Тайм
advertisement
«Тайм-менеджмент». Система эффективного управления временем. Рабочая тетрадь Москва, 2010 г Содержание Тест Филипа Зимбардо. 1. Что такое время? 1.1. Что такое чувство времени? 1.2. Зачем нужно чувство времени? 1.3. Методы развития чувства времени. 1.4. Искажение чувства времени. 2. Что такое «Тайм-менеджмент»? 3. Целеполагание – основа тайм-менеджмента. 3.1. Принцип «ВОДКИ». 3.2. TOTE – модель. 4. Расстановка приоритетов. 4.1. Метод «АБВ». 4.2. Матрица Эйзенхауэра. 5. Управление временем. 5.1. Правило 6 «П». 5.2. Метод Франклина. 5.3. Метод «Альпы». 5.4. Простые способы управлять временем. 6. Похитители времени. ~2~ Вы говорите, время проходит? Это ошибка. Время стоит. Проходите вы. Народная мудрость Тест 1 Представленный ниже тест позволит Вам определить, в какой временной зоне Вы предпочитаете жить, а также лучше понять особенности своего индивидуального рабочего стиля. Вы можете обнаружить, что, например, на работе Вы предпочитаете четвертую зону, а дома или во время отдыха первую. После теста мы ознакомимся с описаниями наиболее характерных особенностей людей в зависимости от предпочитаемых ими “временных зон” Выберете наиболее близкую для Вас «Временную зону»: Зона 1: Я предпочитаю спокойную жизнь, свободную от излишнего напряжения. Я люблю работать в собственном темпе и занимаю расслабленную позицию по отношению к предельным (крайним) срокам. Я считаю, что если что-то не сделано точно в срок, то это не имеет особого значения. Я не особенно хорошо организован и редко вовремя прихожу на встречи. Зона 2: Наибольшее удовольствие доставляет мне общение с друзьями. Я люблю ужинать в компании и посещать вечеринки. Я часто поступаю импульсивно и не всегда достаточно продумываю последствия своих поступков. Я скорее буду вести себя спонтанно, чем пытаться планировать каждую деталь жизни. Я предпочитаю работу, отличающуюся большим разнообразием, и ту, где можно быстро видеть результаты своего труда. Зона 3: Я стараюсь тщательно организовать свою жизнь и предпочитаю заведенный порядок разнообразию. Я внимателен к своему питанию, регулярно выполняю физические упражнения, имею медицинскую страховку и застраховал свою жизнь. Я тщательно продумываю свои действия. Зона 4: Я люблю работать в условиях сжатых конечных сроков и горжусь своей пунктуальностью. Обычно я хорошо организован и лучше всего работаю в напряженных условиях. Я согласен, что мне сложно расслабиться. Мне нравится решать задачи, содержащие вызов. Как правило, я прихожу на встречи вовремя и в последнюю минуту. Что показал Ваш выбор: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ~3~ 1. Что такое время? Каждый человек понимает время по-разному, поэтому у понятия «время» множество определений. Задание №1 : Дайте определение понятию времени, от лица представленных ниже персонажей: Время___________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Время___________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Время___________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Время___________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Время___________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ~4~ 1.1. Что такое чувство времени? В самом деле, что такое чувство времени? Это внутренний голос, способный дать ответы на вопросы следующего плана: «сколько времени займет выполнение определенных задач?», «Сколько ехать от дома до работы?», «Который сейчас час?». Собственно, для многих этот голос известен под термином «внутренние часы». Чувство времени это: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Интересный факт: … Чувствовать время можно только телом, практически на рефлекторном уровне. Центр чувства времени располагается чаще всего в области грудной клетки. У некоторых – в окрестностях сердца, у других ближе к животу… 1.2. Зачем нужно чувство времени? Чувство времени имеет огромное значение для успешной работы и вообще жизни человека. Посмотрим, где конкретно применимо оно, какое положение занимает по отношению к другим компонентам управления временем: 1. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ~5~ 3. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 1.3. Методы развития чувства времени Итак, мы убедились, что чувство времени – важная составляющая повседневности. Но вот вопрос: важная-то она важная, а как мне эту составляющую заставить работать на себя? Есть ли упражнения, методики, позволяющие повысить точность моих внутренних часов? Упражнения не только есть – они просты в исполнении, и довольно быстро приносят реальные результаты. Рассмотрим имеющиеся в нашем арсенале и доступные каждому упражнения для развития чувства времени. Самое простое упражнение – калибровка. Выполняется следующим образом: Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – заведомо обманывать самого себя. Назначайте реальные сроки для выполнения! Задание №2: Нарисуйте в прямоугольнике как выглядят Ваши внутренние часы. Подумайте, сколько вам для этого необходимо времени. Напишите время, которое вы для себя установили, в верхнем правом углу. Постарайтесь уложиться в это время. ~6~ Помните! Пять минут погрешности при часе работы – 12% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов – это все-таки многовато. Как упражнение, калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4 день. Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности – хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время начала – окончания, и кратко – название дела. К примеру: Время начала 10.07 10.55 *** Время окончания 10.50 11.44 *** Дело Дорога на работу Подготовка к встрече *** Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в голове запоминать. Однако, согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад? Во-вторых, вынося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное – что сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время – а именно это нам и нужно. Результаты хронометража следующие: За 4-6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании времени. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно. ~7~ Задание №3: Распишите подробно свой вчерашний рабочий день, используя хронометраж. Время начала Время окончания Дело А теперь посчитайте, сколько времени из 8 часов вы использовали впустую. ~8~ 1.4. Искажение восприятия чувства времени. Наше сознание может находиться в разных состояниях. В каждом состоянии время воспринимается особо. И самое главное – есть контраст между восприятием времени, когда мы эмоционально возбуждены (положительно либо отрицательно), сосредоточенно работаем, спим, или погружены в размышления (пребываем в раздумье). Интересный феномен: …Если человек находился в трансе около часа, и после выхода его спросить, сколько прошло времени, то ответ расположен в интервале 5-10 минут... Итог: Таким образом, чувство времени есть у каждого из нас. Развито оно хорошо или слабо зависит от рода деятельности. Любой человек может легко и просто повысить точность своих внутренних часов. Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как, впрочем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому капельку здравого смысла и немного смелости в принятии решений – и вы сможете сполна порадовать себя и окружающих результатами использования внутренних часов. И последнее: в своей работе нужно учитывать искажение восприятия времени. Этим вы добавите себе шансов на успех. Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе – это положительные результаты нашей работы. Тем более, если эти результаты адекватны затратам. ~9~ 2. Что такое Тайм-менеджмент? Тайм-менеджмент – искусство управления собственным временем. Это умение определять, что является главным, а что – второстепенным, к чему в первую очередь стоит приложить усилия, а что может и подождать. Если человек умеет управлять своим временем, торопиться ему не нужно – можно спокойно заниматься решением ключевых задач. Тайм-менеджмент _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ ~ 10 ~ 3. Целеполагание – основа тайм-менеджмента! Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс, ни один ветер не будет для меня попутным. Луций Анней Сенека Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны точно знать, чего именно мы желаем. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. Человек без цели, старательно что-то делающий, как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, не зная курса. У всех людей, добившихся значительного успеха в жизни, цель была. Более того, была мечта. Яркая, большая и невыполнимая. Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Чье программное обеспечение установлено сейчас на вашем компьютере? Не спешите сразу браться за глобальное — начните с того, что определите четыре главные ваши цели на этот год. Держите их на виду, помните о них, — и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения. Ставьте цели! Это верный путь к успеху. 3.1. Принцип «ВОДКИ»: "Давайте будем реалистами и совершим невозможное". Че Гевара Если хочешь, чтобы твои цели были воплощены в жизнь, сформулируй их так, чтобы они были: В_______________________________________________________________ О_______________________________________________________________ Д_______________________________________________________________ К_______________________________________________________________ И_______________________________________________________________ Если не будешь ставить перед собой дерзкие, казалось бы недостижимые, цели, и стараться их достичь, ты никогда не узнаешь, на что ты способен. Стараясь достичь дерзких целей, ты растешь. По мере этого роста, перед тобой открываются новые возможности точно так же, как если бы ты поднимался в гору и перед тобой открывались новые горизонты. Открыв эти новые возможности, ты ставишь перед собой новые дерзкие цели. Таким образом, начав дерзкое движение, ты приводишь в движение мощный механизм собственного безостановочного и вдохновенного роста, раскрывая скрытые в тебе безграничные возможности. Такой же эффект можно наблюдать и в бизнесе, если ставить перед компанией дерзкие цели и мобилизовывать людей на их достижение. ~ 11 ~ 3.2. TOTE-МОДЕЛЬ Аббревиатура, обозначающая последовательность операций: Проверка (проба) — Действие — Проверка (проба)— Выход (Test — Operate — Test — Exit), которая описывает классическую цепь обратной связи, ведущего фактора любого поведения. Модель ТОТЕ имеет следующие этапы: 1. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________; 2. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________; 3. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________; 4. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________; Задание №4: Поставьте себе две цели, используя один из методов целепологания. Метод «ВОДКИ» ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ Модель - TOTE _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ~ 12 ~ _________________________________________________________________________________ ______________________________________________________ 4. Расстановка приоритетов Расстановка приоритетов имеет два аспекта: 1. Важность. 