;
организация финансовой деятельности. В литературе приводятся и другие способы
классификации специализированных функций.
Ниже приведен примерный перечень типовых специальных функций машиностроительного
предприятия.
Перспективное и текущее технико-экономическое и социальное планирование:
1. Организация работы по перспективному и текущему экономическому и социальному
планированию (многоцелевая функция).
2. Организация разработки технико-экономических норм и нормативов (многоцелевая
функция).
3. Организация работ по состоянию и ведению паспорта (многоцелевая функция).
4. Планирование мероприятий по совершенствованию управления (многоцелевая функция).
5. Формирование производственной программы и т.д.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1.
2.
Управление технической подготовкой производства:
Организация разработки норм и нормативов расхода ресурсов на производство новой продукции
Прогнозирование потребностей, технического уровня и качества продукции
Нормирование требований к качеству продукции (формирование требований).
Аттестация продукции (подготовка к аттестации).
Организация взаимоотношений по качеству продукции с потребителями (заказчиками) поставщиками.
Организация разработки и поставки продукции на производство.
Организация технологического обеспечения качества продукции и т.д.
Организация производства (основного, обеспечивающего и обслуживающего):
Организация работ по ритмичному выполнению производственных заданий в основном, обеспечивающем
и обслуживающем производстве.
Обеспечение стабильности запланированного уровня качества продукции при ее изготовлении,
складировании, транспортировке и отгрузке (обеспечение стабильности качества средств технического
оснащения).
Организация взаимоотношений по качеству продукции с потребителями (заказчиками) и поставщиками.
Организация рационального использования трудовых, материальных, финансовых ресурсов и основных
фондов в основном производстве.
Организация рационального использования трудовых ресурсов и обеспечение технического уровня и
качества основных фондов и материальных ресурсов в обеспечивающем и обслуживающем производстве.
Совершенствование системы технической подготовки производства, организации производства и системы
управления.
Организация охраны труда.
Организация технического обслуживания и ремонт средств окружающей среды.
Управление технологическими процессами.
Обеспечение стабильности технологических процессов.
Обеспечение стабильности запланированного уровня качества продукции при ее изготовлении,
складировании, транспортировке и отгрузке (аттестация технологических процессов) и т.д.
Взаимосвязь общих и специальных функций. Каждая специализированная (конкретная) функция формируется
из общих функций управления.
КЛАССИФИКАЦИЯ ФУНКЦИЙ
Имеется множество аспектов, по которым возможно вводить классификацию функций.
Между тем для целей управления целесообразно классифицировать функции по трем
основным признакам:
• по принципу иерархии;
• по вещественному принципу;
• по методологическому принципу.
Согласно принципу иерархии функции подлежат ранжированию
В соответствии с классификацией функций по вещественному принципу различают
функции первичные, выражающие связи производственной системы или отдельных ее
подразделений с внешней средой, а также вторичные, ориентированные на внутренние
проблемы организации.
Классификация функций по методологическому принципу подразделяет их на
действующие, т.е. реально работающие, и требуемые (необходимые для деятельности
предприятия;
УСЛОВИЯ ОБЪЕДИНЕНИЯ ИЛИ РАСЧЛЕНЕНИЯ ФУНКЦИЙ
УПРАВЛЕНИЯ.
ПОНЯТИЕ «ПОЛНАЯ, НЕПОЛНАЯ, РАСШИРЕННАЯ ФУНКЦИЯ
УПРАВЛЕНИЯ».
РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЕ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ
При сличении действующих и требуемых функций (по принципу суперпозиции) мо выделить
отсутствующие и лишние функции, после чего целесообразно объединить схода рабочие функции
и передать их для исполнения в один центр:
• элиминировать неправильно распределенные функции и функции, дублирующие друга;
• снизить долю второстепенных работ, не связанных напрямую с главной задач организации;
• снизить уровень фрагментации в работе отдельных организаций;
• сопоставить структуру расходов из фонда заработной платы по функциям и приоритеты
этих функций, что позволит выявить пути улучшения распределения ресурсов.
Под служебной функцией понимается вид служебной деятельности, характеризующейся
целевой направленностью, однородностью содержания и методов выполнения.
