Справка по проверке архива Кировского района

Справка
о результатах проверки в секторе ЗАГС Кировского района Управления
ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания
06 марта 2012 год
г. Владикавказ
В соответствии с планом работы Управления записи актов
гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далееУправление ЗАГС) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка сектора
записи актов гражданского состояния Кировского района Управления ЗАГС
Республики Северная Осетия-Алания (далее- сектор ЗАГС Кировского
района).
Комиссия в составе членов комиссии - начальника отдела организации
деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния
Управления ЗАГС - Е.В. Дзидзоевой, начальника отдела хранения и выдачи
документов Управления ЗАГС – А.А. Рубаевой, специалиста 1 разряда отдела
организации деятельности по государственной регистрации актов
гражданского состояния Управления ЗАГС - З.А. Тебиевой.
Комиссией предусматривалась проверка правильности ведения
архивного делопроизводства и формирования архива в период с 01.01.2010
г. по 31.12.2011 г.
Архив занимает отдельный кабинет, соответствует стандартам,
оборудован металлическими стеллажами. Созданы условия для
надлежащего хранения книг актовых записей, а так же документов
длительного хранения. В целях соблюдения правил противопожарной
безопасности установлены: порошковый огнетушитель, а также пожарная
сигнализация. В последний день месяца проводится санитарный день. В
результате
контрольно-надзорной деятельности комиссией изучались
следующие вопросы:
1. формирование дел в соответствии с номенклатурой
Документация отдела сформирована согласно «Перечню документов
органов ЗАГСа с указанием сроков хранения», утверждённого 09.07.1976 г.
Не все документы, согласно номенклатуре, озаглавлены. Гербовые бланки
свидетельств строгой отчётности, печати, штампы, расходные журналы
хранятся в сейфе.
2.Оформление книг актов записей гражданского состояния
Книги государственной регистрации актов гражданского состояния
хранятся на полках. Хронологический порядок не соблюдается. Имеются
книги с неправильной нумерацией. Книги пронумерованы, прошнурованы,
скреплены печатью и подписью руководителя сектора, однако расположены
не по видам записей актов. Переплёт и оформление книг актовых записей о
рождении, смерти, регистрации брака, установлении отцовства до 2010 года
включительно завершены полностью. Содержание книг соответствует
надписи на корешке. Книг, требующих реставрационных работ, в архиве
сектора насчитывается 20 штук. Выборочно проведена проверка
правильности внесений изменений и исправлений
в записи актов
гражданского состояния. Внесение изменений и исправлений в записи
актов гражданского состояния производится в соответствии с «Правилами
заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков
свидетельств о государственной регистрации актов гражданского
состояния», утв.Постановлением Правительства РФ от 17.04.1999 г. №432.
3. Электронная база
Электронная база данных записей актов гражданского состояния
пополняется ежедневно. В базу данных внесены сведения: о смерти с 2003
года по н.в., о рождении с 2006 года по н.в., о браке с 2007 года по н.в., об
установлении отцовства с 2007 года по н.в. На 31.12.2011 года электронный
архив составляет 6634 единиц.
4. Учёт документов (алфавитные книги)
Алфавитные книги не ведутся : рождение с 1976 года, брак с 1972
года, смерть с 1969 года, восстановленные записи с 1988 года. В
электронном виде с 2007 года ведётся алфавитная книга о рождении, с 2008
года – о смерти.
5. Комплектование архива
В архивном помещении хранятся книги записей актов гражданского
состояния, также дела длительного хранения. Архив насчитывает 164 книги
актовых записей. Архивный фонд располагает данными по Кировскому
району с 1937 года.
6. Акты на списание
По мере истечения сроков хранения, в соответствии с номенклатурой
дел, документы уничтожаются по акту. Документов, подлежащих
уничтожению, в наличии нет.
7.Журналы входящей и исходящей корреспонденции
Журналы входящей и исходящей корреспонденции пронумерованы,
прошнурованы, скреплены печатью и подписью руководителя сектора. Вся
входящая корреспонденция регистрируется в день поступления. Срок
исполнения исходящей корреспонденции составляет не более 3 дней. На
выдачу справок и выдачу повторных свидетельств о государственной
регистрации актов гражданского состояния из архива ведётся отдельный
журнал входящей корреспонденции.
