Документирование фактов хозяйственной деятельности

1. Организация документооборота
(самостоятельно)
2. Восстановление первичных учетных
документов
3. Понятие и организация архивного дела
4. Исправление ошибочных записей в
документах и регистрах
Положение о документах и
документообороте в бухгалтерском учете,
утв. Приказом Минфина России от
29.07.1983 № 105
НК РФ - отсутствие документов
приравнивается к грубым нарушениям
правил учета доходов и расходов и
объектов налогообложения
В случае пропажи или гибели первичных
документов руководитель организации
должен :
Приказом назначить комиссию по
расследованию причин пропажи или
уничтожения документов.
Задачи комиссии – выявить и документально
подтвердить причину утраты документов.
 собственные
сотрудники организации представители администрации,
финансовой службы, службы охраны
труда, техники безопасности и т.д.,
 представители милиции
 МЧС России, охраны
 государственного пожарного надзора
 Коммунальных служб
Подробная опись недостающих документов
составляется по результатам проведения
инвентаризации.
Предупреждается налоговый орган
о факте утери, пропажи или гибели
документов
Восстановлению подлежат первичные
документы и бухгалтерские регистры
- неумышленно уничтоженные из-за
чрезвычайных ситуаций (пожара, наводнений
и др.)
- умышленно уничтоженные для сокрытия
злоупотреблений
- отсутствующие и необходимые для
аудиторских проверок или проверок
(особенно камеральных) налоговых органов, в
период следственных действий и т.д.
1. по расчетным документам с
контрагентами - запрос обслуживающим
кредитным и страховым организациям
2. по расчетам с поставщиками и
покупателями - запрос высылки копий
документов поставщикам и покупателям
3. восстановление изъятых
контролирующими органами документов
или их копий
Архивное дело представляет собой хранение
оконченных производством дел и документов
до определенного срока в специально
оборудованном хранилище с целью
обеспечения их сохранности.
регулирует отношения в сфере организации
хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного
фонда РФ и других архивных документов.
1. подготовка справочных данных по совершенным
фактам хозяйственной деятельности при решении
вопросов управления хозяйствующего субъекта
2. подготовка справочных данных по
запросам работников хозяйствующего
субъекта по различным вопросам
3. использование данных первичных
документов и регистров бухгалтерского
учета при проведении аудита
бухгалтерской (финансовой) отчетности за
определенный период
 4.
использование информации при
проверках налоговыми инспекциями
правильности и достоверности
определения налоговой базы и расчетов
налогов и сборов
 5.
использование юридической
доказательности данных первичных
документов при решении арбитражных
споров с юридическими лицами и
судебных разбирательствах с физическими
лицами
6. оформление операций при изъятии документов
судебно-следственными органами
учреждение или структурное подразделение
организации, осуществляющие хранение,
комплектование, учет и использование
архивных документов.
Внеофисное хранение бухгалтерских
документов
Платные услуги, оказываемые ГКАУ "ГАСК"
- хранение документов на различных видах
носителей учреждений, организаций и
предприятий различных форм
собственности, частных лиц;
1.






помещение:
- изолировано от остальных помещений здания и
закрыто для доступа посторонних
- расположено в специально построенном или
приспособленном для хранения документов здании
или отдельном помещении здания
- удалено от опасных с точки зрения пожарной
безопасности объектов
- удалено от лабораторных, производственных,
бытовых помещений и не должно иметь общих с
ними вентиляционных каналов
- защищено от прямого попадания солнечного
света
- иметь определенный уровень влажности воздуха
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Перечень документов, подлежащих
обязательному хранению
Кто отвечает за материально-техническое
обеспечение хранения документов
Сроки поступления документов на
хранение от должностных лиц
Сроки хранения документов
Должностное лицо, ответственное за
хранение документов
Порядок выдачи хранящихся документов
Основные задачи архивариуса :
1) комплектование архива документами;
2) учет и обеспечение сохранности
документов;
3) создание научно-справочного аппарата к
документам архива;
4) использование хранящихся в архиве
документов;
5) подготовка и передача документов,
относящихся к Архивному фонду РФ, на
постоянное хранение
периодическая экспертиза документов на
предмет соответствия срока хранения
документов их фактическому нахождению
в архиве предприятия
 осуществляется
по графику, который
составляется архивом и утверждается
руководителем организации
 согласовывается с руководителями
структурных подразделений, передающих
документы в архив
 производится в присутствии представителя
структурного подразделения
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
наименование хозяйствующего субъекта
название вложенных документов
порядковый номер архивного дела по этой
группе документов с начала года
отчетный период (месяц года)
общее количество листов в деле;
срок хранения документов
содержание сформированных документов
месяц и порядковый номер архивного дела с
начала года
1. документы временного и постоянного
хранения подшиваются раздельно
2. включают один экземпляр каждого
документа
3. подлинники документов следует хранить
отдельно от копий
4. в одно архивное дело следует помещать
однородные документы, принятые к учету
в одном отчетном периоде
5. документы, имеющие приложения
помещают в архивное дело с ними
6. прилагаемые документы располагают в той
последовательности, в которой они
занесены в основной документ
7. все средства хранения информации
должны быть сгруппированы по
однородности совершенных
хозяйственных операций с указанием
содержания этих операций
8. возможность вывода фактов хозяйственной
деятельности на бумажный носитель






