Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного

Презентация для видеоконференции
Реинжиниринг бизнес-процессов
в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007
Др. Аксель Г. Кётц
Данный документ является полным только совместно с устной презентацией и последующей дискуссией.
Методология является интеллектуальной собственностью KPI Cologne и может использоваться только с
разрешения KPI.
Изолированное использование отдельных слайдов может привести к неверному пониманию.
Вопросы: Др. Аксель Г. Кётц, KPI, [email protected]; Тел +962 777 6 2992 или +49(0)221 94 11801
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
1
Структура организационной поддержки
(Федеральный уровень)
Министерство внутренних дел (BMI)
Федеральное административное ведомство (BVA)
Федеральное агентство по информационным технологиям (BIT)
Центр компетенций по управлению делопроизводством,
процессами и организациями (CC VBP)
Частные консалтинговые фирмы
Поддержка CC VBP
Административный клиент
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
2
Примеры пректов
РБП обычно затрагивает
1. Процессы в ОДНОЙ
организации
2. Горизонтальные процессы
(несколько организаций одного
уровня)
3. Вертикальные процессы A
(Ведомство плюс подчиненные
подразделения) или
4. Вертикальные процессы B
(Муниципальный –
Государственный /
Государственный –
Федеральный процессы)
Процессы могут включать
коммуникацию с частными
клиентами
Проект финансируется
Европейским Союзом
Примеры
• Реестр актов гражданского
состояния = 2-4
(Федеральный,
Общегосударственный,
Муниципальный)
• Оптимизация обмена
юридическими документами
в гражданских судах (2-4)
• Регистрация патентов = 1 с
внешним клиентом
• Подготовка бюджета = 1
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
3
Модель процесса CC VBPO
Стадия
проекта
Подготовка
Концепция
Разработка
Реализация
Запуск
Планирование проекта
Внутренний/внешний сбор данных
Оценка / SWOT-анализ
Оптимизация бизнес-процессов
Основная концепция
Требования
Тендер
Подробная спецификация
Разработка IT-решения
Консультирование
Анализ
Поддержка со стороны CC VBPO
Пилотный проект
Внедрение
Source: CC VBPO
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
4
Основной план разработки бизнес-процессов ...
Один пример из множества
Предварительное определение задачи
Предварительная модель процесса
Описание процесса (структуры)
Анализ использования ресурсов
Цели
правительства
Стратегия услуги (продукта)
и руководства по оптимизации
Нужды
потребителей
SWOT-анализ имеющейся ситуации
Передовой международный опыт
Нестратегические критерии качества
Местная ситуация и опыт
Правовые ограничения
Ограничения по стоимости/нагрузке
Определение требований процесса
Разработка процесса
Реализация с помощью IT
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
5
Различные взгляды на реинжиниринг
бизнес-процессов
Фокус
на нуждах
потребителя
Проекты РБП
Фокус
на внутренних
возможностях
Фокус на IT-системах
Проект финансируется
Европейским Союзом
Вовлеченность
Ответственность
Мотивация
Предпосылки
Ресурсы
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
6
Внутренние возможности:
Вопросы, связанные с техническим процессом
• Раскрытие скрытых планов
• Последствия для
политических лидеров и
руководителей высшего
звена
• Последствия для
сотрудников (реальные и
воображаемые)
• Ответственность за процесс
и одобрение изменений
• Предпосылки реализации
Проект финансируется
Европейским Союзом
• Необходимость раннего и
последовательного
вовлечения
руководящего состава и
сотрудников
• Необходимость в
обучении
• Необходимость создания
беспроигрышных
ситуаций
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
7
Вовлечение персонала и клиентов:
Участие в структурах проекта I
Руководящая группа
Все
сотрудники
PC
Комитет
клиентов
Проектная группа
(Внутренняя/внешняя)
Проблемная
группа
Проект финансируется
Европейским Союзом
Местная
группа
Комитет
сотрудников
Информационная
группа
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
8
Структуры проекта:
руководящая группа
•
Пример руководящей
группы (Германия)
•
•
•
•
•
Председатель – Глава соответствующего
подразделения
Руководители подразделения
Руководители других задействованных
подразделений и/или клиенты
Представители сотрудников
подразделения
Представитель правительственного
ведомства, ответственного за РБП
