раздел 1. тема 2. информационная система управления

РАЗДЕЛ 1. ТЕМА 2. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА
УПРАВЛЕНИЯОРГАНИЗАЦИЕЙ
Организация и информационные технологии
Организация - это стабильная социальная формальная структура.
Организация получает входные ресурсы, поддерживаемые окружающей
бизнес-средой, преобразует их в ходе осуществления производственных
процессов, создавая при этом выходной продукт. Ключевыми элементами любой
организации являются ее сотрудники, структура, стандартные процедуры,
политика (стиль работы) и культура. Информационные технологии и системы
являются составной частью реальной организации в информационном обществе.
Структурные особенности, характерные для формальной организации:
 четкое разделение труда среди специалистов: менеджеры; работники
умственного труда, разрабатывающие новые продукты или услуги и
создающие новые знания; сотрудники, которые выполняют информационную
работу (обработка данных); работники, занятые на производстве товаров и
услуг;
 ярко выраженная специализация - специалисты выполняют основные
бизнес-функции, или специализированные задания в областях сбыта и
маркетинга, производства, финансов (управление финансовыми активами
организации), финансового учета или трудовых ресурсов;
 определенные
(стандартные)
правила
и
процедуры
полномочий
и
действий - наборы формальных правил для выполнения стандартных
(рутинных) задач и работы в заранее ожидаемых ситуациях;

 бизнес-процессы - уникальные методы, применяемые в организации для
координации и организации деятельности, информации и знаний в процессе
производства товаров и услуг базируются на стандартных процедурах;
 иерархическая пирамидальная структура расстановки специалистов, их
полномочий и подотчетности для координирования процесса деятельности
1
организации - с ростом уровня возрастает авторитет сотрудника и его
ответственность за принятие решений;
 организационная культура - набор предпосылок, оценок и методов работы,
содержащий информацию о том, что, как, когда и для кого должна производить
организация, который поддерживаются большинством сотрудников;
 организационная политика - сотрудники на всех уровнях иерархии обладают
различными точками зрения на технологические изменения в организации, что
служит источником конфликтов ("политическое сопротивление").
Определение организации как формальной структуры не позволяет
определить, каким образом внедрение информационных технологий и систем
влияет на организацию работы внутри фирмы.
Организация - это набор прав, привилегий и обязательств, которые
динамично сбалансированы на протяжении времени, в течение которого
происходят конфликты и их разрешение. Сотрудники организации изобретают
привычные методы работы, включаются в существующие взаимосвязи
иерархической структуры, договариваются с подчиненными и руководителями о
порядке выполнения работ, а также об условиях трудовой деятельности. Каждая
организация - это механизм, с помощью которого люди объединяют усилия и
работают вместе (группами й командами), чтобы сделать больше, чем в сумме
могли бы сделать, работая независимо (групповые взаимосвязи, ценности и
структуры). Технологические изменения влекут за собой изменения баланса в
среде тех, кто владеет и управляет информацией, а также в среде тех, кто
принимает управленческие решения. Организационное поведение фокусируется
на людях, на обмене информации между ними и на разделении знаний на основе
информационных технологий и систем.
Информационная система организации
Информационная система организации как стабильной социальной
формальной
структуры
-
это
набор
взаимосвязанных
компонентов,
выполняющих функции сбора (или выбора), передачи, обработки, хранения и
2
распределения информации, с целью поддержки организационных функций и
принятия решений, координации деятельности, контроля и визуализации данных,
а также персонал, осуществляющий эти действия (рис.2.1).
Рис. 2.1. Функции информационной системы как набора взаимосвязанных компонент
Информационные системы содержат информацию об организации и ее
бизнес-среде (окружении) и могут помочь компании глубинным образом
изменить методы, с помощью которых осуществляется бизнес, а также
расширить ее присутствие на новых рынках, предложить новые товары и услуги.
Информационные системы управления (Management information system)
являются одним из инструментов менеджера системы управления организацией
[1].
Миссия информационной системы - предоставление менеджеру нужной
информации в нужное время и в нужном месте для обеспечения эффективного
управления ресурсами предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с
информацией (технологических, финансовых, кадровых, интеллектуальных и
др.). Современные информационные системы должны не просто собирать
информацию, а увеличивать ценность организации за. счет этой информации.
При этом упор на быстрый доступ к информации сместился в сторону доступа к
интегрированной и согласованной информации для поддержки принятия
решений (информационный ресурс).
Информационные системы, контролирующие информационные потоки
3
(потоки деловой информации) в масштабах всего предприятия или отрасли
промышленности, как правило, требуют предварительного тщательного
планирования и значительных инвестиций. Фирма, решившая создать такую
систему, должна обладать соответствующей информационной инфраструктурой
для поддержания информационной системы в рабочем состоянии.
