Совокупная стоимость владения

Оценка эффективности
внедрения и использования
автоматизированных систем
управления документами
Вопросы:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Эффективность АСУД.
Подходы к оценке эффективности АС.
Виды эффективности и их характеристика.
Методы оценки эффективности ИТ-проектов.
Чистая приведенная стоимость.
Совокупная стоимость владения.
Эффективность АСУД
Эффективность (лат. efficientia) — продуктивность
использования ресурсов в достижении какой-либо
цели.
Эффективность (лат. effectus — исполнение,
действие) — способность выполнять работу и
достигать необходимого или
желаемого результата с наименьшей
затратой времени и усилий.
Эффективность — результативность процесса,
операции, проекта, определяемая как отношение
эффекта, результата к затратам, обусловившим его
получение.
Эффективность – свойство системы выполнять
поставленную цель в заданных условиях и с
определенным качеством.
Эффективность АСУД
Категории автоматизированных систем (С.Ядыков):
1.Обеспечивающие критически важные процессы
компании.
2.Выполняющие требования внешнего регулятора.
3.Осуществляющие поддержку бизнеса,
нацеленные на рост и развитие компании.
4.Закладывающие инновационный фундамент для
будущего развития.
Эффективность АСУД
• показатели эффективности не связаны напрямую с
финансово-хозяйственной деятельностью;
• основной эффект лежит в плоскости косвенных
преимуществ (прозрачность управления, контроль
исполнительской дисциплины, повышение
корпоративной культуры и т.п.).
Эффективность АСУД
Ускорение
документооборота
Внедрение
системы
Снижение затрат на работу с
бумажными документами
Сокращение времени поиска
документов
Повышение исполнительской
дисциплины
Эффективность АСУД
определение стоимостных характеристик
системы;
оценивание эффективности работы с
документами с применением АСУД;
учет вида АСУД (СЭД, ECM, IMS…).
Эффективность АСУД
Источники экономии:
1. Увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации.
2. Снижение затрат на эксплуатационные материалы.
3. Повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов,
средств подготовки и передачи информации.
4. Сокращение сроков освоения новых ИТ.
5. Повышение технического уровня, качества и объемов
информационно-вычислительных работ.
6. Улучшение показателей основной деятельности.
7. Уменьшение численности персонала.
Эффективность АСУД
Правила по разработке бизнес–планов инвестиционных проектов (Постановление Министерства
экономики Республики Беларусь 31.08.2005 № 158: в ред. от 29.02.2012 № 15).
Положение о порядке организации разработки, утверждения и рассмотрения бизнес-планов
инвестиционных проектов, а также проведения экспертизы инвестиционных проектов (Постановление
Совета Министров Республики Беларусь 26.05.2014 № 506, в ред. от 22 мая 2015 г. № 431).
Инструкция по оценке эффективности использования в народном хозяйстве республики результатов
научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ (Постановление
Совета Министров Республики Беларусь от 18 мая 2002 г. №637, в ред. От 28 марта 2007).
Основные положения по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)
(Постановление Министерства экономики Республики Беларусь 30.10.2008 № 210: в ред. от 26.01.2009
г.)
ГОСТ 24.702-85. Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Эффективность
автоматизированных систем управления. Основные положения (Постановление Госстандарта
Республики Беларусь от 17 декабря 1992 г. № 3 введен в действие в качестве государственного стандарта
Подходы к оценке эффективности АС
1.Оценка экономической эффективности использования ИТ по
сравнению с традиционными технологиями. (Т. Ткалич,
Ю.Гараев, Ю. Фролов, С. Ядыков.).
2.Оценка эффективности инвестиций в создание ИС компании
(Т. Мейер, П. Лившиц, А. Саак, Ю. Черкасова, К.Скрипкин,
А.Кадушин, Н. Михайлова, С. Деверадж, М. Момани,
К.Красноперов).
3.Оценка производится по показателям эффективности в
сравнении с различными системами или эталоном (В.Баронов,
Г.Калянов, Ю.Попов, Г. Макфарлэйн, В.Иритикова).
Подходы к оценке эффективности АС
Комплексный подход:
Полнота.
Системность.
Взаимоувязанность.
Количественные показатели.
Качественные показатели.
Жизненный цикл системы
Подходы к оценке эффективности АС
Жизненный цикл системы:
1. Разработка требований.
2. Проектирование.
3. Реализация.
4. Тестирование
5. Сопровождение и
поддержка.
Виды эффективности и их характеристика
Прагматическая
Техническая
Эффективность
Технологическая
Эксплуатационная
Экономическая
Виды эффективности и их характеристика
Прагматическая эффективность (полезность решения поставленных
задач, выполнения заданных процедур):
Достоверность преобразования информации
Надежность
То
Кг 
То  Тп
Оперативность Ко = Тп / Тс
KД 
T раб  (TВ  TИ )
T раб
Виды эффективности и их характеристика
Техническая эффективность (техническое совершенство системы, научно-технический
уровень ее организации):
• Экономичность.
