СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
Уважаемый собственник бизнеса!
Настоящим представляю для рассмотрения информацию о возможностях консалтинговой
компании «БИТ» по разработке и внедрению систем управления бизнесом в целом, а также ее
отдельных элементов. Данная информация не является коммерческим предложением, однако, в
случае Вашей заинтересованности, я готов обсудить возможные варианты сотрудничества.
1. ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ.
1.1. Базовые понятия.
Информация, приведенная ниже, является общеизвестной. Я упоминаю её с целью сформировать
одинаковые образы и оперировать одной терминологией.
1.1.1. Любой бизнес проходит 3 фазы своего развития, реализация которых является
исключительной компетенцией собственника (группы собственников) бизнеса.
 СОЗДАНИЕ бизнеса (идея, способ ее реализации и активы для бизнеса).
 ОРГАНИЗАЦИЯ бизнеса: (регистрация, покупка (аренда) помещения, наем
специалистов и начало деятельности).
 УПРАВЛЕНИЕ бизнесом (управление персоналом, финансами и средствами
производства).
1.1.2. Управление бизнесом – особая сфера организационной деятельности, которая по
своей природе СИСТЕМНА (т.е. использует системный подход).
Основное отличие СИСТЕМНОГО управления от управления не системного в том, что
СИСТЕМА, как инструмент управления, позволяет выполнять работу по управлению бизнесом
быстрее, качественнее, с меньшими затратами.
1.1.3. Система управления бизнесом объединяет в себе следующие взаимосвязанные
компоненты:
ЦЕЛИ и
СТРАТЕГИИ
БИЗНЕС
ПРОЦЕССЫ
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ
СТРУКТУРА
РЕГЛАМЕНТЫ и ОРГАНИЗУЮЩИЕ
ДОКУМЕНТЫ
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ и РАБОЧИЕ
ИНСТРУКЦИИ
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА КОМПАНИИ
Консалтинговая компания «БИТ»
Страница 1
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
ЦЕЛИ и
СТРАТЕГИИ
•цели должны отвечать на вопросы ЧТО ПРОДАЕМ? НА
КАКИХ РЫНКАХ ПРОДАЕМ? ПО КАКОЙ ЦЕНЕ (с какой
нормой прибыли) ПРОДАЕМ?
•на основании целей компании формируются стратегии
(политики).
•цели должны быть формализованы (описаны) и распределены в
виде конкретных задач для конкретных исполнителей.
БИЗНЕС
ПРОЦЕССЫ
•бизнес процессы должны быть построены таким образом,
чтобы максимально эффективно реализовать цели и стратегии
компании.
•бизнес процессы должны быть формализованы для
однозначного их понимания всеми участниками процессов.
•описанные бизнес процессы являются основой для построения
организационной структуры, написания регламентов,
должностных инструкций и системы документооборота.
ОРГАНИЗАЦИОН
НАЯ СТРУКТУРА
•организационная структура должна обеспечивать выполнение
бизнес процессов компании оптимальным количеством
персонала.
•организационная структура определяет иерархию, состав и
идентификацияюперсонала.
•штатная структура компании определяет количество
необходимого персонала.
РЕГЛАМЕНТЫ и
ОРГАНИЗУЮЩИЕ
ДОКУМЕНТЫ
•регламенты определяют порядок действий должностных лиц
по исполнению циклических (постоянно повторяющихся)
процессов.
•организующие документы это инструмент оперативного
управления компанией.
Консалтинговая компания «БИТ»
Страница 2
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
ДОЛЖНОСТНЫЕ
ОБЯЗАННОСТИ и
РАБОЧИЕ
ИНСТРУКЦИИ
ИНФОРМАЦИОННАЯ
СИСТЕМА
КОМПАНИИ
•должностные обязанности это "договор" между работодателем
и наемным работником.
•должностные обязанности определяют ЧТО ДОЛЖЕН
ДЕЛАТЬ сотрудник на этой должности, КАК ОН ДОЛЖЕН
ДЕЛАТЬ свою работу, КАКОЙ ДОЛЖЕН БЫТЬ РЕЗУЛЬТАТ
его работы.
•рабочие инструкции подробно описывают ототдельные
процедуры исполняемых процессов.
•информационная система это способ коммуникации внутри
компании и с внешним окружением.
•информационная система это и хранилище "знаний"
компании.
•вся информация, используемая либо создаваемая, при
выполнении процессов, является таким же активом
предприятия, как деньги и основные средства, эта
информация должна учитываться и храниться
соответствующим образом.
