Как писать деловые письма

Как писать деловые письма
Множество людей, вовлечённые в Интернет-бизнес, занимаются составление
деловых писем на русском и английском языках. Как писать деловые письма на
английском языке, вы можете посмотреть в разделе “Учим & Учимся English” –
Business English- Пособия.
Я хочу изложить основные моменты написания деловых писем на русском языке.
Особенности внешнего оформления текста
Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового
письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится
«встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (подругому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например,
приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.
Избегайте, так называемого, текста сплошного или «слепого». То есть, каждая
следующая мысль должна начинаться с новой строки. Чтоб разделить текст
уместно применять «точки» и «галочки». Используйте также и подчеркивание,
изменяйте шрифт. Только не следует забывать, что совершенно недопустимо
употреблять в одном послании больше, чем три разновидности шрифта. В
противном случае, текст «рассыплется» и будет обладать весьма небрежным
видом.
Объем послания
Надо стараться, чтоб письмо не было очень длинным, при этом сохраняя
основной смысл. Наиболее оптимальный размер – это одна или полторы
страницы, формата А4.
Тематика послания
В одном деловом послании должен освещаться только один вопрос. В случае,
если требуется разрешить больше вопросов, то необходимо составить несколько
писем. Это значительно облегчит для получателя регистрационную работу,
контроль, а также сделает составление ответа быстрым.
Стиль написания послания
1.В ходе написания послания применяют специальный деловой стиль. Он
обладает некоторыми особенностями – предполагает употребление таких фраз,
которые содержат подлежащее третьего лица единственного числа. Например,
«компания просит», «банковское учреждение не возражает» — это придаст
посланию оттенок нейтральности.
2. Использование терминов в послании практически неизбежно, единственное, в
чем необходимо быть уверенным, что для адресата понятен смысл их; если вы не
уверены, то лучше всего обеспечить соответствующей расшифровкой.
3. Применение различных сокращений существенно уменьшит объем
документации, но надо помнить, что данное сокращение вполне может оказаться
непонятным для адресата. По этой причине, когда употребляется впервые, то
сразу следует обеспечить расшифровку.
Размеры написанных предложений
Нужно составлять большие предложения в послании, так как одно длинное
смысловое предложение будет намного лучше, чем несколько простых. То есть,
необходимо вместо окончательных точек, поставит запятую, говорящую о
продолжении предложения. Одновременно, сразу же исключайте из послания
слова, не имеющие важной смысловой нагрузки.
Построение послания
Построение послания возможно простое и сложное. Простое построение включает
одну или две части. Речь идет о посланиях в виде сообщений, сопроводительных
посланий, пригласительных или напоминаний о чем-либо. Когда послание
написано в двух частях, то там должно присутствовать обоснование и также,
заключение. При надобности, их можно поменять местами.
Сложное построение письма включает несколько частей:
- вступление, где извещается повод, по которому обращаются;
- главную часть, в которой раскрыто содержание и предоставлен анализ ситуации;
- заключение представляет собой итог по рассмотрению темы, краткий вывод,
определенное мнение;
- может присутствовать опровержение, к примеру, «если не выполнено…то
компания не несет ответственности».
Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны
витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой
эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей
(которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без
орфографических и пунктуационных ошибок.
Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество,
увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить
соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.
Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие
варианты обращения:



«Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит
более официальный характер,
«Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых
отношений, преуменьшает дистанцию,
«Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.
Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:





сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы,
предложения, рекомендации,
завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…»,
«уверены…»).
Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем
на рассмотрение проект договора… и т.п.
Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о
получении… и т.п.
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в
заключительной части текста над подписью, например:
 «С уважением,» «Искренне Ваш»
или в более позитивном ключе –
 «С наилучшими пожеланиями»,
 «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
 «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
 «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.
Более подробно, как писать деловые электронные письма- смотрите в пособии
«Деловые Электронные письма» (в разделе Библиотека)