Утверждено распоряжением Главы города Ханты-Мансийска от 30.03.2012 № 9-о

Утверждено
распоряжением Главы города
Ханты-Мансийска от 30.03.2012 № 9-о
(в редакции распоряжения Главы города
Ханты-Мансийска от 25.03.2013 № 10-о)
ПОЛОЖЕНИЕ
об организационном управлении
аппарата Думы города Ханты-Мансийска
1.Общие положения
1.1. Организационное управление аппарата Думы города ХантыМансийска (далее по тексту - Управление) является структурным
подразделением аппарата Думы города Ханты-Мансийска (далее по тексту Дума города), осуществляющим организационное и документационное
обеспечение комитетов, комиссий Думы города, заседаний Думы города,
депутатских фракций, деятельности Думы города, Главы города ХантыМансийска (далее по тексту - Глава города).
1.2. Управление непосредственно подчинено Главе города,
курируется заместителем председателя Думы города.
1.3. В своей деятельности Управление
руководствуется
законодательством
Российской
Федерации,
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами органов
местного самоуправления города Ханты-Мансийска, нормативно-правовыми
актами и методическими материалами в области делопроизводства и
архивного дела, настоящим Положением.
1.4. Начальник и другие муниципальные служащие Управления
назначаются на должность и освобождаются от замещаемых должностей
Главой города в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.5. Функциональные
обязанности,
права,
ответственность
муниципальных служащих Управления регламентируются должностными
инструкциями, утверждаемыми Главой города.
1.6. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии
со структурными подразделениями аппарата Думы города, с органами
Администрации города Ханты-Мансийска (далее по тексту - Администрация
города), иными организациями, а также в пределах своей компетенции с
органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округаЮгры, органами местного самоуправления.
2
2.Задачи Управления
2.1. Организационное
и
документационное
обеспечение
деятельности комитетов, комиссий, заседаний Думы города.
2.2. Обеспечение функционирования системы делопроизводства в
Думе города, осуществление методического руководства работой по ведению
делопроизводства в Думе города.
2.3. Организация делопроизводства по обращениям граждан,
поступающим в адрес Главы города, депутатов Думы города.
3.Основные функции Управления
3.
Управление осуществляет следующие основные функции:
3.1. Вносит Главе города проекты постановлений, распоряжений
Главы города, другие документы, осуществляет согласование проектов
муниципальных правовых актов, проектов договоров по вопросам,
относящимся к компетенции Управления.
3.2. Обеспечивает исполнение Конституции Российской Федерации,
федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов
Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации,
законодательства Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, Устава
города Ханты-Мансийска, решений Думы города, правовых актов по
вопросам, относящимся к сфере деятельности Управления.
3.3. Осуществляет организационное обеспечение, своевременную
подготовку документов и материалов к заседаниям комитетов, комиссий,
заседаний Думы города, электронный документооборот по обеспечению
депутатов Думы города материалами и документами. Осуществляет
подготовку необходимых материалов и организационное обеспечение
мероприятий, проводимых с участием или по поручению Главы города.
3.4. Координирует работу со структурными подразделениями
аппарата Думы города, органами Администрации города по вопросам
подготовки и проведения заседаний в Думе города в соответствии с
Регламентом Думы города в пределах компетенции Управления.
3.5. Осуществляет протоколирование, аудиозапись заседаний,
проводимых Думой города, Главой города, ведение и оформление протокола
заседаний, формирование проекта повестки заседаний комитетов, комиссий,
заседаний Думы города. Комплектует материалы и документы в
соответствии с повесткой заседаний Главе города, депутатам Думы города.
Осуществляет электронный документооборот по обеспечению депутатов
Думы города материалами и документами, а также рассылку материалов и
документов к заседаниям приглашенным. Оповещает депутатов,
приглашенных о времени и дате проведения заседаний.
3
3.6. Обеспечивает своевременное и качественное выполнение
копировальных и множительных работ к заседаниям комитетов, комиссий
заседаний Думы города.
3.7. Осуществляет рассылку принятых решений Думы города на
бумажном носителе, в том числе доставляет письма о включении принятых
решений в регистр муниципальных нормативных правовых актов ХантыМансийского автономного округа - Югры.
3.8. Принимает участие в оформлении сборника решений Думы
города (подготовка документов на бумажном носителе).
3.9. Ведет реестр принятых решений Думы города в пределах созыва,
с отметкой даты и источника опубликования, а также с указанием сведений о
внесении изменений и дополнений в принятые решения, их отмене и
признании утратившими силу.
3.10. Осуществляет организационное обеспечение мероприятий,
проводимых депутатами, Думой города, Главой города, массовых городских
мероприятий (юбилейные мероприятия Думы города, шествия, демонстрации
и т.д.).
3.11. Осуществляет в установленном порядке прием, учет,
регистрацию, систематизацию, хранение, информационно-справочную
работу, формирование электронной базы входящей, исходящей
корреспонденции; отправку исходящей корреспонденции.
3.12. Организует работу по формированию и комплектованию архива
Думы города. Ежегодно разрабатывает и корректирует номенклатуру дел
Думы города. Составляет описи дел постоянного срока хранения, по личному
составу, временного срока хранения. Осуществляет экспертизу научной и
практической ценности документов при отборе их на хранение в архив,
организует отбор и комплектование документов постоянного срока хранения,
по личному составу, временного срока хранения, а также документов к
уничтожению с истекшими сроками хранения. Ведет и оформляет протоколы
заседаний экспертной комиссии Думы города. Ведет учетную документацию,
личное дело архивного фонда Думы города. Организует работу по
комплектованию архива Думы города, архивного фонда, обеспечивает
сохранность, отбор, подготовку и передачу документов на хранение в архив.