Использование перечисленных компонентов, в виде СИСТЕМЫ, даёт синергетический эффект,
когда общий результат значительно превышает математическую сумму отдельных результатов.
«Управлять можно только тем, что можно контролировать». Это аксиома бизнеса.
Для проектирования системы управления существуют международные стандарты. Примером таких
стандартов могут быть стандарты ISO 9001; ISO 21500; PMBoK и другие.
1.1.4. Ключевым элементом СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ компанией являются описанные
должным образом бизнес процессы.
ВХОД
ПРОЦЕССА
Описание бизнес процессов, как ключевого элемента системы управления компании, имеет свои
правила.
Консалтинговая компания «БИТ»
Страница 3
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
РЕГЛАМЕНТ
ВЫПОЛНЕНИЯ
ПРОЦЕССА
СПЕЦИФИКАЦИИ
НА
ВХОДЫ\ВЫХОДЫ
БИЗНЕС
ПРОЦЕСС
ФОРМЫ
ОТЧЕТНОСТИ ПО
ПРОЦЕССУ
ДОЛЖНОСТНЫЕ
И РАБОЧИЕ
ИНСТРУКЦИИ
РАБОЧИЕ
ДОКУМЕНТЫ
ПО ПРОЦЕССУ
ПРАВИЛА
АУДИТА И
ИЗМЕНЕНИЯ
ВЫХОД
ПРОЦЕССА
МЕТОДИКИ
ИЗМЕРЕНИЯ И
АНАЛИЗА
ПОЛОЖЕНИЯ О
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
После того как бизнес процессы ПРАВИЛЬНО описаны, появляется вся необходимая информация
для проектирования организационно-штатной структуры, регламентов и должностных инструкций.
1.1.5. Информационная система это среда для передачи, контроля и хранения всех
документов, создаваемых в компании.
Информационная система может существовать в виде работы секретариата (исполняться
непосредственно руководителем компании с элементами делегирования части функций, например,
бухгалтеру).
Как правило, это носит не системный характер и исполняется на бумажных носителях (в лучшем
случае, а зачастую только устные распоряжения, не документированные результаты совещаний) и,
как следствие, все накопленные компанией «знания» находятся «в голове» сотрудника компании.
Такая практика чревата тем, что с уходом специалиста из компании, вместе с ним «уходит» та часть
знаний компании, с которой он работал. Наиболее болезненный эффект при уходе менеджеров,
которые работают с клиентской базой.
Альтернативой может служить ПО (программное обеспечение) автоматизации СИСТЕМЫ
ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ. Такое ПО логично соединить с учетной программой, например
1С: Предприятие 8.
Консалтинговая компания «БИТ»
Страница 4
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
2. ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ.
2.1. Базовые понятия.
2.1.1. Методы реализации СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ компанией.
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ
КОМПАНИИ
ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
КАДРОВАЯ ПОЛИТИКА
СТРАТЕГИЧЕСКИЙ
МАРКЕТИНГ
НОВЫЕ ЦЕЛИ и
СТРАТЕГИИ
АВТОМАТИЗИРОВ
АННАЯ СИСТЕМА
УПРАВЛЕНИЯ
КОМПАНИЕЙ
• АСУ является средой функционирования информационной
системы компании.
• АСУ аналогична программе 1С в учетной системе компании.
При большом количестве информации без автоматизации
обойтись не возможно.
ФИНАНСОВОЕ
ПЛАНИРОВАНИЕ
• Финансовое планирование – бюджетирование – является
самым эффективным методом контроля исполнения
стратегических целей компании.
• Бюджет позволяет держать под жестким контролем все
внутренние расходы компании.
• Исполнение бюджета повышает ответственность всех
линейных руководителей компании, ответственных за
соответствующие бюджеты.
Консалтинговая компания «БИТ»
Страница 5
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
КАДРОВАЯ
ПОЛИТИКА
СТРАТЕГИЧЕСКИЙ
МАРКЕТИНГ
НОВЫЕ ЦЕЛИ и
СТРАТЕГИИ
• Кадровая политика это метод управления человеческим
капиталом компании.
• Эффективно реализуемая кадровая политика дает то
уникальное конкурентное преимущество, которое, в
отличие от продукта и технологии, невозможно повторить.
• «Классический» маркетинг, это 4Р (есть варианты 5,6 и
даже 7Р).
• Это ПРОДУКТ (product); ЦЕНА(price); МЕСТО(place);
ПРОДВИЖЕНИЕ (promotion).