Задача: разработка технического задания для процесса реинжиниринга,
обеспечение беспрепятственной реализации, принятие ключевых решений
по проекту
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
9
Структуры проекта:
Проектная группа / Координатор проекта
• Проектная группа
(Германия)
• Руководитель проекта
• Эксперты в области РБП
• При «внешней»
проектной группе:
Координатор проекта
• Внутренний руководитель
• Выполняет функции руководителя
проекта
Задача проектной группы: работа над проектом; интеграция результатов
проекта; выполнение работы, которая является слишком технической для
рабочих групп
Задача координатора проекта: координация проектной группы и
внутренних структур; взгляд «изнутри»; ранние предупреждения
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
10
Структуры проекта:
Проблемные / ... / группы
•
Пример рабочей группы
(Германия)
•
•
•
•
Эксперт в области РБП выступает в
качестве «модератора» рабочей группы
Сотрудники / специалисты
соответствующего подразделения,
представляющие
– Особые функции
– Отдельные местные/региональные
отделения
– Особые «интересы»
Специалисты других задействованных
подразделений / заинтересованные лица
Частично: Представители сотрудников
Задача: Обеспечение передачи информации и ответственности за процесс;
разработка реалистичных решений
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
11
Структуры проекта: комитеты
• Комитет потребителей
• Представители потребителей
– Отдельные потребители
– Потребительские организации
• Внешние эксперты
• Комитет персонала:
• Сотрудники, которых
затронут изменения
– Все подразделения низшего
уровня
– Все уровни
Задача: Проверка технического задания, промежуточных результатов и
проекта окончательных результатов с точки зрения реалистичности;
внесение предложений об изменениях; помощь в оптимизации предложений
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
12
Процесс РБП и участие
Участие клиентов
Инструменты внешнего знания
Разработка
нового процесса
Детализированные
Инструменты
концепции
разработки
Требования
процесса
Общая концепция
Участие персонала
KSF
Сбор данных 2
+ Подготовка
Анализ данныхC
SWOT
Сбор данных 1
+ Подготовка
Стратегия
исследования
Инструменты
участия
руководства
Информация о персонале
Инструменты принятия
руководящих решений
Участие персонала
Процесс + Ресурсы
Инструменты анализа
Разработка
сотрудничества
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
13
Вовлечение персонала:
участие в процессе
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Информация о начале проекта (1, 2)
Выбор участников рабочих групп (2,
3)
Начальный семинар и обучение
методологии (1a, 2, 3)
Комментарии + предложения (1)
Аналитическая работа (2, 3)
Обратная связь по результатам
анализа: Семинары (1a, 2, 3), в
целом (1)
Семинары по разработке, Каталог
требований (1a, 3)
Разработка процесса (3)
Презентация прототипа (1a, 2, 3)
Проект финансируется
Европейским Союзом
•
•
•
•
Группа 1: Все сотрудники
Группа 1a: Руководство
низшего/среднего уровня и
специалисты пилотных
подразделений
Группа 2: Представители
сотрудников (формальная
информация)
Группа 3: Сотрудники,
принимающие участие в
рабочих группах
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
14
Многослойный процесс с участием
нескольких ведомств: Пример
Принятие решений
Принятие
решений
Принятие решений
Общее управление
проектами
Рабочая группа
Контроль/
управление
проектом 3
Контроль проекта 2
Контроль проекта 1
Управление
проектом 1
Управление
проектом 2
Координация
Консультант
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
15
Характерные проблемы многослойного
процесса с участием нескольких ведомств:
• Вовлечение нескольких юридически независимых
участников приводит к повышенной важности вопроса о
мотивации организаций-участников
• «Какова выгода для меня» и «Беспроигрышная ситуация» –
вопросы, на которые необходимо ответить... А также
«потеряю ли я ответственность, персонал, бюджет?»
• Роль внешней «нейтральной» поддержки становится
исключительно важной
• Необходимо создание сложных структур управления
проектом и принятия решений
• Доступность ресурсов на стадии реализации будет
ключевой проблемой
Проект финансируется
Европейским Союзом
Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора
Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. Кётц
16