Комментарии экспертов
реклама
«ТОЧКА ОТСЧЕТА» ШЕСТОЙ ВСЕРОССИЙСКИЙ КОНКУРС ГОДОВЫХ ОТЧЕТОВ НКО После подведения итогов VI Всероссийского Конкурса годовых отчетов НКО «Точка отсчета» организаторы попросили экспертов от трех разных групп жюри Конкурса – СМИ, НКО и донорского сообщества – высказать свое мнение о отчетах участников и дать свои рекомендации всем тем, кто создает публичную отчетность. Что мы вынесли из Конкурса «Точка отсчета»? Татьяна Задирако, Исполнительный директор United Way of Russia, Член жюри VI Всероссийского Конкурса годовых отчетов НКО «Точка отсчета», представитель сообщества донорских организаций Для меня, как руководителя организации, участие в Экспертном совете было гораздо полезнее, чем я сама ожидала. Почему? Во-первых, я впервые посмотрела на конкурс с «другой стороны». На протяжении последних 8 лет наш фонд участвовал в «Точке отсчета», подавая свои годовые отчеты на конкурс. Мы считали для себя важным на деле участвовать в процессе, направленном на повышение прозрачности, подотчетности НКО перед широким кругом заинтересованных лиц, таких как: государство, СМИ, донорское сообщество, коллеги из НКО и просто интересующиеся граждане. А в этом году, благодаря работе в Экспертном совете, у меня появилась возможность ответить на вопрос «а так ли уж хорош наш собственный годовой отчет, как мы об этом думаем внутри нашего фонда»? Мы поняли, что да, мы справляемся неплохо, но нет предела совершенству, в том числе и для нашей собственной команды. Это урок первый. Во-вторых, как выяснилось, по большому счету, качество годового отчета не зависит напрямую от количества денег, которыми оперирует фонд, что является с моей точки зрения, выводом неочевидным. С точки зрения утилитарной логики, чем больше у НКО ресурсов (в первую очередь, финансовых), тем лучше должен быть годовой отчет. А на практике такой прямой зависимости не наблюдалось. Я заметила, читая отчеты, что в целом, годовые отчеты НКО из Москвы и СанктПетербурга отличаются большей глубиной и качеством, чем отчеты НКО из регионов. И это, как раз-таки, вывод предсказуемый. Я не хочу никоим образом принизить коллег из регионов (замечу, что региональные отчеты НКО я и отметила как лучшие), ведь у НКО из Москвы и Санкт-Петербурга есть гораздо больший доступ к ресурсам. В создании широких ресурсных возможностей для регионов я вижу одну из важных стратегических задач развития сектора как части гражданского общества. Еще одно наблюдение, которое я вынесла из работы – это тот факт, что НКО, работающие с большими конституционными донорами («Матра», Европейский союз, USAID), пишут более структурированные отчеты, которые отличает рефлексия, четкий посыл для целевых аудиторий, обратная связь. Это также довольно предсказуемый вывод, но от этого ценность его не снижается. Теперь, когда с комплиментарной частью покончено, я бы хотела сказать несколько слов о том, что можно было бы улучшить. Рефлексия НКО о своей работе имеет достаточно высокий бал в шкале оценок, но свойственна она далеко не всем НКО. И необходимость самим НКО задумываться о том, кто они такие, какая внешняя аудитория смотрит на них – является, простите за каламбур, точкой роста для НКО. Кроме того, среди членов Экспертного совета не было единого мнения о том, что, собственно, представляет собой рефлексия как способ самооценки НКО. Не все НКО-участники Конкурса обращают достаточного внимания на необходимость получения обратной связи от представителей своей целевой аудитории, заменяя аналитический подход демонстрацией сертификатами и фотоотчетами. Подводя итоги, хочу выразить благодарность всем 147 НКО, которые приняли участие в конкурсе, пожелать им дальнейших успехов в работе. Совместными усилиями мы делаем наш сектор лучше, более профессиональным и способным к эффективному взаимодействию с широким кругом заинтересованных лиц. И в конечном итоге, продвигаем идею благотворительности в широкие массы. Спасибо Вам! Комментарии к работе в качестве эксперта в рамках всероссийского конкурса «Точка отчета 2012» Владимир Вайнер, Директор Фонда развития медиапроектов и социальных программ Gladway Креативный директор Центра рекламных исследований Grand Prix, Эксперт, Член жюри VI Всероссийского Конкурса годовых отчетов НКО «Точка отсчета», представитель средств массовой информации. Подводя итоги работы в качестве эксперта этого ежегодного конкурса важно отметить несколько значимых показателей развития популярности создания и публикации годовых отчетов некоммерческих организаций в