Презентация «Модель поведения аудитора
реклама
Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Санкт-Петербургский морской технический колледж Модель поведения аудитора Санкт-Петербург 2012 А ПОДГОТОВКА У Д ВСТУПИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ С И АУДИТ Т Т А ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ А Д РАССЫЛКА ОТЧЕТА И И 2 Советы аудитору Демонстрируйте позитивное отношение, Используйте понятную терминологию, Прослеживайте конкретный проект (заказ, программу…), Фиксируйте объективные свидетельства, Отмечайте улучшения, Не навязывайте свое мнение, Ведите записи. МЕТОДЫ АУДИТА НАБЛЮДЕНИЕ Объекты наблюдения: документация; состояние раб. мест; оборудование; средства измерений; поведение сотрудников. АНАЛИЗ ОПРОС 85%-ЗРЕНИЕ 10%-СЛУХ 5%-ДР. ОРГАНЫ Методы работы аудитора Наблюдение Опрос констатация факта, основанная на объективном свидетельстве метод получения первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы Методы Доказательство Оценивание определение степени выполнения объектом аудита требований СМК, установленных областью проверки данные, подтверждающие наличие или правдивость чего-либо Анализ метод детальной проверки объекта аудита МЕТОДЫ СБОРА ИНФОРМАЦИИ Запишите имена собеседников; Проверяйте ключевые моменты, следуя чек-листу, Не вступайте в дискуссию, Не делайте поспешных выводов, Чётко формулируйте вопросы, не задавайте больше одного вопроса за один раз и ждите ответа на один вопрос, прежде чем задать следующий; Стимулируйте собеседника к развёрнутым ответам. После получения устной информации подкрепляйте ее объективными свидетельствами, используя просьбу «ПОКАЖИТЕ МНЕ…». Подытожьте полученную информацию, кратко сформулировав позитивные впечатления и спорные моменты Классификация вопросов Тип вопроса Определение Пример Открытый Предполагает РАЗВЕРНУТЫЙ ответ Какие, кроме этого, средства измерения Вы используете в своей работе? Закрытый Ответ предполагает только «ДА» или «НЕТ» В вашей работе Вы используете это средство измерения? Разъясняющий Вопрос, требующий РАЗЪЯСНЕНИЯ Поясните, что имеется в виду? Альтернативный Ответом может быть ОДИН ИЗ ДВУХ противоположных вариантов Причина заключается в том или в этом? Наводящий Вопрос, НАВОДЯЩИЙ НА ОТВЕТ или содержащий ГОТОВЫЙ ОТВЕТ Вы, очевидно, всегда это делаете, не так ли? Утверждающий Вопрос, содержащий УТВЕРЖДЕНИЕ Разве в этом случае могло быть иначе? Персонифицирующий Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности ЛИЧНОСТИ Кто, как Вы думаете, виноват в этом? Затрудняющий общение Вопрос, создающий БАРЬЕР В ОБЩЕНИИ Разве я Вам не говорил, 7что так и будет? Организационные принципы внутреннего аудита Этичное поведение основа профессионализма Добросовестное изложение – обязательство правдиво и точно представлять отчет Принципы, относящиеся к аудиторам Должное профессиональное внимание – прилежание, усердие и рассудительность при проведения аудита Независимость - основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита Подход базирующийся на доказательствах – рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита Принципы, относящиеся к процессу аудита Компетентность и оценка аудиторов Личные качества аудитора Способность к общению Способность к анализу Широта кругозора Способность слушать собеседника Способность к объективным оценкам Выдержанность Выдержанность Сосредоточенность Пунктуальность Пунктуальность Наблюдательность Здравый смысл Принципиальность Принципиальность Доброжелательность Тактичность Квалификационные критерии для кандидатов в аудиторы ПОДГОТОВКА ОБРАЗОВАНИЕ Высшее или специальное среднее Обученные в объеме, обеспечивающем знание стандартов ИСО серии 9000, методов и процедур аудита системы менеджмента качества ПОДДЕРЖАНИЕ КОМПЕТЕНТНОСТИ Обученные в объеме, обеспечивающем знание стандартов ИСО серии 9000, методов и процедур аудита системы качества Периодическая аттестация на звание аудитора КРИТЕРИИ ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА ОПЫТ РАБОТЫ Не менее 2-х лет работы в организации СПОСОБНОСТЬ К РУКОВОДСТВУ (для главного аудитора) Навыки руководства (планирования, организации, общения) Моральный кодекс аудитора Принимая на себя обязанности аудитора, подтверждаю готовность соблюдать следующие этические правила и нормы поведения: действовать заслуживающим доверие и непредубежденным образом по отношению к аудитируемому персоналу; ставить в известность руководителя группы аудиторов о характере своих отношений с аудитируемым подразделением перед тем, как проводить аудит этого подразделения; не действовать в ущерб репутации аудитируемого подразделения; проявлять уважение к персоналу аудитируемого подразделения, создавать атмосферу сотрудничества и доброжелательности; Моральный кодекс аудитора избегать резкого тона замечаний и оценок. Замечания высказывать только по отношению к предмету аудита, но ни в коем случае ни в адрес сотрудников; постоянно сохранять позитивную психологическую установку на проведение аудита; в конфликтных ситуациях сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваться эмоциям и избегать нетактичного поведения со своей стороны; способствовать поддержанию авторитета аудиторской группы Аудитор должен: Быть компетентным: знать предмет аудита (продукцию и т.д.) Знать: как можно больше о проверяемой стороне Управлять: аудитом Помогать: в случаях возникновения недопонимания или ошибочного толкования Демонстрировать: хорошие манеры и позитивное отношение Позаботиться: чтобы о его приходе на объект сотрудники были уведомлены Соблюдать: профессиональную этику аудитора Быть пунктуальным: если обстоятельства вынуждают аудитора опаздывать на следующую встречу, то необходимо предупредить следующего проверяемого о своем опоздании Слушать: все, что говорит проверяемая сторона, а не только то, что аудитору хочется услышать Собрать: свидетельства аудита Быть вежливым: по отношению к проверяемой стороне Быть кратким: говорить мало и по существу Аудитор НЕ должен: Критиковать: записывайте обнаруженные несоответствия и замечания, не сопровождая их устной критикой Отклоняться в сторону: следуйте намеченному пути и не позволяйте другим событиям, увлечь себя в ином, направлении Спорить: работа аудитора заключается в сборе и регистрации свидетельств аудита, а не в том., чтобы обсуждать плюсы и минусы существующей ситуации Грубить: помимо того, что это дает благодатную почву для ваших критиков, это еще и неэтично Опаздывать: будьте пунктуальны Иронизировать: это не способствует установлению правильных отношений между аудитором и проверяемой стороной Сравнивать: никому не понравится, что его будут сравнивать с коллегами, работающими лучше Высказывать собственное мнение: а тем более навязывать его проверяемым Искать виновных: это не входит в функции аудитора Внутренние аудиты не предназначены для оценки деятельности персонала и не предполагают карательных действий против исполнителей работ Спасибо за внимание! Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Санкт-Петербургский морской технический колледж Модель поведения аудитора Санкт-Петербург 2012