2. Срочность. 1. Важность. Рассматривайте разные группы задач по очереди и соотносите их с вашей изначальной целью — увеличением прибыли, повышением удовлетворенности клиентов или чемто еще. Спросите себя, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. Пометьте каждую группу рабочих заданий буквами А, Б или В, где «А» означает, что дело имеет большое значение для достижения цели, а «В» указывает на то, что оно слабо связано с вашей главной целью. 2. Срочность. Срочные вопросы — это те, которые необходимо решить как можно быстрее. Расставляя приоритеты, вы должны отделить срочность от важности. Некоторые дела заслуживают лишь уровня значимости «В», так как не относятся непосредственно к вашей цели, но при этом вы знаете, что им нужно уделить внимание, и поскорее. 4.1. Метод «АБВ» Можно расставить все группы задач в порядке приоритетности. Прежде всего, необходимо будет взяться за дела по-настоящему срочные, даже если они и не настолько важны. Затем идут все остальные дела в порядке значимости: 1. 2. 3. 4. 5. Срочные и важные. Срочные. Важные (А). Важные (Б). Важные (В). Даже наименее значимые вопросы в свое время придется решить, потому что, в конечном счете, они станут срочными и поэтому переместятся в верхнюю часть списка — если вы не стали заниматься ими сразу же. Каждую неделю располагайте в порядке значимости все текущие дела на эту неделю. Такая система не только будет напоминать вам о том, какие задачи являются для вас ключевыми и требующими особого внимания, но и гарантированно позволит своевременно обратить ваше внимание на те малозначимые дела, которые больше уже нельзя откладывать на потом. Принимаемся за дело. С любым делом можно поступить лишь одним из четырех способов: 1. 2. 3. 4. Пренебречь им. Поручить его другому. Перенести его на более поздний срок. Претворить его в жизнь. ~ 13 ~ Какой вариант выбрать? 1. Пренебречь. Если вы сомневаетесь в необходимости выполнения этого дела, просто не делайте его сейчас Скорее всего, никаких негативных последствий это не вызовет. Учитесь с первого взгляда распознавать дела, электронные послания и служебные записки, которыми можно будет пренебречь. 2. Поручить другому. Обязательно ли этим вопросом должны заниматься лично вы? Если нет, то это значит, что задачу, независимо от степени срочности, можно делегировать. 3. Перенести на более поздний срок. Суть в следующем: если работу должны выполнить лично вы, но не обязательно срочно, вы можете ее отложить. Единственное замечание — это опять же соотнесение временных рамок: не имеет смысла, к примеру, переносить десятидневную работу на конец этой недели в свете аврала, предстоящего на следующей неделе. 4. Претворить в жизнь. Все, что нельзя вычеркнуть, поручить другому или на время отложить, придется делать самому. Однако к тому времени, когда вы дойдете до конца этого сортировочного процесса, стопка заданий, которые вам необходимо претворить в жизнь лично, значительно сократиться. ~ 14 ~ 4.2. Матрица Эйзенхауэра Американский генерал Дуайт Эйзенхауэр предложил простое вспомогательное средство для определения того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. СРОЧНЫЕ ДЕЛА НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА I В А Ж Н Ы Е Н Е В А Ж Н Ы Е II Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов III IV Прерывания, перерывы Некоторые телеф. звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность Рутинная работа Некоторые письма Некоторые телеф. звонки «Пожиратели» времени Развлечения A. Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих: “Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные” Б. Важные и несрочные. Самые “обиженные”, наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т.п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В.Присмотритесь к своим делам А – может быть, вы лечите следствия, а нужно лечить причины? Не тратить массу времени на совещания, а потрудиться внедрить в корпоративную культуру правильные принципы их организации? Инвестировать время в обучение подчиненного, но зато избавить себя от аварийных ситуаций, связанных с его ошибками? В. Неважные и срочные. Именно эти дела “прикидываются важными”, маскируясь под дела А.Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела В создают в фирмах атмосферу непрерывного кризисменеджмента, аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда Ф.У.Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности. Г. Неважные и несрочные, или Мусорная корзина. Эти дела нужно “финансировать по остаточному принципу”. Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы. ~ 15 ~ 5. Управление временем …с 11.00 до 12.00 — совершить подвиг. Из списка дел на день барона Мюнхгаузена Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем. 5.1. Правило 6 «П» Правило «6П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией. Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным. Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении. 5.2. Метод Франклина Франклин - один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США и под ней стоит его подпись. В годы борьбы Америки за независимость Франклин был посланником в Европе и заключил союзный договор с Францией, а затем и мирный договор с Англией. И это ещё далеко не полный список того, чем прославился этот удивительный человек. Как он успевал заниматься всеми этими делами сразу? Он разработал свою собственную систему хронометража, которая помогала ему эффективно использовать время. ~ 16 ~ Модель Франклина: Для записей: ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ~ 17 ~ Для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж). № Пр. Статус Описание задачи 1 2 3 4 5 6 7 В таблице предусмотрены два специальных столбца - для обозначения приоритета задачи («Пр.») и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны? Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные - буквой «B» и маловажные буквой «C». № Пр. Статус Описание задачи 1 A Закончить внесение изменений в программу 2 C Дописать статью 3 A Поздравить приятеля с днём рождения 4 B Получить информацию о курсах вождения 5 C Забрать куртку из химчистки 6 B Купить стиральный порошок и зубную пасту 7 C Ответить на письма друзей Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать значком ∨ (птичкой). Отменённые - по той или иной причине - значком x (крестиком), желательно так же вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего - следующего), а в графе «Статус» за текущий день ставится значок "→" (стрелка) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом. Например, в конце рабочего дня моя табличка может выглядеть вот так: ~ 18 ~ № Пр. Статус Описание задачи 1 A ∨ Закончить внесение изменений в программу 2 C → 18/03/1999 Дописать статью 3 A ∨ Поздравить приятеля с днём рождения 4 B ∨ Получить информацию о курсах вождения 5 C x (жена забрала) Забрать куртку из химчистки 6 B x (жена купила) Купить стиральный порошок и зубную пасту 7 C → 18/03/1999 Ответить на письма друзей Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без меня, и, наконец, вторая и седьмая задачи не были выполнены в течение дня, поэтому я перенёс их на послезавтра (и на страничке за 18/03/1999 появились соответствующие записи). Задание №5: Составьте список задач на следующий день после тренинга. № Пр. Статус Описание задачи 1 2 3 4 5 6 7 8 ~ 19 ~ 5.3. Метод «Альпы» С чего начать планирование по методу «Альпы»? Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи. Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например: В — визиты, совещания; Д — делегирование дел; К — контроль; П — в процессе, в деле; ПК — поездки, командировки; ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка; Т — телефонные разговоры; Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.). Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы: в первом приближении распределять их по приоритетности; подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные; перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.). Что делать после определения списка заданий на день? Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например: Часы П - проект изучения рынка; 3,0 В - Иванов (экспертная оценка) 2,0 ПК – новый объект 1,5 Ч - специальный журнал для менеджеров 1,0 К - Сидоров (статистика сбыта) 0,5 ПР - Васильев (письмо) 1,5 Т - Шишкин (компьютерная программа) Т - Кошкин (нехватка персонала) 0,5 Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд) Итого 10,0 Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте ~ 20 ~ также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время. Задание №6: Придумайте свои сокращения, которые будет удобно использовать в вашей работе. ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 5.4. Простые способы управлять временем! Интересная информация …Психологические исследования показывают, что максимальное количество пунктов, которые можно удержать в памяти, — семь (плюс или минус два)… Кроме того, учтите такой факт: если вас прерывают в тот момент, когда вы пытаетесь что-либо запомнить, то, как следствие, вы начисто это забываете. Поэтому не ленитесь записывать свои планы. Поэтому: 1. Составляем список дел ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ~ 21 ~ 2. Справляемся с бумажной волокитой ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 3. Делаем личные записи ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 6. Похитители времени. Похитители времени вовсе не вынашивают направленных на вас злобных и коварных планов. Скорее, наоборот. Они замечательно пользуются вашими добрыми отношениями. Вот их привычные отговорки. "Мне очень жаль, что я опоздал". Врет. Если бы он действительно сожалел, то пришел бы вовремя. Или нашел бы способ предупредить об опоздании и перенести встречу. "Я действительно хотел с тобой встретиться". Хотел бы - встретился бы. Будьте уверены, ваша встреча в списке его приоритетов стоит где-то между чисткой ботинок и прошлогодним снегом. Стоит ли тратить время на человека, который ценит вас настолько низко? "Сейчас перезвоню". А зачем? Почему нельзя все решить сейчас? Если ему требовалось время на обдумывание, почему он не использовал его ДО звонка? Кстати, кое-кто после обнадеживающей фразы "сейчас перезвоню" так больше никогда и не перезванивает. ~ 22 ~ "Надеюсь, я не слишком поздно?". Это предположение звучит обычно тогда, когда уже настолько поздно, что просто нельзя это не отметить в разговоре. "Я на минутку". Человек, говорящий "я на минутку", скорее всего, не умеет реально воспринимать время и измеряет его своими личными единицами. Так "пара минут" значит полчаса, а "десять" легко превращаются в час. "Я был ужасно занят". Возможно. Но при чем тут ваша договоренность? Или выполняй обещанное, или отказывайся от обязательств. Как с ними бороться? ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ Задание №6 Разделитесь на группы. Выделите 4 похитителя времени, которые вам постоянно мешают. Расскажите, как их можно нейтрализовать. ___________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ~ 23 ~
