документ - ТФОМС Тульской области

ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ФОНД
ОБЯЗАТЕЛЬНОГО
МЕДИЦИНСКОГО СТРАХОВАНИЯ
ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ
(ТФОМС Тульской области)
Руководителям МО
Руководителям СМО
Красноармейский пр., д.7, г.Тула, 300041
Для писем: а/я 1949, г.Тула, 300041
Тел. (4872) 36-98-50, факс (4872) 25-31-88
E-mail: general@omstula.ru , http://www.omstula.ru
ОКПО 24692573, ОГРН 1027100977584
ИНН/КПП 7107026188/710601001
16.01.2014
На
№
56/05
от
Разъяснения о формировании сведений при
информационном взаимодействии при госпитализации.
Во исполнение главы XV Правил обязательного медицинского страхования, совместного приказа МЗ Тульской области и ТФОМС Тульской области от
26.12.2013 №2093-осн и 107/01-4 «Об информационном сопровождении застрахованных лиц при оказании им медицинской помощи» ТФОМС Тульской области направляет разъяснения по порядку заполнения и представления сведений.
Обращаю внимание медицинских организаций, не представляющих
сведения, на недопустимость нарушения требований главы XV Правил обязательного медицинского страхования, совместного приказа МЗ Тульской области
и ТФОМС Тульской области от 26.12.2013 №2093-осн и 107/01-4 «Об информационном сопровождении застрахованных лиц при оказании им медицинской помощи»:
Настоящий порядок распространяется исключительно на оформление
направлений на плановую госпитализацию в круглосуточный стационар (КС) на
койки , предусмотренные для выполнения территориальной программы ОМС.
1. При выдаче направления на госпитализацию в КС
необходимо учитывать следующее:
1.1 Бланки направлений могут быть изготовлены МО на принтере или
типографским способом с заранее проставленными кодами МО и подразделения
в номере направления.
Направление заполняется врачом на приеме вручную: 1 экз. предоставляется пациенту, 2 экз. передается уполномоченному лицу для заполнения журнала направлений. В амбулаторной карте врач указывает диагноз, МО госпитализации, дату госпитализации, профиль койки.
Реквизиты направления обязательны для заполнения, СНИЛС в
направлении указывается при наличии.
В направлении указывается контактный телефон уполномоченного лица
поликлиники, контактный телефон уполномоченного лица СМО (Тульский филиал ООО «Альфастрахование-ОМС» (4872) 70-09-24, филиал ЗАО «КапиталМС» в г.Туле (4872) 55-53-92), для иногородних – телефон ТФОМС Тульской
области (4872) 36-83-04.
1.2. При направлении в областные медицинские организации, имеющие
собственные отделы госпитализации (КДЦ ТОКБ) или специалистов, принимающих решение о госпитализации на специализированные койки (ТООД, ТОКВД
и пр.) в соответствии с порядком маршрутизации, направление оформляется на
консультацию в амбулаторную службу, а не в КС.
При переводе пациента из одного отделения КС в другое отделение или
МО направление не оформляется.
Негосударственные (НУЗ, ФКУЗ и пр.) медицинские организации
предоставляют сведения в отношении направлений, выданных в КС ГУЗ, и коек
для госпитализации в рамках программы ОМС.
1.3.Журнал направлений заполняется на основании данных выписанных
направлений.
Журнал может вестись двумя способами:
- централизованно для всех поликлинических подразделений МО;
- в каждом поликлиническом подразделении отдельно.
В журнале указывается код МО, код подразделения МО, в котором ведется нумерация направлений, порядковый номер направления в течение дня.
Порядковый номер направления указывается внутри подразделения МО.
1.3 В связи с введением единого уникального номера направления на
госпитализацию в круглосуточный стационар временно, до внесения изменений
в структуры данных информационной системы, при учете сведений о номере
направления в разделе «Направления» программы АРМ ОМС вводится его порядковый номер за текущий день, т.е. 13-15 символы номера направления.