При технологическом подходе информационная система - это формально
организованная система, основанная на инфраструктуре информационных_
технологии (ИТ-инфраструктуре) и компьютерной технологии обработки
информации.
ИТ-инфраструктура организации включает следующие компоненты.
 Аппаратное обеспечение - это средства для выполнения задач, связанных с
некоторыми преобразованиями, с целью достижения результата или целей:
аппаратные компьютерные технологии, используемые в современных
компьютерных системах: категории компьютеров по вычислительным и
графическим возможностям; компьютерные сети; формы распределенной
компьютерной обработки информации; категории периферийных устройств
хранения (вторичная память) и ввода/вывода информации.
 Программное обеспечение - это набор правил, процедур и алгоритмов,
позволяющих выполнять задачи с целью достижения результата или целей с
использованием аппаратного обеспечения - системные и прикладные
программные технологии, совместимых с аппаратным обеспечением и
другими
компонентами
выполнения
определенных
ИТ-инфраструктуры
задач, программы,
предназначенные
управляющих
для
работой
компьютерного оборудования информационной системы.
 Технология организации и хранения данных - разновидности баз данных и
методов управления файлами, которые отличаются эффективностью доступа
к информации и гибкостью в ее организации, типом информации,
предназначенной для хранения и упорядочения, совместимостью с моделью
данных организации, аппаратным и системным программным обеспечением.
4
 Коммуникационная
технология
телекоммуникационных
технологии
-
систем
для
и
компоненты
электронного
бизнеса
и
телекоммуникационных систем для электронного бизнеса и электронной
коммерции - различные типы сети, технологии связи, сетевые услуги и
приложения,
комплексы
совместимого
аппаратного
и
программного
обеспечения для передачи информации между компонентами сети по
коммуникационным каналам под управлением протоколов.
Информационные
системы
в
бизнесе
представляют
собой
социально-технологические структуры, включающие в себя технические и
социальные элементы.
Информационные системы в бизнесе
С точки зрения бизнеса, информационная система представляет собой
организационное
и
управленческое
решение,
основывающееся
на
информационных технологиях, предназначенное для работы с поставленными
бизнес-задачами и возникающими бизнес-проблемами и может рассматриваться
как форма социального взаимодействия. Информационная система изменяет
качественный характер задач, их выполнение, взаимосвязи, материальные,
энергетические и информационные потоки, а также требуемую квалификацию,
исполняемые роли, стили управления и координации, организационную
культуру. Список составных частей информационной системы при таком
подходе кроме ИТ-инфраструктуры включает:
 интеллектуальное обеспечение технологий (бизнес-решения);
 сеть поддержки технологий (организация) - требующиеся физические,
организационные, административные и культурные структуры: правила
работы, правила постановки задач содержание работ, стандарты и критерии,
культурные и организационные модели поведения лиц, обеспечивающих
поддержание
необходимых
информационных
потоков
в
обстановке
сотрудничества (организационная культура и организационная политика).
Такое определение иллюстрирует совместную работу следующих
5
управленческих, технологических и организационных элементов, составляющих
информационную систему на базе информационных технологий:
 бизнес-информация - цифровая информация о бизнес-процессах в организации
и ее бизнес-среде, которая удовлетворяет информационным потребностям
бизнес-функций, сохраняется в стандартных форматах баз данных (модель
данных) и доступна менеджерам в любой момент времени для принятия
решений и анализа данных (управление информационными ресурсами);
 информационные технологии - компоненты ИТ-инфраструктуры организации;
 организация - это люди, взаимодействующие с организацией и ее
информационными
системами
(служащие,
потребители,
поставщики,
конкуренты, представители властей), организационная политика (возможные
конфликты) и организационная культура (процедуры принятия решений),
правила взаимодействия людей и систем;
 менеджмент - это основные бизнес-функции или специализированные задания
6
в основных функциональных областях бизнеса организации (модели
процессов) - сбыт и маркетинг, производство товаров и услуг, финансовый и
кадровый учет;
 бизнес-решения - это стратегические, тактические и оперативные деловые
решения (организационные, технологические, информационные), создающие
возможности функционирования (рост прибыли, расширение рынка) как для
организационной единицы, так и для предприятия в целом на основе
информационных технологий.
 бизнес-проблемы - идентификация проблем, возникающих в процессе
внедрения информационных технологий и систем.
Новая роль информационных систем и технологий в организациях
Информационные системы в современной организации играют важную
роль. Они оказывают влияние на то, как менеджеры работают с сотрудниками
компаний, а также на весь процесс производства товаров и услуг. Таким образом
ответственность за внедрение и работу с информационными системами
управления не может быть возложена только на технический персонал
информационной службы.
