Средняя общеобразовательная школа № 32

Документационное
обеспечение управления
в образовательной
организации
ТОИПКРО
ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ
Делопроизводство (документационное обеспечение управления - ДОУ, Управление
документами) – деятельность по разработке и оформлению официальных документов,
организации их движения, учета и хранения.
Делопроизводство - важнейший инструмент эффективного управления.
Документооборот - это движение и учёт документов (получение,
обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только
инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации,
реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями
делопроизводства — информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его
документирования, хранения и использования ранее созданной информации.
Системы электронного документооборота- СЭД
Нормативная правовая база ДОУ
1. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении
Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
2. Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Методические рекомендации по
разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти» (приложения).
3. Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558 «Об утверждении
«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
4. Унифицированные формы документов, утвержденные постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по его
применению и внедрению.
6. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»
7. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации. Формы, размеры, технические требования»
Нормативная правовая база ДОУ
8. Приказ Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 №761н «Об утверждении
Единого квалификационного справочника должностей руководителей,
специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики
должностей работников образования»
9. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и др.
служащих, утвержден Постановлением Правительства РФ от 21.08.1998 № 37
(ред. от 29.04.2008)
10. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и
тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденный Постановлением Госстандарта
России от 26.12.1994 № 367
11. Основные правила
работы ведомственных архивов (М., 1985г, Приказ
Главархива СССР от 05.09.1985г), одобренные Коллегией Росархива от
06.02.2002
12. Федеральный закон от 22.03.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации».
13. Закон Томской области «Об архивном деле в Томской области» от 11.11.2005
№ 204-ОЗ
Нормативная правовая база ДОУ
14. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
15. Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ, приказ Минздрасоцразвития РФ
от 06.02.2006 № 91 (о страховом стаже)
16. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках
(ред. от 06.02.2004)
17. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением
Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
18. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда
РФ от 10.10.2003 № 69)
19.Постановление Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении
изготовления, хранения и уничтожения бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации»
20. Приказ Минтруда России от 18.10.2013 № 544н «Об утверждении
профессионального стандарта «Педагог»
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Существуют различные виды классификации документов:
1. по месту формирования:
- поступающая корреспонденция (входящие док.);
- направляемая корреспонденция (исходящие док);
- внутренние документы (протоколы, приказы, положения, акты, договоры и т.д.)
2. по функциональному назначению:
- организационные (Уставы, Положения, свидетельства о регистрации,
лицензии и пр.);
- локальные нормативные акты (коллективный договор, структура и штатное
расписание, Правила ВТР, Положения об оплате труда, должностные инструкции и
пр.);
- распорядительные (приказы, распоряжения)
- информационно-справочные (протоколы, планы, отчеты, письма, акты и пр.)
3. по наименованию; 4. по сроку исполнения; 5. по значимости (секретные, ДСП,
..) ; и пр.
РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ
К обязательным реквизитам относятся:
- наименование организации (автор документа);
- дата документа;
- регистрационный номер (или индекс) документа;
- текст документа;
- подпись.
Если в документе отсутствует или неправильно оформлен один из этих
реквизитов, документ становится недействительным, лишается юридической силы.
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
•
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются
типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной
техники.
•
В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих
видов бланков документов образовательного учреждения:
•
•
•
•
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк протокола, акта;
бланк письма
Разработка стандартных бланков
•
•
Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги А4 (210х297мм) и А5
(210х148мм), меньший формат предусмотрен для документов небольшого (до семи строк) объема.
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в
двух вариантах: продольном и угловом.
Муниципальное образовательное учреждение
Средняя общеобразовательная школа №32
Зеленая ул., д. 8, г. Борисов, 117393
Тел./факс: (454) 18-75-74
ОКПО 00000000, ОГРН 000000000
ИНН/КПП 0000000000/000000000
___________ № ______________
На № ______ от _____________
Муниципальное образовательное учреждение
Средняя общеобразовательная школа №32
Зеленая ул., д. 8, г. Борисов, 117393
Тел./факс: (454) 18-75-74
ОКПО 00000000, ОГРН 000000000
ИНН/КПП 0000000000/000000000
___________ № _______________
На № ______ от _______________
Муниципальная образовательная организация
Средняя общеобразовательная школа № 32
Зеленая ул., д. 8, г. Борисов 117393
Тел./факс: (454) 18-75-74
ОКПО 00000000, 0ГРН 000000000,
ИНН/КПП 00000000/000000000
______
На №
___ № ___________
от ____________
О проведении экскурсий
Директору музея
Е.Ю. Карповой
Уважаемая Елена Юрьевна!