России. Во-первых, это рост общего количества отчетов НКО. Причем, в течение года, изучая в рамках различных исследований сайты некоммерческих и благотворительных организаций, все чаще начинаешь встречать опубликованные отчеты НКО, размещенные на сайтах, и, среди них, некоторые затем встречаешь и в рамках конкурса. С одной стороны, можно с уверенностью говорить, что идея и практика создания и публикации отчетов входит в «Норму» деятельности НКО, с другой стороны, сам конкурс отражает эту динамику роста количества конкурсных работ. При этом, как это и положено конкурсам, он не должен претендовать на сбор всех опубликованных отчетов. Все более логичным становится сбор лучших годовых отчетов по различным критериям, наиболее проявленным с точки зрения авторов - некоммерческих организаций. Во-вторых, это повышение качества, логичное при увеличении числа и стремления использовать годовой отчет как инструмент для формирования и повышения доверия к деятельности некоммерческой организации. Качество годовых отчетов некоммерческих организаций с каждым годом заметно растет. И в первую очередь, это проявляется в такой характеристике как читабельность материалов. Это уже не сухие цифры или данные, это материал, который интересно и хочется прочитать. Это специально написанный для формата отчета текст, подкрепляемый типографикой, иллюстрациями, интересными визуальными акцентами в формате инфографики и т.д. В-третьих, это увеличение числа годовых отчетов, содержащих реальные сведения о финансовой поддержке и устойчивости НКО, отчетов, по прочтении которых не остается вопросов, «откуда деньги» и «кто за этим стоит». Становится понятно, что этот фонд действительно делает востребованное для жителей территории дело и получает поддержку и в форме частных пожертвований и пожертвований от бизнеса, и в различных формах поддерживается органами власти и местного самоуправления. Конечно, пока таких отчетов не более четверти, и пока практически нет попыток экономической оценки вклада в развитие территории некоммерческой организацией с учетом и привлеченных средств на решение социальных проблем и объема ресурсов, созданных, объединенных НКО, и полученной экономии для региональных бюджетов при реализации добровольческих и социальных программ НКО. На основе этих показателей можно сделать выводы о том, что, наконец, к созданию годовых отчетов некоммерческих организаций авторы начинают относится как к особому и отдельному проекту. Проекту, который необходимо вести, как и многие другие проекты в НКО в течение всего года, с соответствующим планированием, целями, задачами, планированием и распределением обязанностей и ответственности. В свою очередь, распределение труда позволяет определить задачи по привлечению профессиональных партнеров для создания годового отчета - журналистов и СМИ, копирайтеров, фотографов, иллюстраторов, дизайнеров, верстальщиков и дизайн-студии или рекламные агентства, полиграфистов и типографии, производителей упаковки и сувенирной продукции и так далее. Возможно, в будущем, может даже появиться и еще один критерий оценки годовых отчетов НКО «степень вовлечения профессиональных партнеров в создание годового отчета», и это будет правильно с точки зрения базового функционала этого документа. Еще одним перспективным форматом развития всероссийского конкурса может стать выпуск специального издания - «Каталог конкурса годовых отчетов НКО» - в котором, можно было бы посмотреть и возможно воспользоваться идеми и опытом по подаче и оформлению, структурированию, анализу деятельности некоммерческих организаций в лучших годовых отчетах за текущий год конкурса. Такое издание могло бы стать хорошим инструментов и распространения самой идеи годовых отчетов, и повышению уровня содержания и качества оформления материалов в рамках проектов НКО по созданию своих годовых отчетов. Также возможно создание такого показательного каталога и в формате передвижной мобильной выставки с акцентами на лучшие образцы годовых отчетов с контактами их авторов. Если продолжать эту идею, то логически верным кажется изменение принципиального подхода и видения годового отчета от технического документа к ежегодно обновляемому объекту особой чести и гордости за деятельность некоммерческой организации. Объекту, который вручается почетным гостям территории из рук губернатора и ведущих общественных деятелей, объекту, который размещается на застекленных витринах с достижениями и наградами регионов в зданиях исполнительной и законодательной власти, объекту, который