Принцип пирамиды Минто

Принцип пирамиды Минто
С принципом пирамиды я познакомился на тренинге Романа Борисовича Васильева в конце
90-х годов. Основное, что я узнал тогда
1) информацию надо структурировать; не используйте перечни, например, из 15
пунктов, лучше представьте три группы по пять пунктов;
2) начинать надо с главного; возможно слушатель (адресат) согласится с вами, и не
потребуется длинных объяснений.
На самом деле принцип пирамиды Минто гораздо глубже и шире. Рекомендую:
Барбара Минто «Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и
устных выступлений». М.: Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2008 г. 272 с.
Система, изложенная в книге, является стандартом подготовки письменных документов в
McKinsey. Это не первая моя заметка о методах McKinsey1 – одного из мировых лидеров
консалтинговых услуг. Ранее я познакомил вас с одним из стандартов McKinsey –
визуализацией данных.
Согласно теории Барбары Минто, текст делового письма хорошо воспринимается только в
том случае, если его идеи логически взаимосвязаны и выстроены по принципу пирамиды.
Только такая структура делает сообщение максимально доступным для понимания, потому
что мысли излагаются в порядке, оптимальном для восприятия.
Эта книга необходима всем, кому приходится иметь дело с составлением деловых писем,
отчетов, служебных записок, докладов, выступлений, презентаций, а также всем, кто хочет
научиться предельно ясно и правильно излагать свои мысли, вне зависимости от рода
деятельности.
По версии журнала Генеральный директор книге присужден приз «Лучшая книга о личной
эффективности 2007».
Глава 1. Почему пирамида? Вот как пишет об э том Минто. Возьмем для примера простое
письмо. Вот как выглядел оригинал:
«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил,
что не рассчитывает быть раньше, а то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда передала, что
Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг.
Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».
А вот, как выглядит изложение в соответствии с принципом пирамиды:
«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и
Джонсона, а также позволит присутствовать на встрече Клиффорду».
1
Рекомендую также посмотреть вестник McKinsey. Он выходит раз в квартал на русском языке и присутствует в
открытом доступе.
Итак:
1. Идеи нужно группировать по выбранным критериям
2. Правильная группировка формирует уровни абстракции пирамиды, например,
продукты
овощи
картофель
помидоры
напитки
пиво
соки
минералка
3. Наиболее эффективный метод изложения идей – сверху вниз
4. Идеи в рамках пирамиды подчиняются трем «золотым правилам»
a. идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные уровнем ниже;
b. идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида / взаимосвязаны
c. идеи в каждой группе должны идти в логической последовательности, которая
может быть одного из следующих типов:
i. дедуктивная (большая посылка, малая посылка, вывод),
ii. хронологическая (первое, второе, третье),
iii. структурная (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон),
iv. классификационно-сравнительная (первый по значимости предмет,
второй по значимости предмет и т. д.).
5. Для правильного составления документов нужно свести идеи в пирамиду и проверить
её на соответствие «золотым правилам».
Глава 2. Составляющие пирамиды.
1. Элементами пирамиды являются идеи; идея представляет собой утверждение, которое
вызывает у читающего вопрос
2. По вертикали идеи выстраиваются в форме диалога «вопрос – ответ»
3. По горизонтали идеи выстраиваются согласно методу дедукции или индукции.
Смешение этих двух методов недопустимо.
a. Дедукция; первая идея описывает общую ситуацию; вторая – уточняет субъект
или то, что говорится о субъекте; третья – делает вывод; например
i. Все люди смертны
ii. Сократ – человек
iii. Следовательно, Сократ смертен
b. Индукция группирует идеи, которые не следуют друг из друга, а независимы и
могут быть объединены одним существительным множественного числа
(родовым понятием)
4. Вводная часть пишется в повествовательной форме; в ней формулируется основной
вопрос, на который и дается ответ в документе.
5. Во вводной части описывается ситуация и развитие ситуации. Оба эти элемента
должны быть хорошо знакомы читающему.
6. Развитие ситуации инициирует вопрос, на который и дается ответ в документе; на
схеме ответ представлен как утверждение на вершине пирамиды
Советы начинающим:
 Используйте классическую последовательность изложения: ситуация, затруднение,
вопрос, разрешение. Это позволит вам убедиться в том, что вы с читателем
«начинаете с одного и того же места». А после этого берите читателя за руку и ведите
через все ваши соображения.
 Вводная часть должна содержать только ту информацию, которая уже известна
читателю и при этом бесспорна. Иначе вопрос возникнет раньше времени.
 Для формирования аргументов главного уровня используйте индукцию, а не
дедукцию.
Глава 3. Построение пирамиды
Определите предмет, затем вопрос. Дайте ответ (это и есть основание пирамиды). Проверьте,
чтобы ситуация и развитие ситуации подводили к вопросу. Проверьте ответ. Заполните
аргументы главного уровня.
Вот, как выглядит схема:
4. Какова исходная ситуация?
5. Каково развитие ситуации?
2. Следуют ли отсюда вопрос и
ответ?
6. Какие новые вопросы
возникают у читателя далее?
1. Какой предмет мы
обсуждаем?
3. Каков ответ на этот вопрос?
7. Ваш ответ основан на
дедукции или индукции?
Если это индукция, какое родовое
понятие необходимо выбрать для
обобщения?
8. Повторите диалог "вопрос ответ"
А вот, как я применил ее для презентации идей использования договоров на основе
публичной оферты (номера в скобках соответствуют пунктам на схеме):
(4) Для того, чтобы осуществить продажу необходимо заключить договор. Традиционно, это
занимает в лучшем случае несколько дней. В среднем – более недели. Необходимо выслать
по электронной почте шаблон договора клиенту. Получить его согласие, вопросы или
замечания. Согласовать изменения. Одобрить подписание договора. Получить оригинал с
подписью клиента курьером или по почте. Завизировать договор в юридической службе и
бухгалтерии, подписать у руководителя. Только после этого можно выставить счет. (5) В
условиях жесткой конкуренции такое промедление приводит к потере продаж. (2) Как
сократить время, расходуемое на подписание договора с двух сторон? (1) Решение
заключается в том, чтобы использовать стандартные тексты договоров и ускорить процесс их
подписания. (3) Предлагается использовать договор на основе публичной оферты. Мы
публикуем текст договора на сайте. Там же размещаем текст письма-акцепта, которое клиент
может подписать, поставить печать и направить нам по электронной почте отсканированную
копию. После получения скана можно выставлять счет. (6а) Требуется ли какое-либо
согласование с нашей стороны? (7а) Нет. Достаточно того, что генеральный директор
подписал договор публичной оферты. (6б) Нужен ли оригинал акцепта от клиента. (7б) Да.
Его клиент может выслать по почте. (6в) А что если клиент хочет внести добавления /
изменения в договор публичной оферты? (7в) Это невозможно. Вместо этого клиенту
предлагается подписать обычный двусторонний договор. В этом случае изменения
согласуются обеими сторонами.
Эффект потрясающий! Вместо недели на подписание договора уходит несколько часов! И
можно стартовать продажи!
Далее в книге Барбара Минто подробнее разбирает
 особенности написания введения,
 отличия дедуктивного и индуктивного методов рассуждений,
 принципы логических построений в рассуждениях и при решении проблем
 особенности презентаций, построенных на основе логики пирамиды