Справка по проверке архива города Владикавказ

Справка
о результатах проверки в отделе ЗАГС г. Владикавказа Управления
ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания
24 апреля 2012 год
г. Владикавказ
В соответствии с планом работы Управления записи актов
гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далееУправление ЗАГС) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка отдела
записи актов гражданского состояния г. Владикавказа Управления ЗАГС
Республики Северная Осетия-Алания (далее- отдел ЗАГС г. Владикавказа).
Комиссия в составе председателя комиссии – заместителя
руководителя Управления ЗАГС РСО-Алания – Г.К. Каргиновой, начальника
отдела организации деятельности по государственной регистрации актов
гражданского состояния Управления ЗАГС - Е.В. Дзидзоевой, начальника
отдела хранения и выдачи документов Управления ЗАГС – А.А. Рубаевой,
специалиста 1 разряда отдела организации деятельности по
государственной регистрации актов гражданского состояния Управления
ЗАГС - З.А. Тебиевой.
Комиссией предусматривалась проверка правильности ведения
архивного делопроизводства и формирования архива в период с 01.01.2010
г. по 31.12.2011 г.
Архив не изолирован от помещения, в котором осуществляется приём
граждан, оборудован металлическими стеллажами. В целях соблюдения
правил противопожарной безопасности установлены: порошковый
огнетушитель, а также пожарная сигнализация. В последний день месяца
проводится санитарный день: обеспылевание книг актовых записей, влажная
уборка полок и др.
В результате контрольно-надзорной проверки комиссией изучались
следующие вопросы:
1. Формирование дел в соответствии с номенклатурой
Номенклатура отдела сформирована согласно «Перечня документов
органов ЗАГСа с указанием сроков хранения», утверждённого 09.07.1976 г.
Документы, согласно номенклатуре, озаглавлены, указаны сроки хранения и
ссылки на индекс дела. Гербовые бланки свидетельств строгой отчётности,
печати, штампы хранятся в сейфе.
2.Оформление книг записей актов гражданского состояния
Книги государственной регистрации актов гражданского состояния
хранятся в хронологическом порядке, по видам записей актов. Книги
пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью начальника
отдела. Переплёт и оформление книг до 2011 года включительно завершены
полностью. На корешках книг указываются вид, нумерация и год составления
записей актов гражданского состояния, а так же номер книги по порядку в
соответствии с описью. Однако, книги государственной регистрации
перемены имени и установления отцовства частично не заверены печатью и
подписью начальника отдела, на корешках книг актовых записей
государственной регистрации перемены имени, установления отцовства,
рождения частично отсутствуют порядковые номера. Книг, требующих
реставрационных работ, в архиве отдела нет. При выборочной проверке
выявлено, что внесение изменений и исправлений в записи актов
гражданского состояния производится не в соответствии с «Правилами
заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков
свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния»
утв. Постановлением Правительства РФ от 17.04.1999 г. №432. А именно:
- при внесении
изменений и исправлений
в записи актов
гражданского состояния указанные сведения заверяются не подписью
руководителя отдела, а специалистом, осуществляющим внесение
изменений и исправлений (а/з о заключении брака №2288 от 14.10.1989 г.,
а/з о рождении № 836 от 12.07.1995 г., а/з о расторжении брака № 357 от
11.05.2000 г., а/з о расторжении брака № 1156 от 19.12.2008 г., а/з о
заключении брака № 1889 от 29.08.2009 г.);
- сведения о внесении изменений и исправлений неверно отражены в
актовой записи (а/з о рождении №2053 от 04.05.2009 г.);
- при внесении
изменений и исправлений
в записи актов
гражданского состояния указанные сведения заверяются печатью не
