Составление и оформление отдельных видов документов

Шиманская Любовь Анатольевна
Преподаватель спецпредмета
Профессиональное училище № 9
г.Колпашево Томской области
Томск, 2007
Содержание
1.
Распорядительные документы
Приказ
Образец оформления приказа
Распоряжение
Образец оформления распоряжения
Протокол
Образец оформления протокола
2.
Информационно-справочная документация
Письмо
Образец оформления письма
Акт
Образец оформления акта
Докладная записка
Образец оформления докладной записки
Объяснительная записка
Образец оформления объяснительной записки
Справка
Образец оформления справки
Телеграмма
Образец оформления телеграммы
Телефонограмма
Образец оформления телефонограммы
Распорядительные
документы
Приказ
Распоряжение
Протокол
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации,
предприятия), действующего на основе принципа единоначалия в целях
разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.
Приказы бывают 2-х видов
По основной деятельности
По личному составу
Текст приказа по
основной деятельности
состоит из 2-х частей:
Издаются для
документирования
движения кадров
(приёма,
перевода, увольнения)
констатирующей
1. Может начинаться
словами «в соответствии,
во исполнение, в связи,
в целях и т.д.»
2. Может отсутствовать,
если предписываемые
действия не нуждаются
в разъяснении.
распорядительной
1. Начинается со слов: «ПРИКАЗЫВАЮ»
2. Текст делится на пункты и нумеруется арабскими цифрами
3. Каждый пункт приказа формулирует различные по характеру
исполнения действия и начинается со слов исполнителя.
4. Предписываемое действие формулируется в тексте глаголом
в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем организации (фирмы) и регистрации в
службе делопроизводства
Рис.1. Образец
оформления приказа
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый
руководителем организации (фирмы) для единоначального
решения оперативных вопросов.




Разрабатывается по поручению руководителя организации, руководителями
структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов, могут
издаваться заместителями руководителя организации в пределах своей
компетенции.
Реквизиты: наименование организации, название вида документа
(РАСПОРЯЖЕНИЕ), дату и номер документа, место издания, заголовок
текста, текст, подпись, дату.
Оформляется аналогично приказу, однако в нем может отсутствовать
констатирующая часть. В таком случае текст непосредственно с пунктов,
формулирующих распорядительные действия. Текст распорядительной
части начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»
Заголовок распоряжения должен быть четко сформулирован, кратко
выражать основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на
вопрос «о чём?»
Рис. 2. Образец
оформления
распоряжения
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятые решения на заседаниях, совещаниях,
собраниях, деловых переговорах и других мероприятиях.
•
•
Отражает деятельность по совместному принятию решений
коллегиальным органом или группой работников.
Составляется на основании записей, сделанных во время
совещания (заседания), стенограммы заседания или
звукозаписи, тезисов докладов и выступлений, справок,
проектов решений и др.материалов, представленных к
заседанию.
Реквизиты: наименование организации, название вида
документа, дата и номер протокола, место составления,
заголовок к тексту, текст, подписи.
Рис.3. Образец
оформления
протокола
Информационно-справочные
документы
 Письмо
 Акт
 Докладная
записка
 Объяснительная записка
 Справка
 Телеграмма
 Телефонограмма
Письмо – самый распространенный вид документа,
применяемый для обмена информацией между организациями
(фирмами) в процессе осуществления их деятельности



Во вводной части письма приводится мотивы его
составления (ссылки на события, решения вышестоящих
учреждений и другие факторы, послужившие
основанием для письма
Основную часть письма составляет обоснование
вопроса, изложенного в письме (изложение
обстоятельств, фактов, аргументов, доказательств)
В заключении излагаются вопросы и предложения по
поставленному вопросу.
Рис. 4. Образец
оформления
письма
Акт – это документ, составленный группой лиц и
подтверждающий установленные ими факты или
события.




Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном
бланке акта с унифицированным текстом (для актов, создаваемых в
повторяющихся типовых ситуациях).
Реквизиты: название организации, название вида документа (АКТ),
дата и регистрационный № документа, место составления, заголовок к
тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.
Датой акта является дата подписания его составителем.
Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во
время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические
данные, количественные показатели и другие сведения. Главное при
составлении акта – установление фактического состояния дел и
правильное отражение их в в тексте.
Рис. 5. Образец
оформления акта
Докладная записка – это документ, адресованный
руководителю организации или подразделения и
содержащий обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки
Внутренние
Внешние
Адресуются
руководителю данной
организации
Направляются в
вышестоящую организацию
Оформляются на
обычном листе бумаги
Оформляются на бланке
Подписывает
автор с указанием
должности
Подписывает
руководитель организации
Рис.6. Образец
оформления
докладной записки
Объяснительная записка – это документ,
объясняющий причины какого-либо действия, факта,
происшествия, составляемый работником
организации и представляемый вышестоящему
должностному лицу.

Чаще всего составляются в нештатных управленческих ситуациях, при
нарушении трудовой, производственной дисциплины, дисциплинарных
нарушениях.

Не содержит выводов, просьб, предложений.

Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному лицу.



Реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование
вида документа, дата, регистрационный №, адресат, заголовок к тексту,
текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из 2-х частей: первая часть
содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая –
причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Подписывается составителем.
Рис.7. Образец
оформления
объяснительной
записки
Справка – это документ, составляемый в целях
подтверждения тех или иных фактов или событий.
Справки
Внешние
Внутренние
Составляются для
представления в другую,
как правило,
вышестоящую организацию
Составляются для представления
руководству организации
или для рассмотрения
коллегиальным органом.
Оформляются на
общем бланке организации
Оформляются на стандартном
листе бумаги формата А4
Рис.8. Образец
оформления справки
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное
название различных документов, выделяемых в одну
категорию по способу передачи текста: по телеграфу
или телетайпу.





Реквизиты: отметка о категории (правительственная, международная, вне
категории, срочная и т.д.); адрес; текст; фамилия должностного лица,
подписавшего документ; почтовый адрес организации-отправителя (автора
документа); подпись должностного лица, от имени которого передается текст;
печать и дата.
В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы, знаки препинания.
Числа и цифры пишутся словами, знаки препинания употребляют в том случае,
если их отсутствие может исказить смысл текста.
Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями: ТЧК точка, ЗПТ -запятая, ДВТ – двоеточие, КВЧ – кавычки, НР – номер.
Текст печатают в 2-х экземплярах на одной стороне листа прописными буквами
через два интервала без абзацев. Первый экземпляр – направляется на
телеграф, второй – подшивается в дело.
Рис.9. Образец оформления телеграммы
Телефонограмма – обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых в
отдельную категорию в связи с особым способом
передачи текста (передается по телефону и
записывается от руки).
Реквизиты: название учреждения – автора документа; должность, фамилия
сотрудника, передавшего телефонограмму; № его телефона; наименование
организации-получателя; должность и фамилия сотрудника, принявшего
телефонограмму; № его телефона; дата и номер телефонограммы; текст (не
более 50 слов); наименование должностного лица, подписавшего документ;
фамилия и инициалы.





Текст не должен содержать сложных логических оборотов,
трудновыговариваемых и труднопроизносимых слов.
Информация должна быть точной и краткой.
Передача телефонограммы должна сопровождаться повторным чтением, чтобы
избежать ошибок.
Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется
список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Сотрудник принявший телефонограмму, обязан ознакомить с её содержанием
всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Рис.10. Образец оформления
телефонограммы
Список используемой литературы:
1. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство.
«Академия», 2007.
2. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: теория и практика.
«Академия», 2007.
2. Ленкевич Л.А. Техника машинописи. «Академия, 2007.
3. Янкова В.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации.
«Академия», 2007.