• Безотказность.
• Долговечность.
• Сложность.
Технологическая эффективность (показатели простоты и технологичности разработки и
создания системы):
COCOMO II (Constructive Cost Model) – Модель оценивания объемов работ при
разработке ИС или конструктивная модель стоимости.
CASE (Computer Aided Software Engineering) – Методология проектирования ИС
+программные средства, поддерживающие процессы создания и сопровождения ИС.
CALS (Continuous Acquisition and Life cycle Support) – Технология непрерывной
информационной поддержки жизненного цикла продукта+ программные средства.
Виды эффективности и их характеристика
Эксплуатационная эффективность (полнота решаемых задач по
управлению документами, функциональное соответствие):
Отношение количества ЭД, созданных в системе, к количеству
карточек регистрации бумажных документов.
Охват сотрудников.
Отношение числа документов, имеющих электронную цифровую
подпись, к числу исходящих карточек регистрации.
Интеграция с существующими системами.
Процент использования функционала (согласно критериям
выбора).
Методы оценки эффективности ИТ-проектов
1.
2.
3.
4.
Инвестиционные.
Финансовые.
Качественные.
Вероятностные.
Методы оценки эффективности ИТ-проектов
Инвестиционные
Финансовые
Чистая приведенная Экономическая добавленная
стоимость (Net
стоимость (Economic Value
Present Value, NPV). Added, EVA).
Качественные
Совокупная стоимость
возможностей (Total Value of
Opportunity, TVO).
Совокупная стоимость
Срок окупаемости
инвестиций (Payback владения (Total Cost of
Ownership, TCO).
Period, PP).
Совокупный экономический
Индекс доходности эффект (Total Economic Impact,
инвестиций
TEI).
(Profitability Index,
Возврат на вложенные
PI).
инвестиции (Return on
Investment, ROI).
Внутренняя
доходность проекта Быстрое экономическое
(Internal Rate of
обоснование (Rapid Economic
Return, IRR).
Justification, REJ).
Система сбалансированных
показателей (Balanced Scorecard,
BS).
Информационная экономика
(Information Economic, EI).
Управление портфелем активов
(Portfolio Management).
Система показателей ИТ (IT
Scorecard).
Анализ жизненного цикла системы
(System Life Cycle Analysis, SLCA).
Вероятностные
Справедливая
цена опционов
(Real Options
Valuation, ROV).
Прикладная
информационная
экономика
(Applied
Information
Economics, AIE).
Чистая приведенная стоимость
T
1
NPV   ( Rt  Зt )
t
(
1

Д
)
t 0
Rt – результаты, достигаемые на t-м шаге;
Зt – затраты, осуществляемые на t-м шаге;
Т – горизонт расчета;
Д – ставка дисконтирования.
Чистая приведенная стоимость
Начало внедрения АСУД – 01.01.2013.
Горизонт расчета Т – 1 год=12 месяцев.
Единовременные затраты – 100000.
Затраты ежемесячно – 10000.
В июне (6 месяц) дополнительно – 20000.
В июле (7 месяц) и в послед.месяцы прибыль – 50000.
Ставка дисконтирования Д – 5 %.
Чистая приведенная стоимость
T
1
NPV   ( Rt  Зt )
t
(
1

Д
)
t 0
Совокупная стоимость владения
Цель ТСО: выявление избыточных статей расхода и оценки
возможности вложенных в информационные технологии средств.
Модель, которая помогает в масштабах КИС анализировать и
управлять прямыми (плановыми) и непрямыми (неплановыми)
затратами, связанными с владением и использованием
компонента ИТ на протяжении всего срока службы.
Совокупная стоимость владения
Методика:
• Получение и анализ информации о бюджете на ИТ
организации.
• Сравнение показателей со средними показателями по отрасли.
• Определение критических моментов в затратах.
• Составление матрицы (модели).
Совокупная стоимость владения
Для подсчета расходов и возврата инвестиций в сети на базе NetWare:
Novell Small Business Network Advisor (компания Novell).
Для подсчета затрат на новые технологии и возврата инвестиций: Desktop
TCO&ROI Advisor (компания Mirosoft) .
Для анализа систем документооборота: А FileNet&Compaq Advisor
(компании FileNet и Compaq).
Аналогичные программы имеют Gartner Group, Intel, IBM и другие
компании.
Наиболее полной программой является TCO Advisor Client&Server Model
от Interpose (содержит базу бенчмарков по сотням предприятий более
чем полутора десятков сфер деятельности) и TCO Analyst от Gartner Group
и Interpose.
Совокупная стоимость владения
TCO Advisor Client&Server Model:
Шаг 1. Тип предприятия.
Шаг 2. Анкетирование и анализ рабочих мест.
Шаг 3. Сбор и анализ информации о прямых и косвенных расходах.