должным образом (а/з о рождении № 2301 от 29.06.2004 г., а/з о рождении
№ 3348 от 17.09.2004 г., а/з о рождении № 1607 от 02.06.2005 г., а/з о
заключении брака № 1889 от 29.08.2009 г.);
при внесении изменений и исправлений в записи актов
гражданского состояния указанные сведения не заверяются подписью
руководителя отдела (а/з о рождении №1298 от 25.07.1981 г., а/з о
рождении № 1210 от 02.04.2010 г., а/з о рождении № 1371 от 25.03.2011 г.,
а/з о рождении № 1372 от 25.03.2011 г.);
- при внесении
изменений и исправлений
в записи актов
гражданского состояния указанные сведения не заверяются печатью и
подписью руководителя отдела (а/з о рождении № 1991 от 09.08.1999 г., а/з
о рождении № 1992 от 09.08.1999 г., а/з о заключении брака №782 от
19.06.2000 г., а/з о рождении № 3281 от 12.11.2001 г., а/з о заключении
брака №1807 от 22.08.2009 г.);
- внесение изменений и исправлений в запись акта гражданского
состояния выполнены пастой одного и того же цвета ( а/з о расторжении
брака № 436 от 15.05.2008 г.);
- при внесении изменений и исправлений указанные в извещении
сведения вносятся в записи актов гражданского состояния не в полном
объёме ( а/з о рождении № 1975 от 04.05.2011 г.);
- внесение изменений и исправлений в записи актов гражданского
состояния не осуществлены (извещения за 2010 год - а/з о рождении №1834
от 10.10.1992 г., а/з о расторжении брака № 100 от 12.02.2004 г., а/з о
заключении брака № 2963 от 27.12.2008 г., а/з о заключении брака № 1561
от 01.08.2009 г., а/з о рождении №594 от 05.02.2009 г., а/з о рождении №
2010 от 17.04.2010 г., а/з о рождении № 3130 от 17.08.2007 г., а/з о
расторжении брака №146 от 25.02.2010 г., а/з о рождении № 514 от
29.01.2010 г., извещения за 2011 год – а/з о рождении № 4106 от 13.11.2003
г., а/з о рождении №182 от 24.01.2005 г., а/з о рождении № 1355 от
16.04.2007 г., а/з о перемене имени №51 от 08.02.2007 г., а/з о рождении
№4232 от 10.09.2008 г., а/з о рождении №2441 от 25.05.2009 г., а/з о
рождении № 5059 от 23.10.2008 г., а/з о заключении брака №2644 от
10.11.2009 г., а/з о расторжении брака №665 от 15.07.2009 г., а/з о рождении
№ 1642 от 30.03.2010 г., а/з о рождении №4242 от 05.08.2010 г., а/з о
рождении № 6093 от 09.11.2010 г., а/з о заключении брака №1136 от
17.06.2010 г., а/з о заключении брака №1174 от 19.06.2010 г.,
а/з о
заключении брака № 2404 от 23.10.2010 г., а/з о рождении № 685 от
10.02.2011 г., а/з о рождении №1586 от 08.04.2011 г., а/з о рождении № 1835
от 22.04.2011 г., а/з о рождении №1858 от 26.04.2011 г., а/з о рождении
№1146 от 15.03.2011 г.,
а/з о рождении №2949 от 01.07.2011 г., а/з о
рождении №2985 от 05.07.2011 г., а/з о рождении №2990 от 05.07.2011 г.,
а/з о рождении №3029 от 06.07.2011 г.,
а/з о рождении № 4147 от
30.08.2011 г., а/з о заключении брака №155 от 28.01.2011г.);
- внесение изменений и исправлений в записи актов гражданского
состояния в связи с расторжением брака осуществляется специалистом Л.Х.
Бетрозовой, что не прописано в должностном регламенте вышеуказанного
специалиста;
-внесение изменений и исправлений в записи актов гражданского
состояния в связи с расторжением брака не осуществляется специалистом
К.Т. Кокоевой , что прописано в должностном регламенте вышеуказанного
специалиста.
3. Электронная база
Электронная база данных записей актов гражданского состояния
действует с 2001 года, пополняется ежедневно при регистрации актов
гражданского состояния. На 31.12.2011 года составляет 179612 единиц.
Однако пополнение электронной базы архивных данных с 1979 года по
настоящее время
осуществляется.
при выдаче повторных
гербовых свидетельств не
4. Ведение алфавитных книг
Алфавитные книги не пронумерованы, не скреплены печатью и
подписью начальника отдела. На начало проверки было выявлено, что с
2008 года по настоящее время алфавитные книги не велись. К концу
проверки алфавитные книги были предоставлены в электронном виде.
