Глава администрации Рачков В.Е. Базой для создания модели

Глава администрации Рачков В.Е.
Базой для создания модели электронного документооборота является
реально существующая администрация города Ставрополя. Структура,
которой насчитывает 14 подразделений, а также 13 отраслевых и
территориальных органов администрации, наделенные правом юридического
лица. Подробная структура администрации города Ставрополя представлена
на рисунке 1.
Рисунок 1 – Структура администрации города Ставрополя
Деятельность государственных структур непосредственно связана с
производством документов. Процессы информатизации сегодня активно
реализуются
на
всех
уровнях
управления;
многие
мероприятия,
направленные на развитие информационных технологий, осуществляются в
рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.
В
Администрации
интегрированная
распределены,
структура,
существует
действует
часть
многоуровневая
подразделений
значительный
объем
вертикальнотерриториально
документооборота,
осуществляемого
выполняются
в
бумажной
сложные
форме;
схемы
при
работе
с
документами
документопотоков,
применяются
разнообразные технологии работы с документами. Отсутствие действенной
технологии управления документооборотом приводило к тому, что, как
правило, в определенный момент невозможно было точно сказать, над
какими документами работает какой-либо отдел или исполнитель, какова
история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты
исполнители.
В связи со сложившимися трудностями в Администрации Ставрополя
было принято решение о внедрении единого комплекса программных средств
на современной технологической платформе, поддерживающей задачи по
обеспечению
автоматизированных
процессов
документационного
обеспечения.
В ноябре 2008 года Администрация Ставрополя провела конкурс на
право выполнения работ по созданию единой системы электронного
документооборота и делопроизводства (СЭДД) Администрации. Конкурс
выиграла группа компания «Бизнес ИТ» и приступила к работам по созданию
и внедрению СЭДД.
Было принято решение о внедрении систем «ДЕЛО» и «АРХИВНОЕ
ДЕЛО», разработанных компанией «Электронные Офисные Системы»
(ЭОС).
Система «ДЕЛО» – это комплексное промышленное решение,
обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также
ведение полностью электронного документооборота организации. Сегодня
система
фактически
документооборота
автоматизацию
в
является
России.
классического
отраслевым
Система
стандартом
«ДЕЛО»
делопроизводства,
автоматизации
обеспечивает
так
и
как
полноценное
управление электронными документами. Это позволяет создать решение для
комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска
осуществлять переход к современным технологиям управления.
Система
«АРХИВНОЕ
ДЕЛО»
–
это
комплексное
решение,
обеспечивающее безопасное хранение, оперативный доступ и эффективную
работу с архивными документами. Продукт реализует функции архива
организации, а также функции делопроизводственных служб в части
формирования и оформления дел.
Главная цель проекта в Администрации Ставрополя – создание
целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы
местного самоуправления Ставрополя (в т. ч. территориально обособленные)
и организация взаимодействия между ними с использованием современных
информационных и коммуникационных технологий.
Создание СЭДД в Администрации Ставрополя призвано повысить
эффективность муниципального управления за счет:
 Создания единой информационной базы поддержки принятия
управленческих решений.
 Организации унифицированного порядка индивидуальной и
коллективной работы с документами.
 Обеспечения
унификации
управленческой
документации и
сокращения количества форм и видов единообразных документов.
 Обеспечения создания и хранения регистрационных карточек
документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной
форме.
 Обеспечения автоматизированного контроля над прохождением
документов с момента их получения или создания до завершения.
 Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции,
писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение
качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.
 Сокращения
сроков
создания
нормативных
актов
и
организационно-распорядительных документов.
 Обеспечения автоматизированного контроля над своевременным
исполнением
документов,
поручений
и
указаний
руководства,
оперативного получения информации о состоянии исполнения и месте
нахождения любого документа.
 Организации
оперативного
доступа
(в
режиме
реального
времени) работников к соответствующим документам, заданиям и
информации
об
их
непроизводительных
рассмотрении
ручных
и
операций
исполнении;
по
поиску
сокращения
и
обработке
информации.
 Оптимизации
потоков
документированной
информации
в
бумажном и электронном видах.
Автоматизация документооборота в Администрации началась в 2008 году
и включала в себя 3 основных этапа:
1. Первоначальная закупка и внедрение системы (ноябрь 2008 г. – март
2009 г.)
2. Внедрение второй очереди СЭДД «ДЕЛО» (декабрь 2009 г. – январь
2010 г.)
3. Внедрение третьей очереди СЭДД «ДЕЛО» (июль–ноябрь 2010 г.)
С начала 2009 года запущена в эксплуатацию и активно используется
система
электронного
документооборота
«ДЕЛО»
в
Администрации
Ставрополя и в структурных подразделениях:
 Аппарат Администрации;
 Комитет градостроительства;
 Комитет по управлению муниципальным имуществом;
 Комитет экономического развития и торговли;
 Комитет городского хозяйства;