можно даже приобрести за деньги в местном краеведческом музее или просмотреть в библиотеке, как лучшее и реальное отражение развития региона в том или ином направлении. Возможно, это покажется излишне смелым или даже лишним в отношении годовых отчетов, но если посмотреть на годовые отчеты крупных корпораций - то их мы можем встретить и как объект чести и гордости, и как лучший сувенир для гостей и даже как материал, хранящийся в музее, например в случае с градообразующими предприятиями. Годовой отчет НКО может быть не менее ценным и значимым явлением для территории или сегмента некоммерческого сектора экономики, чем годовой отчет корпорации. Годовой отчет НКО обладает не менее сильным потенциалом, и развитие конкурса это подтверждает. Некоторые наблюдения и рекомендации участникам и организаторам конкурса годовых отчетов НКО «Точка отсчета» Марина Михайлова, Директор Архангельского Центра социальных технологий «Гарант», Член жюри VI Всероссийского Конкурса годовых отчетов НКО «Точка отсчета», представитель сообщества некоммерческих организаций Данные выводы и рекомендации подготовлены на основе отзывов специалистов некоммерческих организаций, которые принимали участие в работе экспертного совета конкурса годовых отчетов НКО «Точка отсчета». За несколько лет существования конкурса «Точка отсчета», качество отчетов, представляемых на конкурс, ежегодно растет. Причем важно подчеркнуть, что качество отчета не зависит ни от размера организации, ни от опыта ее работы, ни от принадлежности к крупным городам. Зачастую отчет начинающей организации, с небольшим бюджетом из маленького провинциального города может составить серьезную конкуренцию отчетам «солидных» организаций с многолетним опытом работы. Перевод отчетности в Интернет пространство уравнял шансы организаций с «большими» бюджетами на PR продукцию и тех, кто таких бюджетов не имеет. Среди отчетов, представленных на конкурс, были специально созданные странички на сайтах, и скачиваемые документы, подготовленные в различных форматах, начиная от документов, созданных в Word и заканчивая презентациями в специальных программах. Любой из этих форматов мог претендовать на высокие оценки, если информация, которая была представлена, раскрывала деятельность организации, удобно читалась и была эстетично оформлена. Здесь хотелось бы сразу отметить, что Интернет формат предъявляет к тем, кто готовит отчеты особые требования. Часто, стараясь сделать наш отчет красивым, мы превращаем его в огромный документ. Я имею в виду не количество страниц, а размер файла. И когда мы хотим посмотреть такой отчет, то этот документ очень медленно загружается. Иногда так медленно, что пропадает всякое желание его читать. Конечно, эксперты открыли и прочитали все отчеты, но большинство организаций, готовили эти отчеты не только для экспертов конкурса. Наверняка есть большая группа ваших клиентов и партнеров которые могут заинтересоваться годовым отчетом. Хватит ли у них терпения его загрузить, не слишком ли тяжел файл? Эти вопросы вы обязательно должны себе задать. Если отчет получается слишком большим, можно рекомендовать подготовить облегченную версию и предложить вашим читателям самим выбрать, какой файл загружать. После введения со стороны организаторов конкурса минимальных требований к отчетности во всех отчетах появился такой раздел как описание организации и структуры ее управления. Это очень важно, поскольку дает возможность читателям отчета понять, как устроена организация, как она управляется, кто в ней работает. Правда качество подготовки информации в этом разделе часто оставляет желать лучшего. Формальные выписки из устава организации с перечислением целей, задач и органов управления организацией не всегда дают возможность читателям понять, зачем Вы были созданы и как ваша организация работает. Ни для кого не секрет, что формулировки, указанные в Уставах наших организаций не всегда в полной мере отражают сущность деятельности, а в отчете важно отразить именно это. Нельзя не отметить, что, по сравнению с предыдущими годами, гораздо информативнее стал раздел, в котором раскрываются финансовые показатели деятельности организаций. Очень радует, что в большинстве отчетов достаточно подробно раскрываются источники финансирования, размеры получаемой поддержки. Так же большинство организаций раскрывает статьи и объемы расходов. Не во всех отчетах раздел финансовой отчетности легко читается и на это обязательно стоит обратить внимание. Если информация плохо структурирована, если