Утверждены приказом Председателя Верховного Суда Республики Абхазия

Утверждены
приказом
Председателя Верховного Суда
Республики Абхазия
от 29.02.2012 г. № 29
Методические рекомендации по учету кадров
судей судов общей юрисдикции
(извлечение)
1. Общие положения
1.1. Методические рекомендации по учету кадров судей судов общей
юрисдикции (далее - Рекомендации) подготовлены в соответствии с Законом
Республики Абхазия "О статусе судей в Республике Абхазия", и
распространяются на судей судов общей юрисдикции.
Ведется персональный и статистический учет кадров судей. Учет судей
является одним из важнейших направлений деятельности кадровых органов.
1.2. Личное дело судьи является главным документом по учету кадров
судей и составляет совокупность документов, содержащих наиболее полные
сведения о нем, его трудовой деятельности.
1.3. Сведения, содержащиеся в личном деле судьи, являются
конфиденциальными. Ответственность за организацию и состояние учета кадров
судей несут Председатель Верховного Суда Республики и инспектор по кадрам.
1.4. Непосредственная работа по ведению учета возлагается на специально
выделенного работника в Верховном Суде Республики Абхазия.
1.5. В обязанности работников, осуществляющих ведение личных дел
судей, входит:
- формирование личного дела;
- приобщение документов к личному делу;
- обеспечение сохранности личного дела;
- соблюдение конфиденциальности сведений, содержащихся в личном деле;
- ознакомление судьи и других лиц с документами личного дела. Работник,
на которого возложено ведение учета, осуществляет эту работу таким образом,
чтобы учет точно отражал все изменения в составе кадров судей.
1.6. Работники, уполномоченные на ведение и хранение личных дел судей,
за разглашение сведений, содержащихся в личных делах, и за нарушение порядка
ведения личных дел несут дисциплинарную и иную ответственность в
соответствии с законодательством Республики Абхазия.
2. Персональный учет судей
2.1. Персональному учету подлежат кадры судей всех судов.
2.2. Персональный учет кадров судей осуществляется путем ведения на них
личного дела и личной карточки
3. Содержание личного дела судьи
3.1. Документы внутри личного дела располагаются в хронологической
последовательности.
3.2. Работники, уполномоченные на ведение и хранение личных дел судей,
приобщают к личному делу сведения, сообщаемые кандидатом на должность
судьи (судьей). В личном деле судьи находятся и хранятся следующие
документы:
- анкета (личный листок по учету кадров) с фотокарточкой (4 х 6 см);
- автобиография, заполненная собственноручно;
- копия документа (паспорта), удостоверяющего возраст и гражданство
Республики Абхазия;
- копия трудовой книжки;
- медицинская справка о состоянии здоровья;
- справка из органов государственной налоговой службы о представлении
сведений об имущественном положении;
- удостоверение о сдаче квалификационного экзамена по форме,
установленной Положением об экзаменационных комиссиях по приему
квалификационного экзамена на должность судьи суда общей юрисдикции (для
лиц, которые согласно названному Положению должны сдавать такой экзамен);
- копия документа о высшем юридическом образовании;
- материалы проверок сообщенных сведений (заключения, справки, иные
документы);
- заявление о начале работы в должности судьи;
- выписка из постановления Народного Собрания – Парламента Республики
Абхазия либо иного нормативного акта о наделении полномочиями судьи;
- приказы о вступлении в должность судьи соответствующего суда, об
уходе в отпуск, о направлении на курсы повышения квалификации, о поощрении;
- решения Совета судей Республики Абхазия, Квалификационной коллегии
судей Республики Абхазия (о представлении к награждению, об избрании членом
совета судей, об избрании членом квалификационной коллегии, о присвоении
квалификационного
класса,
о
привлечении
к
дисциплинарной
и
административной ответственности);
- копии свидетельств о заключении (расторжении) брака, рождении детей и
иные документы.
На всех документах, находящихся в личном деле судьи, должны быть
указаны даты их составления и подписи (визы) соответствующих работников. Все
документы должны быть аккуратно подшиты.
3.3. Работник, ответственный за ведение личных дел судей, принимая от
кандидата на должность судьи либо действующего судьи анкету (личный листок
по учету кадров), должен проверить полноту ее заполнения и правильность
указанных сведений в соответствии с предъявленными документами, а также
заверить своей подписью, что фотография, данные о трудовой деятельности,
учебе соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой
книжке, документам об образовании, воинской службе, скрепить подпись печатью
и проставить дату произведенной сверки. Проинформировать судью об
обязанности сообщить инспектору по кадрам в течение недели о всех
последующих изменениях в учетных данных (смене фамилии, получении
образования, изменении места жительства и др.).
3.4. Обложка личного дела судьи оформляется по установленной форме
(приложение N 1).
3.5. Все листы в личном деле судьи, кроме листа внутренней описи
(приложение N 2), нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу
простым карандашом.
3.6. Личные дела судей регистрируются в специальном журнале
(приложение N 3), где указываются присвоенные им номера, фамилия и инициалы
судьи, дата формирования и сдачи личных дел судей в архив при прекращении
полномочий.
3.7. Личные дела судей нумеруются сплошной нумерацией, начиная с
номера первого.
3.8. Личные дела судей хранятся в специальном металлическом шкафу,
который после окончания рабочего дня должен опечатываться или сдаваться под
охрану.
3.9. Круг работников, допускаемых к пользованию личными делами судей,
определяется в соответствующем приказе председателем суда.
3.10. Выдача личных дел судей производится под расписку в контрольной
карточке об ознакомлении с личным делом (приложение N 4), которая хранится в
специальном конверте.
3.11. Лицо, которому выдается для работы личное дело судьи, не имеет
права изымать из него документы и приобщать новые, вносить в них какие-либо
изменения, дополнения.
3.12. Работники, ответственные за ведение личных дел судей, знакомят
судью по его требованию с его личным делом. По результатам ознакомления
судья может дать письменные объяснения, которые приобщаются к личному делу.
3.13. В случае прекращения полномочий судьи, личное дело хранится в
Верховном Суде Республики Абхазия. В личное дело судьи помещается копия
решения квалификационной коллегии судей о прекращении полномочий судьи и
копия приказа председателя суда об исключении из штата и произведенных
выплатах.
4. Личная карточка
4.1. В Верховном Суде Республики Абхазия на всех судей ведутся личные
карточки, которые заполняются в одном экземпляре работником, ответственным
за ведение личных дел судей, на основании документов личного дела.
Рекомендуется одновременное формирование электронной базы данных с
использованием указанной формы.
4.2. Все изменения, происшедшие в учетных данных судьи после его
назначения на должность (изменение фамилии, семейного положения,
образования и т.д.), немедленно отражаются в личной карточке. Ежегодно
производится проверка правильности сведений, содержащихся в карточке.
4.3. Личные карточки судей, в том числе в электронном виде, образуют
картотеку и располагаются в ней в алфавитном порядке либо по судам.
4.4. После прекращения полномочий судьи в его личной карточке
указывается причина прекращения полномочий, после чего карточка сдается в
архив для хранения в установленном порядке.
5. Статистический учет кадров судей
5.1. Суды ежегодно, по состоянию на 1 января, составляют отчет о составе и
движении работников судов.
5.2. Отчет представляется в Верховный Суд Республики Абхазия в
установленные сроки.