2. При формировании сведений необходимо учитывать следующее:
Для заполнения сведений в электронном виде ТФОМС в адрес медицинских организаций в сети VipNet направлен шаблон для заполнения в электронном виде сведений о выданных направлениях на госпитализацию и наличии свободных мест «Шаблон_2014_01_15.xls» . Образцы форм шаблона и Инструкция по использованию шаблона приведены в приложениях 1и 2 к настоящему
письму.
Перед заполнением сведений следует внимательно ознакомиться с «Инструкцией по использованию шаблона» .
2
2.1. Сведения о направлениях, выданных ЗЛ медицинской организацией
Сведения в таблицах Шаблона заполняются ежедневно уполномоченным лицом поликлиники из журнала направлений в электронном виде в файле
EXCEL без разбивки по СМО.
Если ведение журналов направлений осуществляется в каждом поликлиническом подразделении МО отдельно, то каждое подразделение заполняет
свой файл EXCEL и направляет в ТФОМС. Если ведение журнала направлений
осуществляется централизованно, то в ТФОМС направляется один файл.
В графе «Профиль медицинской помощи» заполняется профиль койки.
В графе «Количество аннулированных направлений» указывается в разрезе
профиля койки количество отказов ЗЛ от госпитализации после получения
направления, в том числе количество направлений, аннулированных в связи с
переносом даты госпитализации (по информации ЗЛ в поликлинику).
Причиной аннулирования направлений может быть:
- отказ пациента от госпитализации по объективным причинам и без указания причин;
- госпитализация по экстренным показаниям или смерть пациента;
- отказ стационара, о котором КС уведомил амбулаторную службу;
-перенос сроков госпитализации и прочие причины.
2.2. Сведения стационара медицинской организацией о госпитализации ЗЛ
Таблица Шаблона заполняется ежедневно сотрудником стационара в
электронном виде в файлах EXCEL на основании данных учета коек в стационаре без разбивки по СМО.
В зависимости от места расположения подразделений МО возможен как
отдельный учет коек по каждому подразделению, так и единый централизованный учет. Если учет коек осуществляется в каждом подразделении отдельно, то
каждое подразделение заполняет свой файл и направляет в ТФОМС. Если учет
коек осуществляется централизованно, заполняется и направляется в ТФОМС
один файл.
В графе «Отказов от госпитализации, включая умерших» указывается
количество отказов ЗЛ от госпитализации, аннулированных направлений в связи
с переносом сроков госпитализации, смертью ЗЛ.
В графе «Выбыло больных за отчетный период с учетом переведенных и
умерших» указывается количество на профиль койки ЗЛ, выписанных из стационара, в том числе, на долечивание, умерших, переведенных в другое отделение.
В графе «Фактически развернуто коек» указывается количество коек на
профиль койки по состоянию на конец отчетного периода.
Количество свободных коек на конец отчетного периода в графе 8 указывается на текущий день (день формирования отчета), в графах 9-14 указывается
прогнозируемое количество свободных коек на 6 следующих дней с тем, чтобы
поликлиника могла видеть планируемое количество свободных коек на неделю.
2.3. При заполнении Шаблонов необходимо учитывать следующее:
3
В обязательном порядке заполнить все сведения на титульном листе
Шаблона: выбрать из соответствующих списков сначала медицинскую организацию, затем – место оказания медицинской помощи (обязательно!).
Адрес подразделения МО для амбулаторно-поликлинических подразделений указывается в зависимости от способа учета выданных направлений. Если ведение журналов направлений (и нумерация направлений) осуществляются
в каждом подразделении отдельно, то каждое подразделение заполняет свою
таблицу и направляет в ТФОМС (кол-во заполняемых таблиц = кол-ву журналов направлений). Если ведение журнала направлений и нумерация направлений осуществляются централизованно, заполнение таблицы осуществляется в
одном месте (1 журнал направлений – 1 заполняемая таблица).
