Организация документооборота и автоматизация работы предприятия Система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Система призвана обеспечить электронный документооборот любого предприятия, в организации любого типа и повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это в свою очередь оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба. На сегодняшний день программа электронного документооборота предприятия «ДЕЛО» – самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом. Преимущества СЭД «Дело» Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличает полный функционал, доступный сразу после покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно. Готовность к работе в МЭДО. Уже сейчас СЭД «ДЕЛО» полностью готова к работе в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С 2009 года ЭОС участвует в разработке проекта МЭДО и имеет готовые решения по межведомственному взаимодействию. Легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика), делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для всех клиентов. Одни экономят деньги на коробочном решении, которое включает весь делопроизводственный функционал, а других привлекают короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию и возможность самостоятельного внедрения. Качественный документооборот предприятия: решаемые задачи Канцелярия – Регистрация любых типов документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка ЭЦП; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации. Подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту). Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов; поддержка версионности; сроки согласования; напоминания и оповещения Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа Работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, также мобильные телефоны, планшетные компьютеры) Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах Оповещения и уведомления – рассылка напоминаний и уведомлений по любым событиям; настройка нужных уведомлений Сканирование, в том числе поточное сканирование – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов Создание отчетов – подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск ЭЦП – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет) Юридически значимый документооборот предприятия – организация юридически значимого делопроизводства и документооборота любого масштаба; ЭЦП приравнивается собственноручной подписи; создание и проверка ЭЦП; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров Протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе Интеграция – описанная структура системы; наличие API. Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО» Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать различные модули. Делегирование полномочий на работу с документами позволяет легко передавать дела, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется. Интерфейс прост в работе и интуитивно понятен. Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов) позволяет работать с большим количеством документов, затрачивая на это минимум времени. Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники. СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от привычного «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами. Легкость установки и настройки (в том числе силами заказчика) и короткие сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы электронного документооборота. Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перенести привычную для сотрудников рабочую среду в электронный вид, что облегчает переход на СЭД. Масштабируемость – система обладает практически неограниченной возможностью «увеличения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно работают от единиц до тысяч пользователей. Опции «Мобильный кабинет» - работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы и др.). «АРМ Руководителя» - работа с электронными документами в кабинете и вне его на одном устройстве (планшетный компьютер или ноутбук). «Сервер электронного взаимодействия (СЭВ)» - организация полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах. «Юридически значимый документооборот предприятия» - решение с применением криптографического комплекса, обеспечивающее полноценную работу с юридически значимыми электронными документами. В случае возникновения актуальности придания юридической значимости электронному документообороту, данное решение может быть внедрено как при разворачивании системы электронного документооборота (СЭД), так и в уже ранее внедрённую СЭД. «Поточное сканирование». Массовый перевод бумажных документов в электронный вид избавляет сотрудников от рутинных операций по сканированию каждого документа в отдельности. «ДЕЛО-Web». Web-доступ ко всем данным и функциям позволяет сотрудникам так же полноценно работать с документами, находясь в командировке или вне офиса, как и за своим рабочим столом. «ДЕЛО-1С». Интеграция СЭД «ДЕЛО» и 1С дает возможность внедрить финансовый документооборот предприятия. «Управление процессами». Специалисты в области процессного управления с помощью этой опции проектируют и создают произвольные бизнес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.). «Оповещения и уведомления». Данная опция служит для своевременного извещения сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д. через электронную почту. Наличие доступного API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми используемыми организацией информационными системами и бизнес-программами. Надежность и эффективность СЭД «ДЕЛО» Надежность и бесперебойность функционирования системы: доказательством тому – клиенты, работающие в системе долгие годы и постоянно расширяющие масштабы использования. При этом СЭД «ДЕЛО» внедряется в минимальные сроки. «ДЕЛО» – коробочное, промышленное решение, оно не требует постоянного вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг. Грамотное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнесрешения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству. СЭД «ДЕЛО» соответствует законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами, как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.