Презентация Решение ЛАНИТ на базе OpenText
реклама
25 шагов в будущее Решение ЛАНИТ на базе OpenText Группа компаний ЛАНИТ, Москва, 2014 г. О компании ЛАНИТ • 25 лет успешной работы • Более 7.000 сотрудников • Годовой оборот 2 млрд. долларов • Партнер более 200 ведущих мировых производителей ИТ-продуктов и услуг • Входит в тройку крупнейших ИТ-компаний в России Направления деятельности ЛАНИТ: • Системная интеграция • Инженерные решения • Дистрибуция • ИТ-аутсорсинг • Консалтинг • Системы связи • Банковские технологии • Розничная торговля Опыт ЛАНИТ в сфере документооборота • 17 лет на рынке СЭД • Более 300 крупных проектов • Top 20 внедрений – более 2000 лицензий Опыт внедрения в отраслях: • Государственный сектор • Банки • Энергетика • Страхование • Машиностроение • Нефтегазовая отрасль • Строительство • Агропромышленный сектор • Телеком • Производство и дистрибуция Крупные «ОРД-проекты» от 500 рабочих мест Торговый дом OpenText – крупнейший ECM О платформе OpenText Специализация компании - ECM Представительства в 114 странах 46,000 Клиентов 3000 SAP Клиентов +5.5%↑ -3.9%↓ -0.3%↓ Общая концепция ECM-решения от OpenText Захват Обработка Типизация Решение Представление • Сканер • Поручение • Жесткий маршрут • Outlook • Электронная почта • Входящий/Исходящий • Гибкий маршрут • Web-браузер • Электронный документ • Внутренний • Ручная обработка • MS Office • Ручной ввод • Приказ • Архивация • Проводник Windows • SAP • Договор • Другие системы • Доверенность • Мобильные устройства Платформа OpenText позволяет реализовать единую среду, связывающую источники документов, их способы обработки и представления. Примеры: • Бумажный документ сканируется с использованием потокового сканера, распознается и относится к входящим документам, далее исходя из настроенного маршрута он с использованием Microsoft Outlook направляется на рассмотрение • В пакет документов к договору, который уже находится на согласовании пользователю из необходимо «доложить» еще один документ от поставщика, полученный по электронной почте и уведомить об этом инициатора договора. • Протокол коллегиального органа формируется сразу в электронном виде путем заполнения реквизитов (дата, участники, места) и резолютивной части (решения, ответственные, сроки). После регистрации документа все ответственные и контролеры уведомляются о выданных поручениях, могут посмотреть статус исполнения смежных поручений чрез Web-браузер, а по мере приближения сроков исполнения получают напоминания по почте Электронный Архив По данным PriceWaterhouseСoopers: •Стоимость подготовки одного документа составляет более 500 рублей. •Выявление ошибочного документа стоит компании 4000 рублей. •Восстановление утраченного документа обходится в 5000 рублей. При этом •7,5 % документов теряются •3 % документов создаются ошибочно •5 %-15% рабочего времени занимает анализ и подготовка информации •до 50 % рабочего время может уйти на поиск информации Использование электронного архива обеспечит: •До 80% экономии на хранении документов; •До 60% экономии времени на согласовании документов и построении отчетности; •До 99% снижается риск утраты документов. Предпосылки и цель создания решения Многолетний опыт специалистов ЛАНИТ в сфере российского делопроизводства (как внедрение, так и консалтинг) Стремление заказчиков получить единую платформу международного уровня для управления всеми документами организации При этом желание получить готовые решения для стандартных процессов Гибкость и открытость платформы OpenText для разработки и интеграции с ERP системами (SAP, Oracle, Axapta) Цель создания решения – снижение рисков и затрат клиента при автоматизации процессов документооборота Состав предлагаемого решения Работа с входящими и исходящими документами • Настроенные карточки с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства • Автоматическая нумерация документов по настраиваемому алгоритму • Маршруты передачи документов и ознакомления с документами, с контролем выполнения • Диспетчеризация документов по подразделениям в зависимости от функциональных ролей • Связи между документами («в ответ на …» и др.) • Версионность скан-образа входящего документа по мере наложения резолюций на бумажный оригинал Состав предлагаемого решения Согласование • • • • • • Настроенные карточки документов с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства Настроенная матрица прав доступа к документам (в зависимости от оргструктуры) Возможность прикрепления к маршруту согласования дополнительных документов, необходимых для принятия решений Отслеживание сроков этапов с автоматическими напоминаниями Механизм замещающих лиц Возможность коллективной работы при обсуждении документа Состав предлагаемого решения Поручения и контроль исполнительской дисциплины • Настроенные карточки поручений с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства • Механизмы выдачи как контрольных, так и неконтрольных поручений • Возможность прикрепления к поручению произвольного количества документов как в качестве основания для поручения, так и в качестве результатов выполнения поручения • Отслеживание сроков поручения с автоматическими напоминаниями • Возможность создания иерархии поручений с контролем хода выполнения от инициатора начального поручения Функции делегирования помощникам руководителей ряда полномочий в части создания и контроля поручений • • Создание одной копии поручения для одновременной отправки группе равноправных исполнителей • Механизмы контроля, отклонения, отправки на доработку и принятия результатов выполнения поручений Состав предлагаемого решения Система отчетности • • • • • Широкий набор готовых отчетов по контролю исполнительской дисциплины (количество выполненных в срок, просроченных, среднее время просрочки и др. по подразделению, конкретному сотруднику, по поручениям конкретного автора поручений или инициатора согласования и др.) Отчеты по производительности подразделений и сотрудников Отчеты по производительности и загрузке системы Визуальный дизайнер отчетов для создания новых отчетных форм Настроенная матрица прав доступа к отчетам (в зависимости от оргструктуры) Состав предлагаемого решения Подсистема информационной безопасности • • Наличие интеграции с ActiveDirectory для функции Single-Sign-On Базовый набор функциональных ролей с привязкой к этапам маршрутов • • • Матрицы прав доступа к документам Динамическое изменение прав доступа на различных этапах маршрутов Матрица прав доступа к отчетам • Аудит действий пользователей над документами Состав предлагаемого решения Базовый набор документации в проекте внедрения • • Типовое Техническое Задание Типовой набор модулей системы • • • • Руководство администратора Руководство пользователя Обучающие материалы Эксплуатационная документация 25 шагов в будущее Департамента систем управления документами ЗАО «ЛАНИТ 129075, Москва, Мурманский проезд, д. 14, к. 1 Тел.: +7 (495) 967-66-61 E-mail: [email protected] Группа компаний ЛАНИТ, Москва, 2014 г.