Содержание алфавитных книг составленных до 2008 года не соответствует
наличию записей актов гражданского состояния. А именно:
- при внесении
изменений и исправлений
в записи актов
гражданского состояния новые сведения не внесены в алфавитные книги
(а/з о рождении № 2829 о рождении от 16.09.1997 г., а/з о рождении №
4106 от 13.11.2003 г., а/з о заключении брака №2158 от 27.09.2008 г., а/з о
рождении №3599 от 11.08.2008 г., а/з о рождении №6108 от 23.12.2008 г.).
5. Комплектование архива
В архивном помещении хранятся книги записей актов гражданского
состояния. Архив насчитывает 1510 книг актовых записей. Архивный фонд
располагает данными по г. Владикавказ (г.Орджоникидзе) с 1979 года по
настоящее время.
6. Акты на списание
По мере истечения сроков хранения, в соответствии с номенклатурой
дел, уничтожаются документы. Документов, подлежащих уничтожению в
наличии нет.
7.Журналы входящей и исходящей корреспонденции
Журналы входящей и исходящей корреспонденции пронумерованы,
скреплены печатью и подписью начальника отдела. Вся входящая
корреспонденция регистрируется в день поступления. Срок исполнения
исходящей корреспонденции составляет не более 10 дней.
8. Журнал учёта почтовой оплаты
Журнал учёта почтовой оплаты ведётся с указанием адресата, номера и
даты регистрируемого почтового отправления.
9.Ведение расходных журналов
Книги по учёту и расходу бланков свидетельств о регистрации актов
гражданского состояния хранятся в шкафу. Книги прошиты, пронумерованы,
скреплены печатью и подписью начальника отдела. Подписи заявителей
имеются. Номера указанных в журнале свидетельств совпадают с номерами
выданных повторных свидетельств, указанных
в актовых записях.
Испорченные свидетельства отражены в расходном журнале. Выявлены
следующие нарушения:
- повторные свидетельства о перемене имени, об установлении
отцовства, усыновлении до 31.10. 2011 года учитывались в расходном
журнале на выдачу первичных документов о перемене имени, об
установлении отцовства, усыновлении, с 01.11.2011 года заведён отдельный
журнал на выдачу повторных свидетельств о перемене имени, об
установлении отцовства, усыновлении;
-в нарушение ст.9 ФЗ «Об актах гражданского состояния» гербовое
свидетельство о рождение 1-ИО №538800 на Теребякина С.В. (а/з о
рождении №72-2011 г.) выслано в г. Москву УФМС р-н Марфино;
- при направлении запрашиваемых свидетельств, справок, в журнале
не указывается наименование органа ЗАГС, куда направляются документы
(гербовое свидетельство о рождении 1-ИО № 692361 на Саядян А.А.,
гербовое свидетельство о рождении 1-ИО № 699862 на Расулова Н.Н.,
гербовое свидетельство о рождении 1-ИО № 692362 на Кусраева М.И.);
- на извещении об установлении отцовства в отношении Годзоева С.А.
указана дата выдачи гербового свидетельства исходящий №1235 от
13.08.2010 года, что расходится с датой выдачи, указанной в расходном
журнале (27.07.2010 года);
- дата выдачи гербового свидетельства о рождении (1-ИО 678540),
выданного в связи с установлением отцовства на Моллоева Э.Р. указано
раньше, чем дата регистрации извещения об установлении отцовства;
- на обложках расходных журналов неверно указан срок хранения – 75
лет. В соответствии с ФЗ «Об актах гражданского состояния» ст.77 срок
хранения книг актовых записей в органах ЗАГС составляет 100 лет,
соответственно срок хранения расходных журналов так же составляет 100
лет.
10. Ведение описи архивного фонда
Опись архивного фонда ведётся. В журналы внесены все книги записей
актов гражданского состояния, хранящиеся в отделе.
11.Состояние дел, находящихся на хранении в архиве
Дела длительного срока хранения находятся на хранении в архивном
помещении, расположенном в отделе ЗАГС г. Владикавказ на ул.