невозможно сравнить между собой цифры прихода и расхода, то даже от самых подробных бюджетов в отчете мало толку. Бесполезно вставлять в отчет бухгалтерский баланс. Этот документ может прочитать только бухгалтер, а среди читателей ваших отчетов бухгалтеров скорей всего не много. Важно не только показать цифры и статьи расходов, но и выстроить информацию таким образом, чтобы пользователь легко мог с этой информацией справиться и понять, на что вам выделялись средства и что Вы использовали их целевым образом на пользу вашим клиентам. Еще одно важное, на мой взгляд, замечание. Читая отчеты, часто трудно ответить на вопрос, на какую целевую группу направлен тот или иной отчет. Создается впечатление, что авторы даже не задумывались над этим вопросам. Отчет написан как бы для всех, а значит его влияние, скорее всего, будет минимальным. Донор посчитает что эта информация не для него, клиенты не смогут отыскать нужной для них информации, потенциальные партнеры, за всем объемом не найдут интересных для себя предложений. Зачастую такие отчеты про все и для всех не создают целостного впечатления. В этой связи всем, кто готовится к созданию годового отчета, хочется порекомендовать следующее: прежде чем начинать отбирать информацию для отчета ответьте себе на главные вопросы «Кому мы адресуем этот отчет? Кто будет его читателем? Что должно произойти после того, как наш читатель познакомится с отчетом?». Например, мы готовим отчет для наших клиентов нынешних и потенциальных, тогда вероятно надо сделать акцент на тех услугах, которые мы оказываем, показать весь спектр этих услуг, их уникальность, заострить внимание на новых услугах, привести отзывы наших клиентов и конечно показать в отчете возможности для тех, кто получает услуги нашей организации. Если мы выбираем целевой группой отчета наших доноров, возможно основные акценты следует поставить на тех событиях и результатах, которые продемонстрируют донорам нашу уникальность и эффективность, продемонстрируют динамику роста нашей организации, ее устойчивость и профессионализм, покажут наш опыт взаимодействия с другими донорами и ответственность в расходовании средств. Часто нам необходимо одним отчетом «убить несколько зайцев», т.е. отчитаться перед разными целевыми группами: и клиентам рассказать о том, что мы делали, и перед донорами отчитаться, и партнерам свой опыт и потенциал продемонстрировать. Если так, то помните, что сложная задача потребует от Вас бОльших усилий по отбору и структурированию информации. Например, рассказать в отчете о самом главном, привести факты, демонстрирующие основные события и достижения, т.е. остановиться в отчете на том, что одинаково интересно всем. А вот более подробную информацию вынести в приложения или сделать многоуровневый отчет, тем более, что Интернет технологии позволяют размещать в отчете ссылки на другие страницы и документы. Тогда ваши читатели познакомятся с основной информацией, вынесенной в главную часть отчета, и каждый сможет более подробно почитать о том, что его заинтересует, перейдя по соответствующей ссылке. Еще несколько рекомендаций, касающихся описания деятельности организации, представленной в отчете. Встречаются отчеты, в которых эта часть представляет собой описание отдельных проектов, реализованных в течение года. Такие отчеты читать очень сложно и, после их прочтения, нет понимания деятельности организации в целом. Есть отчеты, в которых дается просто описание отдельных мероприятий, проведенных организацией в течение года: праздников, соревнований, конкурсов, круглых столов и пр. Если Вы не систематизируете информацию, не обобщите эти мероприятия и не сможете показать, к каким результатам они в итоге привели, то целостной картины от вашего отчета тоже не останется. Еще одна ошибка, которую часто допускают некоммерческие организации, как при подготовке годовых отчетов, так и при презентации своей деятельности – желание рассказать сразу обо всем. Необходимо помнить, что те, кто будет читать наш отчет не всегда готовы прочитать огромные многостраничные документы. Вспомните, как Вы сами читаете чужие отчеты, да и не только отчеты, но и газеты, например. Часто мы просто просматриваем фотографии и читаем заголовки, короткие комментарии, основные цифры и факты. И только, если нас уже что-то заинтересовало, погружаемся в чтение. Взгляните критически на информацию, которую вы собираетесь включать в отчет, нет ли дублирования, излишних подробностей, описания мелких событий, которые не имеют большого