8. Журнал учёта почтовой оплаты
Журнал учёта почтовой оплаты ведётся с указанием адресата, номера и
даты регистрируемого почтового отправления.
9.Ведение расходных журналов
Книги по учёту и расходу бланков свидетельств о регистрации актов
гражданского состояния хранятся в сейфе. Книги прошиты, пронумерованы,
скреплены печатью и подписью руководителя сектора. Подписи заявителей
имеются. Номера указанных в журнале свидетельств совпадают с номерами
указанными в актовых записях. Сведения об испорченных свидетельствах
вносятся надлежащим образом.
10. Ведение описи архивного фонда
Опись архивного фонда ведётся . В журналы внесены все книги записей
актов гражданского состояния, хранящиеся в архивном помещении.
11.Состояние дел, находящихся на хранении в архиве
Дела длительного срока хранения находятся в скоросшивателях и
хранятся в коробах: перемена имени: 1988-2008 г.г.; заявления на
установление отцовства: 1987-2008г.г.; заявления на выдачу повторных
документов - 2006-2008г.г.;; дела по восстановленным записям: 1968 -2000
г.г.; дела об усыновлении: 1987-2005 г.г. Вышеуказанные документы
хранятся в помещении, не предназначенном для хранения архивных
документов сектора ЗАГС Кировского района.
12. Выдача справок
За проверяемый период выдано и выслано справок из архива в
количестве 43 штуки. Из них за 2010 год: по личным заявлениям- 34, по
запросам-1; за 2011 год: по личным заявлениям – 7. Заявления на выдачу
справок аккуратно заполнены с указанием всей необходимой информации. К
заявлениям по выдаче справок на умерших лиц приложены
соответствующие документы, подтверждающие родственные отношения.
Входящий номер проставлен (на 2 заявлениях о выдаче справок отсутствует
входящий номер), исходящий номер на всех заявлениях отсутствует. 1
справка о браке выслана на дом, без сопроводительного письма. Количество
присланных справок составило за 2010 год-1, за 2011 год присланных
справок не было. Входящий номер проставлен с указанием в журнале по
выдаче справок и выдаче повторных свидетельств о государственной
регистрации актов гражданского состояния. Квитанция об уплате
соответствующего размера госпошлины приложена.
13. Международная правовая помощь
За 2010-2011 годы в компетентные органы иностранных государств
было направлено 15 запросов об оказании международной правовой
помощи. В том числе: за 2010 год- направлена 1 анкета по истребованию
повторного документа ; за 2011 год- направлено 14 анкет по истребованию
повторных документов.
Выявленные нарушения:
- на заявлениях о выдаче справок не ставится исходящий номер;
-не соблюдается нумерация листов в книгах записей актов
гражданского состояния;
- в нарушение ст.333.26 Налогового Кодекса РФ отсутствует квитанция
об оплате госпошлины на справку (справка выслана на дом заявителю);
-дела длительного срока хранения находятся в постороннем
помещении, не предназначенном для хранения документов сектора ЗАГС
Кировского района.
Сектору ЗАГС Кировского района Управления ЗАГС Республики Северная
Осетия-Алания рекомендовано:
- соблюдать требования ФЗ-143 «Об актах гражданского состояния»;
- обеспечить своевременное заполнение данных, содержащихся в
книгах записей актов гражданского состояния в алфавитные книги ;
-соблюдать требования п.6 ст.333.18 Налогового кодекса Российской
Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 г. №117-ФЗ;
- на заявлениях о выдаче справок ставить входящий и исходящий
номер с последующим внесением в журналы входящей и исходящей
корреспонденции;
- при получении заявления на выдачу справок регистрировать
заявления в общем журнале входящей корреспонденции;
- делам длительного срока хранения обеспечить место для хранения в
архивном помещении Управления ЗАГС (срок исполнения до 31.05.2012
года);
- обеспечить книгам актовых записей правильную нумерацию (срок
исполнения до 31.05.2012 года);
-книги записей актов гражданского состояния разложить в
хронологическом порядке, согласно видам регистраций (срок исполнения до
31.05.2012 года);
- обеспечить ежедневное пополнение электронной базы данных с
1937 года.