Книга (журнал) учета личных дел

Утверждено
приказом НАН КР от 19 декабря 2013 года
№01-34
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке ведения личных дел работников
Национальной академии наук
Кыргызской Республики
Настоящее Положение определяет единый порядок ведения личных дел и
принципов формирования, оформления и хранения личных дел работников
научных учреждений Национальной академии наук Кыргызской Республики
(далее-НАН КР), перечень сведений и документов, подлежащих включению в
личные дела, а также порядок доступа к ним, и иные вопросы учета прохождения
работы.
1. Общие положения
1.Личное дело работников научных учреждений НАН КР - это совокупность
документов, содержащих наиболее полные сведения о личности работника и его
служебной деятельности (далее - личное дело). В личное дело работника вносятся
его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу,
ее прохождением и увольнением с работы и необходимые для обеспечения
деятельности научного учреждения и организации НАН КР (далее –научное
учреждение).
2.Обработка персональных данных работника осуществляется в целях
обеспечения соблюдения Конституции Кыргызской Республики, законодательства
и иных нормативных правовых актов регулирующих трудовые вопросы,
содействия работнику в его трудовой деятельности, обучении и должностном
росте, учета результатов исполнения им должностных обязанностей.
3.Под персональными данными работника понимаются сведения о фактах,
событиях и обстоятельствах жизни, позволяющие идентифицировать его личность
и содержащиеся в личном деле работника либо подлежащие включению в его
личное дело.
В соответствии с Законом Кыргызской Республики «Об информации
персонального характера» к персональным данным относятся биографические и
опознавательные данные, личные характеристики, сведения о семейном
положении и другая информация.
4.Научное учреждение в лице руководителя и инспектора по учету кадров
(далее – работник кадров)
обеспечивают защиту персональных данных
государственных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного
их использования или утраты.
5.Ведение личных дел, получение, обработку, хранение, передача и любое
другое использование персональных данных работников в научном учреждении
ведутся работниками кадров, установленным законодательством и настоящим
Положением.
6. Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.
7. При переводе или поступлении работника на новое место работы личное
дело не передается на новое место работы, хранится в научном учреждении для
передачи в установленном порядке в архив.
8. Сведения, содержащиеся в личных делах, являются конфиденциальными,
за исключением сведений, подлежащих опубликованию в средствах массовой
информации в соответствии с законодательством.
9. Сбор и внесение в личные дела сведений о политической, религиозных и
иных убеждений, о членстве в общественных объединениях, в том числе в
профсоюзных союзах, взглядах работника, о его частной жизни и его близких
родственников запрещаются.
10. Передача персональных данных работника третьей стороне не
допускается без письменного согласия работника, за исключением случаев,
установленных законодательством.
11. Персональные данные работника следует получать лично у работника. В
случае возникновения необходимости получения персональных данных работника
у третьей стороны следует известить об этом работника заранее, получить его
письменное согласие и сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках
и способах получения персональных данных.
12.Работник кадров по необходимости в установленном порядке
запрашивает у государственного органа, учебного заведения иных юридических
лиц сведения о подлинности документов и справок, имеющихся в личном деле.
13.Работник имеет право на беспрепятственное ознакомление с материалами
своего личного дела и другими документами перед внесением их в личное дело, а
также на приобщение к личному делу своих письменных объяснений и других
документов и материалов.
2. Документы, включаемые в личное дело
14. Личное дело работника оформляется после издания приказа
(постановления, распоряжения) о его назначении на должность.
15. Все документы личного дела помещаются в обложку дела, на которой
проставляется присвоенный ему регистрационный номер. Форма заполнения
обложки личного дела определяется Типовой инструкцией по документационному
обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге
(журнале) учета личных дел по форме согласно приложению 1 к настоящему
Положению.
Все документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы
нумеруются, к личному делу прилагается внутренняя опись.
16. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляемые в
процессе приема на работу, а впоследствии - все основные документы,
отражающие трудовую и иную деятельность работника. Сведения, вносимые в
личное дело, должны подтверждаться документами, установленными
законодательством, а также выписками (копиями) из находящихся у работника
документов, достоверность которых заверяется в нотариальном порядке или
соответствующим работником кадров, а при отсутствии соответствующей
штатной должности - руководителем научного учреждения.