Адрес подразделения МО для стационарных подразделений указывается
в зависимости от способа учета свободных коек. В зависимости от места расположения отделений (подразделений) МО возможны как отдельный учет свободных коек по каждому отделению (подразделению), так и единый централизованный учет. Если учет коек осуществляется в каждом подразделении отдельно, то
каждое подразделение заполняет свою таблицу и направляет в ТФОМС (кол-во
заполняемых таблиц = кол-ву стационарных подразделений). Если учет коек
осуществляется централизованно, заполнение таблицы осуществляется в одном
месте (1 заполняемая таблица на все стационарные подразделения МО).

При заполнении сведений необходимо указывать дату отчетного периода (а не фактическую дату формирования отчета!).

Все сведения (о выданных направлениях на госпитализацию и наличии
свободных мест) подаются в разрезе профилей коек в соответствии с Заданием
программы ОМС.

После заполнения всех сведений необходимо нажать кнопку «Выгрузить
файл». При выгрузке создается файл информационного обмена в специальном
формате (XML) с автоматически сформированным именем, предназначенным
для дальнейшей автоматической обработки (SVD_x_xxx_xxx_yymmdd.xml)

Категорически ЗАПРЕЩАЕТСЯ переименовывать сформированный в автоматизированном режиме файл информационного обмена.

В случае, если МО представлен файл, сформированный с ошибками, или
имеющий несоответствующие имя или формат, сведения считаются непредоставленными данной МО.
2.4. При передаче сведений необходимо учитывать следующее:
2.4.1.Сведения по выданным направлениям на госпитализацию могут
быть сформированы и направлены в адрес ТФОМС как в день, следующий за
отчетным до 9-00 , так и в отчетный день по завершении рабочего дня в амбулаторной службе МО. Прием сведений в ТФОМС и перенаправление их в СМО
осуществляется круглосуточно (за исключением времени проведения технологических работ) в автоматическом режиме.
4
2.4.2. Если за отчетный день в медицинской организации не выдано ни
одного направления на госпитализацию, МО подает «нулевой» отчет, т.е. формирует выгрузку с нулевыми показателями.
2.4.3. Стоматологические поликлиники, осуществляющие направление
пациентов на госпитализацию в круглосуточный стационар, также заполняют и
предоставляют соответствующие сведения с учетом п.2.8 настоящего письма.
2.4.4. Сведения по результатам работы амбулаторной службы и стационарным отделениям за пятницу должны быть переданы не позднее установленного времени в субботу ( допустимо вечером в пятницу) в полном объеме,
определенном для передачи сведений.
2.4.5. Сведения о направлениях и свободных койках за выходные дни передаются в понедельник в установленном порядке, причем сведения о койках
отражаются по состоянию на 9-00 утра понедельника. Если амбулаторным подразделением МО направления на госпитализацию в субботний день не выдавались, МО формирует и представляет «нулевой отчет».
2.4.6. Обращаю внимание, что сведения МО должны направляться на адрес ТФОМС защищенной сети VIPNet 71(ТулаТФОМС),УИ робот. Сведения,
направленные МО, минуя ТФОМС напрямую в СМО, обработке не подлежат.
3.Сводные сведения СМО о направлениях, выданных ЗЛ
формируются СМО ежедневно в электронном виде в формате EXCEL на основании сведений поликлиник о направлениях, выданных застрахованным лицам, по
очереди: в четные дни - ООО «АльфаСтрахование-ОМС», в нечетные дни - филиалом ЗАО «Капитал Медицинское страхование» в г.Тула. Таблица заполняется СМО в разрезе МО и профилей койки без разбивки по СМО.
В графе «Количество направлений» указывается общее количество направлений, выписанных амбулаторно-поликлиническими службами МО на профиль
койки, за отчетный период без разбивки по СМО.
В графе «Количество аннулированных направлений» указывается на профиль
койки количество отказов ЗЛ от госпитализации, направлений, аннулированных
в связи с переносом даты госпитализации, смертью ЗЛ, по информации поликлиники и СМО.