Управление труда, социальной защиты и работы с населением в
районах города;

Управление
труда
и
социальной
поддержки
населения
осуществлению отдельных государственных полномочий;
 Управление культуры;
по

Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным
ситуациям;
 Управление физической культуры и спорта;
 Управление здравоохранения;
 Управление по делам молодежи;
 Управление образования;
 Комитет финансов и бюджета;
 Администрация Ленинского района Ставрополя;
 Администрация Октябрьского района Ставрополя;
 Администрация Промышленного района Ставрополя.
СЭДД «ДЕЛО» стала основой создания единого информационного
пространства органов местного самоуправления Ставрополя, что позволило
обеспечить перевод существовавшей методики работы с документами на
качественно новый уровень, автоматизировать задачи, направленные на
обеспечение электронного документооборота.
В настоящее время автоматизированы 290 рабочих мест, из них 127 – в
Аппарате Администрации и 163 в структурных подразделениях.
В Администрации Ставрополя осуществлен частичный переход от
бумажного документооборота к электронному. Автоматизация, более 80%
рабочих мест, позволила отказаться от бумажных копий некоторых групп
документов.
Во
всех
подведомственных
подразделениях
налажена
связь
Администрацией города по электронной почте через MS Outlook, что
позволило отправлять исходящие документы и регистрировать входящие
документы через электронную почту в системе «ДЕЛО».
Созданная СЭДД призвана обеспечить повышение оперативности и
качества работы с документами, усиление контроля исполнения документов
и заданий и создание условий для перехода от традиционного бумажного
документооборота к электронному. СЭДД создает необходимые условия для
повышения доли интеллектуального производительного труда по работе с
документами и снижения трудозатрат на рутинные операции.
В настоящее время ведутся работы по развитию системы электронного
документооборота и делопроизводства «ДЕЛО». Планируется расширение
системы за счет закупки дополнительных рабочих мест и внедрение
электронно-цифровой подписи с целью обеспечения юридически значимого
документооборота.
Внедрение осуществляла группа компаний «Бизнес ИТ.» – региональный
представитель компании «Электронные Офисные Системы». За 16 лет
работы компания «Бизнес ИТ.» стала крупнейшим центром разработки,
внедрения программных комплексов и оказания консалтинговых услуг в
Ставропольском крае. Одно из приоритетных направлений компании на
сегодняшний день – автоматизация делопроизводства и электронного
документооборота.
В администрации города Ставрополя осуществляется работа с внешней и
исходящей документацией.
Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками,
представлены на рисунке 2
Электронная работа с входящей документацией включает в себя:
- получение документа;
- экспедиционная обработка;
- рассмотрение документа;
- регистрация;
- передача адресату;
- рассмотрение руководителем подразделения;
- назначение и передача исполнителю;
- исполнение документа;
- контроль за исполнением;
- направление документа в дело.
Электронная работа с исходящей информацией включает следующие
этапы:
- создание проекта документа;
- проверка офис-менеджером;
- согласование;
- подписание руководителем документа;
- регистрация документа;
- направление документа в дело.
Аппарат администрации города
Ставрополя
Глава
администрации
Управление
делопроизводств
а и архива
Первые
заместители
главы
администрации
Заместит
ели главы
админист
рации
Отдел прессслужбы
Отдел
социальных
программ и
проектов
Отдел приема
граждан
Комитет
правового
обеспечения
деятельности
Комитет
информационных
технологий
Комитет
экономического
развития
Управление
международных и
межрегиональных
связей
Организа
ционный
отдел
Управление
кадровой
политики
Контрольное
управление
Управление
делопроизводств
ами и архива
Организационны
й отдел
Отдел
учета и
отчетност
и
Комитет
обществе
нной
безопасн
ости
Рисунок 2 - Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в администрации города Ставрополя
Руководитель общего отдела
Бондаренко А.А.