17. При первоначальном оформлении личного дела в него включаются
документы в следующей последовательности:
1) внутренняя опись документов, согласно приложению 2 к настоящему
Положению;
2) личный листок по учету кадров;
3) дополнение к личному листку по учету кадров согласно приложению 3 к
настоящему Положению;
4) лист проверки личного дела по форме согласно приложению 4 к
настоящему Положению;
5) лист ознакомления с личным делом по форме согласно приложению 5 к
настоящему Положению;
6) автобиография (написанная собственноручно (разборчиво), а так же в
печатном варианте);
7) копии документов, подтверждающих профессиональное образование,
повышение квалификации, наличие ученой степени и ученого звания (при
наличии);
8) копии: паспорта, военного билета (для военнообязанных) или
удостоверение личности офицера запаса, свидетельства о браке, о рождении
детей;
9) личное письменное заявление гражданина с просьбой о принятии на
работу с соответствующей визой руководителя научного учреждения;
10) копии документов о награждении государственными и иными
ведомственными (профессиональными) наградами, присвоении почетных званий,
присуждении государственных премий (при наличии);
11) выписка из решения конкурсной комиссии о результатах конкурса на
замещение должности (где уставом научного учреждения установлен конкурсный
отбор на замещаемые должности);
12) медицинское заключение на лиц, не достигших 18 летнего возраста, а
также иных лиц в случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом и иными
нормативными правовыми актами;
13) копия приказа (постановления, распоряжения) о назначении (приеме на
работу) на замещаемую должность;
14) трудовой договор.
18. В процессе служебной деятельности работника к личному делу
приобщаются следующие документы в хронологическом порядке по мере их
поступления:
1) список научных трудов и изобретений;
2) бланк оценки деятельности работника, прошедшего аттестацию, и
отзывы (характеристики) на него;
3) копии дипломов, удостоверений и свидетельств о дополнительно
полученном образовании, повышении
квалификации
(переподготовке),
присуждении ученых степеней и званий;
4) выписки из приказов (постановлений, распоряжений) о переводе на
другую должность и увольнении с работы;
5) письменное предупреждение руководителя либо иного должностного
лица при наличии соответствующего нарушения о необходимости соблюдения
трудовой дисциплины, служебных обязанностей и письменное объяснение
работника;
6) заключение по результатам разбирательства (служебного расследования);
7) выписки из приказов о поощрении;
8) копия запроса о подлинности документов и справок, имеющихся в
личном деле.
19. Копии приказов о наложении взыскания, решения об изменении
фамилии и т.д., в связи с вынесением этих записей в дополнение к личному листку
по учету кадров, в личное дело не помещаются.
В личное дело не включаются документы второстепенного значения,
имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места
жительства, о жилищных условиях, дублетные экземпляры и черновики
документов).
20. Порядок оформления копий документов, включаемых в личное дело,
производится на основании Типовой инструкции по документационному
обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике.
Вместо копии приказа (постановления, распоряжения) в личное дело может
быть приобщена заверенная выписка из него. Выписка делается только после
подписания приказа (постановления, распоряжения), в ней указываются слова
"Выписка из…", дата подписания приказа (постановления, распоряжения), его
номер и заголовок. Затем следует распорядительная часть текста, после которой
указываются наименование должности руководителя, подписавшего подлинник
приказа (постановления, распоряжения), его инициалы и фамилия (без личной
подписи). Заверение выписок из приказов (постановлений, распоряжений)
аналогично заверению копий.
3. Порядок заполнения документов в личном деле
21. Личный листок по учету кадров заполняется по установленной форме
непосредственно лицом, поступающим на работу, собственноручно, разборчиво.
На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, в
строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
В предусмотренное место личного листка по учету кадров вклеивается цветная
фотография лица, поступающего на работу размером 4х6 см на синем фоне (без
уголка).
22. При заполнении личного листка по учету кадров используются
следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет (удостоверение
личности офицера запаса), документ об образовании (диплом, свидетельство,
аттестат, удостоверение), документы уполномоченного органа о присуждении
ученой степени, присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об
имеющихся изобретениях, другие документы, если это предусмотрено
законодательством.
23. В личном листке по учету кадров сведения о работе отражаются в
соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность началась
с обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении и т.п., то этот
период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в
работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т.п. Здесь же
указывается местонахождение учреждения, организации, предприятия, где ранее
проходил службу или трудился гражданин.
