Презентация - Международный банковский институт

Тема 3.7.
Слияние документов.
Виды составных документов
Информатика
Содержание
•
•
•
•
Составные документы
Основной документ
Источник данных
Основные этапы слияния
Слияние
Слияние - это технология получения нескольких
составных документов, имеющих общую
структуру и одинаковые части, но отличающихся
друг от друга некоторыми данными.
В отдел
информатизации
Уважаемые господа,
Просим Вас сдать все
книги в библиотеку
не позже 2.02.06.
Зав. Библиотекой.
К таким документам
могут относиться
извещения,
поздравления, конверты,
наклейки, таблички
визитные карточки.
Например, сообщение
слева
В составных документах есть общая
часть и различающиеся данные
Общая часть
Слияние
Различающиеся
данные
Процесс слияния автоматизирует создание
составных документов, позволяя в документ
с общей частью подставлять значения,
взятые из файла с данными, которые
хранятся в структурированном виде
В отдел
информатизации
Уважаемые господа,
Просим Вас сдать все
книги в библиотеку
не позже 2.02.06.
Зав. Библиотекой.
Для создания таких составных документов
(списка рассылок) используется Мастер
слияния. За 6 шагов создается нужный
составной документ
Основной документ
Типы основного документа:
Письма
Электронные сообщения
Конверты
Наклейки
Семинар
“Internet в образовании”
Каталог
Макарова
Наталья Владимировна
Международный
Банковский институт
Основной документ
• В основном документе в процессе слияния должны быть созданы
поля, которые будут обозначать место вставки данных из других
файлов.
• Например, конверт содержит постоянный адрес отправителя и
поле для подстановки адресов получателя
Бек Л.И.
Государственный Архив
Сеннатская пл.3
Санкт-Петербург, 190000
Поле для
подстановки разных
значений
Пл.Дворцовая, 8
«ADDRESSBLOCK»
Государственный
Эрмитаж
Санкт-Петербург, 190000
Списки адресов
Основной документ
Документ может содержать различные
объекты текстового процессора, например
графику, таблицы. Например письмо может
быть создано на бланке предприятия.
При создании документов каждого вида
пользователь задает их параметры.
• Для создания конвертов используется
специальный вид документа в рабочем окне,
• В ходе слияния важно определить параметры
конверта ( шрифты, расположение адресов,
адрес отправителя, размеры). Изменения
отображаются в поле ОБРАЗЦА.
• При создании наклеек на одном из шагов
слияния создается макет, задаются
основные параметры.
Источник данных
Источник данных - файл, который содержит данные
для использования в процессе слияния, например
списки сотрудников и их должностей сотрудников,
которые можно использовать при создании бэджей
для конференции, списки адресов.
В процессе слияния его называют Список
получателей.
Источник данных
• Источник данных можно
выбирать из готовых файлов,
содержащих табличные
данные, списки, записи
таблиц баз данных.
• Кроме этого источник данных
можно создать на одном из
шагов процесса слияния,
который носит название
Выбор получателя
Источник данных
• В процессе создания составных документов можно
обращаться к файлу с источником данных, изменять
записи, добавлять их, сортировать списки, используя
формы.
• Завершая процесс слияния можно также
отфильтровать данные, которые будут отобраны из
всего источника (списка получателей) для вставки в
основной документ.
Создание наклеек
На этапе подстановки данных в наклейки определяется
основной вид наклейки. Из файла источника (списка
получателей) Блока адреса, Других элементов –
подставляются в поля те данные, которые определил
пользователь.
Создание наклеек
После завершения процесса наклейки выглядят так:
Основные этапы процесса слияния:
• Определение типа основного документа,
его создание или загрузка созданного
заранее документа.
• Определение типа источника данных и его
создание или загрузка уже созданного
документа (Если необходимо, правка
источника данных).
• Правка основного документа, состоящая в
определении места полей для подстановки
данных в документе.
• Подстановка данных из источника.
• Объединение документов.
Выводы
• Для создание составных документов в
текстовом процессоре MS WORD
используется технология Слияния
• Для слияния необходимо наличие основного
документа и файла - источника данных
• Процесс слияния проходит за 6 шагов с
помощью Мастера Слияния.
• В результате слияния появляется множество
составных документов.
• Вид документов, создаваемых слиянием:
письма, сообщения, каталоги, наклейки,
конверты