ФЗ 402 «О бухгалтерском учете» (ст. 29)
Положение по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина
России от 29 июля 1998 г. N 34н
Положение о документах и документообороте в
бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина
СССР от 29.07.1983 г. N 105
Основные правила работы архивов организации,
одобренные решением Росархива от 06.02.2002 г.
Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации»
Интернет-сервис «Архивист-Онлайн», выполняющий
поиск заданного документа (с указанием срока
хранения) в соответствии с Перечнем
Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций,
с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом
Министерства культуры Российской Федерации от 25
августа 2010 г. N 558.
включает типовые архивные документы организаций
(независимо от формы собственности)
с указанием сроков хранения
Раздел 4 «Учет и отчетность»
Подразделы
4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность»
4.2. «Статистический учет и отчетность»
Вид документа, регистра,
отчетности
Срок хранения
Доверенности на получение денежных сумм и 3 года
товарно-материальных ценностей
Инвентарные карточки
основных средств
и
книги
учета могут быть уничтожены
после ликвидации
объектов основных средств
Документы по инвентаризации (протоколы 3 года
заседаний комиссий, инвентаризационные
описи, акты, сличительные ведомости),
реестры
договоров,
паспорта
зданий,
сооружений
и
оборудования
после
ликвидации конкретных объектов основных
средств
Первичные документы и приложения к ним, 5 лет
зафиксировавшие факт совершения хозяйственной
операции и явившиеся основанием для бухгалтерской
записи (кассовые, банковские документы, извещения
банков и переводные требования, наряды на работу,
табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и
материалов, квитанции и накладные по учету товарно
- материальных ценностей, авансовые отчеты и др.);
Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера,
разработочные таблицы).
Документы о выплате пособий, пенсий, листки не менее 5 лет
нетрудоспособности по государственному социальному
страхованию, исполнительные листы, порученияобязательства за товары, полученные в кредит,
переписки по оформлению поручений-обязательств
Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и 5 лет
др.; переписки о паспортизации зданий и сооружений;
книги учета депонированной заработной платы, журналы
регистрации исполнительных листов; журналы, книги
регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей,
платежных поручений и др.
договора о материальной ответственности после
увольнения материально ответственного лица;
договора, соглашения — после истечения сроков
действия договора (соглашения)
расчетные (расчетно-платежные) ведомости, а при
отсутствии лицевых счетов — 75 лет
Лицевые счета работников хозяйствующего субъекта
75 лет (за
минусом
возраста
лица к
моменту
окончания
дела)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы 10 лет
и приложения, объяснительные записки к ним
Годовые
бухгалтерские
отчеты
и
балансы,
и
объяснительные записки к ним
Данные бухгалтерского учета и других документов, 4 года
необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также
документы, подтверждающие полученные доходы и
произведенные расходы и уплаченные (удержанные)
налоги
Под ошибкой
следует понимать неправильное отражение
(неотражение) фактов хозяйственной
деятельности в бухгалтерском учете и
(или) бухгалтерской отчетности
организации.
 неточности
или пропуски в отражении
фактов хозяйственной деятельности в
бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской
отчетности организации, выявленные в
результате получения новой информации,
которая не была доступна организации на
момент отражения (неотражения) таких
фактов хозяйственной деятельности.
понимается отсутствие первичных
документов, счетов-фактур, регистров
бухгалтерского учета, систематическое
(два раза и более в течение календарного
года) несвоевременное или неправильное
отражение на счетах бухгалтерского учета
и в отчетности хозяйственных операций
-
неправильным применением законодательства РФ о
бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых
актов по бухгалтерскому учету;
- неправильным применением учетной политики
организации;
- неточностями в вычислениях;
- неправильной классификацией или оценкой фактов
хозяйственной деятельности;
- неправильным использованием информации, имеющейся
на дату подписания бухгалтерской отчетности;
- недобросовестными действиями должностных лиц
организации.
1. по умыслу
- преднамеренные
- непреднамеренные
2. по способу исправления
- исправление неправильной записи
- корректировочные записи
- дополнительные записи
3. по месту возникновения
- в первичных документах
- в регистрах бухгалтерского учета
- в формах бухгалтерской отчетности
4. по значимости
- существенные
- несущественные
5. по содержанию
по полноте достоверности
6. по влиянию на налогооблагаемую базу
- оказывающие влияние
- не оказывающие влияние
7. по периоду обнаружения
- до принятия к учету
- после принятия к учету
1. технические ошибки (арифметические,
описки и т.д.)
2. процедурные ошибки (связанные с
несоблюдением процедуры бухгалтерского
учета)