В соответствующей графе личного листка по учету кадров вначале
указывается семейное положение: женат (замужем), разведен (разведена), вдовец
(вдова), холост (не замужем), а затем перечисляются все члены семьи с указанием
степени родства.
В соответствующей графе личного листка по учету кадров указываются
отношение к воинской обязанности и воинское звание, например:
"военнообязанный", "лейтенант
запаса". Здесь же указываются состав
(командный, административный, технический, преподавательский и т.п.), а также
род войск (например: сухопутный, пограничный, зенитно-ракетный и т.д.).
Отрицательные ответы в графах личного листка по учету кадров
записываются без повторения вопроса, например: ученая степень, ученое звание "ученной степени не имею", пребывание за границей - "за границей не был",
судимость «судимость не имею» и т.п.
24. Работник кадров, принимая от лица, поступающего на работу личный
листок по учету кадров, обязано проверить полноту его заполнения и
правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми
документами, заверить его печатью, личной подписью и датой.
25. Лицо, поступающий на работу, пишет автобиографию - документ,
содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных
этапов его жизни и деятельности.
26. Автобиография составляется лицом, поступающим на работу в двух
экземплярах собственноручно в произвольной форме, разборчиво, а так же в
распечатанном виде шрифта Times New Roman, размер шрифта 12 на
государственном либо на официальном языках.
В автобиографии должны быть отражены ответы на следующие вопросы:
фамилия, имя и отчество; год, число, месяц и место рождения; национальность
(данная графа заполняется по желанию гражданина); гражданство; полученное
общее и специальное образование (где, когда, учебные заведения); с какого
периода началась самостоятельная трудовая деятельность; общественная работа
(где, когда, в качестве кого); служба в Вооруженных Силах; участие в боевых
событиях или по ликвидации чрезвычайных ситуаций в районах где было
объявлено чрезвычайное положение (где и когда), отношение к воинской
обязанности; сведения о семейном положении; присвоение ученых степеней и
званий; награждение государственными и ведомственными (профессиональными)
наградами (чем, кем и когда); сведения о членах семьи (дети, супруг(а));
домашний адрес и номер домашнего телефона, номер сотового телефона; дата
составления автобиографии; подпись и расшифровка подписи гражданина.
Автобиографии, собственноручно подписанные гражданином, подписью
должностного лица и печатью не заверяются.
В случаях больших изменений биографических данных работника или
выявления сведений, противоречащих данным личного листка по учету кадров,
указанные лица обязаны предоставить автобиографию с дополнениями работнику
кадров научного учреждения.
27.Дополнение к личному листку по учету кадров заполняется работником
кадров и включает в себя: фамилию, и инициалы работника и семь разделов,
шесть из которых имеют табличную форму.
В указанных разделах фиксируются сведения о прохождении трудовой
деятельности (например, о перемещениях по должности с указанием дат
вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на постановления,
распоряжения, приказы руководителей научных учреждений, а также данные,
отражающие профессиональную и личную информацию:
- о работе;
- об избрании в состав выборных органов;
- о наградах и поощрениях;
- о пребывании за границей;
- об изменениях в образовании;
- о взысканиях;
- об изменении места жительства и семейного положения.
28. Для проведения проверок наличия и состояния личных дел
руководителем
научного
учреждения
назначается
комиссия,
под
председательством ученого секретаря, состоящая, как правило, из числа
работников учреждения и профсоюзного органа. Отметки о проведении проверок
личных дел делаются в листе проверки личного дела на основании акта комиссии
с указанием даты проверки, подписи и расшифровки подписи.
29. Ознакомление работника с документами
своего личного дела
проводится не реже одного раза в год, а также по его просьбе и во всех иных
случаях, предусмотренных законодательством, с обязательной отметкой в листе
ознакомления с личным делом, с указанием даты ознакомления, личной подписью
и расшифровкой подписи работника. Ознакомление с личным делом производится
в присутствии работника кадров научного учреждения.
30.В процессе ознакомления с личным делом работникам запрещается:
-производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного
дела;
-вносить в личное дело новые записи;
-извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него
новые.
31. Все вносимые в личное дело изменения должны быть подтверждены
соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений,
органов ЗАГСа, паспортно-визовых служб и т.д.
32. При заполнении личного дела разрешается применять небольшие
штампы, соответствующие размерам граф. При этом оттиск штампов должен быть
с ярко выраженным шрифтом.
