ЯДРО НОВОЙ ПРОГРАММНОЙ СИСТЕМЫ ЧИСЛЕННОГО

ФОРМАЛИЗАЦИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ РЕГЛАМЕНТОВ ВУЗА КАК
РЕЗУЛЬТАТ ВНЕДРЕНИЯ ERP-СИСТЕМЫ
Б.И.Березин (1), И.В.Терехов (2)
(1) МГУ им. М.В.Ломоносова, факультет ВмиК,
(2) ООО «РЕДЛАБ», Москва
Тел. (095) 939-24-95, 930-81-11, факс: (095) 930-80-09,
e-mail: [email protected], [email protected]
Для вуза характерны достаточно сложные информационные потоки. Одни и те же данные используются в
различных подразделениях для различных целей. Дублирование данных существенно увеличивает
вероятность возникновения ошибок.
Внедрение информационной системы класса ERP позволяет существенно повысить достоверность
информации за счет ее однократного ввода в систему и наличия возможностей для дальнейшего
использования в рамках различных модулей системы.
На факультете Вычислительной математики и кибернетики МГУ им. М.В.Ломоносова ERP-система
находится в продуктивной эксплуатации. Этот факт сам по себе налагает определенные требования на
взаимодействие организационных структур вуза в процессе выполнения своих функций в системе. Однако,
анализ проблем, возникающих в процессе эксплуатации системы, приводит к выводу о необходимости
регламентации функций подразделений и формализации потоков обмена данными между ними.
Основные потоки обмена данными в рамках информационной системы вуза
1. Между отделом кадров и бухгалтерией. Персональные данные сотрудников вводятся в систему в
отделе кадров. Бухгалтерия использует персональные данные сотрудников при расчете заработной платы,
налогов, формировании отчетности в ПФР и другие организации, оформлении командировок.
2. Между отделом кадров и учебным отделом, магистратурой, аспирантурой. Введенные в отделе
кадров персональные данные сотрудников используются учебным отделом, магистратурой, аспирантурой
для осуществления привязки студентов и магистрантов к научным руководителям дипломных и курсовых
работ, руководителям учебных и производственных практик, а также аспирантов к научным руководителям.
3. Между учебным отделом, магистратурой, аспирантурой и бухгалтерией. Персональные данные
студентов, магистрантов, аспирантов вводятся в систему соответственно в учебном отделе, магистратуре,
аспирантуре. Бухгалтерия использует персональные данные для расчета стипендии, расчета ЕСН и прочих
налогов, формирования отчетности в ПФР и прочие организации и т.д.
4. Между учебным отделом, магистратурой, аспирантурой и научным отделом. На основе
введенных персональных данных студентов, магистрантов, аспирантов осуществляется их привязка к
научным темам.
Примером такого обмена данными может служить взаимодействие подразделений вуза, осуществляемое
при выполнении научных работ:
Кафедры
Лаборатории
Научные руководители
Научные темы, гранты
Научные публикации
Участие в конференциях
Учебный отдел
Аспирантура
Научный
отдел
Персональные данные
студентов, аспирантов
Отдел
кадров
Персональные данные
сотрудников
Сводные отчеты по
научной деятельности
Бухгалтерия
Финансовое обеспечение
научных тем, грантов
Основной объем информации по научной деятельности вводится в систему на уровне кафедр и
лабораторий:
– Данные о научном руководстве.
– Информация о научных темах и грантах.
– Данные о научных публикациях.
– Информация об участии сотрудников и студентов кафедры или лаборатории в конференциях
семинарах и т.д.
В процессе ввода информации по научной деятельности используются персональные данные студентов,
аспирантов, сотрудников, получаемые соответственно из учебного отдела, аспирантуры и отдела.
Информация отдела кадров также направляется в бухгалтерию для использования при расчете выплат
сотрудникам по научным темам и грантам, а также в научный отдел, в задачи которого входит ввод данных о
кадровом обеспечении межкафедральных научных тем.
Бухгалтерия осуществляет финансовое обеспечение научных тем и грантов:
– Составление смет.
– Получение средств.
– Расходование средств в соответствии с целевым назначением.
– Формирование финансовой отчетности.
Необходимая финансовая информация передается в научный отдел, основной задачей которого
является управление научной деятельностью в целом и формирование сводной отчетности. Сводная
отчетность формируется на основе информации о научной деятельности кафедр и лабораторий,
информации о финансовом обеспечении научных тем и грантов, а также кадровой информации.
Административные регламенты как средство повышения эффективности информационного
обмена
Внедрение информационно-аналитической системы потребовало разработки четких административных
регламентов, которые должны обеспечить формализацию ввода и обмена информацией. Основной задачей
административного регламента является очерчивание полномочий конкретных сотрудников и описание
процедур ввода и использования информации.
В административных регламентах должны быть зафиксировано:
– Должностные обязанности сотрудников по вводу информации (перечень должностей и видов
информации).
– Сроки ввода в систему для каждого вида информации.
– Полномочия пользователей в соответствии с должностными обязанностями на:
–
Создание информации в системе.
–
Изменение информации в системе.
–
Удаление информации из системы.
–
Просмотр информации в системе.
Формализация процедур ввода и использования информации позволит сотрудникам различных
подразделений эффективно решать поставленные перед ними задачи. Для достижения этой цели
административные регламенты должны содержать четкое описание последовательности операций по
ведению и использованию данных.
Использование формализованных административных регламентов при работе с информационной
системой класса ERP позволяет
– Повысить достоверность информации за счет ее однократного ввода в систему.
– Обеспечить своевременность ввода данных в систему и повысить эффективность обмена
информацией.
– Разграничить права различных пользователей на использование информации, находящейся в системе
в соответствии с их должностными обязанностями.
– Формализовать процедуры ведения и использования данных с учетом особенностей организации
процессов конкретного вуза.
На факультете вычислительной математики и кибернетики МГУ им. М.В.Ломоносова работы по
утверждению административных регламентов запланированы на 2003 г. Опыт продуктивной эксплуатации
системы "Университет" показал необходимость формализации процедур ввода и использования информации
для повышения эффективности работы пользователей системы.
Разрабатываемые административные регламенты будут утверждаться решением Координационного
Совета проекта внедрения и вводиться в действие приказом декана.
Опыт внедрения и использования системы "Университет" на факультете вычислительной математики и
кибернетики позволяет говорить о том, что после обсуждения и утверждения возможно изменение некоторых
бизнес-процессов на факультете. Это является закономерным результатом внедрения информационной
системы.