• Маркетинг есть внутренний и внешний.
• Внешнее окружение компании постоянно изменяется.
• Изменяется и внутренние факторы компании, изменяется
«зрелость» компании.
• Компания достигает свой «потолок».
• Собственнику компании необходимо пересматривать свои
цели и менять стратегии их достижения.
2.1.2. Построение эффективной системы управления бизнесом предлагает решение
следующих задач:
 Формализация и реинжиниринг бизнес-процессов компании.
 Формализация и оптимизация организационно-штатной структуры компании.
 Разработка системы мотивации на основе параметров KPI (показатели эффективности
деятельности), во взаимосвязи с выполняемыми бизнес процессами, для каждого
подразделения и должности компании.
 Разработка системы документооборота (нормативные документы, отчеты сотрудников о
проделанной работе, приказы и распоряжения, а так же способы, время и маршрут их
передачи).
 Создание единой базы нормативных и справочных документов компании (должностные
инструкции сотрудников, технологические регламенты и др.)
 Внедрение разработанных элементов системы управления. Приведение фактического
алгоритма работы и взаимодействия должностных лиц и подразделений компании к
точному соответствию требованиям директивных документов.
2.1.3. Автоматизация СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ.
Консалтинговая компания «БИТ»
Страница 6
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
Автоматизация управления бизнес-процессами не является обязательным элементом системы
управления. Но, если СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ компанией (а особенно группой компаний) не
автоматизировать (аналог учетная система 1С), то «держаться» она будет только на железной воле
собственника бизнеса, ибо, контроль это «злейший враг» исполнителя.
На практике, автоматизация управления бизнес-процессами компании осуществима и реализуется
путем внедрения BPM-системы.
2.2. Отраслевые решения.
Кому необходима СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ?
a. Любому производственному предприятию с численным составом 10 и более человек.
b. Любой розничной сети, с числом магазинов больше 2-х.
c. Любой торговой компании – ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ МАРКЕТИНГА (продаж).
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ жизненно необходима холдинговым
компаниям (в т.ч. «мини холдингам, где основной бизнес осуществляется группой
хозяйствующих субъектов). Актуальность системы увеличивается «на порядок», если в
холдинг входят разнородные бизнесы, которые территориально удалены друг от друга.
3. Выгода.
3.1. Базовые понятия.
3.1.1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ компанией это инструмент руководителя компании.
Поэтому, проектирование и внедрение СУ это НЕ ЗАТРАТА, а это ИНВЕСТИЦИЯ в
ваш бизнес.
3.1.2. Любой параметр можно измерить. Так «качество управления» можно измерить
временем руководителя, потраченное на процесс управления, а время пересчитать, взяв
для расчета ежемесячный доход (заработную плату).
3.2. Ваши выгоды от внедрения автоматизированной системы управления:
Одновременное управление несколькими удаленными подразделениями одного бизнеса или
разнородными удаленными бизнесами в составе одного холдинга без потери качества управления.
Повысить общее
качество управления
компанией:
Обеспечение объективного и качественного входящего контроля при приемке
новых сотрудников. Сокращение «текучки» кадров.
Своевременный и объективный контроль ПРОЦЕССА выполнения задач
персоналом.
Своевременное получение объективных и «измеряемых» результатов
выполняемых персоналом работ.
Сокращения «на порядок» времени получения директором информации,
необходимой для оперативного управления.
Возможность объективно измерить рабочую нагрузку персонала компании и
оптимизировать численный состав компании.
Повышение исполнительской дисциплины и производительности персонала
компании.
Возможность быстрого расширения компании без потери качества
управления.
Консалтинговая компания «БИТ»
Страница 7
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ
Снизить внутренние
затраты компании.
Повысить отпускную
цену продукта.
Увеличить долю рынка,
занимаемую компанией.
Повысить валовой доход компании:
за счет внедрения KPI для подразделений и должностей,
финансового планирования, своевременного контроля,
сокращения «лишних» должностей.
за счет внедрения KPI, мотивации и контроля сотрудников
подразделения продаж, качественного сервиса компании,
улучшение качества продуктов компании.
за счет эффективного маркетинга, грамотного планирования,
контроля исполнения, создания удаленных подразделений.
15 -40%
7 -10%
5 -100%
Цена на разработку (внедрение) СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ компанией от 20 000 до 250 000 гривен
(без учета стоимости ПО ВРМ).
С уважением
Директор консалтинговой компании «БИТ»
Паньшин С.В.
Консалтинговая компания «БИТ»
Страница 8