4. Сводные сведения СМО о госпитализации застрахованных лиц
формируются СМО ежедневно в электронном виде в формате EXCEL на основании сведений стационаров о госпитализации застрахованных лиц, по очереди: в
четные дни - ООО «АльфаСтрахование-ОМС», в нечетные дни - филиалом ЗАО
«Капитал Медицинское страхование» в г.Тула. Таблица заполняется СМО в разрезе МО и профилей койки без разбивки по СМО.
В графе «Аннулировано направлений (с учетом данных СМО, поликлиник,
стационаров)» указывается общее количество отказов ЗЛ от госпитализации, аннулированных направлений в связи с переносом сроков госпитализации, смертью ЗЛ по информации поликлиник, стационаров и СМО.
5
5. Взаимодействие участников информационного обмена.
5.1. Сведения о направлениях и свободных койках для госпитализации
предусмотрены для обеспечения информационного сопровождения ЗЛ и не
должны служить основанием для отклонения СМО от оплаты из средств ОМС
при проведении МЭК реестров счетов.
До 01.02.2014 г устанавливается контрольное время для приема данных о
выданных направлениях на госпитализацию в круглосуточный стационар и о
наличии свободных мест в КС ежедневно, кроме воскресенья от медицинских
организаций в ТФОМС – до 10-00.
Сводные сведения от СМО в ТФОМС - до 11-00, от ТФОМС в МО – до
11-30.
5.2. Сводные сведения должны быть получены сотрудниками, уполномоченными на информационное сопровождение застрахованных лиц, не позднее
контрольного времени.
5.3. Тестовые файлы по Сводным сведениям о выданных направлениях и
наличии свободных мест по профилям медицинской помощи по МО направлены
10.01.2014 и 13.01.2014 в адреса медицинских организаций сети VipNet. В связи
с возможными изменениями адресов сети VipNet руководителям МО необходимо проконтролировать получение сведений и обеспечить своевременное информирование ТФОМС Тульской области и СМО о смене адресов и/или поставщиков услуг VipNet.
5.4. Обращаю внимание всех участников информационного обмена на
необходимость адаптации своих информационных систем, осуществляющих
учет, хранение и обработку сведений о направлениях на госпитализацию в круглосуточный стационар, к новой структуре номера направления – символьное
15-значное поле.
5.5. С 01.02.2014 вводятся изменения в структуру данных реестра счетов
по оплате медицинской помощи в файле направлений NNP:
-изменены тип и длина поля «Номер направления» NCC_NUMB на
Character(15).
6. Организация автоматизированного учета сведений.
6.1. Для организации автоматизированной выписки направления на госпитализацию в каждом амбулаторно-поликлиническом подразделении МО планируется установка специального программного обеспечения. ТФОМС рекомендует это специальное ПО устанавливать на рабочих местах, с которых в МО
осуществляется выписка льготных рецептов. Ожидаемый срок начала установки
ПО – март 2014года.
ПО предназначено для осуществления следующих функций:
1)
Ввод сведений о направлении в базу данных АРМ ОМС;
2)
Регистрацию направления в электронном журнале;
3)
Автоматическую генерацию номера направления;
4)
Распечатку направления на бумажном носителе;
6
5)
Формирование электронной выгрузки для ТФОМС.
Для функционирования специального ПО медицинским организациям
необходимо до 20.03.2014 обеспечить подключение персональных компьютеров
на рабочих местах, с которых в МО осуществляется выписка льготных рецептов, по локальной сети к серверу, на котором находится АРМ ОМС.
6.2. В последующем для регистрации случаев госпитализации в круглосуточный стационар в каждом приемном покое планируется установка программы,
позволяющей вести автоматизированный учет сведений о госпитализированных
в базе данных АРМ ОМС, а также осуществлять учет данных об использовании
коечного фонда и формирование необходимой отчетности в электронном виде
для ТФОМС.
Приложения:
1.
Форма шаблона.
2.
Инструкция по использованию шаблона.
Директор
п/п
Б.Н.Федорченко
Исп.
Красноперова Ю.С. (4872) 25-07-34
Зайленкова И.Б.