33. Работники обязаны своевременно (в месячный срок) сообщать об
изменениях, происшедших в паспортных, адресных данных, семейном положении,
данных об образовании, повышении квалификации, переподготовке, постановке и
снятии с воинского учета, присвоении ученых степеней, званий и других
изменениях. О данных требованиях работник кадров должен не менее двух раз в
год доводить до работников научного учреждения.
4. Порядок составления внутренней описи документов
34. На документы личного дела составляется внутренняя опись документов.
Порядок составления внутренней описи документов личного дела определяется
Типовой инструкцией по документационному обеспечению управления
(делопроизводству) в Кыргызской Республике.
35. Внутренняя опись документов составляется на отдельном листе по
установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах
документов, внесенных в личное дело, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов личного дела, на которых расположен каждый документ, и сроках
хранения личного дела.
36. При нумерации листов личного дела листы внутренней описи
документов нумеруются отдельно.
37. При подготовке личных дел к передаче на архивное хранение к
внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и
прописью количество включенных в нее документов и количество листов
внутренней описи.
38. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием
должности, расшифровки подписи и даты составления описи.
5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
39. Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь
определенным должностным лицам согласно Перечня должностных лиц,
допущенных к работе с личными делами, утвержденного приказом
(постановлением, распоряжением) руководителя научного учреждения.
Личные дела выдаются во временное пользование указанным должностным
лицам на срок не более одного дня, с обязательной отметкой в контрольной
карточке даты выдачи, кому выдано, расписки в получении личного дела, номера
телефона должностного лица, а после возвращения личного дела - отметки даты
возврата личного дела и расписки в приеме личного дела.
40. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или
высланных во временное пользование, используется контрольная карточка по
форме согласно приложению 6 к настоящему Положению, которая заполняется на
каждое личное дело и хранится в нем.
41. При работе с личным делом, выданным во временное пользование,
запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях,
вносить в него новые записи, изымать из личного дела имеющиеся документы или
вкладывать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные
сведения.
42. Изъятие из личного дела отдельных документов производится
работником кадров, только по указанию руководителя научного учреждения с
обязательной записью во внутренней описи документов, имеющихся в личном
деле (когда документ изъят, на основании чего, куда и за каким исходящим
номером отправлен или куда подшит после изъятия). Если изъятый документ
уничтожен, указываются номер и дата акта об уничтожении.
43. Личное дело не выдается работнику на руки во временное пользование.
44. Работник имеет право на ознакомление со всеми материалами своего
личного дела до внесения их в личное дело и приобщение к личному делу своих
объяснений.
6. Обязанности и ответственность работников кадров, осуществляющих
ведение личных дел
45. В обязанности
работников кадров научных учреждений,
осуществляющих ведение личных дел, входит:
- обеспечение сохранности и учета личных дел;
- формирование и ведение личных дел;
-проверка соответствия сведений, предъявляемых лицом, поступающего на
работу;
-обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных
делах;
- ознакомление работника с материалами его личного дела.
46. Работники кадров, на которых возложена работа по ведению личных дел,
несут персональную ответственность за несоответствие сведений, вносимых
работником в их личные дела.
47. Работники кадров могут привлекаться к дисциплинарной и иной
ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в
личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел в соответствии с
законодательством.
7. Порядок хранения, проверок личных дел и передачи в архив
48. Личные дела хранятся в научном учреждении как документы строгой
отчетности, отдельно от трудовых книжек, и размещаются по порядку номеров
или в алфавитном порядке.
49. Для хранения личных дел используются сейфы или металлические
шкафы, запираемые на ключ, которые опечатываются в конце рабочего дня.
50. Ежегодно комиссией, назначенной руководителем научного учреждения,
проводится проверка наличия и состояния личных дел и составляется
соответствующий акт с указанием выявленных недостатков.
51. Результаты проверки личных дел отражаются в акте, который
утверждает руководитель научного учреждения.
52. Отдел управления персоналом президиума НАН КР не менее двух раз в
год проводит комиссионные проверки наличия и состояния личных дел и
составляет соответствующий акт с указанием выявленных недостатков. Факт
проведения проверки личных дел фиксируется в листе проверки личного дела
должностным лицом службы управления персоналом, в соответствии с пунктом
28 настоящего Положения.