3.13. Обеспечивает издание и рассылку муниципальных правовых
актов Главы города, в том числе в соответствии с Законом ХМАО - Югры от
24.11.2008 № 138-оз «О регистре муниципальных нормативных правовых
актов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры». Обеспечивает
подготовку и оформление служебных писем и других документов по
поручению Главы города, заместителя председателя Думы города, депутатов
Думы города, заместителя Главы города и их рассылку.
3.14. Осуществляет машинописные работы.
3.15. Осуществляет разработку нормативных, организационнометодических документов по вопросам организации и ведения
4
делопроизводства и архива в Думе города. При необходимости организует
семинары.
3.16. Обеспечивает
методическое
руководство
организацией
делопроизводства в Думе города, контроль за правильным формированием,
хранением и своевременной сдачей дел в архив.
3.17. Проводит анализ документооборота, вносит предложения по
совершенствованию методов работы с документами.
3.18. Обеспечивает подготовку и издание проектов постановлений,
распоряжений Главы города, осуществляет контроль за их исполнением в
пределах компетенции Управления.
3.19. Обобщает и готовит ежеквартальную и годовую отчетность о
деятельности Думы города Ханты-Мансийска, Управления.
3.20. Осуществляет общий контроль за исполнением:
Решений Думы города с контрольными сроками исполнения и Решений
Думы города, подлежащих выполнению аппаратом Думы города;
поручений Главы города, заместителя председателя Думы города,
заместителя Главы города;
протокольных поручений комитетов, комиссий, заседаний Думы
города;
документов, поступающих с контрольными сроками исполнения
(органов государственной власти ХМАО - Югры, государственных органов,
организаций и других).
3.21. Осуществляет учет и регистрацию обращений граждан,
поступающих в адрес Главы города, депутатов Думы города.
3.22. Организует контроль за своевременным и полным рассмотрением
обращений граждан, снимает с контроля либо контролирует процедуру
продления исполнителем рассмотрения обращений.
3.23. Готовит анализ о количестве и характере обращений граждан,
поступивших в адрес Главы города, депутатов Думы города, при
необходимости разрабатывает и представляет предложения о принятии
дополнительных мер по обеспечению их рассмотрения.
3.24. Обеспечивает проведение личного приема граждан к Главе
города, к депутатам Думы города.
3.25. Обеспечивает условия проведения личного приема.
3.26. Обеспечивает информационное наполнение рубрики «Интернетприемная» раздела «Власть» официального информационного портала
органов местного самоуправления города Ханты-Мансийска (анализ
обращений, приемные дни Главы города, порядок записи).
3.27. Обеспечивает рассмотрение обращений граждан, поступивших в
рубрику «Интернет-приемная» раздела «Власть» официального портала
органов местного самоуправления города Ханты-Мансийска.
3.28. Обеспечивает проведение публичных слушаний по проектам
решений Думы города Ханты-Мансийска «О внесении изменений и
дополнений в Устав города Ханты-Мансийска.
5
3.29. Осуществляет иные функции в соответствии с муниципальными
правовыми актами органов местного самоуправления города ХантыМансийска.
4.Права Управления
4.
В пределах, возложенных на него функций, Управление вправе:
4.1. Запрашивать в структурных подразделениях Думы города,
органах Администрации города необходимые документы и материалы к
заседаниям Думы, комитетам, комиссиям согласно установленному порядку
и срокам в соответствии с Регламентом Думы города.
4.2. Возвращать при необходимости исполнителям документы и
требовать их доработки в соответствии с установленными правилами и
нормами по оформлению и качеству подготовки документов.
4.3. Обращаться к Главе города, заместителю председателя Думы
города по вопросам улучшения деятельности Управления.
4.4. Регулярно повышать квалификацию служащих.
4.5. Требовать надлежащего материально-технического обеспечения
деятельности Управления для нормального функционирования Думы города.
5.Организация деятельности Управления
5.1. Управление возглавляет начальник. В период отсутствия
начальника его обязанности исполняет начальник отдела Управления в
соответствии с распоряжением Главы города.
5.2. Начальник Управления:
5.2.1. Осуществляет руководство деятельностью Управления и
организует его работу.
5.2.2. Осуществляет исполнительно-распорядительные функции по
руководству Управлением и несет персональную ответственность за
выполнение возложенных на Управление функций.
5.2.3. Подписывает в пределах своей компетенции документы.
5.2.4. Вносит в установленном порядке предложения:
- о повышении квалификации работников Управления;
- о поощрении и применении дисциплинарных взысканий к работникам
Управления;
- о структуре и штатном расписании Управления
- о внесении изменений и дополнений в настоящее Положение.
5.2.5. Распределяет функциональные обязанности между работниками
Управления.
5.3. Для выполнения возложенных на Управление задач в его состав
включены:
- отдел организационного обеспечения и протокола;
- отдел обращений.
6
5.4. Начальники
отделов
осуществляют
непосредственное
руководство их работой в пределах своей компетенции.
5.5. Реорганизация и ликвидация Управления осуществляется по
решению Думы города в установленном порядке.