(4872) 25-07-21
7
Приложение №1 к письму
ТФОМС Тульской области
от 16 января 2014 №56/05
Формы шаблона
9
10
Приложение №2 к письму
ТФОМС Тульской области
от 16 января 2014 №56/05
Инструкция по использованию шаблона
1. Если у вас версия Microsoft office 97-2003, то вам необходимо сделать следующее:
а. Запустить Microsoft excel.
б. Выбрать сервис → макрос → безопасность.
в. Выбрать низкий уровень безопасности.
г. перейти на вкладку «Надежные издатели» либо «Надежные источники» и
поставить галочку «Доверять доступ к Visual Basic Project».
д. Нажмите OK и закройте приложение.
е. Запустите файл .
2. Если у вас Microsoft office 2007, то вам необходимо сделать следующее:
а. Запустить Microsoft excel 2007.
б. Выбрать разработчик →безопасность макросов.
в. Выбрать включить все макросы и поставить галочку напротив «доверять доступ к объектной модели проектов VBA»
г. Нажмите OK и закройте приложение.
д. Запустите файл.
Если вкладки разработчик нет (не отображена) необходимо провести следующие
действия.
Отображение вкладки «Разработчик»
1.
Откройте вкладку Файл.
2.
Нажмите кнопку Параметры.
12
3.
В разделе основные поставить галочку показывать вкладку «Разработчик» на
ленте.
13
4. В шаблоне заполняются только ячейки, отмеченные серым цветом.
Нулевые значения заполняются обязательно.
5. На титульном листе:
- выбрать название МО из списка;
- из списка адресов подразделений выбрать адрес своего подразделения МО;
- указать путь на диске, куда выгружать файлы с данными.
Адрес подразделения МО для амбулаторно-поликлинический подразделений указывается
в зависимости от способа учета выданных направлений. Если ведение журналов
направлений (и нумерация направлений) осуществляются в каждом подразделении
отдельно, то каждое подразделение заполняет свою таблицу и направляет в ТФОМС
(кол-во заполняемых таблиц = кол-ву ведущихся журналов направлений). Если ведение журнала направлений и нумерация направлений осуществляются централизованно, заполнение таблицы осуществляется в одном месте (1 журнал направлений – 1 заполняемая таблица).
Адрес подразделения МО для стационарных подразделений указывается в зависимости
от способа учета свободных коек. В зависимости от места расположения отделений
(подразделений) МО возможны как отдельный учет свободных коек по каждому отделению (подразделению), так и единый централизованный учет. Если учет коек осуществляется в каждом подразделении отдельно, то каждое подразделение заполняет
свою таблицу и направляет в ТФОМС (кол-во заполняемых таблиц = кол-ву стационарных подразделений). Если учет коек осуществляется централизованно, заполнение
таблицы осуществляется в одном месте (1 заполняемая таблица на все стационарные
подразделения МО).
6. На листе «Поликлиника» заполняются сведения о направлениях на госпитализацию:
- указать дату отчетного периода;
- из списка выбрать МО, куда направляется застрахованное лицо;
- выбрать профиль медицинской помощи (профиль коек);
- указать количество направлений и количество аннулированных направлений по данному
профилю;
- не допускается заполнение нескольких строк для одной и той же МО по одному и
тому же профилю.
Чтобы удалить все введенные значения необходимо нажать кнопку «очистить».
После ввода всех данных за сутки необходимо нажать кнопку «Выгрузить файл».
Выгруженный файл направить в ТФОМС по VipNet на адрес 71(Тула ТФОМС), УИ робот.
7. На листе «Стационар» заполняются сведения о госпитализации застрахованных лиц:
- указать дату отчетного периода;
- из списка выбрать профиль медицинской помощи (профиль коек);
- проставить значения в ячейки 3-15, нулевые значения проставлять обязательно;
- не допускается заполнение нескольких строк для одного и того же профиля.
Чтобы удалить все введенные значения необходимо нажать кнопку «очистить».
После ввода всех данных за сутки необходимо нажать кнопку «Выгрузить файл».
Выгруженный файл направить в ТФОМС по VipNet на адрес 71(Тула ТФОМС), УИ робот.
14