Каждая служебная функция включает операции, представляющие собой взаимосвязанные
действия, однородные по характеру и стабильные по содержанию. Операция состоит из
элементарных движений, приемов, каждый из которых не имеет самостоятельной цели и
приобретает смысл лишь в сочетании с остальными элементами, из которых складывается
операция. Наименьшие по объему элементы действий, движений или приемов принято называть
микроэлементами. Дальнейшая дифференциация микроэлементов уже теряет смысл из-за
невозможности фиксации во времени начала и окончания выполнения более дробных их частей.
ДЕСЯТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РОЛЕЙ РУКОВОДИТЕЛЯ (ПО
МИНЦБЕРГУ), ИХ СОДЕРЖАНИЕ
Роль — это набор поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной
должности менеджера.
Десять управленческих ролей, по Минцбергу
Роль
Описание
Характер деятельности
Межличностные роли
Главный
руководитель
Символический глава, который выполняет обычные обязанности
правового или социального характера
Церемонии, действия, обусловленные положением, ходатайства
.Лидер
Ответственный за мотивацию и активизацию подчиненных, набор,
подготовку работников
Фактически все управленческие действия с участием подчиненных
Связующее звено
Обеспечивает саморазвитие сети внешних контактов и источников
информации, которые предоставляют информацию и оказывают
услуги
Переписка, участие в совещаниях на стороне, другая работа с
внешними организациями и лицами
Информационные роли
Приемник
информации
Разыскивает специальную информацию, которую, зная организацию и
внешние условия, успешно использует в интересах своего дела;
центр внешней и внутренней информации
Обработка почты, контакты, связанные преимущественно с получением
информации (ознакомительные поездки)
Распространитель
информации
Передает информацию, полученную из внешних источников или от
подчиненных, членам организации; часть ее требует
интерпретации для формирования взглядов организации
Рассылка почты по организациям с целью получения информации,
контакты для передачи информации подчиненным
Представитель
Передает информацию для внешних контактов организации
относительно планов, политики, действий, результатов работы,
действует как эксперт по вопросам данной отрасли
Участие в заседаниях, обращения по почте, выступления, включая
передачу информации во внешние организации
Роли, связанные с принятием решений
Предприниматель
Изыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами,
разрабатывает и запускает «проекты по совершенствованию»,
приносящие изменения, контролирует разработку определенных
проектов
Обсуждение стратегии, обзоры ситуации, включающие инициирование
или разработку проектов усовершенствования деятельности
Устраняющий
нарушения
Отвечает за корректировочные действия, когда организацию ожидают
важные и неожиданные отклонения
Обсуждение стратегических и текущих вопросов, включая проблемы и
кризисы
Распределитель
ресурсов
Ответственный за распределение всевозможных ресурсов организации,
что фактически сводится к принятию или одобрению всех
значительных решений в организации
Составление графиков, запросы полномочий, составление и контроль
бюджетов ,.планирование работы подчиненных
Переговорщик
Ответственный за
переговорах
Ведение переговоров
представительство
организации
на
важных
РУКОВОДСТВО КАК НАДФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ
В отличие от управления, которое есть процесс организации всей системы управления
и производства, руководство направлено на конкретных людей, объединенных в
коллективы. Под руководством понимается организационная функция менеджмента,
заключающаяся в управлении людьми, обеспечивающими эффективность предприятия или
его подразделений в целом. Термин «руководство» имеет два смысловых значения: это
менеджеры и это деятельность менеджеров но управлению.
В обобщенном виде руководство может быть сведено к трем аспектам. Это:
1. выдача директив относительно того, что нужно сделать;
2. налаживание сотрудничества между людьми;
3. обеспечение энергии, необходимой для достижения поставленной цели.
Все исполнительские, организационные и административные функции могут
концентрироваться в руках руководителя высшего звена или делегироваться
вспомогательным подразделениям, функциональным службам, т.е. низовым ступеням
должностной иерархии.
Основу руководства составляет влияние на подчиненных. Руководитель — это
человек, который лично своим влиянием направляет подчиненных на достижение целей
организации.