- ошибки при документировании операций;

- ошибки, связанные с периодом осуществления;

- ошибки в корреспонденции счетов;

- ошибки в оценке;

- ошибки при составлении отчетности.
3. вследствие сбоев в работе компьютера
1.
Ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого
года
2.
Ошибка отчетного года, выявленная после окончания этого
года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за
этот год
3.
Существенная ошибка предшествующего отчетного года,
выявленная после даты подписания бухгалтерской
отчетности за этот год, но до даты представления такой
отчетности
4.
Существенная ошибка предшествующего отчетного года,
выявленная после представления бухгалтерской отчетности
за этот год
5.
Существенная ошибка предшествующего отчетного года,
выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за
этот год

Ошибка признается существенной, если она может повлиять на
экономические решения пользователей, принимаемые ими на
основе бухгалтерской отчетности.

Существенность определяется исходя из степени искажения
статьи бухгалтерской отчетности и значимости этой статьи (п. 3
ПБУ 22/2010).

Критерии существенности закрепляются в учетной политике.
«Ошибка считается существенной, если она приводит к
искажению не менее чем на 10 процентов статьи
бухгалтерского баланса, удельный вес которой в
валюте баланса составляет не менее 5 процентов,
либо влечет искажение статьи отчета о прибылях и
убытках не менее чем на 10 процентов».
Дата выявления ошибки
после
после
подписания
окончания отчетности,
Значимость
после представления
отчетного года,
но до
после утверждения
ошибки
отчетности собственникам
но до
представлен
отчетности
, но до ее утверждения
подписания
ия ее
отчетности собственни
кам
Существенная Вносят запись Вносят запись по соответствующим
Вносят запись
ошибка
по соответству счетам за декабрь отчетного года
по соответствующим
ющим счетам (п. 7 и 8 ПБУ 22/2010)
счетам в текущем
за декабрь
отчетном периоде –
отчетного года
в корреспонденции
(п. 6 ПБУ
со счетом 84
22/2010)
«Нераспределенная
прибыль (непокрытый
убыток)» (подп. 1 п. 9
ПБУ 22/2010)
Ошибка,
Вносят запись Вносят запись по соответствующим счетам в текущем отчетном
не признаваема по соответству периоде – в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы
я существенной ющим счетам и расходы» (п. 14 ПБУ 22/2010)
за декабрь
отчетного года
(п. 6 ПБУ
22/2010)
- установить время возникновения и документы, где ошибка
может быть обнаружена;
- идентифицировать ошибку, т.е. определить точное
местонахождение конкретного ошибочного значения
показателя
Средства системы внутреннего контроля организации:

инвентаризация

горизонтальный и вертикальный анализ бухгалтерской отчетности

тестирование бухгалтерских записей

самоконтроль при составлении отчетов