значения. Если размещение больших текстов необходимо «разбавляйте» их врезками из цифр, фактов и отзывов. Обратите внимание на тот визуальный ряд, который вы используете в отчетах. Не всегда фотографии, которые мы вставляем в отчет соответствующего качества. Так же зачастую эти фотографии ни о чем не говорят, особенно этим грешат фотографии с конференций, круглых столов, обучающих семинаров. На них часто аудитория и затылки людей, иногда выступающий с открытым ртом и все….. Хорошо подобранные качественные фотографии – украшение отчета. Позаботьтесь о том, чтобы к моменту, когда вам нужно будет готовить отчет, они у вас были. А это значит, не забывайте о том, что вам нужны качественные фотографии в течение всего года. Очень важно, чтобы отчет не просто демонстрировал события года, а показывал динамику развития вашей организации. Сравните достижения этого года с предыдущим, поясните, почему у вас есть позитивные изменения, как вы этого добились, что позволило достигнуть новых высот. Если какие-то показатели снизились, проанализируйте причины, покажите это в отчете. Все это продемонстрирует, что вы анализируете и оцениваете свою деятельность. Включите в отчет диаграммы, которые визуально покажут изменения, которые произошли в течение отчетного периода. И обязательно хотя бы несколько слов в отчете должно быть посвящено вашим планам на будущее. Еще несколько слов о языке, которым написан отчет. Очень важно, чтобы его было легко и интересно читать. В каждом конкурсе есть отчеты, в которых вроде бы все есть: структура, нужная информация, финансовые показатели, красивые иллюстрации, но пробраться через язык, которым написаны эти отчеты невозможно. Длинные предложения, в которых теряется смысл, «казенный» язык, формальные слова и штампы – все это губительно для отчета. Постарайтесь, чтобы ваш отчет был написан живым языком, не используйте специальных терминов, а если это необходимо, обязательно дайте пояснения. Помните о целевой группе – о тех, для кого вы готовите документ. Говорите с вашим читателем на его языке. И, наконец, об удобстве пользования отчетом. Я уже говорила о том, что отчет должен легко скачиваться. Важно отметить и то, что он должен находится на том месте, куда ведет ссылка и открываться. Обязательно проверьте это! Ежегодно несколько отчетов, представленных на конкурс, невозможно оценить просто потому, что они не открываются по указанным ссылкам. Если отчет не нашли эксперты конкурса, ваши читатели его точно не найдут! Вашим отчетом должно быть удобно пользоваться. Он очень выигрывает, если в нем есть содержание или он разбит на разделы. Если вы делаете в тексте отчета ссылки на какие-то документы или данные, постарайтесь, чтобы эти ссылки были активны, и можно было через них перейти на нужные дополнительные документы, но при этом обязательно предусмотрите, чтобы потом была возможность вернуться обратно в отчет. Если вы сами не сильны в компьютерных технологиях, привлеките к работе студентов. Среди молодежи большое количество компьютерных гениев, которые предложат вам интересные современные формы подачи информации, от которых ваш отчет очень выиграет. Резюмируя вышесказанное, хотелось бы еще раз порекомендовать тщательно отбирать информацию, которую вы помещаете в годовой отчет. Не пытайтесь рассказать все, что было сделано за год, выберите основные направления деятельности, ключевые события, главные показатели, самые яркие достижения, самые «говорящие» отзывы и фотографии. Структурируйте эту информацию так, чтобы ваши главные читатели обязательно обратили на нее внимание. Не забудьте о финансовых показателях. Потом напишите все это таким языком, чтобы текст было интересно читать. И ваш отчет точно будет лучшим! Конкурс проводится при поддержке Министерства юстиции и Министерства экономического развития Российской Федерации. Организатором Конкурса выступает Комиссия Общественной палаты Российской Федерации по развитию благотворительности и волонтерства в партнерстве с СПб БОО «Центр развития некоммерческих организаций», Некоммерческим партнерством грантодающих организаций «Форум Доноров» и Агентством социальной информации. Финансовую поддержку Конкурсу оказал филиал некоммерческой компании «Эволюшн энд Филантропи». Всю информацию о конкурсе – положение, заявку, состав жюри и координаты организаторов, - можно посмотреть на сайтах www.portal-nko.ru и www.crno.ru Свои вопросы вы можете задать координатору Конкурса Инне Ивановской по телефону 8 905 2639612 или написав по адресу [email protected]