Шаг 4. Подсчет стоимости.
Совокупная стоимость владения
Шаг 1. Тип предприятия.
По классификации Interpose насчитывается 17 профилей.
Каждый профиль имеет три градации - малое предприятие, среднее и
крупное.
Например, среднее предприятие в финансовой отрасли имеет около 50
серверов и 2000 рабочих мест.
Получить данные:
• общий валовой доход,
• валовой доход в расчете на одно компьютерное рабочее место,
• процентный показатель роста за расчетный срок,
• бюджет на информационные технологии.
Совокупная стоимость владения
Шаг 2. Анкетирование и анализ рабочих мест.
Оборудование
Всего
Куплено
Взято в аренду
Серверы
50
50
0
Клиентские места
3,120
3,120
0
Принтеры
613
613
0
Сетевые компоненты
212
180
32
Общее число устройств
3995
3963
32
Пользователей
2894
Совокупная стоимость владения
Шаг 2. Анкетирование и анализ рабочих мест.
Среднее по отрасли
(С), ед.
Клиентских мест на
1
каждого пользователя
Пользователей на каждый
25
сервер
Пользователей на каждый
15
принтер
Фактически на
предприятии (Ф), ед.
Ф-С, ед.
Разница, %
1
0
58
33
132 %
5
-10
-69%
Пользователей на FTE (Full
Time Equivalent) каждого 40
сетевого администратора
48
8
20%
Пользователей на FTE
службы поддержки
193
107
125
86
Совокупная стоимость владения
Шаг 3. Сбор и анализ информации о прямых и косвенных расходах.
1. Аппаратура.
2. Программное обеспечение.
3. Платежи.
4. Управление сетью.
5. Управление системой.
6. Управление устройствами хранения данных.
7. Поддержка.
8. Разработка.
9. Коммуникации.
10. Расходы на конечного пользователя.
11. Техническая поддержка.
12. Простои.
Совокупная стоимость владения
Шаг 3. Сбор и анализ информации о прямых и косвенных расходах.
Статьи затрат (Microsoft)
1
Программноаппаратное
обеспечение
2 Администрирование
Содержание
Стоимость внедрения ИС (затраты на приобретение оборудования,
Hardware and
программного обеспечения, материалов; затраты на работы по монтажу, пускоsoftware
наладке, инсталляции, включая услуги по первичному обучению)
Затраты на выполнение функций управления ИС (зарплата сотрудников служб
Systems
эксплуатации, системных администраторов, а также субподрядные работы по
management
реагирующему и упреждающему управлению)
3
Поддержка
Support
Затраты на внешнюю техническую поддержку, услуги по сопровождению
системы, услуги на обучение в течение срока эксплуатации системы
4
Разработка
Development
Затраты на разработку планов модернизации и развития КИВС (анализ
возможных технических решений, выбор производителей, поставщиков)
5
Коммуникации
6
Человеческий
фактор
End-user
IS costs
7
Простои
Downtime
Communication
Затраты на услуги связи и передачи данных
fees
Незапланированные косвенные затраты, связанные с действием «человеческого
фактора» (ошибки и трудности в работе с КИВС, приводящие к
непроизводительным затратам времени и ресурсов пользователей)
Потери из-за плановых и внеплановых перерывов в работе КИВС.
Совокупная стоимость владения
Шаг 3. Сбор и анализ информации о прямых и косвенных расходах.
Типичные показатели поддержки пользователя
Среднее по промышленности
Среднее число вызовов каждый месяц (для
приведенного выше числа пользователей)
11825
Среднее время задержки на каждый вызов, мин.
2,0
Средний процент вызовов, оказавшихся ложными
11%
Средняя продолжительность каждого вызова, мин.
9,0
Среднее время решения проблемы пользователя, мин. 15,9
Совокупная стоимость владения
Шаг 4. Подсчет стоимости.
Весовые доли расходов в совокупной стоимости
Статья затрат
Доля
Капитальные вложения
21%
Управление
системой
(администрирование
серверов
и
других
компонентов вычислительного комплекса)
Техническая поддержка и обновление
12%
21%
Обеспечение работы пользователя
46%
Совокупная стоимость владения
Шаг 4. Подсчет стоимости.
Весовые доли расходов в статье «активность пользователя»
Статья затрат
Доля
Прямая помощь и дополнительные настройки
11%
Неформальное обучение
12%
Разработка приложений
14%
Работа с данными
15%
Формальное обучение
18%
Futz-факторы
30%
Совокупная стоимость владения
Шаг 4. Подсчет стоимости
Номер статьи затрат
Удельный вес (Microsoft)
1
0,25
2
0,21
3
0,16
4
0,06
5
0,04
6
0,21
7
0,07
Совокупная стоимость владения
Шаг 4. Подсчет стоимости.

ТСОБ   ki  Si
i 1
ki – удельный вес статьи затрат;
Si – стоимость затрат по i-й статье