52. Личные дела на лиц, уволенных с работы, хранятся в научном
учреждении в течение 10 лет со дня увольнения их с работы, после чего
передаются на архивное хранение в соответствии с законодательством.
53. Личные дела умерших, погибших, безвестно пропавших в период
прохождения ими работы хранятся в научном учреждении в течение 10 лет со
дня признания их умершими, погибшими, или признанные решением суда
безвестно пропавшими, после чего передаются на архивное хранение в
соответствии с законодательством.
Приложение 1
к Положению
Книга (журнал) учета личных дел
№
п/п
Фамилия, имя
и отчество
Замещаемая
должность
№
личного
дела
Дата
регистрации
личного
дела
Дата и основания
передачи
личного дела по
запросу госоргана
(в том числе во
временное
пользование)
1
2
3
4
5
6
В настоящей книге (журнале) прошнуровано,
пронумеровано и скреплено гербовой печатью ____листов.
Начальник (заведующий, ответственный работник) службы (отдела кадров) управления
персоналом
Научного учреждения
Подпись
Расшифровка подписи
Приложение 2
к Положению
Внутренняя опись
документов личного дела работника
_______________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
N п/п
1
N
и
документов
2
дата Наименование
документов
3
Количество
листов
4
Итого ___________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Примечание
5
Приложение 3
к Положению
К личному делу N ___
Дополнение к личному листку по учету кадров
о произошедших изменениях после заполнения личного листка по учету
кадров
Фамилия __________________________________
Имя ______________________________________
Отчество __________________________________
1. Данные о работе
Должность,
наименование
отдела
(службы,сектора)
Наименование
структурного
подразделения
Дата
N постановления
(распоряжения, приказа)
руководителя
вступления в ухода
должность
с
должности
о
вступлении
в должность
Причина
освобождения
об
увольнении
с должности
2. Избрание в состав выборных органов
Наименование
выборного органа
В качестве кого избран
Какого
созыва
Дата
избрания
3. Данные о наградах и поощрениях (государственные, ведомственные)
Дата
выбытия
Дата награждения
(поощрения)
Чем награжден
(вид поощрения)
За что награжден
(поощрен)
Кем награжден
(поощрен)
4. Пребывание за границей
Дата
(месяц и год)
В какой стране
Цель поездки
С какого По
какое
времени
время
5. Изменения в образовании
Дата
(месяц,
окончания учебы
год) Наименование
учебного заведения
Специальность
N диплома,
удостоверения,
свидетельства
6. Отметки о взысканиях
Дата
наложения
взыскания
Кем наложено За что
взыскание
(существо
дела)
Какое
Дата
взыскание снятия
взыскания
Основание
записи
7. Изменение местожительства и семейного положения
Приложение 4
к Положению
Лист
проверки личного дела
Личное
дело Личное
дело Личное
дело Личное
дело
проверено
проверено
проверено
проверено
"___" ______ 201 г. "___"________201 г. "___"_______201 г. "___"________201 г.
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Личное
дело Личное
дело Личное
дело Личное
дело
проверено
проверено
проверено
проверено
"___" ______ 201 г. "___"________201 г. "___"_______201 г. "___"________201 г.
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Личное
дело Личное
дело Личное
дело Личное
дело
проверено
проверено
проверено
проверено
"___" ______ 201 г. "___"________201 г. "___"_______201 г. "___"________201 г.
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Приложение 5
к Положению
Лист
ознакомления с личным делом
С личным делом С личным делом С личным делом С личным делом
ознакомлен
ознакомлен
ознакомлен
ознакомлен
"___"_____201 г. "___"_______201 г.
"___"_______201 г.
"___"_______201 г.
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
С личным делом С личным делом С личным делом С личным делом
ознакомлен
ознакомлен
ознакомлен
ознакомлен
"___"_____201 г. "___"_______201 г.
"___"_______201 г.
"___"_______201 г.
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
С личным делом С личным делом С личным делом С личным делом
ознакомлен
ознакомлен
ознакомлен
ознакомлен
"___"_____201 г. "___"_______201 г.
"___"_______201 г.
"___"_______201 г.
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
\
Приложение 6
к Положению
Контрольная карточка
N личного дела
Дата выдачи
_________________
фамилия
__________________
имя
__________________
отчество
Кому выдано
Расписка
N телефона
Дата
возврата