Кырджалийской,23. Документы хранятся в скоросшивателях (накопителях)
на полках:
перемена имени, заявления на установление отцовства,
заявления на внесение исправлений дела по восстановленным записям,
дела по исправлениям, дела по исправлениям по решению суда, дела по
решению суда о восстановлении регистрации рождения, дела по решению
суда об усыновлении с 1979 года. Дела по перемене имени, по внесению
изменений и исправлений в актовые записи за 2008-2009 год в архивном
помещении на момент проверки отсутствуют. Расходные книги хранятся в
металлических картотеках и на полках. В ходе проверки выявлено, что
паспорта умерших в количестве 12 штук не были своевременно направлены
в органы УФМС.
12. Выдача справок
За проверяемый период выдано и выслано справок из архива в
количестве 1575 штук. Из них за 2010 год – 818 ; за 2011 год - 757. Заявления
на выдачу справок заполнены с указанием всей необходимой информации.
Входящий номер и исходящий номер проставлен с занесением в журналы
входящей и исходящей корреспонденции. Квитанции об уплате
соответствующего размера госпошлины приложены. Выявлены следующие
нарушения:
-к заявлениям по выдаче справок на умерших лиц не приложены
соответствующие документы, подтверждающие полномочия на получение
документа (исх. № 27 от 13.01.2010г.; исх. № 1194 от 11.05.2010г.; исх. №
2062 от 10.08.10г.; исх. № 2272 от 25.08.2010г.; исх. № 2015 от 04.08.2010г.
исх. № 157 от 25.01.2011г.; исх. № 173 от 25.01.2011г.; исх. № 241 от
01.02.2011г.; исх. № 341 от 10.02.2011г.; исх. № 639 от 15.03.2011г.; исх. №
697 от 18.03.2011г.; исх. № 737 от 29.03.2011г.; исх. № 738 от 29.03.2011г.;
исх. № 418 от 17.02.2011г.; исх. № 431 от 17.02.2011г.; исх. № 532 от
02.03.2011г.; исх. № 537 от 02.03.2011г.; исх. № 453 от 18.02.2011г.; исх. №
1175 от 05.05.2011г.; исх. № 1187 от 05.05.2011г.; исх. № 1213 от 10.05.2011г.;
исх. № 1276 от 12.05.2011г.; № 1326 от 17.05.2011г.; исх. № 1566 от
09.06.2011г.; исх. № 2794 от 29.09.2011г.; исх. № 2805 от 29.09.2011г.; исх. №
3654 20.12.2011г.; исх.№ 3563 от 08.12.2011г.);
- на квитанциях об уплате госпошлины проставлены штампы, не
предназначенные для этого, и росписи руководителя отдела;
13. Международная правовая помощь
На запрашиваемые документы ведётся «Исходящий журнал
регистрации запрашиваемых документов из стран СНГ». Журнал не
оформлен должным образом: не пронумерован, не прошнурован, не
заверен печатью и подписью начальника отдела, не проставлена дата
начала ведения журнала. Журнал начат по факту с 2006 года, ведётся
небрежно, с помарками. Выдача присланных документов учитывается в
«Журнале входящих документов по международной правовой помощи».
Журнал пронумерован, прошнурован, скреплён печатью и подписью
начальника отдела. Журнал начат в 2010 году, подписи получателей
имеются. За 2010-2011 годы в компетентные органы иностранных государств
было направлено 99 запросов об оказании международной правовой
помощи. В том числе: за 2010 год - направлен 51 запрос по истребованию
документов; за 2011 год- направлено 48 запросов по истребованию
документов. Квитанции об уплате госпошлины имеются. При оформлении
направляемых документов допущены следующие нарушения:
- в просьбах
об оказании правовой помощи не указываются
прилагаемые документы ( исх. №1,№3-31- 2010 год);
- на отправляемых анкетах не проставлена печать отдела ЗАГС
( исх.№10 от 18.02.2010 г., исх. №14 от 17.03.2010 г., исх. № 15 от 17.03.2010
г., исх.№17 от 07.04.2010 г., исх. № 21 от 17.05.2010 г., исх. № 22 от
21.05.2010 г., исх.№ 23 от 26.05. 2010 г., исх. №24 от 26.05.2010 г., исх.№25 от
28.05.2010 г., исх.№ 26 от 04.06.2010 г., исх.№27 от 11.06.2010 г., исх. №30 от
23.06.2010 г., исх. № 31 от 23.06.2010 г.);
- анкета
по истребованию документов о регистрации актов
гражданского состояния не соответствует образцу (исх. №28 от 15.06.2010 г.);
- при истребовании повторных документов на родственников и др.
