Подготовка деловых писем в соответствии с делопроизводством

Подготовка деловых писем в соответствии с требованиями делопроизводства в
администрации района
Документы, создаваемые в администрации района, оформляются в соответствии с
разделом 3 «Оформление документов» Инструкции по делопроизводству, утвержденной
постановлением Администрации Кондинского района от 10 июля 2013 года № 1441
(далее – Инструкция).
Важная задача при составлении письма — его информационная составляющая, то
есть включение в него необходимого количества информации четко сформулированной и
расположение в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.
При подготовке документов оформляются реквизиты с учетом требований
ГОСТ Р 6.30-2003. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом
и назначением.
Образцы бланков писем администрации района, структурных подразделений
администрации района приведены в приложениях 1, 2 к Инструкции.
Документы
оформляются
с
применением
текстового
редактора
Word for Windows версии 6.0 и выше (в том числе табличный материал) с использованием
шрифтов TimesNewRoman размером № 14, 12 (для оформления табличных материалов
могут применяться шрифты № 8 - 11, с возможным использованием переносов).
Каждый лист документа должен иметь поля не менее: левое 20 (для документов
постоянного хранения не менее 30 мм) правое 10, верхнее 20, нижнее 20.
Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 см. Текст выравнивается
по ширине страницы. Переносы слов не допускаются.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке
письма-ответа.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие
страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами
посередине верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется.
В реквизит «Адресат» входит совокупность точной и полной информации, на
основе которой документ может быть доставлен адресату.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные и физические лица.
При адресовании документа должностному лицу его инициалы указывают перед
фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
При адресовании документа организации, подразделению организации без
указания должностного лица ее наименование пишется в именительном падеже,
например:
Департамент строительства, энергетики и жилищнокоммунального комплекса Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры
При адресовании документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
ОАО «Пищепромпроект»
В.Д.Сидорову
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве
адресатов исполнитель составляет указатель рассылки и прикладывает к документу.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового
адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации
от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Например:
Директору ВНИИДАД
М.В.Ларину
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу называют фамилии и инициалы
получателя, затем почтовый адрес, например:
Олькову Э. П.
Северная ул., д.5, кв.3,
пгт. Мортка, Кондинский район,
Ханты-Мансийский
автономный округ - Югра,
628206
Заголовок к служебным письмам составляется ко всем документам, за исключением
документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк), выражает краткое
содержание документа, оформляется под реквизитами бланка «Дата документа»
и «Регистрационный номер документа» с использованием шрифта размером № 12,
начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце
заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через
одинарный межстрочный интервал.
Отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы
левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одним межстрочным
интервалом.
Если приложение указано в тексте, отметку о наличии приложений оформляют
следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, отметку о наличии
приложений оформляют следующим образом:
Приложение: 1. Справка о ____________ на 6 л. в 1 экз.
2. Проект письма _______________ на 1 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, указывают только количество экземпляров,
количество листов не указывают.
Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, отметка
о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо ____________________________ от 16.01.2006 № 7-5/20
и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не вовсе указанные в документе адреса, то отметку
о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес
В случае приложения к письму документов в электронном виде на съемном
носителе отметка о наличии приложения оформляется с указанием наименования файла,
например:
Приложение: файл «Проект распоряжения.doc» на съемном носителе информации
(указать вид носителя).
Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, об
этом также делается отметка:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на съемном носителе информации
(указать вид носителя).
В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты
получателя об этом делается отметка:
Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес [email protected]
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами. Одно
приложение не нумеруется.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица,
подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование
должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи
располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква
в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Например:
Глава района
Личная подпись
А.В.Дубовик
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой
должности, например (если документ оформлен на бланке):
Глава района
Личная подпись
А.В.Дубовик
Председатель комитета по финансам
и налоговой политике
Личная подпись
И.А.Вепрева
При подписании документа на бумажном носителе несколькими лицами, равными
по должности, но представляющими разные органы, документ оформляется на
стандартном листе бумаги формата А4, подписи располагают на одном уровне,
наименования
структурных
подразделений
администрации/авторов
документа
указываются в реквизите «Подпись».
Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность
и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления
предлога "за" или косой черты перед наименованием должности). В случае возложения
на работника исполнения обязанностей временно отсутствующего начальника на
документах перед наименованием должности указывается «исполняющий обязанности».
Документы на бланке администрации района подписываются главой района,
заместителями главы района (или лицами, их замещающими).
Документы на бланке структурного подразделения администрации (в соответствии
со структурой администрации района, утвержденной решением Думы Кондинского
района) подписываются руководителями структурных подразделений администрации
района.
Руководители структурных подразделений администрации или лица, их
замещающие, подписывают документы по вопросам, относящимся к компетенции
соответствующего подразделения.
Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу и включает в себя фамилию, имя, отчество, должность
исполнителя, номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать адрес
электронной почты.
Данные об исполнителе оформляются печатным способом, шрифтом меньшего
размера, чем шрифт текста письма.
На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается основной
исполнитель.