В соответствии с нашей договоренностью подтверждаем проведение экскурсии учащихся школы,
запланированной на 30 сентября 2013 года с 12.00 до 14.00. Просим Вас выделить экскурсовода для
проведения экскурсии по экспозиции музея, посвященной истории города с учениками 7 класса.
Количество учащихся 30 человек.
Приложение: Список учащихся на 1 л. в 1 экз.
Директор школы
Петрова Ирина Юрьевна
(8 2826) 44 35 65
_________________________
(личная подпись)
А.А.Петров
Муниципальное образовательное учреждение
Средняя общеобразовательная школа № 32
ПРОТОКОЛ
Заседания педагогического совета
23.05.2013г.
№ 12
г. Борисов
Председатель Секретарь Присутствовали:
A.M. Кротов
О.М. Дятлова
15 педагогов (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.
Об итогах работы за 2008/09 учебный год.
Выступление заместителя директора по учебной работе А.К. Караваева.
2.
0 разработке учебного плана на 2009/10 учебный год.
Выступление заместителя директора по методической работе М.Т. Петрова.
1. СЛУШАЛИ:
А.К. Караваев - изложение основных показателей работы школы в 2008/09 учебном году (краткое содержание
выступления).
ВЫСТУПИЛИ:
А.И. Егоров - (краткое содержание выступления).
Г.Е. Иванов - (краткое содержание выступления).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.
Утвердить отчет об учебной работе.
2. СЛУШАЛИ:
М.Т. Петров - изложение основных учебных программ (краткое содержание выступления).
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Утвердить учебный план.
2.2. Распределить учебную нагрузку педагогов.
Приложение: 1. Список присутствующих.
Список присутствующих на заседании на 1 л. в 1 экз.
Краткая форма протокола
Наименование общеобразовательного учреждения
Протокол
00.00.2013
N 00
заседания педагогического совета
Томск
Председатель А.И.Егоров
Секретарь Ю.И.Краснова
Присутствовали: ____________________________________________________
(должность, ф., и., о. присутствующих)
1. Об итогах работы школы за I полугодие 2013 г.
(Иванов, Потапов, Сазонов)
Постановили:
1.1. Утвердить ...
1.2. Принять ...
2. О ....
(...)
Постановили:
Председатель
Секретарь
Подпись
Подпись
Расшифровка подписи
Расшифровка подписи
ПРИКАЗЫ
ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и
оперативных вопросов деятельности образовательного учреждения.
Приказы по функциональному назначению делятся на два вида – приказы по
основной деятельности и приказы по личному составу.
Сроки хранения приказов.
Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении, можно условно
разбить на 4 блока:
• организация УВП
• Финансово-хозяйственная деятельность
• Личный состав
• учащиеся
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ
При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Достоверность и объективность описываемой ситуации;
Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
Краткость и лаконичность;
Нейтральность и наличный характер изложения;
Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его
компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
Следование нормам официально-делового стиля речи.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины
издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки
приказа:
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных
лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть
отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие.
Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами с точками.
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1. штатное расписание;
2. правила внутреннего трудового распорядка;
3. коллективный договор;
4.положение об оплате труда работников;
5. должностные инструкции на каждого работника;
6. приказы по личному составу (прием, переводы, увольнение);
7.приказы о поощрениях;
8. приказы о командировках, отпусках, взысканиях;
9. приказы по основной деятельности предприятия;
10. личная карточка на каждого работника;
11. трудовой договор на каждого работника;
12. личные дела работников;
13.протоколы аттестационной, конкурсных комиссий;
14. график отпусков;
15. документы, являющиеся основанием к приказам на поощрение;
16. документы, являющиеся основанием к приказам о командировании, отпусках, взысканиях;
17. трудовые книжки;
18. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
19.документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а
также их права и обязанности в этой области.
20. журналы регистрации.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Номенклатура
дел
-
систематизированный
перечень
заголовков
(наименований)
дел,
заводимых в организации (учреждении), с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
Порядок формирования, согласования, утверждения и хранения.
Примерная номенклатура образовательного учреждения.
ПОРЯДОК
СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
ПОРЯДОК
работы руководителя образовательной организации с документами
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА:
1.Делегирование полномочий - непосредственное ведение делопроизводства в
общеобразовательном учреждении
возлагается
на сотрудника,
назначенного
ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение
документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их
исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими
документами по делопроизводству - приказ.
2. Подготовка и утверждение инструкции по делопроизводству в ОО.
3. Издание приказа о возложении ответственности за ведение и хранение трудовых книжек и
вкладышей к ним.
4. Ежегодное издание приказа об утверждении номенклатуры дел на календарный год.
5. Утверждение состава экспертной комиссии
6. Ведение архива ОО