граждан,
к анкетам не прилагаются документы, подтверждающие
полномочия на получение (исх.№1 от 15.01.2010 г., исх.№4 от 27.01.2010 г.,
исх. №24 от 26.05.2010 г., исх.№33 от 12.08.2010 г. исх. № 35 от 20.08.2010 г.,
исх.№39 от 23.09.2010 г., исх. №40 от 23.09.2010 г., исх.№51 от 28.12.2010 г.);
- на отправляемой анкете отсутствует роспись руководителя отдела
ЗАГС (исх.№1 от 15.01.2010 г.)
- анкета
по истребованию документов о регистрации актов
гражданского состояния заполнена не в полном объёме( исх.№16 от
18.03.2010 г.), нет перевода паспорта (заявителя) иностранного гражданина
(исх.№ 10 от 15.03.2011 г.);
-анкета по истребованию документа о регистрации акта гражданского
состояния принята специалистом от заявителя, не достигшего
совершеннолетия ( исх. №12 от 18.03.2011 г.);
- присланные актовые записи о государственной регистрации актов
гражданского состояния выдаются на руки заявителям (исх.№ 2 от
20.01.2010 г.);
- поручения об оказании правовой помощи при направлении в органы
ЗАГС для внесения соответствующих изменений в записи актов гражданского
состояния составлены неверно ( исх. №40 от 17.11.2011 г., исх.№ 42 от
24.11.2011 г., исх. № 46 от 06.12.2011 г.);
- согласно информации Министерства юстиции Российской Федерации
от 31.07.2009 г. № 04/1099 –СМ запросы об истребовании документов о
регистрации актов гражданского состояния направляются в Республику
Южная Осетия через территориальные органы юстиции и в дальнейшем
через центральный аппарат Минюста России. Запрос об истребовании
документа о регистрации акта гражданского состояния исх. №48 от 23.12.
2011 г. направлен в Республику Южная Осетия напрямую.
Отделу ЗАГС г. Владикавказа Управления ЗАГС Республики Северная
Осетия-Алания рекомендовано:
- обеспечить надлежащее хранение журналов по выдаче гербовых
свидетельств;
- соблюдать требования ФЗ-143 «Об актах гражданского состояния»;
- соблюдать «Правила заполнения бланков записей актов гражданского
состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов
гражданского состояния» утв. Постановлением Правительства РФ от
17.04.1999 г. №432;
- книги по государственной регистрации перемены имени и
установления отцовства заверить печатью и подписью начальника отдела;
- на корешках книг актовых записей по государственной регистрации
перемены имени, установления отцовства, рождения указать порядковые
номера;
- обеспечить ежедневное пополнение электронной базы данных при
выдаче повторных гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского
состояния;
- при внесении
изменений и исправлений
в записи актов
гражданского состояния новые сведения вносить в алфавитные книги;
- при направлении запрашиваемых свидетельств, справок,
в
расходном журнале указывать адрес и наименование органа ЗАГС, куда
направляются документы;
- на обложках расходных журналов указать срок хранения в
соответствии со ст.77 ФЗ «Об актах гражданского состояния - 100 лет;
- при ведении расходных журналов в графе «Место регистрации»
указывать наименование района органа ЗАГС;
- обеспечить соблюдение ведения делопроизводства в соответствии с
установленными нормами ( инструкция по делопроизводству от 14.02.1985
г.);
- к заявлениям по выдаче справок на умерших лиц прикладывать
соответствующие документы, подтверждающие полномочия на получение
документа;
-при организации работы в сфере правовой помощи строго следовать
методическим
рекомендациям
по
исполнению
международных
обязательств РФ (утв.приказом Министерства юстиции РФ от 24.12.2007 г. №
249);
- паспорта умерших в количестве 12 штук направить в органы УФМС;
- соблюдать сроки направления паспортов умерших в органы УФМС;
-специалисту Бетрозовой Л.Х., исполнять свои должностные
обязанности в строгом соответствии с должностным регламентом.
-специалисту Кокоевой К.Т. исполнять свои должностные обязанности
в строгом соответствии с должностным регламентом.