Расширение
сферы
применения
информационных
систем
Новые
взаимосвязи бизнес-стратегии, правил и процедур с одной стороны, и
программного обеспечения информационных систем, аппаратных устройств, баз
данных и телекоммуникационных технологий
- с другой, постоянно
увеличиваются в организации. Как изменения в бизнес-стратегии организации,
так и изменения в компонентах информационных систем приводят к
необходимости к необходимости пересмотра всей информационной системы.
Достижение эффективной деятельности организации как в сфере управления, так
и производства все больше зависит от типов и возможностей информационных
систем, используемых компанией.
Существует пять основных типов управленческих задач, возникающих
при создании и использовании информационных систем на предприятиях:
7
1. создание систем, которые будут максимально конкурентоспособными,
эффективными и максимально охватывающими все бизнес-процессы
предприятия;
2. правильное определение требований предъявляемых к информационным
системам;
3. создание информационной архитектуры и системной инфраструктуры,
отвечающих целям организации;
4. определение их ценности для бизнеса;
5. разработка систем понятных пользователям и простых в управлении, а также
не нарушающих основные этические принципы.
В современных организациях в процесс внедрения информационных систем
вовлечена значительно большая часть организации, чем раньше. Организации
становятся все более компьютеризированными. Современные информационные
системы приводят к изменению в принципах управления предприятием и
перестройке внутренней структуры организаций. Одной из причин, по которой
информационные системы стали играть такую важную роль в работе
организаций, является развитие информационных и коммуникационных
технологий, включая сети Интернет.
Новые виды организационных структур
Под
влиянием
достижений
в
сфере
информационных
и
коммуникационных технологий многие предприятия реформировались в
распространение управленческой информации как внутри организации, так и во
внешней бизнес-среде. Внедрение информационных систем явились причиной
следующих изменений в структуре организаций.
 Уплощение
структуры
организации.
Современные
фирмы
создают
«оптимальные» иерархические структуры управления, которые распределяют
ответственность за принятие решений внутри организаций, что привело к
уплощении их структуры. Современные информационные технологии
позволяют основной массе сотрудников получать доступ к большим объемам
8
информации, поэтому они могут принимать решения, за которые раньше
отвечали менеджеры более высоких уровней. При помощи Интернет
менеджеры могут контролировать большое число сотрудников и процессов,
что повышает долю их ответственности. Это привело к сокращению
менеджеров среднего звена.
 Дистанционная
работа.
Работа
«в
одной
команде»
сотрудников,
расположенных далеко друг от друга (у себя дома или в машине) стала
реальностью. Компании получили возможность снизить затраты на офисы и
рабочие помещения.
 Реорганизация рабочих потоков. Информационные системы постепенно
вытесняют ручной труд с бумажными документами автоматизированными
процессами. Электронным документооборотом, а также позволяет повысить
качество обслуживания клиентов, так как сокращаются сроки обслуживания.
 Повышение гибкости организаций - способности реагировать на изменение
рыночной
ситуации
и
действия
конкурентов.
Специализированные
информационные системы позволяют большим предприятиям выпускать
малые партии товаров. В то же время малые предприятия, применяя
информационные системы и недорогие системы автоматизированного
проектирования
имеют
возможность
системы
автоматизированного
проектирования имеют возможность достичь скорости обслуживания,
качества продукции и объемов производства, ранее доступных только
большим предприятиям.
 Изменения в процессе управления. Менеджерам предоставляются новые
возможности в области планирования, организации, руководства и контроля
(классические
функции
менеджмента).
Появились
новые
функции
менеджмента: интернет-маркетинг, управление отношением с клиентами,
управление цепочкой поставок и др.
 Расширение границ. Ключевой особенностью организации с внедренными
информационными системами в сфере управления является возможность
9
вести дела «за пределами» компании так же эффективно, как и внутри нее.
Информационные
системы
связывают
компанию
с
ее
клиентами,
дистрибьюторами, поставщиками и позволяют автоматизировать процессы
обмена информацией между ними.
Информационные системы: ключевые вопросы управления
1. Информационные системы на предприятии: в чем их основное
предназначение?
2. Взаимосвязь организации и ее информационных систем: как она меняется
со временем?
3. Процесс управления на предприятии: какие самые значительные
изменения вносят в этот процесс информационные системы?
4. Роль менеджера на современном предприятии: какие ключевые задачи
должны решать менеджеры при создании информационных систем, работе
с ними и обслуживании?
5. Инвестиции в информационные системы: каким образом организации
определяют ценность информационных систем для своего бизнеса?
Литература.
1. Лодон Дж., Лодон К. Управление информационными системами. 7-е
изд/Пер. с англ. под ред. Д.Р. Трутнева.-СПб.:Питер, 2005.-912
с.:ил.-(Серия «КлассикаМВА»). Глава 1, с.18-69
10